Microsoft Tasks von Planner und To Do: Alle persönlichen und gemeinsamen Aufgaben auf einen Blick

Aus Microsoft Planner und To Do wird die neue Teams-Funktion „Tasks“ (= „Aufgaben“). Die neue Aufgaben-App ersetzt die bisherige Planner-App in Teams und integriert sowie synchronisiert künftig alle Aufgaben aus To Do, den Teams Kanälen, den Planner-Projekten sowie auch Outlook in einer Anwendung. Alle Aufgabenlisten sind damit künftig an einem Ort verfügbar und zentral einsehbar. Damit werden die Datensilos zusammengeführt und das Verwalten der gemeinsamen Projektaufgaben und persönlichen Aufgaben deutlich einfacher und übersichtlicher. Was die Aufgaben-App Tasks von Planner und To Do in Microsoft Teams in der Praxis wirklich bringt, erfahren Sie hier in unserem Büro-Kaizen Blogbeitrag!

Lesedauer ca. 9 Minuten

1. Was ist Tasks von Planner und To Do?

Die Aufgaben-App „Tasks von Planner und To Do” sorgt dafür, dass Sie in Microsoft Teams die gesamte Aufgabenverwaltung abbilden können. Die Aufgaben-App gibt Ihnen eine Übersicht über all Ihre Aufgaben in nur einer Aufgabenliste, ganz im Sinne von Büro-Kaizen. In dieser Übersicht finden Sie nicht nur Ihre persönlichen Aufgaben aus Outlook und To Do, sondern auch die Aufgaben, die Ihnen aus Microsoft Planner zugewiesen wurden.

Die Bausteine von Microsoft Tasks von Planner und To Do

In den nachfolgenden Boxen werden Ihnen die einzelnen Bausteine von Tasks von Planner und To Do vorgestellt.

2. Die vorherige Integration des Planners in Teams

Für noch mehr Kommunikationsmöglichkeiten im Planner – und mehr Aufgabenplanungsmöglichkeiten in Teams – war das Planner-Tool von Anfang an als App fest in Teams integriert. Voraussetzung hierfür ist Ihre Office-/Microsoft 365 Lizenz enthält die Microsoft Planner Anwendung. Diese Planner-App in Teams besaß jedoch nur etwas eingeschränkte Funktionen. Darüber hinaus gibt es auch die Möglichkeit der Vollintegration des Planners in Teams. Denn Teams verfügt über Schnittstellen, mit denen sich beliebige Programme, auch von Drittanbietern, ganz einfach in einen Teams-Kanal integrieren lassen. Teams dient dann nicht nur als zentrale Bedienungsplattform, was den häufigen Programmwechsel erspart, sondern bietet auch die zusätzlichen Chat- und Kommunikationsfunktionen für Absprachen während der Zusammenarbeit an dem in einem Kanal integrierten Programm. Auf diese Weise kann nun auch das Planner-Tool in einen Teams-Kanal integriert werden.

Hier die Unterschiede zwischen den beiden Planner-Integrationen in Teams:

• Die in Teams automatisch integrierte Planner-App zeigte bisher einzig nur die in Teams Gruppen erstellten Aufgaben an. Neue Teilnehmer konnten nicht hinzugefügt werden und auch einige weitere Funktionen fehlten (z. B. Pläne löschen, Favoriten markieren oder die E-Mailfunktion zu einzelnen Aufgaben).
• Erst wenn man den Planner wie ein externes Tool über eine Teams-Registerkarte in einen Teams-Kanal hinzufügt, erhält man die Vollintegration und das Planner-Projekt kann mit allen Aufgaben und Funktionen (vom Projektteam gemeinsam) zentral in der Teams-Umgebung verwaltet und kommentiert werden. (Hier finden Sie unsere Anleitung → „Microsoft Planner in Teams integrieren.“)
• Außen vor waren bislang allerdings noch die Aufgabenlisten in Outlook und To Do. Um die verschiedenen „Datensilos der Aufgabenverwaltung“ in einer Anwendung zusammenzuführen, und dabei zugleich die Integration in Teams zu vereinfachen, hat Microsoft nun die neue Aufgaben-App „Microsoft Tasks von Planner und To Do“ eingeführt.

3. Die verbesserte Integration von Planner und To Do in Microsoft Tasks von Planner und To Do

Tasks ersetzt die alte Planner-App auf der linken Bildschirmseite. Planner-Projekte können aber davon unabhängig auch nach wie vor weiterhin über eine Registerkarte in einen Teams-Kanal hinzugefügt werden, um dadurch zusätzliche Kommunikations- und Kollaborationsmöglichkeiten für die Zusammenarbeit am Projekt zu erhalten.

