SharePoint-Tutorial: das sind die besten Funktionen von Microsoft SharePoint

2. April 2020

Wie und für was man im Büro oder zuhause Tools wie Word, Excel und Outlook nutzt, ist den meisten Menschen wohl klar. Das gilt natürlich für die meisten Programme, die sich gemeinhin auf dem Rechner befinden – Media Player zum Beispiel, Tuning-Software oder Anwendungen wie Skype & Co. Und dann gibt es da noch Tools, die hilfreich sein können, sich aber nicht unbedingt in allgemein gültige Schublade stecken lassen.

Zu diesen Programmen gehört zweifellos SharePoint. Die 2001 ins Leben gerufene Software vereint eine Vielzahl an Features unter einem Dach. Wer mit SharePoint arbeitet, kann beispielsweise die Aufgaben- und Projektkoordination mit dem Tool erledigen, Team-Websites oder Intranetportale erstellen, ein Dokumenten-Management inklusive Suchfunktion etablieren und eine Reihe weiterer Funktionen nutzen.

In diesem SharePoint-Tutorial möchten wir Ihnen einen kurzen Einblick geben, eine kleine SharePoint-Anleitung ohne den Anspruch auf Vollständigkeit zu erheben. Um sämtliche SharePoint-Funktionen zu erklären, und das umfassend und detailliert, reicht unser Platz leider nicht aus. Für detailliertere Artikel rund um SharePoint stöbern Sie am besten in den Ergebnissen auf unserer Website.

Das lesen Sie hier:

1. SharePoint-Tutorial: die SharePoint-Funktionen im Überblick
2. SharePoint-Anleitung – die SharePoint-Funktionen im Einzelnen
3. Microsoft SharePoint-Tutorial: welches Produkt ist das richtige für mich?
4. SharePoint-Anleitung: so passen Sie das Design an
5. SharePoint: weitere Tipps von Büro-Kaizen
6. Video Büro-Kaizen digital: Tutorial: Microsoft SharePoint – Dateiablage im Team

SharePoint-Tutorial: die SharePoint-Funktionen im Überblick

Im Prinzip sind es sechs Bereiche, in die SharePoint unterteilt ist. Doch jeder einzelne dieser Bereiche bezieht sich auf das Thema Websites. So können Sie in Communities individuelle Seiten einrichten (mySites genannt) und diesen Seiten beispielsweise Diskussionsplattformen, Kalender und Wikis hinzufügen. Mit der Funktion Composites haben Sie die Option, Ihre Websites mit verschiedenen Komponenten auszustatten – beispielsweise auch Anwendungen aus der Welt von Microsoft Office einzubinden. Im Bereich Content versionieren Sie Inhalte aus Social Media und binden Dokumente aller Art ein, außerdem können Sie selbst Regeln für die Steuerung und Aufbewahrung dieser Inhalte festlegen.

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Im SharePoint-Store finden Sie alle Funktionen im Überblick.

Weiter geht es mit dem Feature Insights, mit dem Sie verschiedene Daten aus unterschiedlichen Quellen aggregieren und auf der Website als Grafiken darstellen können. Die Option Search gibt Anwendern die Gelegenheit, alle denkbaren Informationen zu suchen, und zwar innerhalb des Tools, aber auch außerhalb. Und schlussendlich wäre noch die Funktion Sites zu nennen, mit der Sie über persönlich anpassbare Websites Zugriff auf alle Funktionen des SharePoints haben. Doch das sind natürlich nur grobe Einblicke – im folgenden Kapitel gehen wir nun näher auf die einzelnen SharePoint-Funktionen ein.

SharePoint-Anleitung – die SharePoint-Funktionen im Einzelnen

Communities: Eigentlich geht es bei diesem Punkt um die Kommunikation. Unterstützt werden Websites, Blogs, Wikis und vieles mehr, auch Social Networks in Unternehmen fallen darunter. Jeder Benutzer kann im Punkt „Meine Website“ Informationen speichern: Medien, Dateien, das Postfach, den Kalender und vieles mehr. Durch die Option, diese Daten anderen Usern zugänglich zu machen, sowie durch das Anlegen eines Blogs oder einer Diskussionsforums kommt die Kommunikation mit den anderen Benutzern rasch in Gang.

