Was kann das neue Microsoft Viva (2021)? KI-gestützte Produktivitäts- und Lernplattform für Mitarbeiter und Führungskräfte


Das neue Microsoft Viva wird mit vielen verschiedenen Etiketten versehen und kräftig beworben, mal als Employee Experience Platform („Plattform für die Mitarbeitererfahrung“), mal als HR-Suite (Human Resources, Personalwesen) und mal als integrierte Kommunikations-, Weiterbildungs- und Kollaborationsplattform. Aber was ist Microsoft Viva nun genau, was kann es und was bringt es? Und wie hoch sind die Preise? Die Antworten finden Sie hier in diesem Büro-Kaizen Blogbeitrag.

1. Was ist Microsoft Viva, seit wann gibt es das und wieviel kostet es?

Microsoft Viva ist eine KI-gestützte Software-Suite (Sammlung von Software-Komponenten), die auf den verschiedenen Anwendungen und Tools in Microsoft 365 und Office 365 basiert. Dabei handelt es sich um eine sogenannte Employee Experience Platform (EXP) für die Verbesserung der individuellen Mitarbeitererfahrungen in Unternehmen. Ein Kernelement ist dabei, das verfügbare formelle und informelle Wissen in den jeweiligen Unternehmen zu bündeln und dieses dann den Einzelnen zentral, bedarfsgerecht maßgeschneidert und personalisiert (über Microsoft Teams) verfügbar zu machen.

  • Dies gelingt durch eine individuell passgenaue Unterstützung der Mitarbeitenden in den vier zentralen Bereichen (Verfügbarkeit von) Expertenwissen, Weiterbildung, interne Kommunikation & Mitarbeiterengagement sowie persönliche Produktivitätsverbesserung (also für weniger Stress und mehr Wohlbefinden).
  • Diesen vier Bereichen entsprechend gliedert sich die Viva-Suite in die vier einzelnen Module: Viva Topics, Viva Learning, Viva Connections und Viva Insights.
Die Microsoft Viva-Suite besteht aus vier einzelnen Modulen: Viva Topics, Viva Learning, Viva Connections und Viva Insights.
Die Microsoft Viva-Suite besteht aus vier einzelnen Modulen: Viva Topics, Viva Learning, Viva Connections und Viva Insights.

Seit wann gibt es Microsoft Viva? Und was kostet die Suite?

  • Die Viva-Suite wurde im Februar 2021 vorgestellt und ist seit Ende März verfügbar. Während das Toolkit für das Modul Viva Connection bereits 2021 in einer Vorschauphase verfügbar war, kommen die Toolkits für die Module Topics, Learnings und Insights erst 2022 hinzu.
  • Bis August 2022 bietet Microsoft seine Viva-Suite zu einem rabattierten Einführungspreis von 9 Dollar pro Nutzer und Monat an. Die Module lassen sich auch einzeln buchen (für je 3 Dollar pro Nutzer und Monat). In Europa beträgt der reduzierte Einführungspreis 7,60 Euro pro User und Monat (statt regulär 10,13 Euro).
  • Hier finden Sie mehr Informationen zu den Preisen von Microsoft Viva.

2. Wie funktioniert die Microsoft Viva-Plattform?

Microsoft Viva bietet eine individuelle Unterstützung der einzelnen Mitarbeitenden und Teams direkt in deren täglichen Arbeitsfluss. Dafür integriert und kombiniert es die verschiedenen Ressourcen aus Microsoft 365 (Daten & Informationen, Analysen & Auswertungen, Tools & Werkzeuge), um sie den Einzelnen bedarfsgerecht, besser und einfacher zur Verfügung stellen zu können. Ganz konkret geht es um das einfachere Zugänglichmachen des firmeneigenen Expertenwissens und der Lernressourcen im jeweiligen Unternehmen. Dies wird um individuelle Produktivitätserkenntnisse sowie um eine verbesserte Teilhabe an der Unternehmenskultur (Mitarbeiterengagement und -bindung) ergänzt.

