Mit der Outlook Besprechungsanfrage Termine mit Kollegen effizient organisieren

Für das Organisieren von Besprechungsanfragen ist Outlook die beste Lösung. Hier haben Sie Ihre E-Mails, Termine und die Adressen der Besprechungsteilnehmer an einer Stelle. Durch diese praktische Kombination lassen sich Besprechungsanfragen mit Outlook ganz einfach Organisieren, Versenden sowie Nach- und Weiterbearbeiten. Wie das nun genau funktioniert, erfahren Sie hier.

Aufwändiges und zeitintensives Organisieren von Besprechungen

In den meisten Firmen läuft es folgendermaßen ab, wenn zu gemeinsamen Besprechungen eingeladen wird:

  • Ein Mitarbeiter verfasst eine Besprechungsagenda.
  • Er verschickt eine E-Mail an alle gewünschten Sitzungsteilnehmer, in der er alle zu der gemeinsamen Besprechung einlädt.
  • Jetzt müssen alle Empfänger den Besprechungstermin von Hand prüfen und manuell in ihren Kalender eintragen.
  • Derjenige, bei dem der Termin schon belegt ist, meldet dies mit einer E-Mail an den Einlader zurück.
  • Wenn sich zu viele in dieser Weise melden, beginnt das Spiel von vorn.

Einfacher und schneller geht es mit der Outlook-Funktion Besprechungsanfrage. In den folgenden vier Schritten wird erklärt, wie Sie Besprechungsanfragen erstellen und diese effizient nutzen können.

So funktioniert die Outlook Besprechungsanfrage:

1. Teilnehmer einladen

Um eine neue Besprechungsanfrage zu erstellen, klicken Sie in Outlook im Bereich „Kalender“ oben links in der Menüleiste. Gehen Sie anschließend in den Reiter „Start“, klicken Sie nun auf den Button „Neue Besprechung“. Im folgenden Fenster können Sie der Besprechungsanfrage nun zunächst einen Namen geben. Danach können Sie die gewünschten Teilnehmer hinzufügen. Klicken Sie dazu auf den Button „Erforderlich“.

Nun können Sie aus Ihrem Outlook-Adressbuch die Kontakte auswählen, die Sie zu dem Termin einladen möchten.


2. Mit dem Terminplanungs-Assistenten freie und belegte Zeiten anzeigen lassen

Mit Hilfe der Funktion „Terminplanungs-Assistent“ können Sie sich anzeigen lassen, wann die eingeladenen Teilnehmer freie bzw. belegte Zeiten in ihren Outlook-Kalendern haben. Klicken Sie dazu im Fenster der Besprechungsanfrage oben links in der Menüleiste auf den Button „Terminplanungs-Assistent“. Nun bekommen Sie eine tabellarische Auflistung der eingeladenen Teilnehmer.

Hinweis: Die eingeladenen Teilnehmer können hier andere Zeiten vorschlagen.

In diesem Bereich können Sie jetzt den gewünschten Besprechungstag auswählen und so schnell und bequem die passende Uhrzeit finden, zu der möglichst viele Teilnehmer verfügbar sind. Diese Funktion verhindert das mitunter lästige Abklären von freien Zeiten aller Kollegen.

Standardmäßig sehen Sie im Terminplanungsassistenten der Outlook Besprechungsanfrage nur die freien und belegten Zeiten der eingeladenen Teilnehmer. Wenn Sie darüber hinaus auch den Terminbetreff sehen möchten (z. B. Urlaub oder Kundenbesuch), dann müssen Sie Ihre Kollegen um eine Kalenderfreigabe bitten. Das ist nicht schwierig
– wie es genau geht sehen Sie in folgendem Video:

(Dauer 01:39 Minuten)

3. Rückmeldung geben

Wenn Sie als Teilnehmer eine Outlook Besprechungsanfrage erhalten, erscheint diese wie eine neue E-Mail-Nachricht in Ihrem Posteingang, allerdings mit einem anderen Symbol, um sie schnell und einfach als Besprechungsanfrage erkennen zu können.

Die Outlook Besprechungsanfrage erscheint bei den Empfängern als E-Mail im Posteingang.
Die Outlook Besprechungsanfrage erscheint bei den Empfängern als E-Mail im Posteingang.

