Die Excel-Funktion SUMMEWENN zählt automatisch alle Werte zusammen, die eine bestimmte Bedingung erfüllen. Das können zum Beispiel die summierten Umsätze eines bestimmten Verkäufers, einer Filiale oder der Lagerbestand eines speziellen Produkts sein. Dieses automatische Zusammenzählen spezifischer Werte ist vor allem für das Auswerten und Analysieren umfangreicher Tabellen extrem praktisch und zeitsparend. Daher gehört SUMMEWENN zu einer der am häufigsten verwendeten Formeln in Microsofts Tabellenkalkulationsprogramm Excel. Und das Schöne daran ist:
→ So vielfältig sich die Funktion im Arbeitsalltag nutzen lässt, so einfach ist die dazugehörige Formel ausfüllbar.
→ Wie leicht das „Summieren-Wenn“ geht und was Sie damit konkret alles machen können, zeigen wir Ihnen hier in dieser Büro-Kaizen-Anleitung – anhand von Praxisbeispielen sowie auch in unserem kurzem YouTube-Erklärvideo am Ende dieses Beitrags!
Inhaltsverzeichnis
1. Was ist und was kann die SUMMEWENN Funktion in Excel?
Einfache Erklärung:
Mit dem „Summieren-Wenn“ kann man recht einfach festlegen, was man in einer Tabelle zusammengezählt haben will. Dafür müssen lediglich zwei Dinge in die Formel eingegebenen werden: (1.) In welchem Tabellenbereich soll dies durchgeführt werden und (2.) welches Kriterium/welche Bedingung entscheidet, ob eine Zelle hinzugezählt wird oder nicht.
- Solch ein (Such-)Kriterium, was alles zusammengezählt werden soll, kann entweder ein bestimmter Name, ein Wort, ein Wert größer oder kleiner einer bestimmten Zahl (zum Beispiel „0“, also nur alle positiven oder negativen Werte), eine Kategorie, ein Zellenbezug oder auch eine Formel sein.
- Excel sucht dann automatisch alle Zellen, die die vorgegebene Bedingung erfüllen, und addiert die jeweiligen Zahlenwerte zu einer Summe zusammen.
2. Praxisbeispiele: Wann wird die SUMMEWENN Funktion in Excel verwendet?
Das automatische Summieren von Zellen, die eine bestimmte Bedingung erfüllen, lässt sich nun im Berufsalltag für die verschiedensten Anwendungen nutzen. Zum Beispiel:
- Wie hoch war der Umsatz eines bestimmten Produkts?
- Wie hoch war der Umsatz mit Produkten größer oder kleiner eines bestimmten Verkaufswerts?
- Wie viel Stück eines bestimmten Produkts wurden insgesamt verkauft?
- Wie hoch ist der Lagerbestand eines speziellen Bauteils?
- Welchen Umsatz hat ein bestimmter Vertriebler erzielt?
- Wie hoch war der Absatz in einer bestimmten Filiale?
- Wie hoch ist die Summe aller Zellwerte, die einer bestimmten Kategorie zugeordnet sind?
- Wie hoch ist die Summe aller positiven Zahlen (Gewinn) oder aller negativen Werte (Verlust) in einer Tabelle?
3. Anleitung: Wie füllt man die SUMMEWENN-Formel in Excel aus?
Syntax der SUMMEWENN-Formel: So sieht die Excel-Formel ausSUMMEWENN(Bereich;Kriterium) In dieser einfachen Form zählt Excel genau die Zellen zu einer Summe zusammen, die das Suchkriterium erfüllen. Optional ist es jedoch auch möglich, die Werte in benachbarten Zellen neben einem bestimmten Namen oder Datumsbereich zusammenzählen zu lassen. Dann wird für das Suchkriterium ein eigener Bereich vorgegeben (= Such-Bereich) und für das automatische Summieren der Werte ein anderer Bereich (= Summen-Bereich). Dafür muss die obige Basisformel lediglich noch um ein weiteres Argument erweitert werden, das dann angibt, aus welchem Bereich Excel die Summe bilden soll, sobald die Bedingung zutrifft. SUMMEWENN(Bereich;Kriterium;[Summe_Bereich]) Das erste Argument gibt somit an, welchen Tabellenbereich Excel nach dem Suchkriterium durchsuchen soll. Das zweite Argument legt fest, was das (Such-)Kriterium ist. Und das dritte Argument gibt vor, welche abweichenden Zellen bei einer erfüllten Bedingung addiert werden sollen. Tipp: Aus Gründen der Logik muss der Summen-Bereich des dritten Arguments dieselbe Dimension (Anzahl an Zellen) besitzen, wie der Such-Bereich in dem ersten Argument (also zum Beispiel die jeweils benachbarten Zellen). |
Beispiele: So wendet man die SUMMEWENN-Formel in Excel an
Hier sehen Sie nun anhand mehrerer Beispiele, wie man die Summe-wenn-Formel in Excel konkret ausfüllt und einsetzt, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen.
Praxisbeispiel 1: Excel soll alle Umsätze summieren, wenn sie größer oder gleich 3.500,- € sind
Summieren, wenn Umsatz größer gleich 3.500,-:
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Summieren, wenn Umsatz kleiner 3.500,-:
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Praxisbeispiel 2: Excel soll alle Umsätze summieren, wenn sie dieselbe Quelle haben
Alle Umsätze in der Spalte C summieren, wenn diese in Spalte A dieselbe Verkaufsquelle haben:
→ Tipp 1: Das zweite Argument „Kriterium“ kann entweder manuell als Text eingetippt oder alternativ auch einfach per Zellbezug eingegeben werden. Letzteres geht ganz einfach durch das Anklicken der entsprechenden Zelle (in unserem Beispiel: E5). → Tipp 2: Sie wollen die Excel-Funktion SUMMEWENN nacheinander für verschiedene Kriterien anwenden? In unserem Praxisbeispiel also, um die Gesamtumsätze der einzelnen Verkaufsquellen aufzulisten? Dann müssen Sie die verschiedenen Suchkriterien nur in einer Liste untereinanderschreiben und die Formel lediglich in der ersten Zeile eingeben. Anschließend kopieren Sie diese ganz einfach in die Zellen darunter, indem Sie die Umrandung der Zelle mit der Formel am rechten unteren Eck mit der Maus greifen und nach unten erweitern. Die Formel passt sich dann automatisch der jeweils nächsten Zeile an. Damit jedoch der Such-Bereich und der Summen-Bereich immer gleichbleiben und nicht ebenfalls eine Zeile „verrutschen“, müssen Sie diese zuvor in der ersten Formel fixieren. Markieren Sie dafür jeweils einen Bereich mit der Maus und drücken Sie die Funktionstaste „F4“, dann fixiert Excel diesen Tabellenbereich automatisch mittels vorangestellter Dollarzeichen „$“ (siehe die Eingabezeile in Abb. 2 sowie in unserem YouTube-Erklärvideo unten ab Minute 11:10). |
4. Zehn Tipps für das Ausfüllen der SUMMEWENN-Formel in Excel:
- Den Suchbereich für das Kriterium kann man auch ganz einfach mit gedrückter Maustaste ziehen. Das gilt auch für das dritte Argument, den Summen-Bereich.
- Müssen Sie einen sehr großen Tabellenbereich markieren, klicken Sie am besten in die erste Zelle, halten dann die Umschalt-Taste gedrückt und klicken dann einfach in die letzte Zelle.
- Auch das Suchkriterium selbst kann man ganz einfach per Mausklick auf eine bestimmte Zelle auswählen (ein sogenannter Zellbezug). Dadurch ersparen Sie sich das manuelle Eingeben (in unserem Beispiel „C5“ statt „Online-Shop“).
- Alle Suchkriterien, die aus Text bestehen oder einen logischen Vergleich bzw. mathematische Symbole enthalten (z.B. <, =, >), müssen in doppelte Anführungszeichen („) gestellt werden. Zahlenwerte benötigen im Unterschied dazu keine Anführungszeichen.
- Wird das Kriterium per Zellbezug auf eine Zelle definiert, entfallen auch die Anführungszeichen.
- Das Fragezeichen „?“ dient bei den Suchkriterien als Platzhalter für ein beliebiges einzelnes Zeichen. Das Sternchen „*“ ist ein Platzhalter für eine beliebig lange Zeichenfolge.
- Wenn das Suchkriterium für Ihre Summe jedoch tatsächlich ein Sternchen oder Fragezeichen enthält, muss eine sogenannte Tilde „~“ vor dem Zeichen gesetzt werden.
- Die einzelnen Argumente der SUMMEWENN-Formel (alle Elemente in der Klammer) müssen durch ein Semikolon (Strichpunkt „;“) voneinander getrennt werden.
- Sollen mehrere Kriterien für die Bedingung kombiniert werden, geht das in Excel nicht mit der SUMMEWENN-Funktion, sondern mit der darauf aufbauenden SUMMEWENNS-Funktion. Diese lautet ganz ähnlich, allerdings in umgekehrter Reihenfolge: =SUMMEWENNS(Summe_Bereich; Kriterium_Bereich1; Kriterium1; Kriterium_Bereich2; Kriterium2; etc.).
- Wenn Excel eine Summe aller Zellen mit einer bestimmten Schriftfarbe bilden soll (zum Beispiel der Schriftfarbe Rot für noch nicht bezahlte Rechnungen), dann benötigt man dafür die etwas kompliziertere Formel =FARBSUMME. Eine Anleitung dafür finden Sie hier in der Microsoft-Hilfe.
5. Extra-Tipps rund um Microsoft Excel und die anderen Office-Apps
Neben der Summe-wenn-Funktion gibt es in Excel noch viele weitere extrem praktische Formeln, die im Arbeitsalltag viel Zeit einsparen. Zum Beispiel der SVERWEIS, XVERWEIS, ZÄHLENWENN (COUNTIF) oder die Wenn-Dann-Funktion. Darüber hinaus hat Excel noch viele weitere, sehr nützliche Features zu bieten, wie zum Beispiel die bedingte Formatierung, das automatische Erstellen von Diagrammen, Dropdown-Auswahllisten in einer Zelle oder die intelligenten und flexiblen Pivot-Auswertungs-Tabellen. Wie das alles funktioniert, haben wir Ihnen – einfach erklärt – hier zusammengestellt:
- So funktionieren die Microsoft 365-Apps: Alle Büro-Kaizen-Anleitungen zu den wichtigsten Office-Apps wie Excel, Word, PowerPoint, Outlook, OneNote, Teams, OneDrive & SharePoint etc.
- Digitaler Minimalismus: Wie Sie Komplexität reduzieren, Zeit sparen und entspannt arbeiten – kostenloses Büro-Kaizen-eBook (im Wert von 19,95 Euro).
- Büro-Kaizen Download-Center: Viele weitere praxisnahe Tipps, Tricks, Checklisten und Vorlagen für mehr Effizienz im Büro finden Sie hier in unserem kostenlosen Download-Center!
Büro-Kaizen Video-Tutorial: Die Top 3 Excel-Formeln (inklusive SUMMEWENN)
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(Dauer 14:48 Minuten)
Inhalt dieser Video-Anleitung zu Microsoft Excel:
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