Wenn man in den täglichen Flurfunk im Büro hinein hört, sind Meetings und ihr Nutzen ein leidiges Dauerthema. Doch woher kommt das? Oft liegt es nur am unverhältnismäßig hohen Aufwand für die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen. Ohne geeignetes Hilfstool ist das dann schon mal lästig.
Die gute Nachricht: Mit OneNote können Sie sich den hohen Aufwand schenken! Denn die gelungene Integration von OneNote und Outlook sorgt bei Meetings für einen fantastischen Workflow – mit einem Maximum an Effizienz.
Mit diesem Blogbeitrag wollen wir Ihnen in einfachen, kurzen Schritten zeigen, wie OneNote seine Stärken bei Besprechungen für Sie ausspielen kann.
Inhaltsverzeichnis
Schritt 1: Termine mit OneNote-Protokoll verknüpfen
Neue Besprechungstermine in Outlook können Sie mit nur einem Klick mit einem OneNote-Besprechungsprotokoll verknüpfen:
- Öffnen Sie den Termin in Outlook
- Klicken Sie die Schaltfläche „Besprechungsnotizen“
- Wählen Sie dann den Speicherort in OneNote aus und klicken Sie auf speichern
- In OneNote finden Sie unter Ihrem zuvor gewählten Speicherort nun direkt die Informationen zu Ihrem Termin, deren Teilnehmer und ein Direktlink zurück zum Termin. Nun können Sie hier weitere Notizen des Meetings hinzufügen.
Schritt 2: Sofortprotokolle erstellen
Erstellen Sie, wie z.B. in Schritt 1 beschrieben, eine neue Besprechungsnotizseite in OneNote. Wenn Sie dann Ihr Notebook noch an einen Beamer anschließen, dann können die Teilnehmer des Meetings die Besprechungsnotizen direkt mitlesen. Das genehmigte Protokoll versenden Sie anschließend über „Seite per E-Mail senden“ an alle Meetingteilnehmer.
Um OneNote optimal im Team zu verwenden, können Sie ganze Seiten aus OneNote heraus beliebig oft verschicken.
Extra Tipp: Seite in PDF exportieren und dann versenden
Es besteht alternativ auch die Möglichkeit die bestehende Besprechungsnotizseite in ein PDF-Dokument zu exportieren.
- Klicken Sie auf „Datei“ und dann „Exportieren“ [1]
- Wählen Sie dann „Seite“ aus, man kann aber auch ganze Abschnitte oder Notizbücher exportieren. [2]
- Wählen Sie das Format „PDF Datei“ aus [3]
- Klicken Sie „Exportieren“ [4]
- Wählen Sie nun noch den Speicherort der Datei aus. Der Dateiname wir aus dem Titel der Besprechungsnotiz automatisch übernommen.
- Klicken Sie auf „Speichern“
Die PDF Datei kann dann als Anhang auch in einer E-Mail versendet werden.
Schritt 3: Aufgaben des Meetings direkt in Outlook übernehmen
Auf Meetings folgen oftmals Aufgaben, die sogenannten To-dos. Diese sollen für die einzelnen Teilnehmer am besten gleich in die Outlook-Aufgabenliste wandern. So erstellen Sie Ihre Aufgaben:
- Markieren Sie den Text im OneNote-Protokoll, den Sie als Aufgabe in Outlook erstellen möchten [1]
- Klicken Sie dann „Outlook-Aufgaben“ im Menü und weisen Sie der Aufgabe einen Termin zu [2]
- Klicken Sie „Benutzerdefiniert”, um die Aufgabe zu öffnen und manuell nachzubearbeiten [3]
Auch mit OneNote können Sie Aufgaben an alle Beteiligten im Team zuweisen.
Um sich mit den Team-Funktionen erst einmal vertraut zu machen, probieren Sie doch gleich die folgenden Tipps aus.
Tipp Nr. 1: Gleich starten – mit Ihrem ersten gemeinsamen Notizbuch …
… legen Sie ein neues Notizbuch auf einem gemeinsamen Laufwerk an. Alle Ihre Teilnehmer können nun auf dieses Notizbuch zugreifen.
Tipp Nr. 2: Auf Ihr Notizbuch auch mobil zugreifen – egal von wo, egal wann …
- Erstellen Sie Ihren Benutzer-Account unter outlook.com.
- Legen Sie auf OneDrive Ihr erstes Notizbuch an, auf das alle Teilnehmer online zugreifen.
- Geben Sie über die Notizbuch-Freigabe Mitarbeitern an anderen Standorten ebenfalls Ihr Notizbuch frei.
Tipp Nr. 3: Teile Ihres Notizbuches schützen …
Vergeben Sie über den Passwortschutz ein Passwort für einzelne Abschnitte Ihres Notizbuches. Dran denken das Passwort irgendwo zu dokumentieren, ansonsten sind Ihre Daten nie mehr einsehbar.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Abschnitt an, den Sie schützen möchten [1]
- Wählen Sie in dem sich öffnenden Pop-up Menü „Diesen Abschnitt durch ein Kennwort schützen“ aus [2]
- Klicken Sie dann auf dem rechts erscheinenden Menu auf „Kennwort festlegen“ [3]
- Legen Sie das Kennwort fest
Tipp Nr. 4: Schauen, was läuft …
… über die Änderungsnachverfolgung der „Seitenversionen“ überblicken Sie jederzeit wer, wann, was an Ihrem Notizbuch geändert hat.