Wenn Sie diese Benachrichtigung öffnen, öffnet sich ein Fenster mit den Details zum angefragten Termin.

 

Hier sehen Sie nun den Namen des Termins, das Datum und die geplante Dauer sowie auch alle zusätzlichen Kommentare des Organisators. Oben in der Menüleiste befinden sich verschiedene Möglichkeiten, dem Absender der Besprechungsanfrage eine Rückmeldung zu Ihrem Status zukommen zu lassen. Sie können den Termin:

  • Zusagen: Der Besprechungstermin wird fest in den Outlook-Kalender des Empfängers eingetragen.
  • Mit Vorbehalt: Das heißt, der Empfänger lässt es offen, ob er an der Besprechung teilnimmt, der Termin bleibt aber in dessen Outlook-Kalender eingetragen und wird als „Mit Vorbehalt“ angezeigt. Ich empfehle Ihnen aber diese Option im Unternehmen nicht zu verwenden. Es lässt sich darüber keine effiziente Planung Ihrer Besprechung gewährleisten da Sie nicht wissen, wer jetzt tatsächlich an der Besprechung teilnimmt.
  • Ablehnen: Der Termin der Besprechungsanfrage wird vollständig aus dem Outlook-Kalender des Empfängers gelöscht.
  • Andere Zeit vorschlagen: Hier kann dem Organisator ein alternativer Besprechungszeitraum vorgeschlagen werden.
  • Antworten: Hier können Sie dem Besprechungsorganisator eine Rückfrage schicken, bevor Sie endgültig zu- oder absagen.

4. Den Status überprüfen

Natürlich können Sie als Organisator der Besprechungsanfrage auch die Statusrückmeldungen Ihrer Kollegen überprüfen. Diese Information ist sehr hilfreich, um sich einen Überblick darüber zu verschaffen, mit welchen Teilnahmen Sie bei dem Termin rechnen können bzw. ob Sie den Termin eventuell zu einer anderen Zeit ansetzen müssen. Klicken Sie dazu in der Menüleiste der Besprechungsanfrage auf den Reiter „Nachverfolgung“.

 

Hier sehen Sie alle Rückmeldungen, die Sie von Ihren Kollegen auf die Besprechungsanfrage erhalten haben und auch, ob ein Kollege noch keine Rückmeldung gegeben hat. So haben Sie einen optimalen Überblick, mit dem die nächste Besprechungsplanung garantiert gelingt!

 

Teilnehmer nachträglich aus einer Outlook Besprechungsanfrage entfernen oder hinzufügen

Beides ist jederzeit möglich. Als Organisator des Meetings müssen Sie dafür einfach auf den entsprechenden Besprechungstermin in Ihrem Outlook-Kalender klicken. Gehen Sie dann im Menüband oben auf den Befehl „Teilnehmer hinzufügen oder entfernen“. Tätigen Sie nun in dem sich öffnenden Popupfenster die gewünschten Änderungen und bestätigen Sie mit „Ok“ und „Senden“. Die betreffenden Personen werden dann automatisch benachrichtigt.

Studie mit der AKAD Hochschule

 

Die Antwortoptionen auf Outlook Besprechungsanfragen deaktivieren

Wenn Sie keine Zu- oder Absagen der eingeladenen Teilnehmer für Ihre Besprechungsanfrage benötigen, können Sie die Antwortoption auch einfach ausschalten. Damit ersparen Sie sich mitunter sehr viele Antwort-E-Mails! Gehen Sie dafür bei der Erstellung Ihrer Outlook Besprechungsanfrage einfach im Menüband in dem Bereich „Teilnehmer“ auf den Befehl „Antwortoptionen“ und deaktivieren Sie das Häkchen bei „Bitte um Antwort“. Fertig.

Die Vorteile der Outlook Besprechungsanfrage

Beim Versenden eines gemeinsamen Termins über eine Text-E-Mail kann der Organisator nie sicher sein, ob der Zeitraum bei allen Teilnehmern noch frei ist. Dieses Problem ist mit dem Terminplanungsassistenten der Outlook Besprechungsanfrage von nun an passé. Darüber hinaus spart die Outlook Besprechungsanfrage bei den Teilnehmern Zeit und verhindert manuelle Übertragsungsfehler in die Kalender. Auch eine nachträgliche Änderung des Termins wird automatisch in den Outlook-Kalendern aller Teilnehmer aktualisiert.