• Die neue Aufgaben-App Tasks von Planner und To DO im Teams-Menü links integriert und synchronisiert nun zusätzlich zu den Teams-Aufgaben und Planner-Projektaufgaben in den Teams-Kanälen auch die persönlichen Aufgaben aus To Do und Outlook an einem gemeinsamen Ort. Für eine bessere Übersicht werden diese gesammelten Aufgaben in einer individuellen, persönlichen Aufgabenliste sowie in einer gemeinsamen Teamaufgabenliste angezeigt.
• Wird ein Planner-Projekt jedoch auch künftig über eine Registerkarte in einen Teams-Kanal eingebunden, dann werden in diesem „Planner-Teams-Kanal“ natürlich auch nur die für dieses Projekt relevanten Aufgaben angezeigt, also die sich aus diesem gemeinsamen Team-Projekt ergeben. Die eigenen individuellen To Dos der persönlichen Aufgabenliste werden somit nicht im gemeinsamen Projekt-Kanal angezeigt.
• Microsoft ändert zudem nur die Planner-App in Teams. Diese erhält die neuen Funktionen und wird in einem ersten Schritt in „Tasks by Planner und To Do“ umbenannt und nach ein paar Monaten dann in „Tasks/Aufgaben“ gekürzt. Die eigenständigen Client-Anwendungen von Planner und To Do behalten ihre Namen und werden auch nicht verändert.
• Alle Aufgaben, die in der neuen Task-App in Teams erstellt werden (egal ob in der App oder im Kanal) werden automatisch auch mit den jeweiligen Client-Anwendungen synchronisiert (Planner, Outlook, To Do und weitere Office Apps). Werden neue Aufgaben jedoch außerhalb von Teams in der Planner-Client-Anwendung erstellt, werden diese natürlich nur angezeigt, wenn das entsprechende Projekt auch in Teams über eine Kanal-Registerkarte hinzugefügt wurde (also für dieses Team relevant ist).

4. Aufbau von „Microsoft Tasks von Planner und To Do”

Die App „Tasks von Planner und To Do zeigt” Ihnen all Ihre fusionierten Aufgaben aus den Programmen Outlook, Planner, Microsoft To Do und Teams in zwei getrennten Bereichen an. Dies ist einmal der Bereich „Meine Aufgaben Microsoft To Do“ mit Ihren persönlichen Aufgaben (aus Outlook und To Do) sowie direkt darunter der Bereich mit allen Ihren Aufgaben aus Ihren mit anderen gemeinsam genutzten Planner-Plänen.

Folgende Kategorien stehen Ihnen unter „Meine Aufgaben“ in Teams zur Verfügung

• Aufgaben: Hier finden Sie alle Ihre persönlichen Aufgaben aus Outlook und To-Do, die in der Regel niemand außer Ihnen einsehen kann. Alle entsprechenden Aufgaben werden Ihnen in der Liste auf der rechten Bildschirmhälfte angezeigt. Diese können Sie nun filtern, bearbeiten und mit einem Klick auf die erste Zeile auch neue → + Aufgaben hinzufügen.
• Mein Tag: In dieser Rubrik werden Ihnen alle Aufgaben aus Outlook, To Do und dem Planner angezeigt, die das aktuelle Fälligkeitsdatum haben.
• Wichtig: In diesem Bereich finden Sie eine gesonderte Aufstellung mit allen Aufgaben, die mit der Priorität „wichtig“ versehen wurden. (rotes Ausrufezeichen)
• Geplant: Hier werden alle Aufgaben aus Outlook, Planner und To-Do in Teams gelistet, die mit einem konkreten Fälligkeitsdatum versehen und geplant wurden.
• Mir zugewiesen: Es werden alle Aufgaben angezeigt, die Ihnen von anderen zur Bearbeitung zugewiesen wurden. Dies sind in der Regel überwiegend Aufgaben aus gemeinsamen Planner-Projektplänen.
• Gekennzeichnete E-Mails: In diesem Bereich werden die E-Mails aus Outlook, die Sie mit dem Fähnchen markiert haben, als Aufgabe angezeigt.
• + Neue Liste oder Plan: Sie können über den Button → + Neue Liste oder Plan eine individuelle Aufgabenkategorie hinzufügen und gestalten. Dies kann, wie in unserem Praxisbeispiel im unteren Video-Tutorial, beispielsweise für die Jahresplanung erfolgen, um übergeordnete strategische Ziele nicht aus den Augen zu verlieren.

