Wie man Microsoft Teams in mehreren Organisationen nutzt: Gastzugang vs. externer Zugriff



Microsoft Teams (* 2017, Nachfolger von Skype for Business) ist Kommunikations- und Kollaboration-Plattform für eine einfachere Zusammenarbeit in Unternehmen und Organisationen in einem. Da ist es naheliegend, auch in den Teams anderer Organisationen Mitglied zu werden, zum Beispiel von Auftraggebern, Lieferanten, Herstellern und Partnerfirmen, oder als externer Mitarbeiter und Berater. Warum Sie Microsoft Teams in mehreren verschiedenen Organisationen/Unternehmen nur über verschiedene Teams-Konten (mit nötigem Kontowechsel) oder über einen Gastzugang (mit einstellbaren Gastbeschränkungen) realisieren können, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen Blogbeitrag.

Was ist das Problem?

Externe Personen außerhalb der eigenen Organisationen können dem eigenen Teams lediglich als Gäste (mit einstellbaren Gastbeschränkungen) hinzugefügt werden. Einen noch weiter eingeschränkten, im Wesentlichen auf die Skype-for-Business-Kommunikationsfunktionen beschränkten Zugang ohne Zugriff auf die Teams-Kanäle, Dateien und Ressourcen, ermöglichen Sie über die Funktion „externer Zugriff“. Um zu verstehen, wieso Microsoft Teams grundsätzlich auf die Zusammenarbeit innerhalb einer Organisation ausgelegt ist, genügt ein schneller Blick auf die Basics des Programms.

Warum ist pro Microsoft Teams nur eine Organisation möglich?

Microsoft Teams ist eine Kombination aus Office-365-Gruppen und Skype for Business. Die Office-Gruppen dienen dazu, den Mitgliedern einen einfachen Zugriff auf die freigegebenen Ressourcen innerhalb eines Office-365-Tenants (Abonnements) zu ermöglichen. Dabei gilt:

  • Ein Unternehmen (das Office 365 Business- oder Enterprise-Pläne nutzt) oder eine Organisation (z.B. mit einem Office 365 Education-Abonnement) kann für alle Mitarbeiter und Mitglieder jeweils eigene Geschäfts-, Schul- oder Unikonten anlegen.
  • Alle Geschäftskonten eines Abonnements (= alle E-Mail-Adressen einer Domäne, z. B. XY@büro-kaizen.de) zählen zu einer gemeinsamen Organisation innerhalb einer Firewall.
  • Die Mitglieder einer Organisation haben den kompletten Zugriff auf alle freigegebenen Ressourcen innerhalb eines Unternehmens (Beschränkungen sind durch den Admin einstellbar, zum Beispiel für alle Praktikanten-Konten).
  • Damit Sie auch jederzeit die volle Kontrolle über Ihre Unternehmensdaten behalten, können externe Personen, die kein Mitglied dieser Organisation sind (= deren E-Mail-Adresse/Teams-Konto nicht zu der Domäne Ihres Abonnements gehört), nur mittels Gastzugang oder externen Zugriff an den Microsoft Teams Ihres Unternehmens teilnehmen – und umgekehrt.
  • Aus diesem Grund ist auch ein Zusammenführen mehrerer Teams aus verschiedenen Organisationen (die Sie mit derselben E-Mail-Adresse angelegt haben) in einer Ansicht nicht möglich (Praxisbeispiel: Das Teams in Ihrem eigenen Unternehmen und ein Gast-Team in einem Kundenunternehmen). Sie müssen jedes Mal zwischen den verschiedenen Teams-Konten wechseln.
  • Klicken Sie für einen Kontowechsel auf den Menüpfeil links neben Ihrem Profilbild am oberen rechten Bildschirmrand und wählen Sie das jeweilige Teams-Konto der gewünschten Organisation aus.

So funktioniert es:

Schritt 1: Mehrere Microsoft Teams innerhalb einer Organisation nutzen

Innerhalb eines Unternehmens, bzw. einer Organisation, können beliebig viele Teams erstellt werden. Beispielsweise ein Teams für jedes größere Projekt, oder jeweils ein abteilungsinternes Teams für Entwicklung, Produktion, Marketing, Vertrieb, Geschäftsleitung und HR. Wenn Sie nun in mehreren Teams Ihrer Organisation Mitglied sind, können Sie ganz einfach mit einem Klick auf → Teams am linken Bildschirmrand zwischen den verschiedenen Teams-Gruppen hin und her wechseln. Wer an welchen Teams teilnehmen darf, wird bereits beim Erstellen eines Teams geregelt:

  • Privat: Der Zutritt zu einem privaten Teams kann nur über eine erteilte Berechtigung (Einladung) erfolgen.
  • Öffentlich: Alle Mitarbeiter dieser Organisation können, falls Interesse besteht, dieser Teams-Gruppe aus eigenen Stücken beitreten.
  • Unternehmensweit: Alle Mitglieder der Organisation sind automatisch Mitglieder.

