Wie archiviert man abgeschlossene Vorgänge in der OneNote-App? Anleitung für ein Archiv-Notizbuch



Da die praktische Funktion → Exportieren aus „OneNote 2016“ in der kostenlosen „OneNote“-App nicht mehr verfügbar ist, benötigt es eine alternative Archivierungsstrategie für abgeschlossene Projekte und ausgediente Notizbücher (und Abschnitte). Denn Aufräumen und Archivieren gehören zum Büroalltag fest dazu, zum einen wegen der Übersichtlichkeit, zum anderen besteht für bestimmte Dokumente in Unternehmen auch eine gesetzliche Archivierungspflicht. Wie Sie Ihre digitalen Notizbücher in der OneNote-App nun abschließen und archivieren können, erfahren Sie hier in dieser kurzen Büro-Kaizen-Anleitung.

Was ist das Problem?

Im Grunde sind es zwei kleine Probleme bei dem Thema: Zum einen der mittlerweile altbekannte Unterschied zwischen den beiden OneNote-Versionen „OneNote 2016“ und (nur) „OneNote“, sowie zum anderen das häufige Verwechseln der beiden Begriffe „Datensicherung“ und „Archivierung“.

  • Die zwei unterschiedlichen OneNote-Versionen: „OneNote 2016“ war bislang im Rahmen des Office-Pakets erhältlich. Der Support des bisherigen Flaggschiffs endet jedoch im Oktober 2020 (bis 2025 verlängerbar). Nur „OneNote“ ist dagegen eine Windows 10 UWP-App, deren schlankerer Programmcode unter anderem besser zu mobilen Endgeräten passt. Daher hat Microsoft 2018 angekündigt, nur noch diese UWP-App weiterzuentwickeln. Inzwischen kann das ursprünglich funktionsärmere (da von Anfang an kostenlose) „OneNote“ einige Sachen mehr und besser als sein großer Bruder, aber leider noch nicht alles, wie z. B. das Exportieren von Notizen (mehr Details in → „Aus 2 mach 1: Die OneNote-App (UWP) wird die neue Standardversion“).
  • Unterschied zwischen Datensicherung vs. Archivierung: Bei der „Datensicherung“ werden regelmäßig Kopien der aktuellen Daten und Dateien auf einem anderen Datenträger erstellt, um diese vor einem Datenverlust zu schützen. Bei Problemen (z. B. Hardwareschäden, Viren, Bürobrände, Wasserschaden oder Cyberattacken) können diese Backups wiederhergestellt/restored werden, um die aktuelle Arbeit nahtlos fortsetzen zu können (siehe Blogbeitrag → „Backup und Datensicherung in OneNote: Wie Sie die Notizbücher sicher aufbewahren“). Bei der „Archivierung“ hingegen werden alle relevanten abgeschlossenen Vorgänge auf einem anderen Datenträger dauerhaft und unveränderlich gespeichert, um diese Notfalls wieder einsehen zu können. Das hat auch rechtliche Gründe, denn für Unternehmensdateien und Dokumenten, die zu Abschlüssen und Umsätzen beigetragen haben, besteht auch eine gesetzliche Archivierungspflicht (von sechs bis zehn Jahren).

So funktioniert es:

In diesem Büro-Kaizen Blogbeitrag zeigen wir Ihnen nun, wie Sie abgeschlossene Notizbücher in der OneNote-App archivieren können, damit Ihre OneNote-Ablage immer übersichtlich bleibt und nicht mit der Zeit überquillt. In unserem Extra-Tipp zeigen wir Ihnen zudem, wie Sie die archivierten Notizen mit einem Kennwort sichern, damit diese nicht mehr versehentlich geändert werden können. Die Datensicherheit des in der Microsoft OneDrive-Cloud abgespeicherten Archivs selbst garantiert Microsoft dabei mit zahlreichen physischen und technischen Sicherheitsvorkehrungen in einem Ausmaß, das kleine und auch große Unternehmen selbst bei einem beträchtlichen Ressourceneinsatz bei weitem nicht erreichen können.

Abgeschlossene Notizen in OneNote archivieren: Schritt-für-Schritt Anleitung

Die Bürooptimierer von Büro-Kaizen haben aus ihrer täglichen Berufspraxis heraus die ideale Notizbuchstruktur für den Einsatz von OneNote im Unternehmen entworfen. So erhalten alle Vorgänge im Unternehmen ihren Platz – und Sie und Ihre Mitarbeiter behalten jederzeit die Übersicht (siehe → „OneNote (2/5): Tipps für die ideale Notizbuch-Struktur“). Der Clou dabei sind sieben dauerhafte Notizbücher für die wichtigsten Vorgänge im Unternehmen, dazu kommen noch temporäre Notizbücher für kleinere Projekte, die nach Abschluss sofort archiviert werden (vgl. Abb. 1).

Abbildung I: Links sehen Sie die sieben dauerhaften Notizbücher von Büro-Kaizen in OneNote und (neu) "8 OneNote-Archiv". Bild: Microsoft OneNote, Büro-Kaizen.

Hinweis: Alle temporären OneNote-Notizbücher können bei Abschluss des Projekts einfach so wie sie sind archiviert werden, springen Sie hierfür gleich zu Schritt 4 und 5. Bei den sieben dauerhaften Notizbüchern werden die einzelnen Projekte allerdings in Abschnitten geführt. Nach Abschluss eines solchen Projekts muss folglich nur der jeweilige Notizbuchabschnitt archiviert werden, nicht das komplette Notizbuch.

  • Schritt 1: Da Sie in der OneNote-App keine Notizbücher mehr exportieren können (die Funktion fehlt noch), müssen Sie für das Archivieren abgeschlossener Notizbücher als Alternative ein neues dauerhaftes Notizbuch anlegen: Klicken Sie dafür auf die Schaltfläche links unten → + Notizbuch und nennen Sie das neue Notizbuch „8 OneNote-Archiv“ (siehe Abb. 1).
  • Schritt 2: Wenn Sie nun ein Projekt in einem der sieben dauerhaften Notizbücher 1-7 abgeschlossen haben, klicken Sie den betreffenden Abschnitt mit der rechten Maustaste an und wählen Sie aus dem Kontextmenü die Option → Verschieben/kopieren.
  • Schritt 3: In dem sich öffnenden Auswahlfenster wählen Sie das neue Zielnotizbuch → 8 OneNote-Archiv und bestätigen Sie dann mit einem Klick auf die Schaltfläche → Verschieben.
  • Schritt 4: Wechseln Sie in das Archivnotizbuch, bzw. in das zu archivierende temporäre Notizbuch, um einen oder mehrere Abschnitte mit einem Kennwort gegen unbefugte und/oder unbeabsichtigte Änderungen zu schützen. Klicken Sie dafür den betreffenden Abschnitt mit der rechten Maustaste an und wählen Sie im Dropdownmenü → Kennwortschutz und → Kennwortschutz hinzufügen. Einen Code eingeben und bestätigen.
  • Schritt 5: Klicken Sie zum Schluss das zu archivierende Notizbuch (das neue Archivnotizbuch „8 OneNote-Archiv“ oder das zu archivierende temporäre Notizbuch) mit der rechten Maustaste an und wählen Sie im Kontextmenü die Option → Notizbuch schließen (siehe Abb. 2). Das Notizbuch verschwindet nun aus der Übersicht aller aktiven Notizbücher und kann nicht mehr versehentlich geändert werden. Sie können die archivierten Notizen allerdings jederzeit mit einem Klick auf → Weitere Notizbücher erneut anwählen und wiederherstellen. Denn das Notizbuch wird, wie der Name schon sagt, lediglich geschlossen und somit weggeräumt und archiviert. Das vollständige Löschen eines Notizbuchs ist in der OneNote-App selbst nämlich gar nicht möglich – das Löschen funktioniert nur indirekt über den Speicherort der OneNote-Dateien, in der OneDrive-Cloud (mehr Details hierzu in → „OneNote Notizbuch löschen: Misten Sie regelmäßig digital aus“).

Abbildung II: Klicken Sie das zu archivierende Notizbuch mit der rechten Maustaste an und wählen Sie → Notizbuch schließen. Bild: Microsoft OneNote, Büro-Kaizen.

Extra-Tipp: Anleitung für die perfekte Archivierungsstrategie im Büro – inklusive Papierunterlagen!

Die grundsätzliche Frage, wie man Notizen in OneNote archiviert, haben wir in diesem Tutorial geklärt. Nun verbleiben aber immer noch die Fragen, wann, wie lange und von wem die Vorgänge archiviert werden sollen – und nicht zuletzt auch, wie sich Unterlagen in Papierform am besten archivieren lassen? Hier haben Ihnen die Bürooptimierer von Büro-Kaizen die ideale Strategie für die Archivierung von Unternehmensdokumenten zusammengefasst.

Und Sie?

OneNote ist ein sehr praktisches Programm und auch aus dem internen Arbeitsalltag bei Büro-Kaizen nicht mehr wegzudenken. Und OneNote ist umso praktischer, je mehr Kniffs und Features man kennt! So kann OneNote unter anderem perfekt mit Outlook kooperieren, z.B. für die Aufgabenverwaltung und die Planung der Zusammenarbeit im Team, oder auch für das leichtere und schnellere Organisieren effizienterer Meetings. Mehr Details rund um diese OneNote-Workflows finden Sie hier:

Büro-Kaizen digital: Video-Tutorial

Kategorien in OneNote (für Windows 10)

Dauer 02:32 Minuten



Auf der Suche nach mehr Tipps zu Microsoft OneNote? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zu OneNote für Sie aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!


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