In Reih und Glied – Wie Sie in 5 Schritten eine digitale Ordnerstruktur festlegen



Wenn Sie ein Ferienhaus oder eine Ferienwohnung mieten, fällt es Ihnen überhaupt nicht schwer, sich in der fremden Küche zurechtzufinden. In der Schublade steckt das Besteck, darüber ist der Schrank mit dem Geschirr. Dank der logischen Zuordnung brauchen Sie gar nicht lange suchen sondern fühlen sich schnell wie Zuhause. Warum nicht dieses vernünftige Prinzip übernehmen, wenn Sie Dateien ablegen. Mit einer einheitlichen digitalen Ordnerstruktur erleichtern Sie allen Mitarbeitern das Wiederfinden von Daten. Das ist umso wichtiger, weil die Tendenz immer mehr zum papierlosen Büro neigt. Mit den folgenden fünf Schritten entwickeln Sie eine für Ihr Unternehmen maßgeschneiderte Ablagestruktur.

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Dank einer logischen Ordnerstruktur müssen Sie nicht lange grübeln, um Daten wiederzufinden.

Was ist das Problem

Bei vielen Unternehmen gibt es keine einheitliche digitale Ordnerstruktur, sondern jeder kann nach eigenen Vorstellungen Daten ablegen. Ein Mitarbeiter findet es logisch, Rechnungen im Ordner des Kunden abzulegen während der Kollege einen Ordner nur für Rechnungen angelegt hat. Spätesten im Vertretungsfall bricht das große Chaos aus und es beginnt das große Suchen. Aber auch gemeinsam festlegte digitale Ordnungssysteme können kollabieren, wenn sie zu kleinteilig oder grobmaschig angelegt werden. Beide Varianten erschweren den Überblick. Es reicht nicht, Unterlagen systematisch abzulegen. Eine gute Ordnerstruktur sorgt auch dafür, dass wichtige Informationen wie Verträge nicht in der Masse verschwinden. Verlassen Sie sich übrigens nicht auf die Schlagwortsuche. In der Regel werden nur drei Prozent der Daten auf diesem Weg gefunden.

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So funktioniert es

Entwerfen Sie eine neue Ordnerstruktur unbedingt gemeinsam mit allen Mitarbeitern und holen Sie auch die EDV-Abteilung mit ins Boot. Wenn alle mitdenken, entsteht ein logisches und nachvollziehbares Ablagesystem. Außerdem sind alle motiviert, diese Ordnung umzusetzen.

1. Schritt zur einheitlichen Ordnerstruktur: Verschaffen Sie sich einen Überblick

Leider gibt es keine allgemeingültige Ordnerstruktur, die Sie einfach übernehmen können. Soll die Dateiablage wirklich hilfreich sein, muss sie den Anforderungen und Abläufen des Unternehmens entsprechend. Machen Sie zunächst eine Bestandsaufnahme. Dabei hilft Ihnen ein Blick auf Ihre alte Ordnerstruktur. Listen Sie auf, welche übergreifenden Themen für Sie relevant sind:

  • Buchhaltung
  • Finanzen
  • Kunden
  • Personal
  • Vertrieb
  • Marketing
  • Technik

Dann schauen Sie sich an, welche Daten überhaupt anfallen: Verträge, Schriftverkehr, Rechnungen, Angebote, Entwürfe, Protokolle, Präsentationen usw. Stellen Sie sich auch die Frage, welche Personen auf die Daten zugreifen und wie oft Dateien benötigt werden. Die entsprechenden Anregungen zur Organisation eines Ablagesystems haben wir Ihnen schon zusammengestellt:

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Informationen innerhalb einer Minute finden.

2. Schritt zur einheitlichen Ordnerstruktur: Finden Sie sinnvolle Gruppierungen

Nun wird es schon etwas kniffliger, denn jetzt gilt es zu überlegen, nach welchen Regeln Sie die unterschiedlichen Dokumente ordnen. Es kann sinnvoll sein, einzelne Themen wie Rechnungen zu bündeln, statt sie den jeweiligen Kunden zuzuordnen. Hier gibt es kein richtig oder falsch. Entscheiden Sie und Ihr Team sich für die Lösung, die sich nach Ihren Anforderungen richtet und den optimalen Überblick garantiert.

Extra-Tipp:
Die Zukunft gehört zwar dem papierlosen Büro, trotzdem wird es auch immer noch Aktenordner geben. Sie brauchen auch hier ein funktionierendes System, um Schriftstücke rasch wiederzufinden. Lesen Sie, wie Sie mit fünf Tipps ein funktionierendes Ablagesystem einführen.

