OneNote ist ein wahrer Taussendsassa und enthält zahlreiche raffinierte Werkzeuge. Etwa die OneNote Kategorien. Man spricht auch von Tags. Dieser englische Begriff bedeutet soviel wie Markierung oder Anhänger. Sie heften Ihren Vermerken quasi ein Etikett an um sie zu ordnen. Ergänzend existiert eine besondere Suchform, die Kategoriensuche. Sie dient dazu, mit einer Kategorie gekennzeichnete Notizen blitzschnell aufzuspüren. Probieren Sie es! Sie werden feststellen: Die Tools, die wir hier präsentieren, sind garantiert kein Etikettenschwindel!

In vielen Büros liegt noch das gute, alte Papiernotizbuch auf dem Schreibtisch. Doch digitale Notizen haben ihm gegenüber Vorteile. Zum Beispiel, wenn es ums Finden von Vermerken oder um die Organisation und Verwaltung vieler Einträge geht. Selbst raffinierte Notizbuch-Systeme wie solche, die ein nachträgliches Umordnen der Seiten erlauben oder eine durchdachte Aufteilung der Inhalte in verschiedene Rubriken ändern daran wenig. Außerdem liegen viele Informationen mittlerweile nur noch digital vor. Sei es als Worddokument, Exceltabelle oder Präsentation, in Form einer Mail bzw. eines PDF-Anhangs oder als Screenshot und Website. Digitale Tools, die das Abspeichern solcher Inhalte auf Klick erlauben, sind daher gefragter denn je. Besonders wenn sich im Laufe der Zeit viele Notizen angesammelt haben sind Kategorien und die spezielle Suchfunktion eine tolle Arbeitserleichterung. Wir erläutern sie am Beispiel der OneNote App von Windows 10.

Inhaltsverzeichnis

Denken Sie in Kategorien!

Die größte Herausforderung bei der Arbeit mit Kennzeichnungen und gleichzeitig das Herzstück der Methode ist es, die passende Kategorie zu finden. Das wird leider nicht einfacher dadurch, dass in der Windows-App von OneNote nur eine Handvoll vorgefertigter Kategorien zu finden ist:

Aufgabe
Wichtig
Frage
Für später vormerken
Definition.

Allerdings ist OneNote flexibel und nimmt Ihre Wunschkategorie gerne mit in die Liste auf. Dazu weiter unten mehr.

Abbildung 1 Tags, die die OneNote-App mitbringt

Ein erster Rundgang durch die Kategorien: Öffnen Sie die OneNote-App von Windows. Sie starten z. B. über die Kachel im Startmenü. Die Tags, wie sie hier heißen, liegen auf dem Register Start. Links außen – an vorletzter Stelle – sehen Sie das Aufgaben-Symbol: Ein Quadrat mit einem Häkchen darin. Dahinter finden Sie einen kleinen nach unten weisenden Winkel. Klicken Sie darauf, klappt ein Auswahlmenü zu weiteren Tags auf. Wir verwenden erst einmal die Aufgaben.

Praxisbeispiel: Eine Checkliste anlegen

Erfassen Sie auf einer OneNote-Seite eine Liste. Wir haben für unser Beispiel die Vorbereitung einer Besprechung gewählt und folgende Punkte (einen je Absatz) erfasst: Datum/Zeit festlegen, Raum buchen, Themen sammeln, Agenda erstellen und Teilnehmer einladen.
Klicken Sie mit der Maus auf den oberen Rand des Kastens, der den Text umgibt. Der Notizcontainer wird sichtbar, wenn Sie mit der Maus auf den Text zeigen. Durch den Klick ist in einem Schritt alles markiert.
Drücken Sie jetzt auf das Aufgaben-Symbol. Vor Ihrem Text gibt es nun quadratische Kästen: Sie haben den Absätzen das Tag Aufgabe zugeordnet.

Sobald Sie einen Punkt der Aufstellung bearbeitet haben und ins Kästchen klicken, erscheint darin ein Haken. Das visualisiert, dass Sie den Punkt erledigt haben. Sie können mit der OneNote Kategorie Aufgabe praktische Checklisten erzeugen. Nicht nur für die To-dos im Rahmen einer Besprechungsvorbereitung, sondern genauso für die Geschäftsreiseplanung, die Organisation eines Firmenevents, die Sammlung der Projekt-Aufgaben oder für die Getränke-Einkaufsliste der Büroküche eignet sich die Funktion.

