Microsoft Planner (7): Wie man externe Benutzer einem Projekt-Plan als Gast hinzufügt (z.B. Kunden)



Der Microsoft Planner ist das ideale Tool zum Planen und Organisieren von Projekten und arbeitsteiligen Aufgaben. Darum liegt es nahe, das Projektmanagement-Tool auch für die Planung und das Management von Projekten mit Kunden, Beratern oder externen Partnern außerhalb der eigenen Organisation (des Office 365 Tenants eines Unternehmens) zu nutzen. Das Hinzufügen von Gastbenutzern war im Planner anfangs allerdings noch gar nicht verfügbar und avancierte daraufhin schnell zu einer der am häufigsten nachgefragten Wunschfunktionen seitens der Nutzer. Wie das nun genau geht und wie Sie externe Benutzer mit einem eingeschränktem Gastzugriff zu einem Planner-Projekt-Plan einladen und hinzufügen, erfahren Sie hier in dieser Anleitung.

Was ist das Problem?

Externe Nutzer zu einem Planner-Projektplan hinzuzufügen ist eine gute Idee, denn schließlich bietet das Tool alle Möglichkeiten, die man für eine Projektbearbeitung in dezentral verteilten Teams benötigt. So lässt sich die Zusammenarbeit mit Kunden, Partnern oder Beratern in einem Projekt deutlich zeiteffizienter und produktiver gestalten. Allerdings hat es seit dem Release des Microsoft Planners im Juni 2016 noch fast zwei Jahre gedauert, bis die Entwickler des Redmonder IT-Giganten die Funktion auch tatsächlich umgesetzt haben. Das Rollout für die Gastbenutzerfunktion im Microsoft Planner hat erst im April 2018 stattgefunden (Office 365-Roadmap-ID 14702).

So funktioniert es:

Die Basis für externe Benutzer im Planner: Der Gastzugriff in Office 365 Groups

Microsoft bietet Unternehmen mit den Office 365 Produkten bekanntlich einen ganzen Blumenstrauß an cloudbasierten Programmen, Anwendungen und Tools für eine produktivere Zusammenarbeit und effizientere Unternehmensprozesse. Kaum ein Unternehmen benötigt jedoch alle Lösungen auf einmal, da sich etliche Funktionen überschneiden und auch die Bedürfnisse von Unternehmen unterschiedlicher Branchen sehr unterschiedlich ausfallen.

  • Die „Klammer“ um das jeweils individuell ausgewählte Tool-Set bildet jedoch in allen Fällen eine sogenannte Microsoft Groups. Groups ist das zentrale Element, um mehrere Office 365 Funktionen in einer einzigen Anwendung zu bündeln.
  • Dementsprechend wurde auch das Hinzufügen von externen Benutzern im Microsofts Planner über den Gastzugriff in Groups realisiert (der „Office 365 Groups Guest Access“, bzw. „Office 365-Gruppen-Gastzugriff“).
  • Mehr Informationen und Details zu dem Groups-Tool erfahren Sie in unserem Blog-Beitrag → „Microsoft Groups: Anleitung für das Erstellen der richtigen Kollaborationtool-Gruppe“.

Wie man externe Gast-Benutzer zum Microsoft Planner hinzufügt

Das Einladen von externen Usern außerhalb der eigenen Organisation zu einem Planner-Plan funktioniert im Grunde genommen sehr einfach. Da das jedoch auf dem Office 365-Gruppen-Gastzugriff basiert, können externe Gast-Benutzer nur dann zum Planner hinzugefügt werden, wenn diese Groups-Funktion auch aktiviert ist. Das wird schnell übersehen und ist eine der häufigsten Fehlerursachen.

Schritt 1: Den Office 365-Gruppen-Gastzugriff aktivieren

Der Gastzugriff für Office 365 Groups ist seit seiner Einführung standardmäßig aktiviert, manche Unternehmen haben die Funktion jedoch auch deaktiviert. Dieses „gastfeature“ wird von Ihrem IT Administrator verwaltet und lässt sich auch vergleichsweise schnell einstellen. Dabei können die Administratoren genau festlegen, ob der Gastzugriff für alle Office 365-Gruppen Ihres Unternehmens oder nur für einzelne (Planner-)Gruppen ermöglicht werden soll, sowie auch, wer alles Gäste hinzufügen darf.

  • Die Einstellungen werden in dem globalen Office 365 Administratorkonto unter → https://portal.office.com/adminportal/home
  • Wählen Sie dort den Menüpunkt → Einstellungen und anschließend → Sicherheit & Privacy. Nun können Sie bei dem Punkt → Hinzufügen von neuen Gäste zu meiner Organisation den Schalter von Off zu On umlegen und umgekehrt.
  • Alternativ können Administratoren die Einstellungen auch mittels „Azure Active Directory B2B Zusammenarbeit Preview“ oder „Azure Active Directory PowerShell“ vornehmen.

