In Reih und Glied – Wie Sie in 5 Schritten eine digitale Ordnerstruktur festlegen



Wenn Sie ein Ferienhaus oder eine Ferienwohnung mieten, fällt es Ihnen überhaupt nicht schwer, sich in der fremden Küche zurechtzufinden. In der Schublade steckt das Besteck, darüber ist der Schrank mit dem Geschirr. Dank der logischen Zuordnung brauchen Sie gar nicht lange suchen sondern fühlen sich schnell wie Zuhause. Warum nicht dieses vernünftige Prinzip übernehmen, wenn Sie Dateien ablegen. Mit einer einheitlichen digitalen Ordnerstruktur erleichtern Sie allen Mitarbeitern das Wiederfinden von Daten. Das ist umso wichtiger, weil die Tendenz immer mehr zum papierlosen Büro neigt. Mit den folgenden fünf Schritten entwickeln Sie eine für Ihr Unternehmen maßgeschneiderte Ablagestruktur.

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Dank einer logischen Ordnerstruktur müssen Sie nicht lange grübeln, um Daten wiederzufinden.

Was ist das Problem

Bei vielen Unternehmen gibt es keine einheitliche digitale Ordnerstruktur, sondern jeder kann nach eigenen Vorstellungen Daten ablegen. Ein Mitarbeiter findet es logisch, Rechnungen im Ordner des Kunden abzulegen während der Kollege einen Ordner nur für Rechnungen angelegt hat. Spätesten im Vertretungsfall bricht das große Chaos aus und es beginnt das große Suchen. Aber auch gemeinsam festlegte digitale Ordnungssysteme können kollabieren, wenn sie zu kleinteilig oder grobmaschig angelegt werden. Beide Varianten erschweren den Überblick. Es reicht nicht, Unterlagen systematisch abzulegen. Eine gute Ordnerstruktur sorgt auch dafür, dass wichtige Informationen wie Verträge nicht in der Masse verschwinden. Verlassen Sie sich übrigens nicht auf die Schlagwortsuche. In der Regel werden nur drei Prozent der Daten auf diesem Weg gefunden.

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So funktioniert es

Entwerfen Sie eine neue Ordnerstruktur unbedingt gemeinsam mit allen Mitarbeitern und holen Sie auch die EDV-Abteilung mit ins Boot. Wenn alle mitdenken, entsteht ein logisches und nachvollziehbares Ablagesystem. Außerdem sind alle motiviert, diese Ordnung umzusetzen.

1. Schritt zur einheitlichen Ordnerstruktur: Verschaffen Sie sich einen Überblick

Leider gibt es keine allgemeingültige Ordnerstruktur, die Sie einfach übernehmen können. Soll die Dateiablage wirklich hilfreich sein, muss sie den Anforderungen und Abläufen des Unternehmens entsprechend. Machen Sie zunächst eine Bestandsaufnahme. Dabei hilft Ihnen ein Blick auf Ihre alte Ordnerstruktur. Listen Sie auf, welche übergreifenden Themen für Sie relevant sind:

  • Buchhaltung
  • Finanzen
  • Kunden
  • Personal
  • Vertrieb
  • Marketing
  • Technik

Dann schauen Sie sich an, welche Daten überhaupt anfallen: Verträge, Schriftverkehr, Rechnungen, Angebote, Entwürfe, Protokolle, Präsentationen usw. Stellen Sie sich auch die Frage, welche Personen auf die Daten zugreifen und wie oft Dateien benötigt werden. Die entsprechenden Anregungen zur Organisation eines Ablagesystems haben wir Ihnen schon zusammengestellt:

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Informationen innerhalb einer Minute finden.

2. Schritt zur einheitlichen Ordnerstruktur: Finden Sie sinnvolle Gruppierungen

Nun wird es schon etwas kniffliger, denn jetzt gilt es zu überlegen, nach welchen Regeln Sie die unterschiedlichen Dokumente ordnen. Es kann sinnvoll sein, einzelne Themen wie Rechnungen zu bündeln, statt sie den jeweiligen Kunden zuzuordnen. Hier gibt es kein richtig oder falsch. Entscheiden Sie und Ihr Team sich für die Lösung, die sich nach Ihren Anforderungen richtet und den optimalen Überblick garantiert.

