Microsoft Yammer: Das Social-Media-Intranet und „interne Mitarbeiter-Facebook“ für eine effizientere Unternehmenskommunikation

9. Januar 2020

Microsoft Yammer ist ein soziales Mitarbeiter-Netzwerk in Office 365, das die unternehmensweite Kommunikation, Zusammenarbeit und Vernetzung der Mitarbeiter ermöglicht. Über dieses „Socia-Media-Intranet“ für Firmen können sich Ihre Mitarbeiter spielerisch einfach zu Themen, Ideen und Projekten vernetzen, Erfahrungen und Wissen austauschen, die Zusammenarbeit koordinieren, Chatten und über (berufs- und firmenrelevante) Neuigkeiten auf dem Laufenden bleiben. Auf diese Weise schafft Microsoft Yammer ein modernes, asynchrones und standortunabhängiges Kommunikationsnetzwerk, das die abteilungsübergreifende Kommunikation in Unternehmen zu den verschiedensten Themenbereichen erheblich vereinfacht – und damit für einen effizienteren Erfahrungs- und Wissensaustausch in Ihrem Unternehmen sorgt.

Inhaltsverzeichnis:

1. Was ist Microsoft Yammer?
2. Wie bekomme ich Microsoft Yammer?
3. Kann man Yammer auch ohne die Office 365 Suite abonnieren/nutzen?
4. Wie funktioniert Microsoft Yammer?
5. Was ist der Unterschied zwischen Microsoft Yammer und Teams?
6. Funktioniert Yammer auch auf mobilen Endgeräten (Handys und Tablets)?
7. Praxistipps zum Start von Yammer in Ihrem Unternehmen
8. Wie integriert man Video-Konferenzen und Online-Meetings in das Yammer-Netzwerk?
9. Video: Vorstellung des neuen Fluent-Designs von Microsoft Yammer (erscheint 2020)

1. Was ist Microsoft Yammer?

Microsoft Yammer ist eine unternehmensinterne Social-Media-Plattform für die firmenübergreifende Kommunikation und die dynamische Vernetzung der Mitarbeiter. Das cloudbasierte Kommunikationsnetzwerk ist Teil von Office 365 und ähnelt im Aufbau den bekannten Social Media Plattformen Facebook, Google+, LinkedIn, Xing & Co. Als zentrale Kommunikationsplattform für das gesamte Unternehmen ermöglicht Yammer den Austausch von Wissen, Ideen, Feedback, Erfahrungen und Neuigkeiten und erleichtert das fach-, abteilungs- und standortübergreifende Zusammenarbeiten.

2. Wie bekomme ich Microsoft Yammer?

Microsoft Yammer ist Teil der Office 365 Enterprise Pläne E1, E3 und E5 für größere Unternehmen. In den Office 365 Business-Paketen für kleinere Unternehmen ist es nicht enthalten. Bei einem Abonnement der O365 Enterprise Suite ist die Anwendung dann automatisch im Produktumfang erhalten. Yammer ist eine cloudbasierte Webanwendung. Zum Einwählen in das Social-Intranet muss man lediglich auf https://www.yammer.com/ oder https://www.office.com/ navigieren und sich dort mit seinem Office-Konto einloggen.

3. Kann man Yammer auch ohne die Office 365 Suite nutzen?

Microsoft wollte ursprünglich seine eigene SharePoint-Technologie mit Social-Media-Funktionen erweitern, um Firmen ein entsprechendes „Social-Intranet“ anbieten zu können. Der erhoffte Erfolg und die Akzeptanz bei den Nutzern blieben jedoch aus. Also hat der Redmonder IT-Gigant 2012 für 1,2 Mrd. US-Dollar das 2008 gegründete Start-up Yammer gekauft. Anfang 2017 wurde das Produkt dann vollständig in die Office 365 Suite integriert. Seitdem ist Yammer nicht mehr als eigenständige Anwendung erhältlich und kann daher auch nicht mehr ohne Office 365 gekauft oder abonniert werden.

4. Wie funktioniert Microsoft Yammer?

Yammer funktioniert fast genauso wie die sozialen Netzwerke aus dem privaten Bereich (Facebook, Google+, LinkedIn, Xing etc.). Jeder Nutzer legt ein eigenes Profil an und kann dann unternehmens- bzw. arbeitsrelevante Beiträge und Informationen posten, mit anderen Kollegen kommunizieren und themenspezifischen (Unternehmens-)Gruppen beitreten. Die Möglichkeiten im Überblick:

  • Inhalte erstellen und bearbeiten: In Yammer können Inhalte erstellt, bearbeitet, geteilt und präsentiert werden, inklusive Chat-Funktion. Dafür steht in Yammer automatisch eine SharePoint-Teamwebseite und eine Dokumentenbibliothek zur Verfügung. Dabei können Notizen und die gängigen Office-Dokumente auch direkt erstellt werden, ohne die Anwendung verlassen zu müssen. An alle geposteten Beiträge lassen sich Themen- oder Projekt-relevante Dateien, Dokumente, Bilder und Videos anhängen. Alle Beiträge können zudem wie gewohnt geliked (gefällt mir), kommentiert und weitergeteilt werden.
  • Kommunizieren und austauschen: Jeder Nutzer kann anderen Mitarbeitern Nachrichten schreiben und sich in (Gruppen-)Chats unterhalten. Personen können auch @erwähnt werden, um diese in eine Unterhaltung miteinzubeziehen. Für unternehmensweite Ankündigungen und Informationen können Videostreams (mit dem integrierten Microsoft Stream) genutzt werden. Die Nutzer können auch thematischen Gruppen beitreten, um sich mit einer Community zu verbinden, informiert zu bleiben, Ideen zu sammeln, sich über Arbeitsprozesse und Projekte auszutauschen und Erfahrungen zu teilen.
  • Themenspezifische Gruppen bilden: Für jeden unternehmensrelevanten Themenbereich können eigene fachbezogene „Community-Gruppen“ erstellt werden. Zu diesen thematischen Gruppen/Foren können alle für das Thema oder Projekt relevanten Mitarbeiter eingeladen werden, z.B. aus der Produktion, Entwicklung, Service, Marketing, Sales, Vertrieb etc. – und das flexibel, standortunabhängig und zeitlich entgrenzt (asynchrone Kommunikation). Yammer bietet auch eine schnelle und einfache Funktion, um Umfragen innerhalb einer Gruppe/Community/Forum durchzuführen, z.B. für Abstimmungen und schnelle Feedbacks.
  • Immer informiert bleiben: Für die eigene Arbeit relevanten Personen kann, wie auf Twitter, „gefolgt“ werden. Auch individuell interessante Newsfeeds lassen sich abonnieren. Eine smarte Suchfunktion (basierend auf dem intelligenten Office-365-Graph-Algorithmus) erleichtert das Suchen und Finden von relevanten Dateien, Personen, bestimmten Experten, Gruppen, Chats und Unterhaltungen innerhalb Ihres gesamten internen Yammer-Unternehmensnetzwerks.
  • Auch außerhalb des Unternehmens „yammern“: Ursprünglich konnte man in Yammer nur unternehmensinterne Netzwerke einrichtet. Mittlerweile können aber auch Social-Business-Netzwerke für die Zusammenarbeit mit externen Personen eingerichtet werden (also auch E-Mail-Adressen außerhalb des firmeneigenen Office 365 Abonnements integriert werden).
Abbildung 1: Das Social-Mitarbeiter-Netz Yammer ermöglicht auf einfache Weise eine zielgerichtete und effiziente Kommunikation – das Wissen der Mitarbeiter kann so besser genutzt werden. Bild: Microsoft Support.

Die größten Vorteile von Microsoft Yammer auf einen Blick:

  • Informationen und Neuigkeiten, die für das ganze Unternehmen, Unternehmensbereiche oder einzelne Abteilungen relevant sind, können über das Yammer-Firmennetzwerk schneller und einfacher geteilt werden und erreichen somit effektiver alle Mitarbeiter.
  • Bei Bedarf lassen sich die jeweiligen Spezialisten im Unternehmen einfach durch @erwähnen des Namens hinzuziehen. Probleme und neue Ideen lassen sich so leichter interdisziplinär diskutieren und gemeinsam verbessern.
  • Dadurch wird die Grundlage gelegt, besser von dem vorhandenen (Spezial-)Wissen und der (bereits erbrachten) Arbeit im Unternehmen profitieren und darauf aufbauen zu können – was die Effizienz im Unternehmen verbessert.

Diese neue Art des dynamischen Vernetzens aller Mitarbeiter kann viele Arbeitsprozesse beschleunigen, wie z.B. Besprechungen oder das Erstellen von bedarfsgerechten Blitzangeboten.

5. Was ist der Unterschied zwischen Microsoft Yammer und Teams (ebenfalls Office 365)?

Das Office 365 Universum hält ein weiteres Kollaboration-Tool für die Unternehmenskommunikation bereit: Microsoft Teams. Der Skype-for-Business-Nachfolger Teams bietet die gesamte Fülle an modernen Online-Kommunikationsfunktionen, wie z.B. Audio-Gruppengespräche und Live-Video-Konferenzen. Der große Unterschied zwischen den beiden Anwendungen ist: Yammer ist ein soziales Firmennetzwerk, das das gesamte Unternehmen dynamisch und asynchron unter und mit einander vernetzt. Dagegen ist Teams für die direkte Online-Kommunikation (Chat, Audio, Video) und Zusammenarbeit in kleineren Arbeitsgruppen (Teams) konzipiert.