Composites: In dem Bereich fügen Sie Ihrer Website selbst entwickelte Komponenten und Anwendungen hinzu, ohne dass Sie eine Programmiersprache beherrschen müssen. So können Sie etwa unter Microsoft Access entwickelte Tools in SharePoints einbinden. Der SharePoint Designer hingegen erlaubt es Ihnen, Layouts und Designs zu ändern, externe Datenquellen anzubinden und Workflows zu entwickeln. Zudem gestalten Sie Formulare für Ihre Websites und Anwendungen und stellen Daten aus Businesssystemen in SharePoint dar.

Content: Diesen Bereich von Microsoft SharePoint kann man sich durchaus als Dokumentenmanagementsystem vorstellen. Doch auch als Webcontent-Managementsystem ist SharePoint einsetzbar; es trennt Layout von den Inhalten, stellt Vorlagen bereit, kann Content zeitgesteuert veröffentlichen, stellt Inhalte automatisch bereit und hält bestimmte Prozesse ein, was die Freigabe von Content betrifft. Zudem sind die Websites in SharePoint barrierefrei erreichbar und das Caching von Seiten ist individuell anpassbar.

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Auf SharePoint haben Sie eine Übersicht welche Apps Sie Ihrer Website hinzufügen können.

Insights: In diesem Feld sind jene Programmteile aggregiert, die die Business Intelligence von SharePoint abbilden. Dort finden Sie etwa die Excel Services, mit denen Sie Diagramme und Excel-Sheets direkt in SharePoint eingliedern lassen, zudem können Sie Leistungsindikatoren wie Key Performance Indicators (KPI) grafisch darstellen lassen. Mit einem Chart-Assistenten erfahren Sie Unterstützung bei der Grafikerstellung, zudem können Sie eine SharePoint-Liste als Source im Microsoft SQL Server nutzen. Auch Dashboards können Sie über den Microsoft PerformancePoint-Dienst erstellen und das Layout bestimmen.

Search: Jede SharePoint-Seite besitzt von Haus aus ein Suchfeld, das sich rechts oben befindet. Wer hier einen Begriff eingibt, löst eine Volltextsuche aus. Eine Indizierung für die Suche hält schon die SharePoint Foundation bereit, allerdings nur auf jene Sammlung von Websites, in der sich der Nutzer momentan aufhält. Wer die Server-Version nutzt, bekommt bei der Suchfunktion ein paar weitere Optionen, etwa eine Verfeinerung der Ergebnisse, festdefinierte Suchen, automatische Suchvorschläge, Personensuche mittels individueller Merkmale sowie die Ausdehnung der Suche über die eigene Sammlung an Websites hinaus.

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Die Suchfunktion ist in SharePoint standardmäßig immer enthalten.

Sites: Eine SharePoint-Website kann aus beliebig vielen einzelnen Websites bestehen, da es sich um eine Sammlung von Seiten handelt. Und in diesen einzelnen Seiten wiederum befinden sich die Inhalte – etwa Bibliotheken für Bilder, Wikis und Dokumente, Listen mit Funktionen wie Aufgaben, Kalender, aber auch Diskussionsforen. Die SharePoint-Websites sind oft aufgeteilt in weitere Unterseiten, die in der Foundation-Version diverse Vorlagen enthalten, zum Beispiel für leere Websites, für Team-Websites mit Bibliothek, Kalender, Aufgabenliste und einem Forum für Diskussionen, eine Vorlage für Blog-Seiten und einige mehr. Wenn Sie SharePoint in der Server-Edition verwenden, kommen natürlich noch einige Vorlagen hinzu, etwa für Nachrichten, Pressemitteilungen, Unternehmenswikis et cetera.

Microsoft SharePoint-Tutorial: welches Produkt ist das richtige für mich?

Wenn Sie SharePoint noch gar nicht kennen und erst einmal in einer kostenlosen Version mit eingeschränktem Funktionsumfang testen möchten, dann können Sie das Tool direkt von der Microsoft-Website herunterladen. Das Tool wurde zwar 2013 letztmals aktualisiert, aber es ist dennoch in der Lage, ebenso workflowfähige wie leistungsstarke Lösungen zu erstellen.

