Die zeitsparende „Schnellzugriffsleiste“ in Outlook, Word, Excel & Co: Alle individuell am häufigsten benötigten Befehle immer sofort mit nur einem Klick zur Hand!

Kennen Sie schon die Schnellzugriffsleiste in Microsoft 365? Über zehn verschiedene Office-Apps (wie zum Beispiel Excel, Word, Outlook und PowerPoint) bieten diese nützliche Option. Damit können die Nutzer ihre individuell jeweils am häufigsten benötigten Befehle in eine kleine „Extra-Menüleiste“ anordnen – und haben so die für sie wichtigsten Funktionen stets sofort mit nur einem Klick zur Hand! Das erspart das lästige Rumgeklicke durch das Menü und die Registerkarten.

• Jeder Befehl, den Sie dieser Leiste hinzufügen, erhält zudem automatisch eine praktische Shortcut-Tastenkombination für eine noch größere Zeitersparnis.
• Diese individuelle Anpassung der Bedienoberfläche Ihres Excels, Outlooks, Words & Co geht ganz leicht und macht die Handhabung der Microsoft 365-Apps noch einmal deutlich einfacher und bequemer.
• Wie Sie die Schnellzugriffsleiste in Microsoft Office nun konkret einblenden, anpassen und den Anzeigeort verschieben können, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen-Blogbeitrag.

1. Der Nutzen: Was ist und kann die „Symbolleiste für den Schnellzugriff“ konkret?

Die Symbolleiste für den Schnellzugriff in den Microsoft Office 365-Apps ermöglicht eine benutzerspezifische Personalisierung der Bedienoberflächen. In diese Schnellzugriffsleiste können Sie ganz nach Belieben Ihre individuell am häufigsten benötigten Befehle hinzufügen – ganz unabhängig davon, aus welchen Registerkarten im Menüband die Befehle stammen.

• Diese Befehle werden dann in der Schnellzugriffssymbolleiste in Form von Schaltflächen dargestellt.
• Zudem erhält jede Schaltfläche in der Leiste auch einen eigenen Shortcut, so dass Sie die hinzugefügte Option dann künftig alternativ auch ganz schnell mittels Tastenkombination ansteuern können.
• Seit einem Softwareupdate 2021 wird die klassische Schnellzugriffsleiste in den Microsoft Office 365-Apps allerdings nicht mehr standardmäßig angezeigt. Die Symbolleiste ist jedoch nach wie vor verfügbar. Sie muss nun allerdings zunächst einmal manuell aktiviert und eingeblendet werden.

2. In welchen Apps: In welchen Microsoft Office-Apps ist die Schnellzugriffsleiste nutzbar?

Die Option, die Schnellzugriffsleiste individuell anzupassen, um häufig benötigte Befehle immer schnell zur Hand zu haben, ist in über zehn verschiedenen Microsoft 365 und Office 365-Apps verfügbar. Sie können diese Symbolleiste in jedem der folgenden Programme individuell unterschiedlich anlegen – je nach dem, welche Funktionen Sie in der jeweiligen Apps besonders häufig benötigen. Das sind Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote, Project, Publisher, Visio, Access, InfoPath und SharePoint Online.

3. Anleitung: Die Schnellzugriffsleiste in Word, Excel, Outlook & Co einblenden und anpassen

Auch wenn die Menüsteuerung in den einzelnen Microsoft 365-Apps im Detail etwas unterschiedlich aussieht, funktioniert das Einblenden, Anpassen und Verschieben der Schnellzugriffsleiste jedoch fast überall gleich. Grundsätzlich gibt es jedoch zwei Einschränkungen für das individuelle Personalisieren dieser Leiste.

1. Nicht alle Menüfunktionen lassen sich in der Schnellzugriffs-Symbolleiste hinzufügen. Das ist nur für Befehle möglich – die allerdings die absolute Mehrheit aller Menüfunktionen ausmachen. Die Schnellzugriffsfunktion bietet daher eine riesige Fülle an Möglichkeiten, wie zum Beispiel für das Schnelldrucken oder eine PDF-Erstellung ohne Umwege, direkten Zugriff auf individuelle Makros oder Textbausteine, Wörter zählen, Absender sperren, an OneNote senden, Vorlesen lassen, Tabelle zeichnen, Kommentar einfügen, eine Ebene nach hinten/vorne etc.
2. Die Symbolleiste für den Schnellzugriff wird nur in einer Zeile angezeigt. Eine mehrzeilige Anzeige ist leider nicht möglich. Mit einem Trick können Sie die Zeile jedoch deutlich platzsparender nutzen.

Die Schnellzugriffsleiste in den Microsoft 365-Apps einblenden, verschieben und entfernen

Es gibt zwei verschiedene Wege, die Schnellzugriffsleiste einzublenden, zu entfernen oder auch die Position zu verschieben. Denn die Symbolleiste kann an zwei unterschiedlichen Anzeigeorten eingeblendet werden. Entweder über oder unterhalb des Menübands, ganz wie es Ihnen besser gefällt. Und so erhalten Sie Ihre Schnellzugriffszeile zurück.