  • Viele Anwendungen von Microsoft 365/Office 365 benötigen mittlerweile die hohe Verfügbarkeit, Rechenkapazität und Speichermöglichkeiten der Microsoft-Cloud (den hauseigenen Rechenzentren).
  • Durch die intensive Nutzung in Unternehmen entstehen so ungeheuer viele, aber zunächst nur mäßig strukturierte Daten.
  • Spezielle Tools und KI-Algorithmen können nun in diesem Big-Data-Dschungel neue Zusammenhänge sichtbar machen und die vielfältigsten Beziehungen aufzeigen. Auf diese Weise lässt sich das bislang ungenutzte Potenzial in diesem riesigen Datenschatz eines Unternehmens heben und jedem einzelnen Mitarbeitenden bedarfsgerecht für dessen jeweiligen Anwendungsfall zur Verfügung stellen (z. B. in Form von individuell relevanten Vorschlägen oder den jeweils optimalen Lösungen).
  • Dafür wurden die Viva-Funktionen in die bisherigen Microsoft-365-Tools integriert, die bereits in vielen Unternehmen im Einsatz sind und tagtäglich von den Mitarbeitern genutzt werden. Hauptsächlich erfolgt dies über neue Schnittstellen in Microsoft Teams – der zentralen Kommunikations- und Kollaborationsplattform (dem „personalisierten Cockpit“) in Microsoft 365/Office 365.
  • Darüber hinaus ist Microsoft Viva auch erweiterbar und offen für Drittanwendungen. Branchenführende Anbieter wie SAP Success Factor, Infosec, Harvard Business Review, Talentsoft, Adobe Sign oder LinkedIn sind bereits integriert. Über offene Schnittstellen (APIs) und Toolkits können Partner und Entwickler die Suite zudem selbst anpassen und mit weiteren Services von Drittanbietern erweitern.
  • Ein Hauptziel von Microsoft Viva ist, die Unternehmen dabei zu unterstützen, die Produktivität und das Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter speziell unter den herausfordernden Bedingungen des hybriden Arbeitens (z. B. mehr Homeoffice im Zuge der Coronapandemie) zu fördern. Dabei schätzt Microsoft das Marktpotenzial für solche Employee-Experience-Plattformen auf weltweit 300 Mrd. Dollar pro Jahr.

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3. Microsoft Viva Topics: KI-Unterstützung rund um Fach-Knowhow und Expertenwissen

Das Modul Viva Topics basiert auf Microsofts Project Cortex. Dabei handelt es sich um eine Wissensdatenbank nach dem Vorbild von Wikipedia, um das hauseigene Fach- und Expertenwissen in Unternehmen zu bündeln und allen Mitarbeitenden besser zugänglich zu machen. Mittels KI und Machine Teaching werden die Inhalte dafür automatisiert erkannt, organisiert und verknüpft, um sie den einzelnen Nutzern dann in deren jeweiligen Kontext (Syntax und Format, also z. B. ob E-Mail oder Dokument) vorschlagen zu können. Microsoft selbst spricht von einem „Wikipedia mit KI-Superkräften“, das hilft, Informationen in Wissen umzuwandeln. Die jeweiligen Themenseiten und Themenkarten werden dann in Teams angezeigt, so dass die Nutzer diesen digitalen Workplace-Hub nicht verlassen müssen, oder auch direkt bei der Suche in SharePoint, Word, PowerPoint, Outlook oder Excel erzeugt.

  • Damit ist Microsoft Viva Topics besonders für größere und/oder spezialisierte Unternehmen interessant, die mit einer Vielzahl an Fachbegrifflichkeiten, Definitionen und Projektbezeichnungen arbeiten.
  • Neben einer Qualitätssicherung und besseren Ergebnissen wird dabei zugleich auch die Suchzeit für das Fachwissen reduziert. Diese ist nicht zu vernachlässigen und beträgt laut einer Microsoft-Studie aus dem Jahr 2021 im Durchschnitt eine Stunde pro Mitarbeitende und Tag.

4. Microsoft Viva Learning: Für ein effizienteres Lernen während der Arbeit

Das Modul Viva Learning ist eine Lernplattform für die firmeninterne berufliche Weiterbildung. Auf diese Weise soll Schulungsmaterial einfacher verfügbar werden, damit die Einzelnen bedarfsgerecht ihre digitalen Kompetenzen verbessern können. Eine KI hilft dabei, die jeweils richtigen kurzen Microlearning-Lerninhalte zu finden und bereitzustellen (sowohl von Microsoft wie auch von Drittanbietern).