Deutlich umfangreicher sind die Versionen SharePoint Online und SharePoint Server. SharePoint Online arbeitet cloudbasiert und kann von allen Unternehmen unabhängig von der Zahl der Angestellten genutzt werden. Die Installation auf dem lokalen Rechner eines jeden Mitarbeiters entfällt. Mit dieser Variante lassen sich Websites erstellen, um dort Informationen und Dateien freizugeben – für Partner, Kunden und Kollegen.

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Auf der Microsoft Website können Sie sich Ihr SharePoint Paket herunterladen.

Wer sich für SharePoint Server entscheidet, kann die Anwendung sowohl auf jedem PC im Unternehmen installieren und zusätzlich über das Abonnement von Office 365 am Server nutzen. Diese Variante hat eine Vielzahl von Features an Bord, mit denen Sie hochmoderne Websites erstellen, die Dokumentenerstellung übernehmen, Bibliotheken und Listen anlegen und viele weitere Dinge erledigen können. Zudem gibt es eine zeitgemäße Suchfunktion sowie jeweils die Integration in PowerApps, MS Flow und Business Intelligence. Eine SharePoint-Startseite ist ebenfalls im Umfang enthalten.

SharePoint-Anleitung: so passen Sie das Design an

Womöglich wünschen Sie, dass externe Anwender der mit SharePoint erstellten Seite nicht ansehen sollen, dass die Website mit diesem Tool erstellt worden ist. SharePoint erlaubt es, das Design und das Layout so anzupassen, dass es dem Corporate Design Ihres Unternehmens entspricht. Dabei benötigt es das Zusammenspiel einiger Komponenten: den Designvorlagen, den Masterseiten, der CSS-Core-Datei sowie der individuellen Gestaltung von CSS-Modifikationen.

Mit den Designvorlagen können Sie Schriftbilder und Farben recht einfach anpassen, wobei Sie den Vorlagenkatalog des Tools verwenden (der jedoch um einige individuelle Vorlagen erweitert werden kann). Die Vorlagen erstellen Sie in PowerPoint und speichern diese als Microsoft Office Design-Datei mit der Endung .thmx.

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Über Designvorlagen können Sie Ihr SharePoint indiviudell in Schrift und Farbe anpassen.

Über die Masterseiten bestimmen Sie, wie die Komponenten auf einer Seite angeordnet werden sollen, während CSS-Dateien Verhalten und Layout dieser Bestandteile festlegen. Die CSS-Core-Datei (corev4.css) enthält sämtliche Vorgaben, die Masterdatei (v4.master) die Anordnungsbestimmungen.

Eine direkte Modifizierung dieser Dateien ist zwar ebenfalls möglich, doch ist diese Vorgehensweise nicht zu empfehlen. Sollte sich dabei nämlich ein Fehler einschleichen, dann ist es durchaus möglich, dass die komplette Benutzeroberfläche nicht mehr bedient werden kann. Nun wäre es aber praktisch, auf die Coredatei oder Masterdatei zugreifen zu können, die sich im Originalzustand befindet – doch ist dieser Zustand nach einer Änderung nicht mehr gegeben. Der zweite Grund, von einer Modifizierung dieser Dateien abzusehen, sind Service Packs von Microsoft. Werden diese heruntergeladen und installiert, so können dabei Daten überschrieben werden und die von Ihnen getätigten Änderungen verschwinden.

SharePoint: weitere Tipps von Büro-Kaizen

Auf unserer Website haben wir wie eingangs bereits erwähnt eine große Anzahl an Beiträgen, die sich detaillierter mit Microsoft SharePoint beschäftigen. Wenn Sie etwa wissen möchten, wie Sie den Arbeitsfluss mit dem Tool optimal gestalten, dann lesen Sie mehr dazu in diesem Artikel. Wie Sie SharePoint für das Management von Dokumenten (DMS) einsetzen, erfahren Sie hier. Und wie Sie die komplexe Anwendung im Projektmanagement vorteilhaft nutzen, haben wir für Sie in diesem Beitrag zusammengefasst.
Darüber hinaus geben wir Ihnen hier einen weitreichenderen Einblick in die Features und Funktionen des Tools.

Video Büro-Kaizen digital

Tutorial: Microsoft SharePoint – Dateiablage im Team

(Dauer: 09:41 Minuten)



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