Anleitungen: Eine Excel Tabelle in Word (mit Verknüpfung) einfügen und bearbeiten – so geht´s

Einfache Tabellen können Sie in Word erstellen, Funktionen allerdings sind dort nicht erlaubt. Aber es gibt Möglichkeiten, wie Sie eine Tabelle aus Excel kopieren, in ein Word-Dokument einfügen und dort sogar weiterbearbeiten können! Und nicht nur das, Sie können in einer Word-Datei sogar komplett neue Excel-Tabellen anlegen, die Sie – exakt wie das in Excel selbst der Fall ist – mit allen Excel-kompatiblen Formen befüllen können. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Excel Tabelle in Word einfügen können und weitere Möglichkeiten.

1. Anleitungen: Wie kann ich eine Excel-Tabelle in Word einfügen und bearbeiten?

Eine Excel-Tabelle lässt sich auf verschiedene Arten in ein Word-Dokument kopieren. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie eine Tabelle einfügen und bearbeiten können sowie welche Einfügeoptionen dabei helfen, die ursprüngliche Formatierung zu übernehmen oder die Größe an die Seite anzupassen.

Hinweis: Als Screenshot funktioniert das natürlich nicht. Sie müssen die Tabelle auf andere Art einfügen. Da ist es ganz gleich, wie groß die Tabellen sind.

1.1 Eine Excel Tabelle per Copy & Paste in Word einfügen

Das englische Verb „to paste“ bedeutet in der ursprünglichen Übersetzung so viel wie „einkleben“, was im Grunde genommen auch für die Funktion Copy & Paste gilt. Man kopiert etwas und fügt bzw. klebt den kopierten Part an einer anderen Stelle im Dokument oder in einer anderen Datei wieder ein. Eine Vorgehensweise, die auch funktioniert, wenn Sie eine bestehende Excel-Tabelle in Word einfügen möchten.

• Zunächst einmal markieren Sie den Bereich in Excel, den Sie in die Word-Datei überführen wollen.
• Wenn Sie alle gewünschten Zellen erfasst haben, dann drücken Sie die Tastenkombination → Strg + C, also ganz so, wie Sie es beim Copypasten machen würden.
• Gehen Sie nun im Word-Dokument nun exakt zu jener Stelle, an der Sie die Tabelle einfügen möchten, und drücken Sie nun die Einfügekombination → Strg + V.
• Die Zellen können Sie nun genauso bearbeiten, wie das in Excel möglich ist, also zum Beispiel die Inhalte der Felder per Tastatur ändern.
• Achtung: Gern genutzte Excel-Funktionen wie Formeln stehen allerdings in Word nicht zur Verfügung.

1.2 Eine Excel-Tabelle in Word einfügen und die Größe anpassen

Wenn Sie eine umfangreiche Tabelle aus Excel in Word einfügen möchten, kann es nützlich sein die Größe an die Word-Seite anzupassen bzw. die Größe zu verkleinern. Wie das geht, zeigen wir Ihnen hier:

1. Markieren Sie die Excel-Tabelle und kopieren Sie den Inhalt mit → Strg + C.
2. Öffnen Sie nun das Word-Dokument, in das Sie die Tabelle einfügen möchten.
3. Tätigen Sie einen Rechtsklick an der Stelle, an der Sie die Tabelle einfügen möchten.
4. Es öffnet sich nun ein Menü. Hier sind die Einfügeoptionen relevant.
5. Klicken Sie auf das zweite Symbol von links → Zielformatvorlagen verwenden.
6. Die Tabellengröße wird nun an die Word-Seite angepasst und eingefügt. Allerdings werden Formatierungen wie Schattierung und Co. nicht übernommen, weshalb Sie diese nochmals anpassen müssen.

1.3 Anleitung: Wie kopiere ich eine Excel-Tabelle in Word mit Formatierung?

Wenn Sie eine Excel-Tabelle in Word einfügen, soll sie oft genauso übersichtlich bleiben wie in der ursprünglichen Datei. Farben, Schriftarten, Rahmen und Spaltenbreiten helfen dabei, Zahlen und Inhalte schnell zu erfassen. Deshalb ist es sinnvoll, die vorhandene Formatierung beizubehalten.

• Kopieren Sie die Excel-Tabelle mittels → Strg + C und öffnen Sie die Word-Datei.
• Tätigen Sie einen Rechtsklick an der Stelle, an der Sie die Tabelle einfügen möchten.
• Wählen Sie nun bei den Einfügeoptionen die erste Option → Ursprüngliche Formatierung beibehalten aus.
• Die Excel-Tabelle wird nun mit allen Formatierungen in Word eingefügt.

Hinweis: Bei sehr großen Excel-Tabellen kann diese Einfügeoption schnell unübersichtlich werden. Die Tabelle kann über den Seitenrand von Word hinausragen, sodass einzelne Spalten oder Inhalte nicht mehr vollständig sichtbar sind.

Excel Tabelle mit Formatierung in Word einfügen, bearbeiten und an die Seite anpassen

1. Fügen Sie die Tabelle, wie beim Punkt 1.3 ein.
2. Markieren Sie die Tabelle in Word.
3. Navigieren Sie oben im Menü zu → Tabellenlayout.
4. Klicken Sie nun auf den Pfeil bei → AutoAnpassen.
5. Wählen Sie die Option → Automatisch an Fenster anpassen aus.

