In Microsoft Planner externe Benutzer als Gast zu einem Projekt-Plan hinzufügen (Anleitung)

Der Microsoft Planner ist das ideale Tool zum Planen und Organisieren von Projekten und arbeitsteiligen Aufgaben. Darum liegt es nahe, das Projektmanagement-Tool auch für die Planung und das Management von Projekten mit Kunden, Beratern oder externen Partnern außerhalb der eigenen Organisation (des Microsoft 365 Tenants eines Unternehmens) zu nutzen. Wie Sie in Microsoft Planner externe Benutzer mit einem eingeschränktem Gastzugriff zu einem Projekt-Plan einladen und hinzufügen, erfahren Sie hier in dieser Anleitung.

Lesedauer ca. 4 Minuten

1. Seit wann gibt es die Gast-Funktion?

Externe Nutzer zu einem Planner-Projektplan hinzuzufügen ist eine gute Idee, denn schließlich bietet das Tool alle Möglichkeiten, die man für eine Projektbearbeitung in dezentral verteilten Teams benötigt. So lässt sich die Zusammenarbeit mit Kunden, Partnern oder Beratern in einem Projekt deutlich zeiteffizienter und produktiver gestalten. Allerdings hat es seit dem Release des Microsoft Planners im Juni 2016 noch fast zwei Jahre gedauert, bis die Entwickler des Redmonder IT-Giganten die Funktion auch tatsächlich umgesetzt haben. Das Rollout für die Gastbenutzerfunktion im Microsoft Planner hat erst im April 2018 stattgefunden (Office 365-Roadmap-ID 14702).

2. Die Basis für externe Benutzer im Planner: Der Gastzugriff in Microsoft 365 Groups

Microsoft 365 bietet Unternehmen eine umfassende Suite von cloudbasierten Programmen und Tools für eine produktivere Zusammenarbeit. Die zentrale Drehscheibe für diese Tools ist die Microsoft 365 Groups-Funktion. Hierüber wurde auch das Hinzufügen von externen Benutzern im Planner ermöglicht. Der Gastzugriff für Microsoft 365 Groups (vormals Office 365 Groups) erlaubt es, externe Benutzer als Gast zu einer Gruppe hinzuzufügen, wodurch sie Zugriff auf den zugehörigen Planner-Plan erhalten.

3. Wie man externe Gast-Benutzer zum Microsoft Planner hinzufügt

Das Einladen von externen Nutzern zu einem Planner-Plan ist inzwischen einfacher geworden. Es erfolgt über Microsoft 365 Groups, und der Gastzugriff muss dafür aktiviert sein. Das wird schnell übersehen und ist eine der häufigsten Fehlerursachen.

Schritt 1: Den Microsoft 365-Gruppen-Gastzugriff aktivieren

Der Gastzugriff ist in Microsoft 365 standardmäßig aktiviert, kann aber von Administratoren deaktiviert worden sein. Diese Funktion wird im Microsoft 365 Administratorkonto verwaltet. Um den Gastzugriff zu aktivieren, müssen Administratoren folgendes tun:

• Gehen Sie in das Microsoft 365 Admin Center: https://admin.microsoft.com.
• Unter → Einstellungen, → Einstellungen der Organisation , → Dienste und dann → Microsoft 365-Gruppen müssen Sie die beiden Häkchen im Bereich → Gäste setzen. (siehe Screenshot)
• Um den Vorgang zu bestätigen, müssen Sie abschließend auf → Speichern klicken.
• Alternativ können Administratoren diese Einstellungen auch über Azure Active Directory vornehmen.

