Kleine OneNote-Serie – OneNote im Team



Meetings und ihr Nutzen – ein leidiger Dauerbrenner für den täglichen Flurfunk. Dabei liegt es oft einfach nur am unnötig hohen Aufwand für Vor- und Nachbereitung von Besprechungen. Mit OneNote können Sie sich selbigen schenken! Denn die gelungene Integration von OneNote und Outlook sorgt bei Meetings für einen fantastischen Workflow – mit einem Maximum an Effizienz. Hier lernen Sie meinen Workflow kennen – Ihren Meetingbeschleuniger, in den folgenden 3 Schritten.

1. Schritt: Termine mit OneNote-Protokoll verknüpfen

Neue Besprechungstermine in Outlook können Sie mit einem Klick mit einem OneNote-Besprechungsprotokoll wie folgt verknüpfen:

  • Öffnen Sie den Termin in Outlook – und klicken Sie die Schaltfläche „Besprechungsnotizen”
  • Onenote mit outlook im Team
    Um OneNote leicht im Team zu benutzen verknüpfen Sie es mit Outlook.

  • Klicken Sie „Notizen für die Besprechung freigeben” im sich öffnenden Dialogfenster
  • Notizen von Onenote im Team
    Um Notitzen von OneNote im Team zu verwenden, geben Sie sie für die Besprechung frei.

  • Wählen Sie den Speicherort im folgenden Dialogfenster
  • Besprechungsprotokolle fuer Onenote im Team
    Für das Benutzen von OneNote im Team müssen Sie den richtigen Speicherort auswählen

  • Klicken Sie „OK” – das Programm erstellt ein neues Besprechungsprotokoll und übernimmt eingetragene Informationen aus Ihrem Outlook-Termin bereits in den Kopf dieses Protokolls
  • Springen Sie beliebig aus Outlook über „Besprechungsnotizen anzeigen (Web)” direkt in Ihr Protokoll

Besprechungsnotizen Onenote im Team anzeigen
Auch das Springen von Outlook zu OneNote ist problemlos für das ganze Team möglich.

2. Schritt: Sofortprotokolle führen in OneNote

Wenn Sie Ihr Notebook an einen Beamer anschließen, können Sie dort die besprochenen Aufgaben mitschreiben – und alle Teilnehmer lesen diese gleichzeitig. Das genehmigte Protokoll versenden Sie anschließend über „Seite per E-Mail senden“ an alle Meetingteilnehmer.

Seite Onenote im Team versenden
Um OneNote optimal im Team zu verwenden, können Sie ganz Seiten beliebig oft verschicken.

3. Schritt: Aufgaben des Meetings direkt in Outlook übernehmen

Auf Meetings folgen To-dos – sie wandern für einzelne Teilnehmer in die Outlook-Aufgabenliste. Erstellen Sie Ihre Aufgaben wie folgt:

Markieren Sie den Text im OneNote-Protokoll, den Sie als Aufgabe in Outlook erstellen möchten und klicken Sie dann „Outlook-Aufgaben“ im Menü und weisen Sie der Aufgabe einen Termin zu – klicken Sie „benutzerdefiniert”, um die Aufgabe zu öffnen und manuell nachzubearbeiten

Aufgaben Onenote im Team zuweisen
Auch mit OneNote können Sie Aufgaben an alle Beteiligten im Team zuweisen.

Um sich mit den Team-Funktionen zuerst einmal vertraut zu machen, probieren Sie doch gleich die folgenden Tipps einmal aus.

Tipp Nr. 1: Gleich starten – mit Ihrem ersten gemeinsamen Notizbuch …

… legen Sie ein neues Notizbuch auf einem gemeinsamen Laufwerk an. Alle Ihre Teilnehmer können nun auf dieses Notizbuch zugreifen.

Vorschaubild

Tipp Nr. 2: Auf Ihr Notizbuch auch mobil und über das Internet zugreifen – egal von wo, egal wann …

…. erstellen Sie Ihren Account unter www.outlook.com. Und legen Sie auf OneDrive Ihr erstes Notizbuch an, auf das alle Teilnehmer online zugreifen. Geben Sie über die Notizbuch-Freigabe Mitarbeitern an anderen Standorten ebenfalls Ihr Notizbuch frei.

Tipp Nr. 3: Teile Ihres Notizbuches schützen …

… dazu vergeben Sie über den Passwortschutz ein Passwort für einzelne Abschnitte Ihres Notizbuches, das nur Sie zu Gesicht bekommen. Dran denken: Passwort dokumentieren.

Tipp Nr. 4: Schauen, was läuft …

… über die Änderungsnachverfolgung der „Seitenversionen“ überblicken Sie jederzeit wer wann was an Ihrem Notizbuch geändert hat.

Tipp Nr. 5: Besprechungen verknüpfen …

… verknüpfen Sie eine Besprechungsnotiz in OneNote mit einem Ihrer Termine in Outlook – und staunen Sie, wie produktiv Sie Ihre Besprechungsorganisation dadurch gestalten.

Sie haben OneNote für Ihre Meetings im Einsatz? Wieviel effizienter fühlen sich Ihre Meetings seitdem an? Welche motivierende Rückmeldung von Mitarbeitern gibt es? Danke für Ihren Kommentar!



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