Für Dokumente und Notizen gibt es eine Vielzahl an Speichermöglichkeiten. Selbst innerhalb von Microsoft 365 stehen verschiede Option zur Verfügung. Doch welches Tool ist die beste Wahl? In diesem Vergleichs-Beitrag erfahren Sie alles rund um die Unterschiede zwischen OneNote, OneDrive und SharePoint. Sie müssen sich also in Zukunft nicht mehr die Frage stellen, wo Sie die Inhalte am besten speichern.
Inhaltsverzeichnis
1. Vergleich und Gegenüberstellung: Wann nutzt man OneNote, OneDrive oder SharePoint?
Um einen ersten Überblick über die Tools OneNote, OneDrive und SharePoint zu verschaffen, haben wir hier einen Vergleich der Funktionen und Vorteile erstellt:
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OneNote |
OneDrive |
SharePoint |
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| Einsatz | Digitales Notizbuch | Persönliche Dateien in der Cloud | Gemeinsame Dateien in der Cloud |
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| Funktionen |
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| Vorteile |
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2. Welche Inhalte werden in OneNote gespeichert?
OneNote ist das digitale Notizbuchprogramm in Microsoft 365. Dort können Sie Notizen zu Projekten und Aufgaben sammeln und Dokumentieren. Diese lassen sich beispielsweise mit der Aufgabenliste in Outlook verknüpfen. In unserem Beratungsalltag erleben wir es häufig, dass Personen, die OneNote neu kennenlernen, übereifrig in OneNote speichern und ablegen. Doch auch hier gilt Vorsicht! Denn nicht alle Dokumente sollten OneNote als Speicherort haben. In OneNote werden hauptsächlich nur die offenen Vorgänge dokumentiert und nach Projektabschluss werden die Notizen archiviert. Das Archivieren von Notizbüchern gelingt am einfachsten direkt in OneNote über → Datei und dann die Funktion → Exportieren. Dann können Sie die Notizbücher schließen und haben immer eine optimale Übersicht über die laufenden Projekte. Kurz gesagt können alle Inhalte in OneNote gespeichert werden, die Sie bisher auch in Ihrer Papierablage in Ordnern und Hängeregistern abgelegt hatten. Häufig handelt es sich dabei um Dateiausdrucke, die Sie als Duplikat zur Info und Vollständigkeit von Notizen hatten. Mit OneNote ist das auch digital möglich und Sie können einfach Inhalte erstellen.
Praxisbeispiel für die Anwendung von OneNote
Angenommen Sie sind Teil eines Projektteams für ein neues Produkt und ein Kollege mailt Ihnen ein paar Punkte oder Ideen, die man noch berücksichtigen kann. Diese können Sie dann im entsprechenden Abschnitt Ihres Projektnotizbuchs speichern. Da es sich um ein Teamprojekt handelt, bei dem es mehrere Beteiligte gibt, ist es sinnvoll das Notizbuch direkt auf SharePoint zu speichern. So haben alle Zugriff auf die Inhalte und können Ihre Ergänzungen sehen.
3. Wann verwendet man OneDrive zum Speichern von Dokumenten?
OneDrive ist ebenfalls Teil von Microsoft 365 und dient der persönlichen Dateiablage. Da es sich hierbei um cloudbasiertes Speichern handelt, können Sie von jedem beliebigen Gerät und auch von unterwegs auf die Inhalte zugreifen. OneDrive entspricht dem bisherigen Ordner „Eigene Dateien“, den Sie für Ihre persönlichen Dateien verwenden. Auf die Dateien haben nur Sie Zugriff, es sei denn, Sie geben einzelne Dateien oder Ordner an weitere Person frei. Dokumente, auf die auch Ihre Kollegen Zugriff haben sollen, sollten Sie deshalb nicht auf OneDrive speichern, sondern SharePoint als Speicherort auswählen. Das macht vor allem deshalb Sinn, weil Sie im Falle von krankheitsbedingtem Ausfall oder Kündigung eines Mitarbeiters noch Zugriff auf die Dateien haben. Anderenfalls wird es aus datenschutztechnischen Gründen später schwierig auf die Dateien zuzugreifen, da es sich um persönliche Daten des Mitarbeiters handelt. Bei ausscheidenden Mitarbeitern werden diese in der Regel innerhalb von 30 Tagen gelöscht. Die folgenden Dokumente können Sie auf OneDrive speichern:
- Dateientwürfe (die noch nicht zum teilen bereit sind)
- PDF-Dokumente, so wie Excel-, Word- und PowerPoint-Dateien (die nur Sie betreffen)
- Persönliche OneNote Notizbücher
- Fotos und Videos
- Themen rund um die eigene Weiterbildung
- Reisekostenabrechnungen
- …
Praxisbeispiel für die Anwendung von OneDrive
Angenommen es steht eine Planungstag Ihrer Abteilung an und Sie sind für die Erarbeitung einer Agenda, sowie einer Präsentation verantwortlich. Sie haben einen ersten Entwurf der Folien erstellt und speichern diesen nun in OneDrive ab. Sobald die Präsentation fertig ist, speichern Sie das Ergebnis auf SharePoint ab, damit alle Zugriff darauf haben und Sie es bspw. per Link mit den Kollegen teilen können.
4. Wann wird SharePoint zum Speichern von Dateien genutzt?
SharePoint ist gerade für die Zusammenarbeit im Team gemacht, denn das System für Dokumentenmanagement ermöglicht eine Zusammenarbeit in Echtzeit. Da SharePoint als eine Art Webseite im Hintergrund von Microsoft Teams liegt, können alle Teammitglieder auf die Dateien der einzelnen Kanäle zugreifen. Gespeichert werden die Daten ebenfalls in der Cloud. Das wiederum ermöglicht es, die zentral gespeicherten Dateien einfach per Link zu teilen. Somit müssen keine großen Dateianhänge mehr verschickt werden, die in kürzester Zeit schon wieder veralten können. Die folgenden Dokumente können Sie auf OneDrive speichern:
- Gemeinsam genutzte Dokumente aller Art, die von der gesamten Abteilung/Unternehmen genutzt werden
- Notizbücher, die im Team genutzt werden
- Anleitungen und Checklisten
- Designvorlagen
- …
Praxisbeispiel für die Anwendung von SharePoint
Der Jahresreport Ihrer Abteilung könnte Beispielsweise ein Dokument sein, dass alle bearbeiten können. Wenn jeder Zugriffs- und Bearbeitungsrechte auf die Datei hat, können die Daten flexibel, orts- und zeitunabhängig eingetragen werden. Jeder kann den aktuellen Fortschritt einsehen und ggf. Notizen ergänzen. Falls Änderungen verloren gehen, kann der Versionsverlauf geprüft und bei Bedarf auf eine ältere Version zurückgesetzt werden. Der Zusammenarbeit steht also nichts mehr im Weg.
5. Fazit und weitere Tipps zum Speichern innerhalb Microsoft 365
Nun stellen Sie sich vielleicht die Frage: Braucht man alle 3 Systeme – OneNote, OneDrive und SharePoint? Unsere Antwort darauf ist ein klares JA. Denn jedes der Systeme wurde für einen unterschiedliche Zweck entwickelt und sollte auch nur dafür verwendet werden. Fragen Sie sich also in Zukunft immer, ob Sie die Datei gerade am richtigen Speicherort ablegen.
Video-Tutorial: Welches Tool für Dateien: OneDrive, SharePoint oder Teams?
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(Dauer 07:05 Minuten)