Schritt 2: Microsoft Teams in mehreren Organisationen über den Gastzugriff nutzen

Microsoft hat das Hinzufügen von externen Nutzern zu Teams mit dem im April 2018 gelaunchten Gast-Feature deutlich vereinfacht. Die beiden Grundvoraussetzungen sind allerdings, dass (1.) der Gastzugriff für Office-365-Gruppen in Ihrem globalen Office 365 Administratorkonto aktiviert ist (dies ist die Standardeinstellung) und dass (2.) der Teams-Besitzer den Teams-Mitgliedern das Hinzufügen von neuen Mitgliedern nicht untersagt hat. Letzteres kann der Teams-Besitzer mit einem Klick auf sein Profilbild und dann auf → Organisation verwalten → Einstellungen und → Einladungen verwalten – Festlegen wer neue Mitglieder einladen kann einstellen (siehe Abb. 1). Der Rest ist ganz einfach:

  • Das Hinzufügen eines Gastes aus einer anderen Organisation zu einem Ihrer Teams funktioniert ganz genau so, wie das Hinzufügen eines Mitglieds aus Ihrer eigenen Organisation.
  • Klicken Sie dafür in dem entsprechenden Teams einfach rechts oben auf das Personen-Symbol → Personenbereich öffnen und in der sich dann öffnenden Spalte am rechten Bildschirmrand unten auf → Mitglieder hinzufügen (siehe Abb. 2).
  • Um Personen außerhalb Ihrer Organisation als Gast zu Ihrem Microsoft Teams hinzuzufügen, müssen Sie dann lediglich deren E-Mail-Adresse eintippen.

Schritt 3: Microsoft Teams für alle externen Personen außerhalb Ihrer Organisation öffnen (= externer Zugriff)

Mit der Funktion „externer Zugriff“ erlauben Sie Ihren Teams-Mitgliedern, auch mit Benutzern in anderen Organisationen zu kommunizieren. Im Unterschied zum „Gastzugriff“ erhalten diese jedoch keinen Zugriff auf die gemeinsame Teamressourcen (inklusive Dateienfreigabe), können keinem Gruppen-Chat hinzugefügt werden und es werden weder @Erwähnung, Bildschirmfreigabe noch Sofortbesprechungen oder auch Giphys, Memes und Aufkleber in Unterhaltungen unterstützt. Es stehen dann lediglich die Skype-for-Business-Kernfunktionen zur Verfügung, wie 1:1 Chats, private Anrufe und IP-Video-Telefonate – das Hinzufügen zu eigenen Teams-Besprechungen ist allerdings möglich.

  • Der externe Zugriff ist für jede Organisation standardmäßig aktiviert. Klicken Sie zum Ändern auf das Teams-Logo, um das Microsoft Teams Admin Center zu öffnen und dann links auf → Organisationsweite Einstellungen gefolgt von → Externer Zugriff.
  • Aktivieren Sie den Button bei → Benutzer können mit Skype for Business und anderen Teams-Benutzern kommunizieren .
  • Nun haben Sie optional noch die Wahl, den „externen Zugriff“ nur auf bestimmte Domänen zu beschränken (z.B. nur Ihre Partnerunternehmen zuzulassen), oder auch nur bestimmte Domänen zu blockieren (alle anderen Domänen sind dann automatisch zugelassen). Gehen Sie dafür einfach auf → Domäne hinzufügen, tippen Sie diese ein und dann entweder → blockiert oder → zulässig auswählen.
  • Tipp: Stellen Sie sicher, dass der Administrator der anderen Teams-Organisation (z.B. Ihres Partnerunternehmens) den externen Zugriff ebenfalls erlaubt. Für eine intensivere und effizientere Zusammenarbeit ist ein eigenes Teams mit Gastzugang allerdings besser geeignet.

Abbildung I: So erlauben Sie Ihren Teams-Mitgliedern, externe Personen von anderen Organisationen einzuladen. Bild: Microsoft, Büro-Kaizen.

Abbildung II: So funktioniert das Hinzufügen von Personen außerhalb Ihrer Organisation zu Ihrem Teams. Bild: Microsoft, Büro-Kaizen.

Extra-Tipp: Anrufe und Telefonate in Microsoft Teams verwalten

Microsoft Teams besitzt als Skype-for-Business-Nachfolger sämtliche Möglichkeiten der modernen Online-Kommunikation – von 1:1 Chats und Gruppenchats, über Audio- und IP-Videoanrufe bis Gruppentelefonate und HD-Videokonferenzen für zeitsparende Online-Meetings in dezentralen Organisationen.

Und Sie?

Microsoft Teams basiert, wie erwähnt, auf einer Kombination aus Office 365 Groups und Skype for Business. Damit ist es die zentrale Kollaboration-Plattform (mit integriertem Kommunikationsmodul) innerhalb des Office 365 Universums. Zudem können die verschiedensten Tools und Werkzeuge bedarfsgerecht zu jedem einzelnen Teams hinzugefügt werden, je nach den individuellen Bedürfnissen der Arbeitsgruppe. Das reicht – abhängig vom gebuchten Office-365-Abonnement/Plan Ihrer Organisation – von Planner, Flow und Forms bis Dynamics, Delve und Power BI. Was diese vergleichsweise neuen Office-365-Werkzeuge für Unternehmen alles können, erfahren Sie hier:

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