Schritt 2: Der Gruppenbesitzer fügt der Planner-Group einen Gast-Benutzer hinzu

Wenn das gastfeature einmal aktiviert ist, kann jeder Gruppenbesitzer einer Group externe Benutzer als Gast zu einem Planner-Plan einladen und hinzufügen. Welcher Gruppe Ihr Planner-Plan zugeordnet ist, sehen Sie, wenn Sie unter → Outlook.com im Bereich → Ordner zu dem Ordner → Gruppen scrollen und hier nach dem Namen Ihres Planner-Plans suchen.

  • Wählen Sie im Ordnerbereich die entsprechende Gruppe aus und klicken Sie dann am oberen rechten Bildschirmrand auf die Schaltfläche → Anzahl an Mitgliedern.
  • Klicken Sie in dem sich dann öffnenden Fenster auf die Kachel → Andere einladen (in älteren Outlook-Versionen → Mitglieder hinzufügen).
  • Wählen Sie dann die Option → E-Mail aus. Nun wird eine E-Mail erstellt, die einen Einladungslink für die Teilnahme Ihres Gastes in der Gruppe enthält. (In älteren Outlook-Versionen wird kein E-Mail-Formular erzeugt, sondern Sie geben stattdessen einfach direkt den Namen und die E-Mailadresse des hinzuzufügenden Gastes ein).

Schritt 3: Wie der eingeladene Gast der Planner-Gruppe beitritt

Der Empfänger der soeben in Schritt 2 erzeugten Einladungs-E-Mail muss dann nur noch auf den in der E-Mail enthaltenen Einladungslink klicken und kann so der Planner-Plan-Gruppe als Gast beitreten.

  • Nach dem Annehmen der Einladung muss allerdings zunächst erst noch ein Gastkonto für den Office 365 Tenant des einladenden Unternehmens erstellt. Der Empfänger folgt hierfür einfach dem Link → Access Files in der Begrüßungsemail und den anschließenden Anweisungen.
  • Wenn der Empfänger bereits über ein Gastkonto in Ihrem Unternehmen verfügt, entfällt dieser Schritt.
  • Schicken Sie dem gerade hinzugefügten Gast dann abschließend noch die konkrete URL des im Planner gemeinsam zu bearbeitenden Projekt-Plans, fertig.

Microsoft Planer Externe einbinden
Abbildung I: Um einen externen Gast-Benutzer zu einem Planner-Plan hinzuzufügen, müssen Sie den Umweg über Office 365 Groups machen, Microsoft, Büro Kaizen

 

Microsoft Planer Externe einbinden
Abbildung II: Das Einladen von Gästen zu einer Planner-Group funktioniert mittlerweile im Grunde ganz schnell und einfach, Microsoft, Büro Kaizen

 

Diese Berechtigungen erhalten externe Benutzer, die dem Planner als Gast hinzugefügt werden

Ein Gast-Nutzer darf im Microsoft Planner viel, aber nicht alles. Welche Berechtigungen hinzugefügte externe Benutzer erhalten, sehen Sie in dieser Tabelle.

Aktionen im Planner Gruppenbesitzer und Mitglieder Gäste und externe Benutzer
Aufgaben und Buckets erstellen Ja Ja
Aufgaben bearbeiten Ja Ja
Aufgaben kommentieren Ja Ja
Dateien oder Links zu Aufgaben hinzufügen Ja Erst nach Freigabe durch einen Administrator
Einladen von anderen Gast-Nutzern Ja Nein
Einen Planner-Plan erstellen Ja Nein
Einen Planner-Plan löschen Ja Nein
Den Plan-Namen bearbeiten Ja Ja
Die Planeinstellungen bearbeiten Ja Nein
Anzeigen von (anderen) öffentlichen Plänen und daran teilnehmen Ja Nein

Quelle: Microsoft Support, Büro Kaizen

Extra-Tipp: Fügen Sie Ihrem Planner-Plan mit externen Gästen auch das Teams-Tool hinzu

Dadurch, dass Microsoft das Hinzufügen von externen Benutzern zu einem Planner-Plan über das Groups-Tool gelöst hat, eröffnet sich Ihnen gleichzeitig noch eine weitere Möglichkeit für eine effizientere und produktivere Zusammenarbeit: Sie können Ihrer Planner-Group so auch gleich noch das Teams-Tool hinzufügen.

Und Sie?

Nicht alle Office 365 Tools werden gleichzeitig gebraucht – viele Funktionen überlappen sich auch, so dass sich jedes Unternehmen genau das Tool-Set heraussuchen kann, das für seine Größe, Branche und Aufgabenfelder ideal ist. Die Frage, ob Yammer oder Teams, ist allerdings eine Entweder-Oder-Entscheidung. Denn in eine Office 365 Group lassen sich (zusätzlich zu Tools wie Planner, Delve, Dynamics, SharePoint, Outlook, OneNote oder PowerBI) entweder nur Teams oder nur Yammer integrieren, aber leider nicht beide Kommunikationslösungen gleichzeitig.



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