Microsoft Teams (5): Chat Befehle und Shortcut-Tastenkombinationen sparen viel Zeit und Geklicke


Auch in Microsoft Teams gibt es Chat Befehle und bestimmte Tastenkombinationen, um die wichtigsten Programmfunktionen noch schneller und einfacher anwählen zu können. Die Chat Befehle und Tastenkombinationen kann man anstelle der sonst üblichen „Suchen-und-klicken-Navigation“ durch das Teams-Menü nutzen – das geht deutlich einfacher und spart in der Summe viel Zeit! Welche Shortcuts, Tastenkombinationen und Chat Befehle in Teams verfügbar sind, erfahren Sie hier in unserer Büro-Kaizen-Anleitung.

Was ist das Problem?

Wenn man beide Hände zum Tippen an der Tastatur hat, kann einen der häufige Griff zur Maus schon etwas aus dem Tritt und Schreib-Flow herausbringen. Schneller ist man dann, wenn man die am häufigsten benötigten Funktionen einfach direkt mit einer schnellen Tastenkombination ansteuert.

  • Der wohl berühmteste „Shortcut“ aller Zeiten ist die Tastenkombination → Strg + C in Kombination mit → Strg + V für „Copy & Paste“, also das Kopieren in die Zwischenablage und das anschließende Einfügen an einem anderen Ort.
  • Analog dazu gibt es auch in Teams eine Reihe eigener Tastenkombinationen und Chat Befehle für das schnelle Ansteuern der wichtigsten Teamfunktionen.

 

So funktioniert es:

1. Die Liste mit allen verfügbaren Chat Befehlen in Teams anzeigen lassen

Am einfachsten ist es, wenn alle verfügbaren Tastenkombinationen schnell einsehbar sind. Dann kann man den jeweils benötigten Befehl schnell nachsehen und spart sich in der Lernphase viel Zeit, bis man die (individuell am häufigsten benötigten) Funktionen auswendig weiß. Microsoft hat das ziemlich clever gelöst und eine entsprechende Zusammenstellung aller verfügbaren Chat Befehle direkt in sein Teams eingebunden.

  • Zum öffnen dieser Shortcut-Liste mit allen Chat Befehlen müssen Sie lediglich einen Schrägstrich → / (englisch: „slash“) in das Befehlsfeld → Suchen oder Befehl eingeben am oberen Bildschirmrand Ihrer Teams-Anwendung eingegeben (siehe Abbildung I). Anschließend können Sie sich dann aus der Liste die gewünschte Funktion auswählen.
  • Microsoft fügt dieser „Chat-Befehlsbibliothek“ in Teams regelmäßig neue Tastenabkürzungen hinzu. In der Befehlsliste werden Ihnen immer alle aktuellen Shortcuts aufgelistet, die verfügbar sind (siehe Abbildung II).
  • Wenn Sie einen Shortcut-Chat-Befehl manuell in Teams eingeben wollen, müssen Sie in das Such- und Befehlsfeld lediglich einen Schrägstrich → / (slash) eintippen, gefolgt von der entsprechenden Tastenkombination und dann mit der Eingabetaste bestätigen, wie z.B. → /Abwesend. Schneller geht es kaum.
Die wichtigsten Chat Befehle in Microsoft Teams:
Aktion/Funktion: Eingabe in das Such- & Befehlsfeld:
Den Status auf „Abwesend“ einstellen /Abwesend
Den Status auf „Beschäftigt“ einstellen /Beschäftigt
Den Status auf „Bin gleich zurück“ einstellen /bingleichzurück
Den Status auf „Nicht stören“ einstellen /nichtstören
Den Status auf „Verfügbar“ einstellen /verfügbar
Alle eigenen @Erwähnungen anzeigen /erwähnungen
Alle ungelesenen Aktivitäten anzeigen /ungelesen

Tabelle: Büro Kaizen

Microsoft teams Short cuts
Abbildung I: Die Chat Befehle werden in Teams in die Zeile “Suchen oder Befehl eingeben” am oberen Bildschirmrand eingetippt. Bild: Microsoft, Büro Kaizen
microsoft teams chat befehle
Abbildung II: Wenn Sie in die Befehlszeile von Team einen Schrägstrich “/” eintippen, öffnet sich die Liste mit allen aktuell verfügbaren Chat Befehlen. Bild: Microsoft, Büro Kaizen