Büro-Kaizen digital: Video-Tutorial „Die Top 7 Tipps und Tricks für Microsoft Outlook“

(Dauer 09:40 Minuten)

Inhalt des Tutorials 

  • E-Mail in Aufgabe umwandeln 0:06
  • E-Mail-Betreff ändern 2:02
  • Symbolleiste für den Schnellzugriff 3:24
  • E-Mail in OneNote ablegen 4:40
  • Textbausteine 5:39
  • Personen mit „@“ markieren 7:40
  • Benachrichtigungen & Töne ausschalten 8:34

FAQ: Outlook Besprechungen

Was ist der Unterschied zwischen Terminen und Besprechungen in Outlook?
Termine sind Kalendereinträge die nur für Ihre persönliche Planung bestimmt sind. Besprechungen hingegen, sind für Sie und weitere Personen bestimmt.
Was ist eine Outlook Einladung?
Eine Outlook Einladung ist eine Besprechungsanfrage, die individuell an Teilnehmer versendet werden kann. Jeder der den Termin bestätigt erhält diesen automatisch als Kalendereintrag.
Wie versendet man einen Outlook Einladung?
Über den Kalenderbereich in Outlook können Sie den Button „Neuer Termin“ wählen und alle nötigen Daten, sowie andere Teilnehmer in den Termin eintragen.
Was ist ein optionaler Teilnehmer?
Wenn neue Kalendereinträge erstellt werden, kann man bei der Auswahl der Teilnehmer zwischen „Erforderlich“ und „Optional“ unterscheiden.
Wie erstelle ich eine Erinnerung in Outlook?
In den Outlook Einstellungen können Sie Erinnerungen für Kalendereinträge einstellen. Navigieren Sie dazu über → Datei → Optionen → Erweitert zum Bereich „Erinnerungen“. Dort können Sie die Erinnerungen je nach Wunsch einstellen. Eine genaue Anleitung finden Sie hier.


11 Kommentare

  • Ich habe ein Problem bei dem Besprechungstool: Ich bin der Versender, lade einige Teilnehmer ein, und gebe als Erinnerung – zB 1 Woche vorher ein. Wenn man dann in den Kalender geht, ist bei mir die Erinnerung da, bei den eingeladenen Teilnehmern ist aber bei der Erinnerung im Kalender „ohne“ vorhanden – die eine Woche ist weg… Wieso ist das so? Ich freu mich über Tipps und Tricks :-)

  • Wie kann ich gegenüber den Teilnehmern einer bereits vereinbarten Besprechung bestätigen, dass die Besprechung tatsächlich stattfinden wird? Gibt es hier eine Funktion, die mit einem Klick alle informiert?
    Danke für Ihre Unterstützung :)

    • Hallo Frau Herwig,
      sollte die Besprechung nicht stattfinden, lässt sie sich problemlos in Outlook für alle Teilnehmer absagen. Ich würde Ihnen empfehlen, die Regel zu vereinbaren „Wird die Besprechung nicht abgesagt, findet sie statt.“. Das ist ein Schritt, der eingespart werden kann.
      Sollten Sie es trotzdem wollen, öffnen Sie den Termin, ergänzen den Betreff um „(Findet statt)“, wählen Sie „Speichern & Schließen“ und bestätigen Sie, dass die Info an alle Teilnehmer gesendet wird.

      Viele Grüße aus dem Team Büro-Kaizen,
      Timo Kienzle

  • Bei manchen Terminen kann ich Zusagen / mit Vorbehalt / Absagen und dazu eine Nachricht versenden. Das sieht man an dem kleinen Pfeil unter den jeweiligen Optionen.
    Bei anderen Terminen kann man nur Zusagen / mit Vorbehalt / Absagen ohne dazu eine Nachricht versenden zu können, weil der kleine Pfeil unter den Optionen gar nicht erscheint. Wie kommt das? Kann ich bei einer Terminserie nachträglich die Option, eine Nachricht zu der Entscheidung beizufügen, einstellen?