Schritt 2: Der Gruppenbesitzer fügt der Planner-Group einen Gast-Benutzer hinzu

Sobald der Gastzugriff aktiviert ist, kann jeder Gruppenbesitzer externe Benutzer zu einem Planner-Plan einladen. Dies geschieht in Outlook oder direkt in Teams:

Externe Benutzer zu einem Planner-Plan über Outlook einladen

• Wählen Sie im → Ordnerbereich den entsprechenden Gruppenordner aus.
• Klicken Sie im oberen Menü auf den Pfeil bei → Gruppeneinstellungen.
• Wählen Sie → Mitglieder hinzufügen aus und geben Sie die E-Mail-Adresse des Gastes ein.
• Alternativ können Sie auch die Option → Andere Personen auswählen nutzen, um einen Einladungslink an die externen Gäste zu verschicken.

Externe Benutzer zu einem Planner-Plan über Teams einladen

• Navigieren Sie zu dem Team, in das Sie eine externe Person einladen möchten.
• Klicken Sie neben der Team-Bezeichnung auf die drei Punkte → weitere Optionen.
• Wählen Sie nun → Mitglied hinzufügen aus.
• Hier können externe Benutzer per E-Mail eingeladen werden.

Schritt 3: Wie der eingeladene Gast der Planner-Gruppe beitritt

Der eingeladene Gast erhält eine E-Mail mit einem Einladungslink. Nach dem Klicken auf den Link tritt der Gast der Planner-Gruppe bei. Ist noch kein Gastkonto im Microsoft 365 Tenant des einladenden Unternehmens vorhanden, wird ein solches automatisch erstellt. Abschließend sollte dem Gast die URL des zu bearbeitenden Planner-Projekts zugeschickt werden.

4. Diese Berechtigungen erhalten externe Benutzer, die dem Planner als Gast hinzugefügt werden

Ein Gast-Nutzer darf im Microsoft Planner viel, aber nicht alles. Welche Berechtigungen hinzugefügte externe Benutzer erhalten, sehen Sie in dieser Tabelle.

Quelle: Microsoft Support, Büro Kaizen

5. Tipp und Tutorial: Fügen Sie Ihrem Planner-Plan mit externen Gästen auch das Teams-Tool hinzu

Dadurch, dass Microsoft das Hinzufügen von externen Benutzern zu einem Planner-Plan über das Groups-Tool gelöst hat, eröffnet sich Ihnen gleichzeitig noch eine weitere Möglichkeit für eine effizientere und produktivere Zusammenarbeit: Sie können Ihrer Planner-Group so auch gleich noch das Teams-Tool hinzufügen.

• Teams ist das zentrale Kommunikationstool in Microsoft 365. Als Nachfolger von Skype for Business bietet es alle modernen Kommunikationsmöglichkeiten für Online-Besprechungen, Multi-Kanal-Team-Chats und Gruppendiskussionen in dezentral verteilten Arbeitsgruppen.
• In die Teams-Plattform lassen sich zudem auch direkt eigene Planner-Pläne erstellen und integrieren.
• Wie Sie einen Planner-Plan per Schnellfunktion direkt in Teams integrieren, lesen Sie hier →„Microsoft Planner in Teams Kanal integrieren: Zentrale Planung von Aufgaben und Projekten (Anleitung)“

😎 10 produktive Planner Tipps, die du ausprobieren musst

(Dauer 11:39 Minuten)

Inhalt des Tutorials zu Microsoft Planner

1. Einleitung 00:00
2. Erstelle neue Pläne nur über diesen Weg 00:18
3. Zwei Ebenen zur Strukturierung Deines Plans 00:47
4. So wirst Du über Kommentare benachrichtigt 03:45
5. Der richtige Weg, um Dateien anzuhängen 05:05
6. Erstelle Planner-Aufgaben aus Teams-Nachrichten und Beiträgen 05:57
7. Nutze wiederkehrende Aufgaben (Jour Fixe) 07:08
8. Erstelle und nutze Pläne als Vorlagen 07:47
9. Kopiere/verschiebe Aufgaben in andere Pläne 08:36
10. Gesamte Aufgabenübersicht 09:12
11. Die wichtigste Frage 11:12