• Via den „Optionen“: Klicken Sie in Ihrer Microsoft Office 365-Anwendung auf die Registerkarte → Datei, dann in der Menüspalte am linken Bildschirmrand ganz unten auf → Optionen und wählen Sie im neuen Dialogfenster die Option → Symbolleiste für den Schnellzugriff. Hier können Sie nun im oberen Fensterbereich neue Befehle hinzufügen und auch vorhandene Befehle wieder entfernen (siehe nächster Abschnitt). Unterhalb dieser beiden Auswahllisten können Sie nun das Anzeigen der Schnellzugriffsleiste aktivieren und deaktivieren. Hier können Sie zudem auch die Position der Leiste auswählen, ob sie oberhalb des Menübands in der Titelleiste oder unterhalb des Menüs angezeigt werden soll.
• Aktivierung im Menüband selbst: Klicken Sie im Menüband Ihrer Microsoft 365-App ganz rechts auf den kleinen Erweiterungspfeil und wählen Sie dann im Kontextmenü → Symbolleiste für den Schnellzugriff anzeigen (bzw. → Symbolleiste für den Schnellzugriff verbergen). Um dann weitere Anpassungen an dieser Schnellzugriffsleiste vornehmen zu können, müssen Sie in dieser Leiste erneut auf den dortigen Erweiterungspfeil klicken. In dem sich daraufhin öffnenden Kontextmenü erhalten Sie dann unter anderem auch die Möglichkeit, die Position der Leiste zu verschieben (→ über dem Menüband anzeigen oder → unter dem Menüband anzeigen).

Die Schnellzugriffsleiste in Word, Excel, Outlook & Co individuell anpassen: Befehle hinzufügen und entfernen

Das Anpassen der Symbolleiste in Microsoft 365 ist ganz simpel. Denn alle Befehle, die in dem Menüband der jeweiligen Anwendung aufgelistet sind, lassen sich ganz einfach per rechten Mausklick zur Schnellzugriffsleiste hinzufügen. Dafür einfach die gewünschte Option im Menüband mit der rechten Maustaste anklicken und im Kontextmenü → Zu Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen auswählen. Fertig. Möchten Sie eine Option wieder aus der Schnellzugriffsleiste entfernen, müssen Sie diese einfach in der Leiste mit der rechten Maustaste anklicken und → Aus Symbolleiste für den Schnellzugriff entfernen auswählen.

Um nun jedoch eine Gesamtübersicht über alle schnellzugriffsfähigen Optionen zu erhalten – also auch den schnellzugriffsfähigen Befehlen, die nicht im Menüband aufgeführt sind (wie zum Beispiel allen Optionen innerhalb der Registerkarte „Datei“) – gehen Sie wie folgt vor.

• Klicken Sie auf die Registerkarte → Datei, anschließend linksunten auf → Optionen und dann auf → Symbolleiste für den Schnellzugriff.
• Nun wird Ihnen auf der linken Seite des Auswahlfensters eine vollständige Liste mit wirklich allen Befehlen angezeigt, die Ihnen in der jeweiligen App zur Verfügung stehen.
• Diese Befehle sind nach den Registerkarten und Funktionsgruppen im Menü geordnet. Das bedeutet, wenn Sie hier in der Kopfzeile zum Beispiel die Registerkarte „Ansicht“ auswählen, werden Ihnen in der Liste darunter alle Befehle aus dem „Ansicht-Menü“ und allen darin enthaltenen Submenüs zur Auswahl angezeigt.
• Dann müssen Sie nur noch lediglich den gewünschten Befehl markieren und auf die Schaltfläche → Hinzufügen klicken. Der ausgewählte Befehl wird daraufhin in dem rechten Fenster der zu Ihrer persönlichen Schnellzugriffsleiste hinzugefügten Funktionen angezeigt und ist künftig in Ihrer Symbolleiste für den Schnellzugriff verfügbar.
• Tipp 1: In dieser Liste mit den zu Ihrer Schnellzugriffsleiste hinzugefügten Befehlen (in der rechten Fensterhälfte) können Sie auch die Reihenfolge der Befehle ändern, wie diese in Ihrer Symbolleiste angezeigt werden sollen. So können Sie die am häufigsten benötigten Befehle weiter nach vorne schieben. Klicken Sie dafür einfach auf den gewünschten Befehl in der Liste und manövrieren Sie diesen mittels dem Auf- und Abpfeil rechts daneben an die gewünschte Position.
• Tipp 2: In dieser Liste aller hinzugefügten Schnellzugriffsbefehle können Sie auch einzelne Befehle wieder entfernen. Klicken Sie dafür einfach auf die nicht mehr benötigte Funktion und dann auf die Schaltfläche → Entfernen.

4. Die automatischen Shortcut-Tastenkombinationen für jeden Schnellzugriffsbefehl

Jeder neu hinzugefügte Befehl in Ihrer Leiste für einen schnellen Zugriff erhält automatisch auch einen eigenen Shortcut. Diese Tastenkombination setzt sich aus zwei Faktoren zusammen: (1.) Der Alt-Taste und (2.) der Nummer (= Position), den die betreffende Option in der Schnellzugriffsleiste hat. Also zum Beispiel → Alt + 1 für den Befehl an der ersten Stelle, → Alt +2 für die Option an der zweiten Stelle und → Alt + 5 für die Funktion an der fünften Position.

5. Exportieren der Schnellzugriffsleiste für andere Nutzer oder andere Endgeräte

Wenn Sie sich eine individuell angepasste Schnellzugriffsleiste erstellt haben, möchten Sie diese vielleicht auch auf einem anderen Endgerät nutzen oder Mitarbeitern und Kollegen zur Verfügung stellen. Das funktioniert mittels eines „Exports“ und anschließendem „Imports“ dieser Symbolleiste.

• Klicken Sie dafür auf die Registerkarte → Datei, → Optionen und → Symbolleiste für den Schnellzugriff.
• In dem neuen Dialogfenster klicken Sie rechts unten auf die Schaltfläche → Importieren/Exportieren und dann auf → Alle Anpassungen exportieren.
• Einen Speicherort auswählen und mit → Speichern bestätigen.
• Um die Symbolleiste nun auf einem anderen Rechner zu importieren, folgen Sie in der dortigen Microsoft 365-Anwendung dem gerade skizzierten Klickpfad. Klicken Sie dort ebenfalls auf die Schaltfläche → Importieren/Exportieren, aber dann jedoch auf den Befehl → Anpassungsdatei importieren. Navigieren Sie zu dem Speicherort, wählen Sie die Datei aus und bestätigen Sie mit → Öffnen.

6. Zu wenig Platz in der Schnellzugriffsleiste? Befehlsbezeichnungen ausblenden und nur die Icons sehen!

Wenn Sie sich an die Schnellzugriffsfunktion gewöhnt haben, kann Ihnen schnell der Platz darin ausgehen. Denn die Leiste kann leider nicht mehrzeilig angezeigt werden. Es gibt jedoch eine einfache Lösung für dieses Problem.

• Klicken Sie auf den kleinen Aufklapppfeil in der Symbolleiste und wählen Sie dann im Kontextmenü die Option → Befehlsbezeichnungen ausblenden.
• Dann werden künftig nur noch platzsparend die Symbole der hinzugefügten Schnellzugriffsbefehle angezeigt.
• Die schriftliche Befehlsbezeichnung selbst erscheint dann nur noch, wenn Sie mit der Maus über eins der Symbole fahren.
• Falls Sie das Ausblenden wieder rückgängig machen wollen, einfach dem gerade beschriebenen Klickpfad folgen und dann → Befehlsbezeichnungen einblenden auswählen.

7. Extra-Tipps: Weitere Shortcut-Listen für einen Schnellzugriff in den Microsoft 365-Apps

Die Schnellzugriffsleiste ist nicht die einzige Möglichkeit, um in Excel, Word, Outlook & Co Zeit einzusparen. Eine beliebte Zeitsparfunktion sind auch die Shortcut-Tastenkombinationen. Am bekanntesten sind wohl „Strg + C“ für das Kopieren und „Strg + V“ für das Einfügen von Inhalten aller Art. Darüber hinaus gibt es aber noch Hunderte weiterer Shortcut-Tastenkombinationen, die ähnlich praktisch und bequem sind. Hier eine Auswahl besonders nützlicher Tastenkombinationen in Microsoft 365!

• Windows Shortcuts: Die 70 besten Tastenkombinationen für den Berufsalltag.
• Funktionstasten: Mit welchen Schnellzugriffsfunktionen die F1 bis F12 Tasten belegt sind.
• Outlook Textbausteine erstellen: Eine geniale Zeitersparnis für alle, die beruflich viele E-Mails schreiben (einfach erklärt, inklusive Video).
• Outlook QuickSteps: Damit können Sie mehrere Arbeitsschritte ganz leicht zu automatisierten Schnellbefehlen zusammenfassen.
• Kostenloses Download-Center: Viele weitere praxisnahe Checklisten, Anleitungen und Vorlagen für mehr Effizienz im Büro und am Schreibtisch finden Sie in unserem kostenlosen Download-Center!

Büro-Kaizen Video-Tutorial: Sieben erstaunliche Shortcut-Tastenkombinationen (die Du noch nicht kennst)!

(Dauer 06:46 Minuten)

Inhalt dieses Büro-Kaizen Video-Tutorials:

1. Einleitung 00:00
2. Geteilter Bildschirm zwischen zwei Apps 00:16
3. Virtuellen Desktop erstellen & verwenden 00:51
4. Zwischenablageverlauf öffnen 01:30
5. Desktop anzeigen & alle Apps minimieren 02:43
6. Screenshots erstellen 03:17
7. Emojis & GIFs einblenden 04:29
8. Bildschirmvideos aufnehmen (Xbox Game Bar) 05:06