2. Weitere praktische Shortcut-Tastenkombinationen in Microsoft Teams

Darüber hinaus gibt es auch noch einige weitere, sehr praktische Shortcut-Tastenkombinationen in Teams, die nicht in der oben beschriebenen Chat-Befehlsliste stehen. Aber zum Glück lassen sich auch diese Shortcuts schnell und einfach direkt in Teams einsehen, nachschlagen und eingeben. Dafür müssen Sie lediglich → Strg + . (→ „Strg + Punkt“) gleichzeitig drücken und können dann die sich öffnende Liste beliebig nach unten scrollen (siehe Abbildung III). Die wichtigsten allgemeinen Teams-Tastenkombinations-Befehle haben wir Ihnen hier zusammengefasst.

Die wichtigsten Shortcut-Tastenkombinations-Befehle in Microsoft Teams:
Aktion/Funktion/Ergebnis: Die jeweilige Tastenkombination:
Liste mit allen Tastenkombinationen in Teams anzeigen lassen Strg + . (Punkt)
Liste mit allen Chat Befehlen anzeigen lassen (Befehlsliste) Strg + / (slash)
In das Suchfeld wechseln Strg + E
Einen neuen Chat öffnen Strg + N
Teams-Einstellungen öffnen Strg + , (Komma)
Öffnen des Menüpunkts „Aktivitäten“ Strg + 1
Öffnen des Menüpunkts „Chat“ Strg + 2
Öffnen des Menüpunkts „Teams“ Strg + 3
Öffnen des Menüpunkts „Besprechungen“ Strg + 4
Öffnen des Menüpunkts „Anrufe“ Strg + 5
Öffnen des Menüpunkts „Dateien“ Strg + 6
Neuen Post/Beitrag erstellen C
Datei anfügen Strg + O
Neue Zeile beginnen (Tastenkombinations-Befehl für den Zeilenumbruch im Teams-Chat) UMSCHALT + Eingabetaste
Auf einen Post/Thread antworten R
Als „wichtig“ markieren Strg + UMSCHALT + I
Vollbild ein- und ausschalten Strg + UMSCHALT + F

Tabelle: Büro Kaizen

microsoft teams Tastenkombinationen
Abbildung III: Zusätzlich zu den Chat Befehlen sind in Teams auch Tastenkombinationen für den Schnellzugriff auf die verschiedensten Funktionen verfügbar (sogenannte Shortcuts). Bild: Microsoft, Büro Kaizen

Extra-Tipp: Zeitsparende Tastenkombinationen gibt es auch für Windows, Outlook & OneNote!

Ähnlich wie die Chat Befehle in Teams, gibt es auch eine Reihe von Shortcut-Tastenkombinationen für die drei besonders häufig verwendeten Microsoft Produkte Windows, OneNote und Outlook. Das ist besonders praktisch, denn je häufiger wir ein Produkt im Alltag nutzen, desto schneller machen sich kleine Abkürzungen als messbare Zeitersparnis bemerkbar. In den folgenden kostenlos downloadbaren PDFs haben wir Ihnen die praktischsten Shortcut-Befehle übersichtlich aufgelistet.

Und Sie?

Shortcuts, wie die oben beschriebenen Tastenkombinationen und Chat Befehle in Teams, sind nicht die einzige Möglichkeit, um wertvolle Zeit bei der Anwendung der gängigen Office-Software zu sparen. Innerhalb von Outlook gibt es beispielsweise auch die extrem praktischen QuickSteps, mit denen sich häufig wiederkehrende Arbeitsschritte automatisieren lassen. Sie müssen solch einen QuickStep lediglich ein einziges Mal anlegen und können die Aktion dann künftig vollautomatisch oder mit nur einem Mausklick ausführen lassen – das spart Ihnen in der Summe sehr viel Zeit und lästige Arbeit ein! Außerhalb von Outlook übernimmt diese Automatisierung von immer wiederkehrenden Routinearbeitsschritten das einfache, aber universal-geniale Microsoft Tool „Flow“.

 

(Dauer 5:57 Minuten)

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