  • Hallo,

    ich bin noch nicht dahinter gekommen, worin der Unterschied zwischen einem Termin und einer Besprechungsanfrage ist.

    Natürlich ist mir klar, dass ein Termin grundsätzlich nur für meinen Kalender gedacht ist, aber auch im Termin habe ich den Terminplanungs-Assistenten, den Button ‚Teilnehmer einladen‘ u.v.m. wie in der Besprechungsanfrage. Wenn es Unterschiede geben sollte, könnte man die dann auch effektiv nutzen.

    Vielen Dank schon mal :)
    VG

  • Ich möchte keine Antworten der Teilnehmer erhalten, würde aber gerne den Status jederzeit einsehen können. Ist dies möglich. In diesem Fall sollen 100 Teilnehmer eingeladen werden. Die 100 Rückmeldungen möchte ich nicht sehen, möchte mir aber einen Überblick verschaffen können, wieivele Teilnehmer kommen.

  • Hallo,
    ich habe einen Termin an einen sehr großen Verteiler (500 Teilnehmer) versandt und würde gerne die Teilnehmer die noch keine Rückmeldung zum Termin gegeben haben erinnern dies zu tun.
    Gibt es eine Möglichkeit, dass ich nur den Teilnehmern, die noch nicht reagiert haben, den Termin erneut sende?
    Alternativ würde ich die Einladung auch allen Teilnehmern noch einmal senden, solange die bereits gegeben Antworten nicht verloren sind. Geht dies? Die Teilnehmer nur per Mail zu kontaktieren ist eher ungeschickt, da ich befürchte die Rückmeldung dann per Mail zu erhalten.
    Danke und beste Grüße
    Marissa Seibel

  • Hallo,
    eine schöne Übersicht der Funktion. Was mich noch interessieren würde:
    ist es irgendwie möglich z.B. 50 potentielle Teilnehmer einzuladen und nach 20 Zusagen, dem Rest der Eingeladenen abzusagen („Kurs voll“)?

    Herzliche Grüße

    C. Wangnick

    • Hallo,

      Outlook kann eine Besprechungsanfrage leider nicht automatisch nach einer bestimmten Anzahl an Zusagen für die restlichen eingeladenen Teilnehmer als „ausgebucht“ markieren.

      In so einem Fall muss kann man sich vielleicht mit einer pragmatischen Lösung behelfen und in der Temrinanfrage z.B. eine Excel-Tabelle mit nur 20 freien Feldern verlinken, in die sich die Teilnehmer eintragen können.

      Ich hoffe, das hilft weiter. Ansonsten einfach gerne nochmal einen Kommentar schreiben :-).

      Viele Grüße
      Felix Brodbeck

  • Wenn ich als eingeladener Teilnehmer einer Besprechungseinladung persönliche Kommentare in das Notizfeld eintrage, werden die dann auch bei allen anderen Teilnehmern angezeigt?

    Danke für eine kurze Info
    Viele Grüße

    • Hallo Andreas,
      das ist selbstverständlich möglich. Wenn du deine Kommentare in das Notizfeld der Besprechungsanfrage eingetragen hast, kannst du wie gewohnt oben links in der Outlook-Menüleiste auf den Button „Speichern & Schließen“ klicken. Wenn du nicht der Organisator der Besprechungsanfrage bist, werden von dir vorgenommene Änderungen auch nicht im Notizfeld der anderen Teilnehmer angezeigt. Wenn du der Organisator einer Besprechung bist und Änderungen vornimmst, fragt dich Outlook nach einem Klick auf „Speichern & Schließen“, ob du die Änderungen an die eingeladenen Teilnehmer senden willst. In der sich dann öffnenden Meldung klickst du dann einfach auf „Antwort nicht senden“.
      Ich hoffe, das hilft dir weiter. Ansonsten gerne jederzeit wieder melden.
      Viele Grüße
      Felix Brodbeck

Büro-Kaizen®: Deutschlands führendes Beratungsunternehmen für Büroeffizienz

Wir haben für Sie Tipps und Informationen zu den folgenden Themen auf unserer Webseite aufbereitet:

Schlagwörter: