OneNote im Team nutzen: Holen Sie mehr aus Ihren Meetings heraus

18. August 2020

Wenn man in den täglichen Flurfunk im Büro hinein hört, sind Meetings und ihr Nutzen ein leidiges Dauerthema. Doch woher kommt das? Oft liegt es nur am unverhältnismäßig hohen Aufwand für die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen. Ohne geeignetes Hilfstool ist das dann schon mal lästig.

Die gute Nachricht: Mit OneNote können Sie sich den hohen Aufwand schenken! Denn die gelungene Integration von OneNote und Outlook sorgt bei Meetings für einen fantastischen Workflow – mit einem Maximum an Effizienz.

Mit diesem Blogbeitrag wollen wir Ihnen in einfachen, kurzen Schritten zeigen, wie OneNote seine Stärken bei Besprechungen für Sie ausspielen kann.

  1. Schritt 1: Termine mit OneNote-Protokoll verknüpfen
  2. Schritt 2: Sofortprotokolle erstellen
  3. Extra Tipp: Seite in PDF exportieren und dann versenden
  4. Schritt 3: Aufgaben des Meetings direkt in Outlook übernehmen
  5. Tipp Nr. 4: Schauen, was läuft …

 

 

Schritt 1: Termine mit OneNote-Protokoll verknüpfen

Neue Besprechungstermine in Outlook können Sie mit nur einem Klick mit einem OneNote-Besprechungsprotokoll verknüpfen:

  • Öffnen Sie den Termin in Outlook
  • Klicken Sie die Schaltfläche „Besprechungsnotizen“

 

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Abbildung 1: OneNote im Team nutzen – Besprechungsnotizen OneNote mit Outlook Termin verknüpfen

 

  • Wählen Sie dann den Speicherort in OneNote aus und klicken Sie auf speichern

 

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Abbildung 2: OneNote im Team nutzen – Auswahl Speicherort Notizen in OneNote

 

  • In OneNote finden Sie unter Ihrem zuvor gewählten Speicherort nun direkt die Informationen zu Ihrem  Termin, deren Teilnehmer und ein Direktlink zurück zum Termin. Nun können Sie hier weitere Notizen des Meetings hinzufügen.

 

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Abbildung 3: OneNote im Team nutzen – Besprechungsnotizen direkt hinzufügen im Notizbuch

 

Schritt 2: Sofortprotokolle erstellen

Erstellen Sie, wie z.B. in Schritt 1 beschrieben, eine neue Besprechungsnotizseite in OneNote. Wenn Sie dann Ihr Notebook noch an einen Beamer anschließen, dann können die Teilnehmer des Meetings die Besprechungsnotizen direkt mitlesen. Das genehmigte Protokoll versenden Sie anschließend über „Seite per E-Mail senden“ an alle Meetingteilnehmer.

 

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Abbildung 4: OneNote im Team nutzen – Seiten ganz einfach per Email senden

 

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Abbildung 5: OneNote im Team nutzen – Seite per Email senden

 

Um OneNote optimal im Team zu verwenden, können Sie ganze Seiten aus OneNote heraus beliebig oft verschicken.

Extra Tipp: Seite in PDF exportieren und dann versenden

Es besteht alternativ auch die Möglichkeit die bestehende Besprechungsnotizseite in ein PDF-Dokument zu exportieren.

 

  • Klicken Sie auf „Datei“ und dann „Exportieren“ [1]
  • Wählen Sie dann „Seite“ aus, man kann aber auch ganze Abschnitte oder Notizbücher exportieren. [2]
  • Wählen Sie das Format „PDF Datei“ aus [3]
  • Klicken Sie „Exportieren“ [4]

 

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Abbildung 6: OneNote im Team nutzen – Notizenseite in PDF Datei exportieren

 

  • Wählen Sie nun noch den Speicherort der Datei aus. Der Dateiname wir aus dem Titel der Besprechungsnotiz automatisch übernommen.
  • Klicken Sie auf „Speichern

 

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Abbildung 7: OneNote im Team nutzen – Exportierte PDF Datei speichern

 

Die PDF Datei kann dann als Anhang auch in einer E-Mail versendet werden.

Schritt 3: Aufgaben des Meetings direkt in Outlook übernehmen

Auf Meetings folgen oftmals Aufgaben, die sogenannten To-dos. Diese sollen für die einzelnen Teilnehmer am besten gleich in die Outlook-Aufgabenliste wandern. So erstellen Sie Ihre Aufgaben:

  1. Markieren Sie den Text im OneNote-Protokoll, den Sie als Aufgabe in Outlook erstellen möchten [1]
  2. Klicken Sie dann „Outlook-Aufgaben“ im Menü und weisen Sie der Aufgabe einen Termin zu [2]
  3. Klicken Sie „Benutzerdefiniert”, um die Aufgabe zu öffnen und manuell nachzubearbeiten [3]

 

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Abbildung 8: OneNote im Team nutzen – Aus OneNote direkt eine Aufgabe in Outlook erstellen

 

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Abbildung 9: OneNote im Team nutzen – Benutzerdefiniert kann die Aufgabe auch in Outlook angepasst werden

 

Auch mit OneNote können Sie Aufgaben an alle Beteiligten im Team zuweisen.

Um sich mit den Team-Funktionen erst einmal vertraut zu machen, probieren Sie doch gleich die folgenden Tipps aus.

Tipp Nr. 1: Gleich starten – mit Ihrem ersten gemeinsamen Notizbuch …

… legen Sie ein neues Notizbuch auf einem gemeinsamen Laufwerk an. Alle Ihre Teilnehmer können nun auf dieses Notizbuch zugreifen.

 

 

Tipp Nr. 2: Auf Ihr Notizbuch auch mobil zugreifen – egal von wo, egal wann …

  1. Erstellen Sie Ihren Benutzer-Account unter outlook.com.
  2. Legen Sie auf OneDrive Ihr erstes Notizbuch an, auf das alle Teilnehmer online zugreifen.
  3. Geben Sie über die Notizbuch-Freigabe Mitarbeitern an anderen Standorten ebenfalls Ihr Notizbuch frei.

Tipp Nr. 3: Teile Ihres Notizbuches schützen …

Vergeben Sie über den Passwortschutz ein Passwort für einzelne Abschnitte Ihres Notizbuches. Dran denken das Passwort irgendwo zu dokumentieren, ansonsten sind Ihre Daten nie mehr einsehbar.

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Abschnitt an, den Sie schützen möchten [1]
  • Wählen Sie in dem sich öffnenden Pop-up Menü „Diesen Abschnitt durch ein Kennwort schützen“ aus [2]

 

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Abbildung 10: Abschnitt mit einem Passwort versehen

 

  • Klicken Sie dann auf dem rechts erscheinenden Menu auf „Kennwort festlegen“ [3]

 

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Abbildung 11: Menu zum Kennwort festlegen

 

  • Legen Sie das Kennwort fest

 

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Abbildung 12: Legen Sie Ihr Kennwort fest

 

Tipp Nr. 4: Schauen, was läuft …

… über die Änderungsnachverfolgung der „Seitenversionen“ überblicken Sie jederzeit wer, wann, was an Ihrem Notizbuch geändert hat.

 

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Abbildung 13: Seitenversionen darstellen

 

 



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