Die neue Aufgaben-App Tasks in Microsoft Teams: Alle Aufgaben aus dem Planner, Teams, Outlook und To Do auf einen Blick

Aus Microsoft Planner und To Do wird die neue Teams-Funktion „Tasks“ (= „Aufgaben“). Die neue Aufgaben-App ersetzt die bisherige Planner-App in Teams und integriert sowie synchronisiert künftig alle Aufgaben aus To Do, den Teams Kanälen, den Planner-Projekten sowie auch Outlook in einer Anwendung. Alle Aufgabenlisten sind damit künftig an einem Ort verfügbar und zentral einsehbar. Damit werden die Datensilos zusammengeführt und das Verwalten der gemeinsamen Projektaufgaben und persönlichen Aufgaben deutlich einfacher und übersichtlicher. Was die neue Aufgaben-App Tasks in Microsoft Teams in der Praxis wirklich bringt, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen Blogbeitrag!

1. Was ist der Unterschied zwischen Microsoft Planner vs. To Do und vs. Teams?

Der 1. Baustein der neuen Task-/Aufgaben-App in Teams: Was ist „Microsoft To Do“?

Microsoft To Do (*2017) ist ein sehr schlankes und einfaches Tool zum Verwalten persönlicher Aufgaben. Das Officce-365-Programm ist aus dem 2015 von Microsoft gekauften Berliner Startup Wunderlist hervorgegangen. Das Anwendungsgebiet sind schnelle Notizen für individuelle (und thematisch gegliederte) Aufgabenlisten, die nur für den jeweiligen Anwender relevant sind, und die die Organisation des eigenen Tagesablaufs erleichtern. Dadurch soll vor allem der fehleranfällige Verhau aus Schmierzetteln und Haftnotizzetteln (z. B. mit Telefonnummern und To Dos während Telefonaten) beseitigt und zugleich digital weiternutzbar und nachverfolgbar werden. Dafür synchronisiert To Do seine Aufgaben auch automatisch mit der Outlook-Aufgabenliste. Hier erfahren Sie mehr Details zu dem Tool → „Office 365 To Do: Der Nachfolger von Wunderlist“ .

Der 2. Baustein der neuen Task-/Aufgaben-App in Teams: Was ist „Microsoft Planner“?

Microsoft Planner (*2016) ist ein Aufgabenverwaltungs-Tool für das einfache Handling kleinerer und größerer Projekte. Für hochkomplexe Projekte gibt es das aufwendigere Microsoft Project. Im Planner können Aufgaben und Teilprojekte leicht erstellt und per Drag & Drop den Projektmitgliedern zugewiesen werden. Neben der übersichtlichen Aufgabenverwaltung stehen natürlich auch eine Status-, Bearbeitungs- und Fortschrittsübersicht sowie eine gemeinsame Dateiablage zur Verfügung. Darüber hinaus besitzt jedes Planner-Team auch ein gemeinsames Notizbuch (OneNote), ein gemeinsames E-Mail-Postfach für das Projekt sowie einen Chatbereich und einen gemeinsamen Kalender. Hier erfahren Sie mehr Details zu dem agilen Projektmanagement-Tool → „Office 365 Planner: Das Projektmanagement-Tool einfach erklärt“ .

Der 3. Baustein der neuen Task-/Aufgaben-App in Teams: Was ist „Microsoft Teams“?

Microsoft Teams (*2017) ist das Nachfolgeproramm von Skype for Business innerhalb der Office 365 Umgebung. Neben sämtlichen digitalen Kommunikationsmöglichkeiten (E-Mails, Chats, Gruppenanrufe, Telefonate, Videokonferenzen) und verschiedenen Kanälen für die unterschiedlichen Themenbereiche, vereint es auch das genetische Potenzial von Microsoft Groups in sich. Damit ist Teams Kommunikations- und Kollaborations-Tool in einem und mittlerweile die zentrale Schaltzentrale/Plattform in Microsoft 365 für die digitale Zusammenarbeit in Unternehmen. Hier erfahren Sie mehr Details zur Funktionsweise und Nutzung von MS Teams → „Einführung in Microsoft Teams: Aufbau, Anleitungen und Schulungen“ .

