Die mobile SharePoint Handy-App: Das Intranet für die Hosentasche



Die SharePoint App für Handys und Tablets ermöglicht den Zugriff auf das Intranet des eigenen Unternehmens auch von mobilen Endgeräten unterwegs aus. So kann jederzeit und von überall aus an den SharePoint-Teamwebseiten und Portalen gearbeitet werden – inklusive KI-gestützter Suchfunktion, um das Intranet nach Kontakten, Dateien und Sites zu durchsuchen. Eine Übersicht, was die mobile SharePoint-App für Handys genau kann – und welche Apps es für SharePoint sonst noch gibt – zeigen wir Ihnen hier im Büro-Kaizen-Blog.

Was ist das Problem?

SharePoint (*2001; zunächst als lokale SharePoint Server, später kam die Webanwendung SharePoint-Online hinzu) ermöglicht unternehmensweite Intranets, die Verwaltung von Inhalten, Zusammenarbeitsfunktionen, die Automatisierung von Geschäftsprozessen und vieles mehr. Ein Zugriff mit dem Handy war allerdings bis vor kurzem nur indirekt über einen mobilen Browser möglich.

  • Um das zu vereinfachen, hat Microsoft 2016 im Rahmen seiner globalen SharePoint Modernisierungs-Strategie neue Handy-Apps für Android, iOS und Windows 10 entwickelt.
  • Mit der App wird der mobile Zugriff auf die Intranet-Webseiten vom Smartphone und Tablet aus deutlich einfacher, schneller und bietet auch mehr Möglichkeiten. „Your intranet in your pocket“, wie es Microsoft so schön ausdrückt.
  • Die SharePoint App fürs Handy darf aber nicht mit Apps für SharePoint verwechselt werden. Davon gibt es nämlich auch reichlich Auswahl, um das Intranet bedarfsgerecht zu erweitern und anzupassen. Um der Verwechslungsgefahr vorzubeugen, hat Microsoft letztere 2016 kurzerhand von Apps in Add-Ins umbenannt.

So funktioniert es: 

Die SharePoint-App verbindet mobile Handy- und Tablet-Nutzer sowohl mit SharePoint Online (in dem Office 365 Cloud-Ökosystem) als auch mit lokalen SharePoint Servern (Version 2013 und 2016). Die letzten Updates vom Jahresende 2018 wurden allerdings nur für SharePoint Online ausgespielt.

1. Die grundlegenden Funktionen der SharePoint Handy-App

News: Hier sehen Sie alle Vorschauen der neuesten Newsbeiträge und Aktualisierungen aus Ihrem SharePoint-Team.
Webseiten: Unter diesem Reiter werden Ihnen die am häufigsten besuchten Webseiten und die, denen Sie folgen, für einen Schnellzugriff angezeigt. Von hier aus erhalten Sie auch den weiteren Zugriff auf die Dateien, Listen, Aktivitäten und die Site-Navigationen.
Links: Unter diesem Menüpunkt werden wichtige Links aufgeführt, die von Ihrem Unternehmen (Administrator) für die mobile Handy-App eingerichtet wurden.
Personen: Hier können Sie sich Details zu Personen anzeigen lassen, mit denen Sie in SharePoint zusammenarbeiten, woran diese arbeiten und diesen auch Nachrichten schreiben.
Ich: Mit einem Tap auf diese Registerkarte finden Sie Ihre zuletzt verwendeten Dokumente und Elemente sowie die Inhalte, die Sie für eine spätere Durchsicht gespeichert haben (z. B. News-Beiträge).

2. Was kam Ende 2018 Neues bei der mobilen SharePoint-App für Handys und Tablets hinzu?

Im Herbst 2018 hat Microsoft ein Update für die Handy-App ausgerollt – allerdings nur für SharePoint Online in Office 365, nicht für die sogenannten lokalen „On-Premise-Installationen“. Dabei wurden vor allem vier von Kundenseite häufig nachgefragte Neuerungen eingeführt und integriert.