  • Die Nutzer können Viva Learning direkt aus Teams heraus verwenden. Der zentrale Teams-Hub erübrigt es, andernorts danach suchen zu müssen, und soll mehr Übersicht für das „Lernen während der Arbeit“ schaffen und somit zugleich auch Zeit einsparen.
  • Führungskräfte können ihren Mitarbeitern zudem auch bestimmte Lerninhalte und Trainingskurse über eine Registerkarte in Teams zuweisen.

5. Microsoft Viva Insights: Sich selbst besser organisieren (für mehr Produktivität und Wohlbefinden)

Stress hat viele negativen Folgen. Die Fehlerrate nimmt zu und die Qualität leidet genauso wie die psychische und physische Gesundheit der Einzelnen. Und immer häufiger führt Überarbeitung auch zu Burnouts und damit zu sehr langen und sehr unangenehmen Ausfallzeiten. Weniger ist daher mehr – für die Betroffenen wie für die Unternehmen.

  • Microsoft Viva Insights will mit Erkenntnissen, Empfehlungen und Übungen bessere Arbeitsbedingungen schaffen und damit sowohl das Wohlbefinden wie auch die Produktivität erhöhen.
  • Die einzelnen Mitarbeiter erhalten dabei Lösungen und Empfehlungen für eine bessere Selbstorganisation, eine effizientere Planung und eine ausgeglichene Work-Life-Balance (z. B. Pausen, Erholung etc.).
  • Führungskräfte erhalten zudem einen (anonymisierten, nicht auf Einzelne rückverfolgbaren) Einblick in komplexe übergeordnete Aktivitätsmuster und Abläufe, die sich auf die Produktivität und das Engagement der Mitarbeiter auswirken. So können die Arbeitsbedingungen des Teams oder der Abteilung bewertet und verbessert sowie Überlastungen oder Burnouts verhindert werden.

6. Microsoft Viva Connections: Informations- und Kommunikations-Tool für den digitalen Flurfunk

Das Modul Viva Connections soll einen virtuellen Flurfunk ermöglichen, also die tagtäglichen persönlichen Begegnungen im Büro in den digitalen Arbeitsplatz übertragen. Mit dem Intranet für Firmeninternas (z. B. Unternehmensnachrichten, Ankündigungen, Richtlinien, HR-Formulare wie Urlaubsanträge, interne IT-Hilfe etc.) sollen dezentrale Teams oder auch Mitarbeiter im Homeoffice stärker eingebunden bleiben.

  • Dafür führt Viva Connections zentrale Elemente der Microsoft 365-Anwendungen SharePoint, Yammer und Stream in der Teams-App zusammen.
  • Viva Connections basiert dabei im Wesentlichen auf einer SharePoint-Hubsite, die in die Tool-Leiste von Teams integriert wurde. Über die neue Teams-Funktion können die Einzelnen (oder auch bestimmte Rollen in Unternehmen) dann die für sie relevanten Inhalte personalisiert beziehen.

7. Extra Tipps für Microsoft 365 inklusive einem Teams-Video-Tutorial (auf Deutsch)!

Microsoft 365 ist eine extrem vielseitige Bürosoftware-Suite. Welche Anwendungen alles enthalten sind, wie Sie diese am besten nutzen und was Sie alles beachten sollten, erfahren Sie hier in folgenden Büro-Kaizen-Beiträgen.

Büro-Kaizen Video-Tutorial: Microsoft Teams (auf Deutsch)


(Dauer 07:57 Minuten)

Inhalt dieses Video-Tutorials:

  1. Wie erstelle ich ein neues Team? (00:33)
  2. Wie kann ein Team über Kanäle strukturiert werden? (01:36)
  3. Weitere Funktionen über Registerkarten hinzufügen (02:24)
  4. Mit Team-Mitgliedern chatten (03:17)
  5. Gemeinsames Arbeiten an Dateien (04:31)
  6. Besprechungen in Teams führen (05:14)
  7. Zusatztipp: OneNote mit Teams nutzen (06:10)
  8. Zusammenfassung (06:48)


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