2. Eine neue Excel-Tabelle in Word einfügen

Die Kommunikation der verschiedenen Tools in Microsoft Office funktioniert also auch zwischen Excel und Word. Doch was ist, wenn Sie in Word eine neue Excel-Tabelle anfertigen möchten? Auch daran haben die Entwickler beim Programmieren gedacht.

• Gehen Sie in Word in den Reiter → Einfügen und dann auf → Tabelle.
• Wählen Sie im Dropdown-Menü den Eintrag  → Excel-Kalkulationstabelle aus.
• Word rechnet kurz und fügt dann eine Tabelle ein.
• Nun haben Sie diese neue Tabelle vor sich und können diese mit einfachen Formeln exakt so nutzen, wie Sie das in Excel selbst machen würden.
• Word ändert das Aussehen, nachdem Sie eine neue Kalkulationstabelle eingefügt haben. Die Menüleiste ändert sich vom Word-Blau zum Excel-Grün und Sie sehen dort nun sämtliche Buttons, die Sie von Excel kennen.
• Das bedeutet, dass Sie auch alle Features nutzen können, solange Sie sich in der Tabelle bewegen. Sobald Sie den Cursor wieder aus der Tabelle hinausbewegen, verschwindet die Excel-Leiste und Sie sehen dort nun wieder die aus Word gewohnte Anzeige. Gleichzeitig ändert sich auch die Ansicht der Tabelle.
• Wenn Sie jedoch zurückgehen in die Tabelle, dann erscheint auch wieder der Rahmen.

3. Excel-Tabelle in Word einfügen und mit Excel verknüpfen

In einigen Fällen überraschen uns die Programme, die zu Microsoft Office gehören – so auch in diesem Fall. Oder hätten Sie gedacht, dass eine Tabelle, die Sie aus Excel in Word eingefügt haben, im Word-Dokument aktualisiert werden kann, wenn Sie Änderungen an der Originaldatei, also der Excel-Tabelle vornehmen? Es geht tatsächlich, und das mit verhältnismäßig geringem Aufwand.

1. Markieren Sie den gewünschten Ausschnitt einer Excel Tabelle, bevor Sie die Tastenkombination → Strg + C drücken. Ab jetzt ist allerdings eine alternative Vorgehensweise erforderlich.
2. Klicken Sie im Reiter → Start in Word ganz links auf den nach unten weisenden Pfeil im → Einfügen-Button.
3. Wählen Sie dort die Option → Inhalte einfügen.
4. Nun öffnet sich ein neues Fenster mit dem Titel „Inhalte einfügen“.
5. Wählen Sie auf der linken Seite  → Verknüpfung einfügen.
6. Unter „Als:“ Klicken Sie anschließend auf den ersten Eintrag → Microsoft Excel-Arbeitsmappe-Objekt.
7. Dann bestätigen Sie diese Auswahl mit einem Klick auf → OK.

Die eingefügte Excel-Tabelle in Word aktualisieren

Wenn Sie ab jetzt Änderungen in der Excel-Tabelle vornehmen, dann werden diese Änderungen auch in der neuen Tabelle im Word-Dokument angezeigt, sofern Sie die Verknüpfung jedes Mal aktualisieren.

• Um nun die in Ihrem Word-Dokument verknüpfte Excel Tabelle auf den neuesten Stand zu bringen, sie also mit dem Original zu synchronisieren, klicken Sie einfach mit der rechten Taste Ihrer Mouse auf eine beliebige Stelle in der Word-Tabelle.
• Daraufhin erscheint ein Kontextmenü, das einige Einträge enthält. Sie jedoch müssen nur auf → Verknüpfungen aktualisieren klicken und schon sehen Sie in der assoziierten Tabelle in Word exakt jene Veränderungen.
• Zwar sieht die verknüpfte Tabelle in Word aus wie ein Bild im Format JPG/JPEG, PNG, BMP oder GIF, jedoch handelt es sich dabei um ein dynamisches Dokument, das Sie jederzeit aktuell halten können, wenn Sie in der Excel-Originaldatei etwas verändern.
• Nachteil: Sie können die Tabellenkalkulation in Microsoft Word nun nicht mehr inhaltlich bearbeiten. Nur die Darstellung bezüglich der Höhe und der Breite können Sie in der Verknüpfung noch anpassen. Wenn Sie etwa die Schriftart, die Schriftgröße oder die Farbe ändern möchten, dann nehmen sie diese Anpassungen in der Excel-Datei vor und aktualisieren dann wie gezeigt die Word-Verknüpfung erneut.

4. Büro-Kaizen® digital Tutorial: Wie man eine Tabelle direkt in Word erstellt

Statt eine Excel Tabelle in Word einzufügen, können Sie auch direkt in Word eine Tabelle erstellen. Wie das geht und wie sie die Tabelle formatieren können, erfahren Sie in unserem nachfolgenden Tutorial.

💡 Word: Tabelle erstellen & formatieren (mit Überschrift)

(Dauer 10:35 Minuten)

Inhalt des Tutorials zum Erstellen von Tabellen in Word:

1. Einleitung 00:00 
2. Eine Tabelle in Word erstellen 00:15 
3. Tabellen in Word gestalten 01:11 
4. Zeilen und Spalten hinzufügen 04:20 
5. Zellen teilen und verbinden 05:53 
6. Breite und Höhe der Spalten ändern 06:37 
7. Ausrichtung vom Text festlegen 08:29 
8. Bonus-Tipp: Tabelle frei bewegen 09:03