3. Schritt zur einheitlichen Ordnerstruktur: Entwerfen Sie ein übersichtliches Ablagesystem

Angesichts der vielen Informationen besteht die Gefahr, den Überblick zu verlieren. Ich empfehle meinen Kunden, die neue Ordnerstruktur mit Mind-Map zu entwerfen. Nehmen Sie ein großes Blatt Papier und schreiben Sie den Namen des Unternehmens in die Mitte. Ordnen Sie nun die Hauptordner mit den Hauptthemen (Personal, Vertrieb, Buchhaltung etc.) im Kreis herum an. Von jedem Hauptordner zweigen nun die entsprechenden Unterordner ab. Wenn erforderlich, gibt es noch Unterunterordner. Mehr als drei Ordnerebenen sich allerdings nicht effizient, denn Sie sollten jedes Dokument mit maximal drei Klicks erreichen können.

Eine entsprechende Mind-Map können Sie auch ganz leicht digital mit OneNote erstellen. Das zeige ich Ihnen in meinem Beitrag: Tipps für OneNote: Mind-Map erstellen und gemeinsam bearbeiten.

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Überlegen Sie gemeinsam mit dem Team, wie die Ordnerstruktur aussehen sollte.

4. Schritt zur einheitlichen Ordnerstruktur: Erstellen Sie den digitalen Ablageverlauf

Jetzt übertragen Sie entsprechend der Mind-Map die neue Struktur in ein Unterverzeichnis auf Ihren Computer. Listen Sie zunächst die Hauptordner auf und wählen Sie klare Benennungen, die jeder sofort nachvollziehen kann. Jetzt legen Sie die entsprechenden Unterordner auf Ebene zwei und eventuell Ebene drei an. Benennen Sie Ihre Ordner zusätzlich mit den Zahlen ab 01 bis maximal 10. Mehr Ordner sollten Sie aufgrund der Übersichtlichkeit vermeiden. Die Zahlen helfen, die bestehende Ordnung beizubehalten, weil niemand mal schnell einen neuen Ordner dazwischen quetschen kann. Außerdem können Sie so die alphabetische Reihung umgehen und die Ordner nach Ihren Vorstellungen anordnen. Die Ablagespielregeln gehören gleich an erster Stelle, damit das Team sich immer wieder informieren kann.

Beispiel für eine Ordnerstruktur auf drei Ebenen:

  • 00 Ablagespielregeln
  • 01 Organisationshandbuch
  • 02 Personal
  • 03 Kunden
  • 04 Vertrieb
  • 05 Marketing
  • 01Pressearchiv
  • 02 Veranstaltungen
  • 2016-05-11_Tag der offenen Tür
  • 2017-05-13_Tag der offenen Tür
  • 06 Technik

Extra-Tipp:
Auf der dritten Ebene ist es sinnvoll, die Dateien mit Datum zu versehen. Schreiben Sie zuerst das Jahr, dann Monat und Tag sowie einen aussagekräftigen Namen. Achten Sie darauf, immer die gleiche Schreibweise zu verwenden. Dann sortiert Windows die Dateien nach Aktualität, die neueren befinden sich immer ganz oben.

5. Schritt zur einheitlichen Ordnerstruktur: Sichern und verschieben Sie alte Dateien

Bevor Sie mit der neuen Ordnerstruktur verwenden, sollte die EDV-Abteilung zunächst ein Backup des alten Datenbestandes erstellen. Sobald die Techniker ihr Okay geben, wird ausschließlich mit dem neuen System gearbeitet. Innerhalb eines vereinbaren Zeitraumes haben alle Mitarbeiter Zeit, die alten Daten in das neue System zu verschieben. Geben Sie dafür einen kurzen Zeitraum von einer Woche an, damit niemand diese Arbeit auf die lange Bank schiebt. Anschließend kann die alte Struktur gelöscht werden, damit niemand Ausversehen dieses System verwendet.

Darauf kommt es an

In den seltensten Fällen ist die neue Ordnerstruktur gleich perfekt. Fragen Sie beim nächsten Teamgespräch, ob sich das bisherige System bewährt hat oder ob es sinnvoll wäre, neue Unterpunkte einzufügen. Wenn sich bei Ihnen Besprechungen oft langatmig in die Länge ziehen, verraten Ihnen diese Tipps, wie Sie Meetings effizient planen.

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Besprechungen im Stehen verlaufen zügig und überraschend effizient.

Was der Tipp bewirkt

Einheitliche Standards wie die Ordnerstruktur haben den Vorteil, dass sich auch die Vertretung oder neue Mitarbeiter schnell zurechtfinden. Die Suchzeiten verringern sich, gleichzeitig ist ein klares System viel übersichtlicher. Fehlende Informationen fallen eher auf, was die Qualität der Arbeit fördert.

Und Sie?

Welche Erfahrungen haben Sie mit der Ordnerstruktur gesammelt? Schreiben Sie mir, ich freue mich über Ihre Kommentare. Für mehr Gelassenheit bei der Arbeit empfehle ich Ihnen auch meine kostenfreie E-Mail-Serie mit meinen 12 effektivsten Strategien: Endlich frei.



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