Folgende Optionen stehen Ihnen im Bereich „Gemeinsam genutzte Pläne“ zur Verfügung:

Zunächst werden Ihnen in diesem Aufgabenbereich nur all die Teams aufgelistet, in denen Sie überhaupt geteilte Planner-Pläne verwenden. Durch einen Klick auf ein Team werden Ihnen dann all die Aufgaben-Boards/Pläne angezeigt, die für dieses Team angelegt wurden.

• Liste: Die entsprechenden Aufgaben werden Ihnen in Teams zunächst standardmäßig in einer Liste angezeigt. Diese neue Listenansicht ermöglicht Ihnen erstmals auch das gleichzeitige Verwalten mehrerer Aufgaben auf einmal. So können Sie zum Beispiel mit gedrückter Strg-Taste mehrere Aufgaben auf einmal auswählen und diese gesammelt einer anderen Person zuweisen, den Bearbeitungsstatus auf einmal ändern, das Fälligkeitsdatum bearbeiten, einem anderen Bucket zuordnen, in einen anderen Plan verschieben, löschen etc. Sie müssen diese Aktionen also künftig nicht mehr für jede Aufgabe einzeln durchführen – das ist eine deutliche Zeitersparnis durch die neue Aufgaben-App in Teams!
• Board: Mit einem Klick auf die Registerkarte → Board können Sie sich die Aufgaben des ausgewählten Planner-Plans auch in den gewohnten Buckets (= thematische Spalten) anzeigen lassen.
• Diagramme: In der Diagrammansicht wird Ihnen der Bearbeitungsstatus Ihrer Planner-Aufgaben in Teams statistisch-visuell aufbereitet, was besonders für Projektleiter wichtig ist.
• Zeitplan: In dieser Darstellung erhalten Sie eine Kalenderansicht (Wochen- oder Monatsansicht), in der die jeweiligen Aufgaben nach ihrem Fälligkeitsdatum eingeordnet werden.

5. Funktionen von Tasks von Planner und To Do

Nachdem Sie nun den Aufbau der Tasks-App kennengelernt haben, haben wir Ihnen nachfolgend ein paar Funktionen beschrieben, die nicht ganz selbsterklärend sind.

Wiederkehrende Aufgaben in Tasks von Planner und To Do

Sie können beim Erstellen einer Aufgabe in der „Tasks von Planner und To Do”-App nicht einstellen, dass es sich um eine wiederkehrende Aufgabe handelt. Wenn es sich um eine persönliche wiederkehrende Aufgabe handelt, dann erstellen Sie am besten in Outlook eine Aufgabenserie oder in der To Do App.

Wenn es sich um eine wiederkehrende Aufgabe in einer Teams-Gruppe handelt, dann erstellen Sie in der Planner-App diese Aufgabe. Alternativ können Sie auch in einer Kanal-Registerkarte den Planner integrieren und dort eine sich wiederholende Aufgabe erstellen, die dann in Tasks von Planner und To Do angezeigt wird.

Eine Aufgabenliste in Tasks von Planner und To Do löschen

Es ist möglich im Bereich „Meine Aufgaben Microsoft To Do” eine individuell erstellte Liste zu löschen, gehen Sie dafür wie folgt vor:

1. Navigieren Sie in Teams links im vertikalen Menü zu → Tasks von Planner und To Do.
2. Klicken Sie auf die Liste, die Sie löschen möchten.
3. Klicken Sie nun auf die drei Punkte → Weitere Aktionen.
4. Wählen Sie → Liste löschen aus.
5. Es erscheint eine Abfrage, ob Sie die Liste und deren Aufgaben wirklich löschen möchten. Setzen Sie ein Häkchen bei → Ich verstehe.
6. Schließen Sie den Vorgang mit einem Klick auf → Löschen ab.

Video Tutorial: Erster Eindruck: To Do & Planner Aufgaben zentral in Teams!