Extra-Tipp:
Die Zukunft gehört zwar dem papierlosen Büro, trotzdem wird es auch immer noch Aktenordner geben. Sie brauchen auch hier ein funktionierendes System, um Schriftstücke rasch wiederzufinden. Lesen Sie, wie Sie mit fünf Tipps ein funktionierendes Ablagesystem einführen.

3. Schritt zur einheitlichen Ordnerstruktur: Entwerfen Sie ein übersichtliches Ablagesystem

Angesichts der vielen Informationen besteht die Gefahr, den Überblick zu verlieren. Ich empfehle meinen Kunden, die neue Ordnerstruktur mit Mind-Map zu entwerfen. Nehmen Sie ein großes Blatt Papier und schreiben Sie den Namen des Unternehmens in die Mitte. Ordnen Sie nun die Hauptordner mit den Hauptthemen (Personal, Vertrieb, Buchhaltung etc.) im Kreis herum an. Von jedem Hauptordner zweigen nun die entsprechenden Unterordner ab. Wenn erforderlich, gibt es noch Unterunterordner. Mehr als drei Ordnerebenen sich allerdings nicht effizient, denn Sie sollten jedes Dokument mit maximal drei Klicks erreichen können.

Eine entsprechende Mind-Map können Sie auch ganz leicht digital mit OneNote erstellen. Das zeige ich Ihnen in meinem Beitrag: Tipps für OneNote: Mind-Map erstellen und gemeinsam bearbeiten.

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Überlegen Sie gemeinsam mit dem Team, wie die Ordnerstruktur aussehen sollte.

4. Schritt zur einheitlichen Ordnerstruktur: Erstellen Sie den digitalen Ablageverlauf

Jetzt übertragen Sie entsprechend der Mind-Map die neue Struktur in ein Unterverzeichnis auf Ihren Computer. Listen Sie zunächst die Hauptordner auf und wählen Sie klare Benennungen, die jeder sofort nachvollziehen kann. Jetzt legen Sie die entsprechenden Unterordner auf Ebene zwei und eventuell Ebene drei an. Benennen Sie Ihre Ordner zusätzlich mit den Zahlen ab 01 bis maximal 10. Mehr Ordner sollten Sie aufgrund der Übersichtlichkeit vermeiden. Die Zahlen helfen, die bestehende Ordnung beizubehalten, weil niemand mal schnell einen neuen Ordner dazwischen quetschen kann. Außerdem können Sie so die alphabetische Reihung umgehen und die Ordner nach Ihren Vorstellungen anordnen. Die Ablagespielregeln gehören gleich an erster Stelle, damit das Team sich immer wieder informieren kann.

Beispiel für eine Ordnerstruktur auf drei Ebenen:

  • 00 Ablagespielregeln
  • 01 Organisationshandbuch
  • 02 Personal
  • 03 Kunden
  • 04 Vertrieb
  • 05 Marketing
  • 01Pressearchiv
  • 02 Veranstaltungen
  • 2016-05-11_Tag der offenen Tür
  • 2017-05-13_Tag der offenen Tür
  • 06 Technik

Extra-Tipp:
Auf der dritten Ebene ist es sinnvoll, die Dateien mit Datum zu versehen. Schreiben Sie zuerst das Jahr, dann Monat und Tag sowie einen aussagekräftigen Namen. Achten Sie darauf, immer die gleiche Schreibweise zu verwenden. Dann sortiert Windows die Dateien nach Aktualität, die neueren befinden sich immer ganz oben.

5. Schritt zur einheitlichen Ordnerstruktur: Sichern und verschieben Sie alte Dateien

Bevor Sie mit der neuen Ordnerstruktur verwenden, sollte die EDV-Abteilung zunächst ein Backup des alten Datenbestandes erstellen. Sobald die Techniker ihr Okay geben, wird ausschließlich mit dem neuen System gearbeitet. Innerhalb eines vereinbaren Zeitraumes haben alle Mitarbeiter Zeit, die alten Daten in das neue System zu verschieben. Geben Sie dafür einen kurzen Zeitraum von einer Woche an, damit niemand diese Arbeit auf die lange Bank schiebt. Anschließend kann die alte Struktur gelöscht werden, damit niemand Ausversehen dieses System verwendet.