Abbildung 2 Die fertige Liste zur Besprechungsvorbereitung

Haben Sie den Text versehentlich als Aufgabe gekennzeichnet, setzen Sie den Cursor davor und drücken die Rücktaste. Das Symbol verschwindet. Alternativ platzieren Sie den Cursor im Text und klicken mehrfach aufs Aufgabensymbol im Register Start.

Hinweis: In der Desktop-App OneNote 2016 lassen sich Aufgaben an Outlook übergeben. Sie werden auf Wunsch an die Erledigung der Aufgabe erinnert. In der Windows-App ist die Funktion noch nicht eingebaut.

Ihre individuelle Kategorie

Die OneNote Windows-App wird ständig erweitert. Mittlerweile gibt es also die Möglichkeit, eigene Kategorien anzulegen und zu verwenden. Das gelingt einfach:

Öffnen Sie die Liste der Tags und klicken Sie weiter unten auf den Eintrag Neues Tag erstellen.
Tragen Sie einen Namen für das Tag ein. Wir legen eine Kategorie mit Namen Idee an.
Eine Auswahl verschiedener Symbole wird empfohlen. Zur Idee passt die Glühbirne. Klicken Sie das Icon an, wird es unterhalb des Namens als ausgewähltes Symbol präsentiert. Finden Sie nichts Passendes, klicken Sie auf den Link Alle Symbole darunter. Jetzt ist die Auswahl deutlich größer.
Zum Schluss drücken Sie auf die Schaltfläche Erstellen. Es erscheint eine Meldung, dass Ihr Tag angelegt wurde.

Sie finden individuelle Tags in der Kategorien-Liste und arbeiten genauso damit wie mit den vorgegebenen. Ist ein individuelles Etikett überflüssig geworden, entfernen Sie es aus der Liste der Tags: Klicken Sie auf den Befehl ganz unten Benutzerdefiniertes Tag löschen und wählen Sie das aus, das nicht mehr benötigt wird. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage. Die Kennzeichnung wird in der Liste entfernt. Beachten Sie: Im Text, dem sie zugeordnet wurde, ist sie nach wie vor zu sehen.

Die praktische Kategoriensuche

Die Desktop-App OneNote 2016 bot schon immer die Suche nach vergebenen Kategorien an. Das Auffinden von Notizen, die z. B. mit Wichtig gekennzeichnet wurden, war damit ein Kinderspiel. Nun wurde sie auch in die Windows OneNote-App aufgenommen:

Klicken Sie auf das Lupensymbol am linken Rand von OneNote.
Tragen Sie den Namen der Kategorie ein, die Sie suchen, z.B. „Idee“ oder „Aufgabe“
Darunter sagen Sie dem Programm, wo Sie danach suchen möchten. Sie wählen zwischen allen Notizbüchern, dem momentan vorliegendem, dem aktuellen Abschnitt oder Seite. So wird die Suche eingegrenzt. Das macht bei vielen oder großen Notizbüchern Sinn.

Klicken Sie darunter auf den Link Kategorien. Der entsprechende Suchergebnisbereich öffnet sich und zeigt Ihnen die Fundstellen an. Klicken Sie auf ein Ergebnis, springt die Markierung rechts daneben direkt dorthin. OneNote merkt sich die durchgeführte Suche, Sie können sie bequem erneut verwenden.

Abbildung 3 Die Kategoriensuche im Einsatz

In unserem Video rund um eigene Kategorien und der speziellen Suche haben wir das Thema für Sie zusammengefasst:

Dauer: 2:32 Minuten

Alte OneNote-Hasen vermissen vielleicht die Kategorien-Zusammenfassungsseite aus der Desktop-App. Die der Windows-App weicht ab. Etwa lassen sich bereits erledigte Aufgaben hier nicht ausblenden. Außerdem wird die Suche anders bedient: Man gibt den Kategoriennamen ins Suchfeld ein.