6. Funktioniert Yammer auch auf mobilen Endgeräten (Handys und Tablets)?

Yammer ist auf allen Endgeräten und Betriebssystemen verfügbar: PC, Mac, Smartphones und Tablets. Im November 2019 haben die Microsoft Entwickler zudem eine überarbeitete Version des Social-Firmennetzwerkes im neuen „Fluent Design“ vorgestellt. Fluent bedeutet, dass die Aufmachung, Nutzeroberfläche und Bedienung über alle Gerätegruppen hinweg gleich ist, um den Nutzern den Wechsel zwischen den Geräteklassen zu erleichtern. Damit ist Yammer die erste Microsoft-Anwendung, die vollständig im Fluent Design erscheinen wird (im Laufe des Jahres 2020).

7. Praxistipps zum Start von Microsoft Yammer in Ihrem Unternehmen

Wichtig ist, dass Sie gleich zu Beginn einige Community-Gruppen für die wichtigsten Themenfelder in Ihrem Unternehmen in Yammer anlegen. Das können einzelne Unternehmensbereiche sein, bestimmte Abteilungen, eine Gruppe für das gesamte Unternehmen oder für gemeinsame Themenbereiche und Interessen (z.B. IT, betriebliches Gesundheitsmanagement). Wenn Sie hier von Beginn an mit der richtigen Trennschärfe vorgehen, ergeben sich daraus zahlreiche Vorteile:

1. Denn nur wenn die Yammer-Gruppen die wichtigsten Themenfelder in Ihrem Unternehmen abbilden, können sich Ihre Mitarbeiter auch entsprechend vernetzen, um ihr Fachwissen und ihre Erfahrungen zu teilen und auszutauschen.

2. In diesen thematischen Gruppen können neue Ideen optimal geteilt und interdisziplinär diskutiert werden. Bei Fragen können unternehmensinterne Fachspezialisten einfach durch @Erwähnung zu Rate gezogen werden. Auf diese Weise lassen sich Probleme effizienter beheben und Innovationen schneller vorantreiben.

3. Führungskräfte können durch aktives Kommentieren, Diskutieren, Loben und Informieren in den Yammer-Gruppen für alle ihre Mitarbeiter sichtbarer und präsenter werden. Das fördert die Kommunikationskultur in Ihrem Unternehmen und stärkt die Verbindung zwischen Mitarbeitern und Führungsteam.

4. Da es Yammer auch für mobile Endgeräte gibt, können Sie auch Ihren Außendienst in das Netzwerk und (bei Bedarf) in spezielle Themengruppen einbinden. Das ist wichtig, denn Ihre Front Line kann wichtiges Praxiswissen und Erfahrungen in das Unternehmenswissen einbringen, wie z.B. Feedback von den Endverbrauchern geben oder auf bestehende Probleme aufmerksam machen (und diese eskalieren). Dadurch liefert der für konventionelle Meetings kaum erreichbare Außendienst wichtige Impulse z.B. für Ideen, Änderungen und Innovationen im Bereich der Produktentwicklung (vgl. Abb. 1).

8. Wie integriert man Video-Konferenzen und Online-Meetings in das Social-Yammer-Netzwerk?

Leider gar nicht. Für Video-Konferenzen und Online-Meetings müssen Sie ein anderes Office-365-Tool nutzen: Microsoft Teams. Teams ist der Nachfolger von Skype for Business und beherrscht sämtliche Variationen der Onlinekommunikation, von Multi-Teilnehmer-Chats und Audio-Gruppengesprächen über HD-Videokonferenzen für virtuelle Meetings bis zu Onlineseminaren mit bis zu 10.000 Teilnehmern.

  • Ein Vorteil von Office 365 ist jedoch die einfache Kombination verschiedener Tools zu einem Tool-Set. Die Klammer um die verschiedenen Programme bildet dann die Anwendung Microsoft Groups.
  • So kann einer aus Yammer heraus gebildeten Group auch Teams hinzugefügt werden. Jeder Nutzer, der dieser Yammer-Group beitritt, erhält dann automatisch auch Zugriff auf die Kommunikationsfunktionen in Teams – umgekehrt ist das allerdings nicht möglich.
  • Seit März 2019 können Sie in Teams jedoch ein Yammer-Panel einbinden, so dass Sie während der Arbeit in Teams nicht verpassen, was in Yammer passiert.
  • Hier finden Sie unsere Büro-Kaizen-Blogbeiträge und Anleitungen zu der Funktionsweise von → Microsoft Groups in Office 365 sowie unsere Einführung in → Microsoft Teams.

9. Video: Vorstellung des neuen Fluent-Designs von Microsoft Yammer (erscheint 2020)

Büro Kaizen digital: Video-Tutorial
The new Yammer in Microsoft 365

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