Mit der Outlook Besprechungsanfrage Termine mit Kollegen effizient organisieren (Anleitung und FAQ)

Für das Organisieren von Besprechungen ist Outlook die beste Lösung. Hier haben Sie Ihre E-Mails, Termine und die Adressen der Besprechungsteilnehmer an einer Stelle. Durch diese praktische Kombination lassen sich in Outlook Besprechungsanfragen ganz einfach organisieren, versenden sowie nach- und weiterbearbeiten. Wie das nun genau funktioniert, erfahren Sie in unserem Büro-Kaizen Blogbeitrag.

1. Aufwändiges und zeitintensives Organisieren von Besprechungen

In den meisten Firmen läuft es folgendermaßen ab, wenn zu gemeinsamen Besprechungen eingeladen wird:

• Ein Mitarbeiter verfasst eine Besprechungsagenda.
• Er verschickt eine E-Mail an alle gewünschten Sitzungsteilnehmer, in der er alle zu der gemeinsamen Besprechung einlädt.
• Jetzt müssen alle Empfänger den Besprechungstermin von Hand prüfen und manuell in ihren Kalender eintragen.
• Derjenige, bei dem der Termin schon belegt ist, meldet dies mit einer E-Mail an den Einlader zurück.
• Wenn sich zu viele in dieser Weise melden, beginnt das Spiel von vorn.

Einfacher und schneller geht es mit der Outlook-Funktion Besprechungsanfrage. In den folgenden vier Schritten wird erklärt, wie Sie Besprechungsanfragen in Outlook erstellen und diese effizient nutzen können.

2. So funktioniert die Outlook Besprechungsanfrage

2.1 Teilnehmer einladen zur Outlook Besprechungsanfrage

1. Um eine neue Besprechungsanfrage zu erstellen, klicken Sie in Outlook im Bereich „Kalender“ links in der Menüleiste.
2. Gehen Sie anschließend in den Reiter „Start”, klicken Sie nun auf den Button → Neue Besprechung.
3. Im folgenden Fenster können Sie der Besprechungsanfrage nun zunächst einen Namen geben.
4. Danach können Sie die gewünschten Teilnehmer hinzufügen.
5. Klicken Sie dazu auf den Button → Erforderlich. Nun können Sie aus Ihrem Outlook-Adressbuch die Kontakte auswählen, die Sie zu dem Termin einladen möchten.

2.2 Mit dem Terminplanungs-Assistenten freie und belegte Zeiten anzeigen lassen

Mit Hilfe der Funktion „Terminplanungs-Assistent“ können Sie sich anzeigen lassen, wann die eingeladenen Teilnehmer freie bzw. belegte Zeiten in ihren Outlook-Kalendern haben. Klicken Sie dazu im Fenster der Besprechungsanfrage oben in der Menüleiste auf → Terminplanungs-Assistent. Nun bekommen Sie eine tabellarische Auflistung der eingeladenen Teilnehmer.

In diesem Bereich können Sie den gewünschten Besprechungstag auswählen und so schnell und bequem die passende Uhrzeit finden, zu der möglichst viele Teilnehmer verfügbar sind. Diese Funktion verhindert das lästige Abklären von freien Zeiten aller Kollegen. Standardmäßig sehen Sie im Terminplanungsassistenten der Outlook Besprechungsanfrage nur die freien und belegten Zeiten der eingeladenen Teilnehmer. Wenn Sie darüber hinaus auch den Terminbetreff sehen möchten (z. B. Urlaub oder Kundenbesuch), dann müssen Sie Ihre Kollegen um eine Kalenderfreigabe bitten.

2.3 Rückmeldung geben (Antwortmöglichkeiten)

Wenn Sie als Teilnehmer eine Outlook Besprechungsanfrage erhalten, erscheint diese wie eine neue E-Mail-Nachricht in Ihrem Posteingang, allerdings mit einem anderen Symbol, um sie schnell und einfach als Besprechungsanfrage erkennen zu können.

Wenn Sie diese Benachrichtigung öffnen, öffnet sich ein Fenster mit den Details zum angefragten Termin. Sie sehen nun den Namen des Termins, das Datum und die geplante Dauer sowie alle zusätzlichen Kommentare des Organisators. Oben in der Menüleiste befinden sich verschiedene Möglichkeiten, dem Absender der Besprechungsanfrage eine Rückmeldung zu Ihrem Status zukommen zu lassen. Sie können den Termin:

• Zusagen: Der Besprechungstermin wird fest in den Outlook-Kalender des Empfängers eingetragen.
• Mit Vorbehalt: Das heißt, der Empfänger lässt es offen, ob er an der Besprechung teilnimmt, der Termin bleibt aber in dessen Outlook-Kalender eingetragen und wird als „Mit Vorbehalt“ angezeigt. Wir empfehlen Ihnen diese Option im Unternehmen nicht zu verwenden. Es lässt sich darüber keine effiziente Planung Ihrer Besprechung gewährleisten, da Sie nicht wissen, wer jetzt tatsächlich an der Besprechung teilnimmt.
• Ablehnen: Der Termin der Besprechungsanfrage wird vollständig aus dem Outlook-Kalender des Empfängers gelöscht.
• Andere Zeit vorschlagen: Hier kann dem Organisator ein alternativer Besprechungszeitraum vorgeschlagen werden.

