OneNote-Notizbücher in Teams integrieren: So bekommen Sie Ihre gewohnte OneNote-Ansicht zurück!


Ein großer Vorteil der Kommunikationsplattform Teams innerhalb der Office365-Suite ist, dass Sie in die einzelnen Teams auch noch viele weitere o365-Kollaboration-Tools integrieren können, wie z.B. OneNote-Notizbücher. So erhalten Sie einen hoch effizienten digitalen Arbeitsplatz für die unkomplizierte, einfachere und produktivere Zusammenarbeit in Unternehmen!

Was ist das Problem?

Das in Teams (dem Nachfolger von Skype for Business) integrierte OneNote sieht zunächst einmal etwas anders aus. Die leicht unterschiedliche Bedienoberfläche erschwert die reibungslose Verwendung der digitalen und gemeinsam bearbeitbaren Notizbücher in der Teamsumgebung. Mit den folgenden Tipps bekommen Sie jedoch Ihre gewohnte Standard-Ansicht der OneNote-Notizbücher in Teams zurück!

 

So funktioniert es:

Schritt 1: Ein OneNote-Notizbuch in einen Teams Kanal integrieren oder importieren

Öffnen Sie die Teams-Anwendung oder einen themenspezifischen Teams-Kanal, dem Sie ein OneNote-Notizbuch hinzufügen möchten.

  • Klicken Sie dann in der waagerechten Registerkarte am oberen Bildschirmrand von Teams auf das „+“ Symbol → Registerkarte hinzufügen (siehe Abb. 1).
  • Nun öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie aus verschiedenen integrierbaren Anwendung auswählen können. Klicken Sie auf die OneNote-Kachel und wählen Sie aus, ob sie ein neues Notizbuch erstellen oder ein bestehendes einfügen wollen.
  • Geben Sie der neuen Teams-Registerkarte dann einen passenden Namen (z. B. Teamnotizen), belassen Sie das Häkchen in dem Kontrollkästchen bei → Über diese Registerkarte im Kanal posten und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf → Speichern.
Abbildung I: Mit einem Klick auf “Registerkarte hinzufügen” können Sie ein OneNote-Notizbuch in einen Teams-Kanal integrieren. (Bild: Microsoft.)
Abbildung II: Wählen Sie als neue Teams-Registerkarte “OneNote” aus. (Bild: Microsoft.)

Was ist an dem in Teams integrierten OneNote anders?

  • In der Standardansicht der OneNote-Notizbücher in Teams fehlen (zunächst einmal) die gewohnten Menüleisten, sowohl das vertikale Menü am linken Bildschirmrand mit der Seiten- und Abschnittsstruktur sowie auch das horizontale Menüband mit den Eingabeoptionen. Sie sehen stattdessen nur eine einzelne „nackte“ Notizbuchseite.
  • Dafür ist am rechten Bildschirmrand jedoch ein neuer Chatbereich hinzugekommen. Dieser neue Chatbereich innerhalb der Notizbücher ist extrem praktisch, damit sich die Teammitglieder an Ort und Stelle über Details in den Notizbüchern austauschen können, ohne den übergeordneten Teamskanal-Chat damit zu überladen. Eine geniale neue Zusatzfunktion für die übersichtlichere Zusammenarbeit in arbeitsteiligen Teams!

Schritt 2: Die gewohnte Standard-Ansicht der OneNote-Notizbücher in Teams wiederherstellen

Das geht ganz einfach, Sie benötigen lediglich 5 schnelle Klicks.

  • Die Seitenstruktur wiederherstellen: Klicken Sie in dem Teams-OneNote oben auf die Registerkarte → Ansicht und wählen Sie dann in dem Dropdownmenü unter dem Menüpunkt → Navigationsoptionen den Befehl → Abschnitte und Seiten anzeigen (siehe Abb. 3). Nun bleibt am linken Bildschirmrand dauerhaft die gewohnte Seitenstruktur des Notizbuchs mit den einzelnen Seiten, Unterseiten und eingerückten Unterseiten eingeblendet.
  • Das Menüband wiedereinblenden: Klicken Sie auf eine der vier Registerkarten oberhalb der Notizbuchseite → Start, Einfügen, Zeichnen oder Ansicht. Jetzt öffnet sich das gewohnte Menüband mit den Eingabeoptionen in OneNote. Ganz rechts finden Sie hier ein Pinnnadel-Symbol → Menüband erweitern (siehe Abb. 4), mit dem Sie dieses Menüband dauerhaft anheften und eingeblendet lassen können. Und schon haben Sie Ihre gewohnte OneNote-Ansicht in Teams zurück!
Abbildung III: Klicken Sie auf „Ansicht“, „Navigationsoptionen“ und „Abschnitte und Seiten anzeigen“, um die Seitenstruktur des OneNote-Notizbuchs in Teams dauerhaft eingeblendet zu lassen. (Bild: Microsoft, Büro-Kaizen.)
Abbildung IV: Das Menüband können Sie in dem Teams-OneNote-Notizbuch mit einem Klick auf die Pinnwandnadel „Menüband erweitern“ dauerhaft anheften. (Bild: Microsoft, Büro-Kaizen.)

Schritt 3: Das Teams-Notizbuch in der OneNote-Desktopversion öffnen

Es gibt verschiedene OneNote-Versionen, die sich leicht unterscheiden, z. B. als Online-Anwendung, als App oder als Desktop-Version (hier finden Sie mehr Details zu den unterschiedlichen Programmversionen → „OneNote (1/5) – Grundlagen: Die richtige OneNote-Version und Speicherort“ ). Falls Ihnen die Darstellung der in Teams integrierten OneNote-Notizbücher partout nicht gefällt, können Sie diese auch einfach in der Desktop-Version öffnen. Klicken Sie dafür lediglich auf die Registerkarte → In OneNote öffnen. Alle Änderungen, die Sie in dem Desktop-OneNote vornehmen, werden selbstverständlich in dem Teams-Notizbuch übernommen (synchronisiert).

Extra-Tipp: Die perfekte Ablagestruktur für die Notizbücher in OneNote

Die Büroexperten von Büro-Kaizen – 20% mehr Effizienz in Unternehmen haben aus der Praxis heraus die ideale Ablagestruktur für die Notizbücher in OneNote entwickelt. So hat alles seinen Platz und wird sofort gefunden – selbst wenn Sie in „fremden“ Notizbüchern von Teammitgliedern oder Mitarbeitern nachschauen müssen, z. B. wegen einer Krankheits- oder Urlaubsvertretung oder um Projekt- bzw. Kundeninformationen in den Notizbüchern ehemaliger Mitarbeiter zu finden.

  • Die ideale Ablagestruktur besteht aus exakt sieben Notizbüchern, mit denen Sie alle wichtigen Themenfelder in Unternehmen abdecken.
  • Für befristete oder auch sehr große Projekte können darüber hinaus noch zusätzlich temporäre Notizbücher angelegt werden, die nach dem Abschluss dann archiviert und aus OneNote entfernt werden.

Die sieben festen OneNote-Notizbücher für den dauerhaften Einsatz sind:

  1. Projekte: Für die Dokumentation der Projektarbeit in OneNote.
  2. Termine: Für die aufwendigere Planung und Dokumentation von Terminen, Veranstaltungen und Events.
  3. Personal: Für das zentrale Sammeln aller Mitarbeiter-Themen für die Mitarbeitergespräche.
  4. Vertrieb: Für die zentrale Steuerung aller Anfragen und Vertriebsprozesse.
  5. Meetings: Für die Vorbereitung und Nachbereitung projekt-, abteilungs- und unternehmensübergreifender Besprechungen, die keinem einzelnen Projekt aus Punkt 1 zugeordnet werden können.
  6. Wissen: Wiki mit unternehmensinternen Infos und Knowhow, z.B. mit Details zur Corporate Identity, dem Terminologiemanagement oder speziellen Workflows im Unternehmen.
  7. Team: In diesem OneNote-Notizbuch werden alle Projekte dokumentiert, die Sie nicht allein, sondern gemeinsam mit anderen bearbeiten.
    Weitere Details zu dem Seitenaufbau in OneNote und der idealen Ablagestruktur der Notizbücher lesen Sie in „OneNote (2/5): Tipps für die ideale Notizbuch-Struktur (mit Praxisbeispiel)“ .

Und Sie?

OneNote und Teams sind ein perfektes Dreamteam für die Zusammenarbeit in Unternehmen. Ein weiterer idealer Partner aus dem o365-Toolwerkzeugkasten, den Sie dem Doppelpack hinzufügen können, ist der Microsoft Planner. Der Planner ist das (vergleichsweise neue) Projektplanungstool in Office365. Wie Sie den Planner in das Dreamteam aus Teams und OneNote integrieren, erfahren Sie hier.

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