Darauf kommt es an

In den seltensten Fällen ist die neue Ordnerstruktur gleich perfekt. Fragen Sie beim nächsten Teamgespräch, ob sich das bisherige System bewährt hat oder ob es sinnvoll wäre, neue Unterpunkte einzufügen. Wenn sich bei Ihnen Besprechungen oft langatmig in die Länge ziehen, verraten Ihnen diese Tipps, wie Sie Meetings effizient planen.

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Besprechungen im Stehen verlaufen zügig und überraschend effizient.

Was der Tipp bewirkt

Einheitliche Standards wie die Ordnerstruktur haben den Vorteil, dass sich auch die Vertretung oder neue Mitarbeiter schnell zurechtfinden. Die Suchzeiten verringern sich, gleichzeitig ist ein klares System viel übersichtlicher. Fehlende Informationen fallen eher auf, was die Qualität der Arbeit fördert.

Und Sie?

Welche Erfahrungen haben Sie mit der Ordnerstruktur gesammelt? Schreiben Sie mir, ich freue mich über Ihre Kommentare.





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15 Kommentare
  • Bei uns hat leider jeder Kollege sein eigenes System, das hat schon öfter zu Verzögerungen in der Kommunikation geführt. Doch wie überzeugt man die Kollegen und den Chef davon, dass hier die Einheitlichkeit Zeit und Fehler spart und sich deshalb der Aufwand lohnt?

    • Liebe Susanne,

      Sie beschreiben genau ein Problem, das wir vielfach bei unseren Beratungsprojekten in Firmen vorfinden. Wir haben gute Erfahrungen damit gemacht, dass wir in der Gruppe diskutieren, wie es den Beteiligten geht, wenn sie beim Kollegen etwas suchen und sich nicht zurecht finden. Die Erkenntnis macht sich dann breit, dass jeder unter der Situation leidet. Dieser „Leidensdruck“ ist dann der Antrieb, Dinge anzugehen und zu verbessern. Wenn man die Projekte dann auch noch gemeinsam bearbeitet, hat man eine sehr hohe Akzeptanz bei allen Beteiligten.

      Herzlicher Gruß
      Jürgen Kurz

  • Wieso sollen alle Kollegen an der Ordnerstruktur mitmischen? Ich sehe den Sinn dahinter nicht. Sollen das doch lieber die Fachleute entwerfen, die wissen, was sie tun. Alle anderen brauchen sich dann nur noch an das System zu halten.

    • Lieber Herr König,
      wir haben einen Spruch, den wir gerne verwenden „wenn du wissen willst, wie hoch der Staudamm werden soll, frag die Menschen, die am Fluss wohnen“. Ich habe oft in Firmen die Situation, dass mir Mitarbeiter ein Problem beschreiben und ich meine, sofort die Lösung zu erkennen. Im weiteren Verlauf und in Diskussionen mit den Mitarbeitern stellt sich dann aber die Lösung, die naheliegend war gar nicht als die beste heraus. Wir haben sehr gute Erfahrungen damit gemacht, Lösungen mit den Menschen zu erarbeiten. Dann verstehen die Menschen warum etwas notwendig ist und behalten die Lösung auch bei. Das heißt nicht, dass es anders nicht klappt. Unsere Erfahrung hat uns aber bestärkt, das in Firmen so zu machen. Wir wollen ja letztlich durch Kaizen einen ständigen Verbesserungsprozess, das heißt wir wollen Mitarbeiter systematisch dazu bringen, mitzudenken und eigene Lösungen dann auch umzusetzen. Herzlicher Gruß Jürgen Kurz

  • Eine sinnvolle Ordnerstruktur anzulegen, ist auf jeden Fall wichtig. Wer das nicht von Anfang an gemacht hat, muss es später einführen. Richtigerweise wurde hier auch auf das Backup der alten Struktur hingewiesen. Allerdings plädiere ich nach der Umstellungsfrist nicht für das Löschen der alten Struktur, sondern für ein separates Abspeichern. Sollte wirklich eine Datei nicht übernommen worden sein, kann sie in der alten Struktur gefunden werden und ist nicht verloren.

