OneNote Kategorien: Mit Tags mehr Übersicht für Ihre digitalen Notizen schaffen

In vielen Büros liegt noch das gute, alte Papiernotizbuch auf dem Schreibtisch. Doch digitale Notizen haben ihm gegenüber Vorteile. Zum Beispiel, wenn es ums Finden von Vermerken oder um die Organisation und Verwaltung vieler Einträge geht. Eine Funktionen, die OneNote besonders nützlich macht, sind Kategorien. Kategorien ermöglichen es Ihnen, Notizen zu organisieren und zu gruppieren, um sie schneller und einfacher zu finden.

1. Definition: Was sind OneNote Kategorien?

OneNote enthält zahlreiche raffinierte Werkzeuge, etwa die OneNote Kategorien. Man spricht auch von Tags. Dieser englische Begriff bedeutet soviel wie Markierung oder Anhänger. Sie heften Ihren Vermerken quasi ein Etikett an, um sie zu ordnen. Ergänzend existiert eine besondere Suchform, die Kategoriensuche. Sie dient dazu, mit einer Kategorie gekennzeichnete Notizen blitzschnell aufzuspüren. Probieren Sie es!

2. Denken Sie in Kategorien!

Die größte Herausforderung bei der Arbeit mit Kennzeichnungen und gleichzeitig das Herzstück der Methode ist es, die passende Kategorie zu finden. In OneNote ist eine Handvoll vorgefertigter Kategorien zu finden und nimmt Ihre individuellen Wunschkategorie gerne mit in die Liste auf.

• Aufgabe
• Wichtig
• Frage
• Für später vormerken
• Definition
• Hervorheben
• Kontakte
• …

Ein erster Rundgang durch die Kategorien: Öffnen Sie OneNote und starten Sie bspw. über die Kachel im Startmenü. Die Tags, wie sie hier heißen, liegen auf dem Register Start. Mittig sehen Sie das Aufgaben-Symbol, ein Quadrat mit einem Häkchen darin. Dahinter finden Sie einen kleinen nach unten weisenden Winkel. Klicken Sie darauf, klappt ein Auswahlmenü zu weiteren Tags auf. Wir verwenden erst einmal die Aufgaben.

3. Praxisbeispiel: Eine Checkliste anlegen

• Verfassen Sie auf einer OneNote-Seite eine Liste. Wir haben für unser Beispiel die Vorbereitung einer Besprechung gewählt und folgende Punkte (einen je Absatz) erfasst: Datum/Zeit festlegen, Raum buchen, Themen sammeln, Agenda erstellen und Teilnehmer einladen.
• Klicken Sie mit der Maus auf den oberen Rand des Kastens, der den Text umgibt. Der Notizcontainer wird sichtbar, wenn Sie mit der Maus auf den Text zeigen. Durch den Klick ist in einem Schritt alles markiert.
• Drücken Sie jetzt auf das Aufgaben-Symbol. Vor Ihrem Text gibt es nun quadratische Kästen: Sie haben den Absätzen das Tag Aufgabe zugeordnet.

Sobald Sie einen Punkt der Aufstellung bearbeitet haben und ins Kästchen klicken, erscheint darin ein Haken. Das visualisiert, dass Sie den Punkt erledigt haben. Sie können mit der OneNote Kategorie Aufgabe praktische Checklisten erzeugen. Nicht nur für die To-dos im Rahmen einer Besprechungsvorbereitung, sondern genauso für die Geschäftsreiseplanung, die Organisation eines Firmenevents, die Sammlung der Projekt-Aufgaben oder für die Getränke-Einkaufsliste der Büroküche eignet sich die Funktion. Haben Sie den Text versehentlich als Aufgabe gekennzeichnet, setzen Sie den Cursor davor und drücken die Rücktaste. Das Symbol verschwindet. Alternativ platzieren Sie den Cursor im Text und klicken mehrfach aufs Aufgabensymbol im Register Start.