  • Mehrere Office-Konten hinzufügen: Sie können sich nun ganz einfach mit mehreren Konten gleichzeitig anmelden.
  • Open Graph für KI-gestützte Intranet-Suche: Die Suchfunktion der Handy-App ist nicht mehr dreigeteilt (in Sites, Dateien und Kontakte), sondern wurde auf Basis der Open-Graph-Technik auf das ganze SharePoint ausgedehnt, wesentlich verbessert und beschleunigt. Der Open-Graph-Algorithmus arbeitet mit KI-Komponenten, die bereits aus der Office 365 App „Delve“ bekannt sind (einem → intelligenten Wissensassistenten für die Dateiablage ).
  • Schneller zur Arbeit zurückkehren: Sie können nun durch die SharePoint-Seiten „surfen“ und sofort zu Ihrer unterbrochenen Arbeit zurückkehren. Das vereinfacht das Arbeiten mit dem Handy, wenn man öfters etwas nachschlagen oder suchen muss.
  • Einfacher Beiträge verfassen: Darüber hinaus wurde auch das Verfassen von Meldungen und Benachrichtigungen etwas vereinfacht.#

Abbildung I: "Your intranet in your pocket" - die mobile SharePoint App für Handys macht es möglich. (Bild: Microsoft)

Extra-Tipp: Weitere Apps und Add-Ins für SharePoint und Office 365

Im Rahmen der globalen SharePoint Modernisierung hat Microsoft ab 2016 ein wahres Feuerwerk an neuen Apps und Add-Ins für SharePoint-bezogene Anwendungen, und damit auch Office 365, entwickelt. Das Portfolio reicht (je nach Lizenz und Plan) von Kommunikationsplattformen, Online-Umfragen und Collaboration-Workplaces bis ERP-, CRM- und Business-Intelligence-Anwendungen.

  • Einen guten Überblick über die (größtenteils nach 2016 hinzugekommenen) Office 365 Apps finden Sie hier → „Die Office 365 Tools im Überblick: Welche App und Anwendung kann was und nützt wem?“
  • Darüber hinaus kann SharePoint auch mit Add-Ins erweitert werden. Diese Erweiterungsbausteine hießen bis vor kurzem noch „Apps“, wurden aber von Microsoft 2016 in „Add-Ins“ umbenannt, um die Erweiterungsplattform für SharePoint besser von den Office Apps unterscheiden zu können. Eine Übersicht über die verfügbaren SharePoint Add-Ins finden Sie im Microsoft Store .

Und Sie?

Wie gut kennen Sie das SharePoint-Produkt OneDrive? OneDrive ist eine Weiterentwicklung der SharePoint-Technologie, allerdings mit einem anderen Kernfokus. Beide Anwendungen sind mittlerweile als Hauptkomponenten fest in das Office 365 Universum von Microsoft eingebunden. Während SharePoint den Aufbau komplexer Intranets ermöglicht, ist OneDrive wesentlich einfacher nutzbar. Die Dateiablage in der Cloud synchronisiert die Daten über verschiedene Geräte hinweg, auch für den mobilen Zugriff mit dem Handy und die Zusammenarbeit im Team. Eine Besonderheit ist jedoch der zusätzliche Offline-Zugriff auf die Daten, z. B. bei einer schlechten Mobilfunkverbindung im ländlichen Raum. Auch die Freigabe von Dokumenten für externe Nutzer, z. B. für eine Zusammenarbeit mit Kunden oder Auftraggebern, ist deutlicher einfacher als in SharePoint.

  • Kostenloses OneDrive-eBook: Eine umfassende Beschreibung der OneDrive-Werkzeugkiste finden Sie in dem kostenlosen eBook (im Wert von 9,70 €) → „Flexibel mit OneDrive: Moderne Selbstorganisation“ .
  • Schnelleinführung in OneDrive: Anleitungen und Tipps für die Ablagestruktur, die Zusammenarbeit und die Synchronisation in OneDrive finden Sie in unserer Zusammenstellung → „Microsoft OneDrive: Das müssen Sie wissen!“ .
  • Weiterbildungen und kostenlose Downloads: Praxisorientierte Checklisten und Vorlagen finden Sie in unserem kostenlosen Download-Center . Darüber hinaus unterstützt Büro-Kaizen Sie und Ihre Mitarbeiter auch mit Workshops, Seminaren, Webinaren und Trainings rund um ein produktiveres Arbeiten und mehr Effizienz in Ihrem Büro!

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