2. Die bisherige Integration des Planners in Teams: „Möchten Sie das lieber einfach oder vollständig?“

Für noch mehr Kommunikationsmöglichkeiten im Planner – und mehr Aufgabenplanungsmöglichkeiten in Teams – war das Planner-Tool von Anfang an als App fest in Teams integriert (Voraussetzung: Ihre Office-/Microsoft 365 Lizenz enthält die Microsoft Planner Anwendung). Diese Planner-App in Teams besaß jedoch nur etwas eingeschränkte Funktionen. Darüber hinaus gibt es auch die Möglichkeit der Vollintegration des Planners in Teams. Denn Teams verfügt über Schnittstellen, mit denen sich beliebige Programme, auch von Drittanbietern, ganz einfach in einen Teams-Kanal integrieren lassen. Teams dient dann nicht nur als zentrale Bedienungsplattform, was den häufigen Programmwechsel erspart, sondern bietet auch die zusätzlichen Chat- und Kommunikationsfunktionen für Absprachen während der Zusammenarbeit an dem in einem Kanal integrierten Programm. Auf diese Weise kann nun auch das Planner-Tool in einen Teams-Kanal integriert werden. Hier die Unterschiede zwischen den beiden Planner-Integrationen in Teams:

• Die in Teams automatisch integrierte Planner-App zeigte bisher einzig nur die in Teams erstellten Aufgaben an. Neue Teilnehmer konnten nicht hinzugefügt werden und auch einige weitere Funktionen fehlten (z. B. Pläne löschen, Favoriten markieren oder die E-Mailfunktion zu einzelnen Aufgaben).
• Erst wenn man den Planner wie ein externes Tool über eine Teams-Registerkarte in einen Teams-Kanal hinzufügt, erhält man die Vollintegration und das Planner-Projekt kann mit allen Aufgaben und Funktionen (vom Projektteam gemeinsam) zentral in der Teams-Umgebung verwaltet und kommentiert werden. (Hier finden Sie unsere Anleitung → „Den Microsoft Planner in Teams integrieren für das perfekte Kollaboration-Tool!“ )
• Außen vor waren bislang allerdings noch die Aufgabenlisten in Outlook und To Do. Um die verschiedenen „Datensilos der Aufgabenverwaltung“ in einer Anwendung zusammenzuführen, und dabei zugleich die Integration in Teams zu vereinfachen, hat Microsoft nun die neue Aufgaben-App „Tasks“ eingeführt.

3. Die verbesserte Integration von Planner und To Do in der neuen Aufgaben-App Tasks in Teams

Die neue Aufgaben-/Task-App in Teams ersetzt die alte Planner-App auf der linken Bildschirmseite. Planner-Projekte können aber davon unabhängig auch nach wie vor weiterhin über eine Registerkarte in einen Teams-Kanal hinzugefügt werden, um dadurch zusätzliche Kommunikations- und Kollaborationsmöglichkeiten für die Zusammenarbeit am Projekt zu erhalten.

• Die neue Aufgaben-App Tasks im Teams-Menü links integriert und synchronisiert nun zusätzlich zu den Teams-Aufgaben und Planner-Projektaufgaben in den Teams-Kanälen auch die persönlichen Aufgaben aus To Do und Outlook an einem gemeinsamen Ort. Für eine bessere Übersicht werden diese gesammelten Aufgaben in einer individuellen, persönlichen Aufgabenliste sowie in einer gemeinsamen Teamaufgabenliste angezeigt.
• Wird ein Planner-Projekt jedoch auch künftig über eine Registerkarte in einen Teams-Kanal eingebunden, dann werden in diesem „Planner-Teams-Kanal“ natürlich auch nur die für dieses Projekt relevanten Aufgaben angezeigt, also die sich aus diesem gemeinsamen Team-Projekt ergeben. Die eigenen individuellen To Dos der persönlichen Aufgabenliste werden somit nicht im gemeinsamen Projekt-Kanal angezeigt.
• Microsoft ändert zudem nur die Planner-App in Teams. Diese erhält die neuen Funktionen und wird in einem ersten Schritt in „Tasks by Planner und To Do“ umbenannt und nach ein paar Monaten dann in „Tasks/Aufgaben“ gekürzt. Die eigenständigen Client-Anwendungen von Planner und To Do behalten ihre Namen und werden auch nicht verändert.
• Alle Aufgaben, die in der neuen Task-App in Teams erstellt werden (egal ob in der App oder im Kanal) werden automatisch auch mit den jeweiligen Client-Anwendungen synchronisiert (Planner, Outlook, To Do und weitere Office Apps). Werden neue Aufgaben jedoch außerhalb von Teams in der Planner-Client-Anwendung erstellt, werden diese natürlich nur angezeigt, wenn das entsprechende Projekt auch in Teams über eine Kanal-Registerkarte hinzugefügt wurde (also für dieses Team relevant ist).

