Anleitung: Wie man eine E-Mail auf dem Smartphone oder Tablet passgenau in OneNote abspeichert


Sie sind gerade situationsbedingt nicht im Büro (zum Beispiel auf dem Weg zu einem Termin), haben aber eine E-Mail auf Ihrem Smartphone oder Tablet geöffnet, die in ein bestimmtes OneNote-Notizbuch abgespeichert werden soll? Die Lösung ist ganz einfach. Wie das genau funktioniert, haben wir Ihnen hier in dieser Büro-Kaizen-Anleitung zusammengefasst.

Was ist das Problem?

Der einfachste Weg, um eine E-Mail (inklusive Anhang) in eine OneNote-Notizbuchseite abzuspeichern, ist der Schnellklick-Button „An OneNote senden“ in Outlook. Denn Outlook und OneNote sind beide Teil von Microsoft Office 365 und ergänzen sich voll und ganz. Aber was ist, wenn die abzuspeichernde E-Mail nicht mit Outlook, sondern mit einem Standard-Client auf dem Smartphone oder Tablet geöffnet wurde, die E-Mail aber dennoch in OneNote abgelegt werden soll? Auch das ist kein Problem.

Inhaltsübersicht: Die zwei Möglichkeiten, E-Mails vom Smartphone aus in OneNote abzuspeichern

1. Schnellklick-Funktion „An OneNote senden“ (nur aus der mobilen Outlook-App heraus)
2. E-Mails mit me@onenote.com an OneNote „weiterleiten“ (ohne Outlook auf dem Smartphone)

1. Die Schnellklick-Funktion „An OneNote senden“ in der Outlook-App auf dem Smartphone

Installieren Sie, sofern noch nicht geschehen, die kostenlose Outlook-App von Microsoft auf Ihrem mobilen Endgerät (Android oder iOS, Smartphone oder Tablet).

  • Künftig müssen Sie bei einer wichtigen E-Mail, die Sie in OneNote ablegen möchten, nur noch auf die drei Punkte für → weitere Optionen klicken und in dem sich öffnenden Menü dann → An OneNote senden auswählen (siehe Abb. 1). Anschließend können Sie den passenden Notizbuchabschnitt auswählen und mit → Speichern bestätigen.
  • Eine Voraussetzung für diese Funktion ist jedoch, dass Sie als Exchange-Konto ein Office-365-Konto nutzen. Bei einem lokalen Exchange-Konto funktioniert das leider noch nicht.
  • Mehr Details zu der Funktion erfahren Sie in unserem Büro-Kaizen-Blogbeitrag → „Neu und verbessert: „An OneNote senden“ ist wieder da! Wichtige E-Mails in Outlook mit nur einem Klick passgenau in OneNote abspeichern“ .
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Bild 1: Die Funktion “An OneNote senden” ist die einfachste Möglichkeit, um eine E-Mail vom Smartphone aus in OneNote abzuspeichern – aber nicht die einzige. Bild: Microsoft, Büro-Kaizen.

2. E-Mails (inklusive Anhang) auch ohne Outlook-App vom Smartphone aus in OneNote abspeichern

Microsoft bietet ein weiteres elegantes Feature an, wie Sie eine E-Mail aus einem beliebigen E-Mail-Programm und auf einem beliebigen Endgerät in OneNote abspeichern können.

  • Sie müssen die betreffende E-Mail einfach an me@onenote.com weiterleiten.
  • Die Voraussetzung ist lediglich, dass Sie einmal initial die entsprechende E-Mailadresse auf https://www.onenote.com/EmailToOneNote freischalten und auf diese Weise mit Ihrem OneNote-Notizbuch verknüpfen. Microsoft erkennt dann den Absender (Sie) und speichert die E-Mail automatisch in einem von Ihnen festgelegten OneNote-Notizbuchabschnitt als neue Seite ab.
  • Über den Betreff in der weitergeleiteten E-Mail können Sie den Namen der künftigen OneNote-Seite bestimmen und mit einem @ in der Betreffzeile auch einen beliebigen anderen Notizbuchabschnitt festlegen.
  • Wie schnell und einfach das geht, haben wir Ihnen hier in diesem Büro-Kaizen-Blogbeitrag erklärt → „Beliebige Inhalte an OneNote senden – und den Notizbuchabschnitt dafür frei auswählen“ .

Extra-Tipp: Vier weitere tolle Optionen, um beliebige Inhalte in OneNote abzuspeichern

Viele Wege führen nach Rom – und auch nach OneNote. Neben den beiden oben beschriebenen Möglichkeiten gibt es noch weitere Abspeicheroptionen, um Inhalte aller Art in OneNote abzulegen. Hier die Schnellübersicht inklusive weiterführenden Links zu den jeweiligen Büro-Kaizen-Anleitungen:

1. Die virtuelle Drucker-App „Send to OneNote“: Sie möchten einen Inhalt aus einem PDF-Programm, einer Foto-App oder einem beliebigen anderen Programm in OneNote ablegen/abspeichern? Dafür gibt es die virtuelle Drucker-App „Send to OneNote“. Einmal installiert, müssen Sie in dem jeweiligen Programm nur noch auf → Drucken klicken und dann OneNote auswählen, fertig. Mehr Details hierzu erfahren Sie in → „Die Send to OneNote Drucker-App: Für das ultraschnelle Abspeichern in die Notizbücher!“ .

2. Der OneNote-Webclipper für den Webbrowser: Dieses kostenlose Add-On für alle gängigen Webbrowser (Google Chrome, Microsoft Edge, Mozilla Firefox und Apples Safari) fügt dem Browser einen neuen Schnellklick-Button hinzu. Inhalte aus dem Internet lassen sich so mit nur einem Mausklick passgenau in OneNote ablegen → „OneNote-Webclipper: Für eine extrem schnelle Dokumentation der Internetrecherche“ .

3. Die Office Lens zur Digitalisierung von Offline-Inhalten nach OneNote: Verwandeln Sie alle möglichen Inhalte aus der realen „Offline“-Welt in weiterbearbeitbare Computerversionen. Mit der kostenlosen Office Lens von Microsoft fotografieren Sie nicht einfach nur Flipcharts, Handouts, Flyer und Poster. Sie erzeugen Word-Dokumente, PowerPoint-Präsentationen, Excel-Tabellen oder Outlook-Kontakte, die Sie weiter nutzen und bearbeiten können! → „OneNote & Office Lens: Notizen einfach abfotografieren – Handyscanner-App mit Texterkennung!“ .

4. Inhalte aus einer beliebigen Smartphone-App in OneNote speichern: Egal, was Sie auf Ihrem Smartphone geöffnet haben, klicken Sie einfach auf „Teilen“, „Senden“ und/oder „Freigeben“ und wählen Sie dann OneNote aus. Wie das genau geht, erfahren Sie hier → „Anleitung: Beliebige Smartphone-Inhalte in OneNote speichern“ .

Büro Kaizen digital: Video-Tutorial

E-Mails aus Outlook „an OneNote senden“ – endlich auch für OneNote für Windows 10 verfügbar!


(Dauer 06:35 Minuten)

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