(Dauer 09:02 Minuten)

Inhalt des Tutorials zu Microsoft Tasks von Planner und To Do

1. Einleitung 00:00
2. Hinzufügen der Aufgaben-App 00:20
3. Aufbau der To-dos-App 00:55
4. Übersicht über Aufgaben aus To Do 01:13
5. Gemeinsam genutzte Pläne aus Planner 02:55
6. Die neue Listen-Ansicht 04:30
7. Mein erster Eindruck 06:34
8. Diese Funktionen fehlen noch 07:18
9. Fazit 08:03 

6. Probleme mit der App Microsoft Tasks von Planner und To Do

Nachfolgend haben wir Ihnen die wichtigsten Probleme mit der Aufgaben-App aufgeführt und Ihnen die passende Lösung gleich erarbeitet.

Microsoft Tasks von Planner und To Do wird nicht angezeigt

Ob Ihnen die neue Planner-Aufgaben-App in Teams angezeigt wird, hängt ganz von Ihrer Office/Microsoft 365 Lizenz ab. Denn in Ihrem Office-Plan muss natürlich die Berechtigung für das Planner-Tool enthalten sein. Wer für den Planner nicht bezahlt, kann diesen natürlich auch nicht nutzen – auch nicht via Teams. Welche Office-Pläne alles den Planner enthalten, können Sie in der Planner Übersicht von Microsoft sehen.

Microsoft Tasks von Planner und To Do mit Outlook verbinden

Wenn Ihnen Ihre Outlook Aufgaben nicht in der „Microsoft Tasks von Planner und To Do”-App angezeigt werden, liegt es in der Regel daran, dass vom Unternehmen der Microsoft 365 „Exchange Online“-E-Mail-Server noch nicht genutzt wird, sondern ein eigener „Exchange on Premise”-E-Mail-Server. Wenn die Outlook-Aufgaben also auch in Tasks von Planner und To Do angezeigt werden sollen, dann müssen die Postfächer des Unternehmens auf „Exchange Online” umgezogen werden.

Unsere Empfehlung

Dieser Umzug muss von der IT-Abteilung des Unternehmens durchgeführt werden – der einzelne Mitarbeiter kann das nicht beeinflussen. Nachdem die E-Mail-Postfächer auf den „Exchange Online“-Server umgezogen wurden, klappt es auch mit der Aufgaben-Synchronisation zwischen Outlook und Tasks von Planner und To Do.

7. Tipps: Mehr Übersicht über alle Aufgaben und Termine

Ähnlich wie die App „Microsoft Tasks von Planner und To Do”,  die projektbezogenen Aufgaben (Planner und Teams) und die persönlichen Aufgaben (To Do und Outlook) in einer gemeinsamen Ansicht vereint, gibt es auch in Outlook einen einfachen und zugleich extrem praktischen Kniff für eine übersichtlichere Tages- und Wochenplanung der eigenen Tätigkeiten und Arbeitszeit. Der Clou ist, sich alle Aufgaben aus der Outlook-Aufgabenliste und alle Termine in dem Outlook-Kalender in einer gemeinsamen Ansicht überlagert anzeigen zu lassen.

Der Vorteil: So können Sie für Ihre Aufgaben ganz einfach per Drag & Drop „Termine“ und Deadlines in Ihren Kalender eintragen und somit die erforderlichen Bearbeitungszeiten zeitlich blocken. Auf diese Weise haben Sie alle Ihre Verpflichtungen auf einen Blick – egal ob Schreibtischarbeit, Meetings oder andere Termine! Ein weiterer Vorteil ist, dass wenn Sie für eine Aufgabe im Outlook-Kalender eine Bearbeitungszeit blocken, dann wissen Ihre Kollegen auch bei einem geteilten Kalender, dass Sie in diesem Zeitraum nicht verfügbar sind und planen dann keine weiteren Termine ein!

Unsere Empfehlung, damit das Arbeiten mit „Tasks von Planner und To Do” funktioniert:

• Wenn Sie gemeinsame Aufgaben erstellen, dann weisen Sie diese der betreffenden Person zu. So kann die betreffende Person, die Aufgaben nach seinem bzw. ihren Namen filtern.
• Vergeben Sie bei jeder Aufgabe, egal ob es eine persönliche oder eine gemeinsame Aufgabe ist, ein Fälligkeitsdatum. Dadurch können Sie alle Aufgaben mit dem heutigen oder einem anderen Fälligkeitsdatum filtern.
• Geben Sie den Aufgaben kurze und aussagekräftige Beschreibungen, damit die Tätigkeit schnell erfassbar ist.
• Legen Sie für Ihre Aufgaben Prioritäten fest, damit Sie sich zuerst auf die wichtigen Aufgaben des Tages fokussieren können.
• Verwenden Sie die Such- oder Filterfunktion, um bestimmte Aufgaben schneller zu finden.