4. Ab wann ist die neue Planner-ToDo-Kombination „Tasks/Aufgaben“ in Teams verfügbar?

Die neue Aufgaben-App in Teams „Tasks by Planner und To Do“ wird automatisch mit einem regulären Microsoft-/Office 365 Update ausgespielt und ist dann geräteübergreifend in den Desktop-, Web- und mobilen Anwendungen von Teams verfügbar. Der Rollout hat im Mai 2020 begonnen und sollte bis spätestens Mitte Juli 2020 abgeschlossen sein. Erst nach einer Übergangszeit wird die Planner-App in Teams dann auch in Tasks/Aufgaben umbenannt.

5. Extra-Tipp: Mehr Übersicht über alle Aufgaben und Termine mit der überlagerten Ansicht in Outlook

Ähnlich wie die neue Tasks-App in Teams die projektbezogenen Aufgaben (Planner und Teams) und die persönlichen Aufgaben (To Do und Outlook) in einer gemeinsamen Ansicht vereint, gibt es auch in Outlook einen einfachen und zugleich extrem praktischen Kniff für eine übersichtlichere Planung der eigenen Tätigkeiten und Arbeitszeit. Der Clou ist, sich alle Aufgaben aus der Outlook-Aufgabenliste und alle Termine in dem Outlook-Kalender in einer gemeinsamen Ansicht überlagert anzeigen zu lassen. Der Vorteil: So können Sie für Ihre Aufgaben ganz einfach per Drag & Drop „Termine“ und Deadlines in Ihren Kalender eintragen und somit die erforderlichen Bearbeitungszeiten zeitlich blocken. Auf diese Weise haben Sie alle Ihre Verpflichtungen auf einen Blick – egal ob Schreibtischarbeit, Meetings oder andere Termine! Ein weiterer Vorteil ist, dass wenn Sie für eine Aufgabe im Outlook-Kalender eine Bearbeitungszeit blocken, dann wissen Ihre Kollegen auch bei einem geteilten Kalender, dass Sie in diesem Zeitraum nicht verfügbar sind und planen dann keine weiteren Termine ein!

• Outlook für die optimale Tages- und Wochenplanung nutzen: Mit der kombinierten Termin-Aufgaben-Ansicht alle Verpflichtungen optimal planen und immer im Blick!
• Kostenlose Anleitungen für Teams und Planner: Die wichtigsten praxisnahen Schritt-für-Schritt Anleitungen von Büro-Kaizen für Office-/Microsoft 365 Anwendungen finden Sie auf unserer Sammelseite → Microsoft 365: Kostenlose Anleitungen von A bis Z .
• Praxiserprobte Checklisten und Druckvorlagen fürs Büro: Vom Schreibtisch über Meetings bis Personalarbeit, Vertrieb und die digitale Zusammenarbeit – mehr Tipps, Tricks, Checklisten und Vorlagen für mehr Effizienz im Büro und Unternehmen finden Sie → in unserem kostenlosen Büro-Kaizen Download-Center!

Video Büro-Kaizen digital

Tutorial: Microsoft Planner

(Dauer: ca. 26 Minuten)

Inhalt dieses Planner-Video-Tutorials:
1. Was ist Microsoft Planner? (00:39)
2. Einen neuen Plan erstellen (03:14)
3. Neue Aufgaben anlegen (10:39)
4. Aufgaben-Übersicht in Planner & To Do (17:02)
5. Verknüpfung mit Microsoft Teams (21:10)
6. Mein Fazit (24:21)