Hinweis: In der Desktop-App OneNote 2016 lassen sich Aufgaben an Outlook übergeben. Sie werden auf Wunsch an die Erledigung der Aufgabe erinnert. In der Windows-App ist die Funktion noch nicht eingebaut.

4. Individuelle Kategorien in OneNote erstellen

OneNote wird ständig erweitert und optimiert. Mittlerweile gibt es die Möglichkeit, eigene Kategorien anzulegen und zu verwenden. Das gelingt einfach:

• Öffnen Sie die Liste der Kategorien über den Pfeil und klicken Sie unterhalb des Drop-Down-Menüs auf → Kategorien anpassen und dann auf → Neue Kategorie.
• Tragen Sie nun einen Anzeigename für die Kategorie ein.
• Eine Auswahl verschiedener Symbole wird angezeigt. Klicken Sie das Icon an, wird es unterhalb des Namens als ausgewähltes Symbol präsentiert.
• Zum Schluss bestätigen Sie zweimal mit → OK. Die individuelle Kategorie erscheint nun in der Auswahl.
• Hinweis: Auch auf Mac-Geräten oder den mobilen Apps für Tablets und Smartphones können Sie Kategorien/Tags für Ihre Notizen vergeben. Dort können Sie allerdings keine neuen Kategorien erstellen.

OneNote Kategorien aus der Auswahl entfernen

Ist ein individuelles Etikett überflüssig geworden, entfernen Sie es wie folgt aus der Liste der Kategorien:

• Wählen Sie auch hier wieder den Befehl → Kategorien anpassen ganz unten. Hier können Sie auch bestehende Kategorien bearbeiten.
• Klicken Sie nun auf die zu entfernende Kategorie und wählen Sie das → rote X. Bestätigen Sie die Abfrage wieder mit → OK.
• Die Kennzeichnung wird in der Liste entfernt. Beachten Sie: Im Text, dem die Kategorie zugeordnet wurde, ist sie nach wie vor zu sehen.

5. Wie finde ich Notizen wieder, die ich einer Kategorie zugeordnet habe?

Die OneNote Desktop-App bot schon immer die Suche nach vergebenen Kategorien an. Das Auffinden von Notizen, die z. B. mit Wichtig gekennzeichnet wurden, ist damit ein Kinderspiel:

• In der Menüleiste des Reiters → Start finden Sie die Funktion → Kategorien suchen. Am rechten Bildschirmrand öffnet sich nun die → Kategorienzusammenfassung.
• Im oberen Bereich können Sie nun auswählen, wie die Kategorien gruppiert werden sollen, bspw. der Kategoriename oder Abschnitte… Der entsprechende Suchergebnisbereich öffnet sich und zeigt Ihnen die Fundstellen an.
• Wenn Sie Kategoriename auswählen, werden Ihnen alle kategorisierten Notizen gebündelt angezeigt. Dort können Sie die einzelnen Notizen anklicken und OneNote springt direkt zur entsprechenden Seite.
• Darunter können Sie festlegen, wo OneNote nach den Kategorien suchen soll. Sie können auswählen, ob in allen Notizbüchern oder nur in einzelnen Abschnitten oder Seiten gesucht wird. Je kleiner Sie den Suchumfang einstellen, desto mehr werden die Ergebnisse eingegrenzt. Das macht vor allem bei vielen geöffneten Notizbüchern Sinn.

In OneNote direkt eine Zusammenfassungsseite erstellen lassen

Im Bereich der Kategoriezusammenfassung finden Sie am unteren Ende den Button → Zusammenfassungsseite erstellen. Durch das Auswählen dieser Funktion werden Ihnen alle als Kategorie markierten Notizen in einer zusätzlichen OneNote Seite zusammengefasst. Die Zusammenfassungsseite wird in der Regel direkt im aktuellen Abschnitt eingefügt.

6. Video-Tutorial: Mit Kategorien arbeiten in OneNote

(Dauer 3:38 Minuten)