  • Das papierlose Büro ist wirklich eine Herausforderung. Zumal es ja auch immer noch „analoge“ Unterlagen gibt. Wie kann man die beiden Systeme – analog und digital – am besten so verbinden, dass sie aufeinander aufbauen?

    • Liebe Frau Fischer,
      wir stellen uns bei der Erarbeitung von Ablagesystemen immer die „Polizeifragen“, das heißt wer, was, wann, wie , wo usw. Das heißt, wir fragen zum Beispiel: Wer braucht alles Zugriff auf die Information. Wenn das viele Menschen an unterschiedlichen Stellen sind, kann es beispielsweise die digitale Ablage automatisch gesetzt.
      In manchen Fällen gibt es historisch gewachsen nur die Mischung aus Papier und digital. Dann beschreiben Sie doch einfach den Ist-Zustand. Wenn man im Team solche Fragestellungen diskutiert, kann man auch einen Plan erstellen, wie z. B. eine weitere Digitalisierung aussehen kann. Wenn Sie hier konkrete Fragen haben, bitte einfach melden. Gerne unterstützen ich Sie mit meinem Team dabei.

      Herzlicher Gruß
      Jürgen Kurz

  • Ein großes Dankeschön für den Artikel und besonders für den Download! Mit Ihren „Anregungen zur Organisation eines Ablagesystems“ haben wir in unserem Familienunternehmen endlich eine Ordnerstruktur entwickeln können, die sich bewährt.

  • Wenn man die Umstellung auf eine vernünftige Ordnerstruktur einmal geschafft hat, stellt man schnell fest, dass die Mühe sich gelohnt hat. Aber unbedingt an ein Backup denken!

  • Das mit dem gemeinsamen Entwickeln der Struktur ist so eine Sache. Wie kann ich denn unseren Chef davon überzeugen, dass wir alle gemeinsam eine bessere Lösung finden, auch wenn es etwas länger dauert? Bisher ist es so, dass er „anweist“ und wir „ausführen“. Geht schnell, ist aber nicht immer die beste Lösung.2

    • Es gibt einen Spruch, den ich gerne verwende: „Keiner hat die Zeit zum Aufräumen, aber jeder hat die Zeit zum Suchen“. Genau das ist mir eingefallen, als ich Ihren Kommentar gelesen habe. Ablagespielregeln können auch nach und nach entstehen. Bitte dokumentieren Sie für sich die „Anweisungen“ des Chefs. Wenn Fragen sind, und er eine Antwort gibt, dann immer die Anweisung ergänzen. So entsteht nach und nach ein entsprechendes Regelwerk. Ich drücke die Daumen.

      Herzliche Grüße
      Jürgen Kurz

  • Ich kann das alles nur bestätigen, was in dem Artikel steht. Die digitale Ordnerstruktur sollte man nicht unterschätzen. Allerdings bin ich kein Fan von Mindmaps – man kommt leicht „vom Hündchen aufs Stöckchen“ und verzettelt sich, wenn man als Gruppe arbeitet. Wir stellen die einzelnen Vorschläge nebeneinander und stimmen dann das Für und Wider ab. Das geht, weil wir ein kleines Unternehmen sind.

  • Ich kann nur bestätigen, was in dem Artikel steht. Eine Ordnerstruktur ist enorm wichtig, damit sich wirklich jeder zurechtfindet. Als ich meinen Arbeitsplatz antrat, fand ich ein Wirrwarr von Ordnern und Dateien vor, in dem ich mich nicht orientieren konnte. Deshalb habe ich die Struktur neu aufgebaut, alles ganz logisch. Meine Kolleginnen haben dieses Prinzip inzwischen übernommen.

    • Hallo Frau Himmel,
      ich finde super, dass Sie Struktur in die Ordner und Dateien gebracht haben. Beeindruckend, dass Sie es geschafft haben, dies umzusetzen und Ihre Kolleginnen mitzunehmen. Wenn Sie das noch sauber dokumentiert haben, werden Sie auch kein Problem haben, Erweiterungen zu ergänzen und neue Mitarbeiter jederzeit schnell und problemlos einzuarbeiten.


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