2.4 Den Status überprüfen

Natürlich können Sie als Organisator der Besprechungsanfrage auch die Statusrückmeldungen Ihrer Kollegen überprüfen. Diese Information ist sehr hilfreich, um sich einen Überblick darüber zu verschaffen, mit welchen Teilnahmen Sie bei dem Termin rechnen können bzw. ob Sie den Termin eventuell zu einer anderen Zeit ansetzen müssen. Klicken Sie dazu in der Menüleiste der Besprechungsanfrage auf den Reiter „Nachverfolgung“. Hier sehen Sie alle Rückmeldungen, die Sie von Ihren Kollegen auf die Besprechungsanfrage erhalten haben und, ob ein Kollege noch keine Rückmeldung gegeben hat.

3. Die Vorteile der Outlook Besprechungsanfrage

Beim Versenden eines gemeinsamen Termins über eine Text-E-Mail kann der Organisator nie sicher sein, ob der Zeitraum bei allen Teilnehmern noch frei ist. Dieses Problem ist mit dem Terminplanungsassistenten der Outlook Besprechungsanfrage von nun an passé. Darüber hinaus spart die Outlook Besprechungsanfrage bei den Teilnehmern Zeit und verhindert manuelle Übertragungsfehler in die Kalender. Auch eine nachträgliche Änderung des Termins wird automatisch in den Outlook-Kalendern aller Teilnehmer aktualisiert.

4. FAQ: Outlook Besprechungen

4.1 Nachträglich zu einer Outlook Besprechungsanfrage einen weiteren Teilnehmer einladen oder entfernen

Beides ist jederzeit möglich. Als Organisator des Meetings müssen Sie dafür einfach auf den entsprechenden Besprechungstermin in Ihrem Outlook-Kalender klicken. Navigieren Sie oben im Menü zu → Besprechung. Im Bereich „Erforderlich” können Sie weitere Teilnehmer zur Besprechungsanfrage einladen oder auch Teilnehmer entfernen. Sobald Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf  → Update senden. Die betreffenden Personen werden dann automatisch benachrichtigt.

4.2 Die Antwortoptionen auf Outlook Besprechungsanfragen deaktivieren

Wenn Sie keine Zu- oder Absagen der eingeladenen Teilnehmer für Ihre Besprechungsanfrage benötigen, können Sie die Antwortoption auch einfach ausschalten. Damit ersparen Sie sich mitunter sehr viele Antwort-E-Mails! Gehen Sie dafür bei der Erstellung Ihrer Outlook Besprechungsanfrage einfach im Menüband in dem Bereich „Teilnehmer“ auf den Befehl → Antwortoptionen und deaktivieren Sie das Häkchen bei „Bitte um Antwort“. Fertig.

4.3 Eine Besprechungsanfrage in Outlook weiterleiten

Sowohl als Organisator als auch Teilnehmer können Sie Besprechungsanfragen in Outlook weiterleiten. Als Teilnehmer öffnen Sie die Einladung und klicken Sie auf die drei Punkte → Andere Aktionen und wählen Sie → Weiterleiten aus. Der Organisator muss zum Weiterleiten der Anfrage den Besprechungstermin öffnen und im Bereich „Besprechung” links oben auf den Pfeil → Weiterleiten klicken.

4.4 Was ist der Unterschied zwischen Terminen und Besprechungen in Outlook?

Termine sind Kalendereinträge die nur für Ihre persönliche Planung bestimmt sind. Besprechungen hingegen, sind für Sie und weitere Personen bestimmt.

4.5 Was ist eine Outlook Einladung und wie versendet man sie?

Eine Outlook Einladung ist eine Besprechungsanfrage, die individuell an Teilnehmer versendet werden kann. Jeder, der den Termin bestätigt, erhält diesen automatisch als Kalendereintrag. Über den Kalenderbereich in Outlook können Sie den Button → Neuer Termin wählen und alle nötigen Daten sowie andere Teilnehmer in den Termin eintragen.

4.6 Was ist ein optionaler Teilnehmer?

Wenn neue Kalendereinträge erstellt werden, kann man bei der Auswahl der Teilnehmer zwischen „Erforderlich” und „Optional” unterscheiden. Die optionalen Teilnehmer können dem Termin beiwohnen, müssen dies jedoch nicht zwangsweise.

4.7 Wie erstelle ich eine Erinnerung in Outlook?

In den Outlook Einstellungen können Sie Erinnerungen für Kalendereinträge einstellen. Navigieren Sie dazu über → Datei → Optionen → Erweitert zum Bereich „Erinnerungen”. Dort können Sie die Erinnerungen je nach Wunsch einstellen. Eine genaue Anleitung finden Sie in unserem Beitrag zu „Erinnerungen in Outlook hinzufügen”.

5. Video-Tutorial: Terminfindung mit Outlook

Nachdem Sie nun wissen, wie Sie in Outlook Besprechungsanfragen erstellen und versenden, haben wir Ihnen hier noch ein Tutorial, wie Sie mit der Funktion „Neue Terminabfrage” die Terminfindung in Outlook effizienter gestalten können.

Outlook Terminabstimmung: So einfach war’s noch nie! 🤯

(Dauer 07:04 Minuten)

Inhalt des Tutorials zu Outlook Terminabstimmung

1. Einleitung 00:00 
2. Terminumfrage erstellen 00:22 
3. Abstimmung aus Empfänger-Sicht 04:09 
4. Gemeinsamen Termin festlegen 05:27