PowerPoint in Microsoft Teams richtig nutzen! Präsentieren, freigeben und gemeinsam bearbeiten




Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten, wie man eine PowerPoint-Präsentation in Microsoft Teams halten kann. Die klassische Variante, bei der jeder Zuhörer exakt der Präsentation des Redners folgt – und eine neue Variante, die den Zuhörern mehr Freiraum gewährt. Darüber hinaus bietet Teams auch den Rahmen, um PowerPoint-Dateien gemeinsam zu verbessern und zu bearbeiten, zum Beispiel eine neue Präsentation des gemeinsamen Projekts. Wie das Zusammenspiel der beiden Office 365 Programme genau funktioniert, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen Blogbeitrag.

Was ist das Problem?

Gute PowerPoint-Präsentationen ziehen die Zuhörer in den Bann. Daher beschäftigen große Kanzleien und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften auch eigene Mitarbeiter, die sich nur um die Erstellung von PowerPoint-Präsentationen kümmern. Manchmal haben die Zuhörer jedoch etwas nicht ganz mitbekommen und würden am liebsten eine Folie zurückspringen. Microsoft Teams bietet dafür nun ein kleines Feature an, um das Problem zu lösen: Die Zuhörer können innerhalb der Folien eines PowerPoint-Vortrags vor und zurückblättern.

  • Sie haben etwas verpasst? Kein Problem. Blättern Sie einfach zurück und kehren Sie bei Bedarf per Mausklick zur aktuellen Folie zurück. Viele spätere Nachfragen an den Referenten lassen sich so vermeiden und die Effizienz der Wissensvermittlung steigern.
  • Oder lesen Sie bei Bedarf voraus. So können Sie sich schon einmal einen Überblick über die kommenden Folien verschaffen und sich zum Beispiel passende Fragen überlegen. Per Mausklick synchronisieren Sie sich dann wieder schnell und einfach mit dem Folienstand des Sprechers.

So funktioniert es:

Schritt 1: Eine klassische PowerPoint-Präsentation in Microsoft Teams via Bildschirmübertragung

Die Bildschirmübertragung ist die klassische Variante, um eine PowerPoint-Präsentation in einer Besprechung vor anderen Teams-Teilnehmern zu halten. Bei der Bildschirmübertragung wird Ihr Desktop, oder auch nur ein Fenster bzw. eine Anwendung auf Ihrem Bildschirm, den anderen Teilnehmern übertragen. Diese sehen somit exakt das und zu dem Zeitpunkt, was der Referent sieht.

  • Klicken Sie dafür in der Online-Besprechung rechts oben auf → Bildschirmübertragung starten und wählen Sie dann aus, ob Sie Ihren ganzen Bildschirm freigeben wollen, nur eine einzige Anwendung (z.B. PowerPoint) oder auch nur eine einzelne Datei (also eine einzige PowerPoint-Präsentation).
  • Wenn Sie nur eine Anwendung oder eine Datei freigeben, wird der Rest auf Ihrem Bildschirm nicht übertragen und bleibt damit für die anderen Teams-Mitglieder unsichtbar.

Schritt 2: Die neue Funktion „Freigabe“ für PowerPoint-Präsentationen in Microsoft Teams

Wenn Sie alternativ die PowerPoint-Präsentation in Teams über das Symbol → Freigeben in den Besprechungs-Steuerungselementen unten freigeben, erhalten Ihre Teamsmitglieder einige neue Funktionen. Diese können sich dann beliebig durch die Folien bewegen, ohne die Hauptpräsentation dabei zu unterbrechen, und sich mit nur einem Mausklick wieder mit der Ansicht des Vortragenden synchronisieren.

  • Damit Teams diese Funktion bereitstellen kann, muss die PowerPoint-Datei jedoch (im Unterschied zur klassischen Bildschirmübertragung) für die Präsentation eigens in Teams hochgeladen werden.
  • Alle Besprechungs-/Teamsmitglieder können dann während der Besprechung auf diese freigegebene PPTX-Datei zugreifen. Die Zugriffsberechtigung außerhalb der Präsentation wird dadurch nicht geändert.
  • Bei Kanal-Besprechungen erfolgt das Hochladen in die Registerkarte → Dateien, bei privaten Chat-Besprechungen in Ihr persönliches → OneDrive-Konto.
  • Klicken Sie dafür während oder zu Beginn der Teams-Besprechung, in der Sie Ihre PPTX-Präsentation halten, auf das Besprechungs-Steuerungssymbol → Freigeben und wählen Sie dann → PowerPoint und → Durchsuchen aus.

Schritt 3: Eine PowerPoint-Präsentation über die Registerkarte + in Teams gemeinsam bearbeiten

In Microsoft Teams ist es zudem möglich, PowerPoint-, Excel-, Word- und PDF-Dateien als eine eigene Registerkarte in einen Kanal oder Chat hinzuzufügen. Das ermöglicht nicht nur einen direkten und damit schnelleren und einfacheren Zugriff für das Bearbeiten häufig benötigter Dateien. Sie erhalten so auch eine eigene Chat-Spalte für diese Registerkarte am rechten Bildschirmrand. Darin kann dann übersichtlich und aufgeräumt vor Ort über den Dateiinhalt diskutiert werden.

  • Laden Sie zunächst die PowerPoint-Datei von Ihrem Computer oder aus OneDrive in den Teams-Kanal bzw. Chat hoch. Öffnen Sie dafür den Kanal oder Chat, klicken Sie am oberen Rand auf die Registerkarte → Dateien, dann direkt darunter auf → Hochladen (Teilen) und den entsprechenden Speicherort (siehe Abb. 1).
  • Sobald eine Datei in die Teams-Dokumentenbibliothek hochgeladen wurde, kann sie auch als eigene Registerkarte verwendet werden. Klicken Sie dafür am oberen Rand des Kanals oder Chats auf das + Symbol → Registerkarte hinzufügen. In dem sich anschließend öffnenden Dialogfenster wählen Sie die PowerPoint-Kachel und dann die betreffende PPTX-Datei aus der Teams-Bibliothek aus.
  • Die PowerPoint-Präsentation kann nun in Teams bearbeitet, kommentiert und auch heruntergeladen werden. Um den Chat-Unterhaltungsbereich am rechten Bildschirmrand zu öffnen, müssen Sie lediglich auf das Symbol rechts oben klicken → Registerkartenunterhaltung anzeigen (siehe Abb. 2).
Abbildung I: So laden Sie eine PowerPoint-Präsentation in die Dokumentenbibliothek von Teams. Bild: Microsoft, Büro-Kaizen.
Abbildung II: Um eine PowerPoint-Präsentation in Temas gemeinsam besprechen zu können, müssen Sie die Datei lediglich einem Kanal als Registerkarte hinzufügen und dann die Registerkartenunterhaltung öffnen. Bild: Microsoft, Büro-Kaizen.

Extra-Tipp: PowerPoint-Präsentationen lassen sich auch ideal in OneNote verbessern!

In jedem Teams steht automatisch auch Microsofts digitales Notizbuch OneNote zur Verfügung, das beispielsweise häufig für die Dokumentation in Unternehmen genutzt wird. OneNote ist aber auch die ideale Lösung, wenn Sie eine PowerPoint-Präsentation nicht nur in Teams diskutieren, sondern auch als Team gemeinsam bearbeiten wollen.

  • Wenn Sie eine PowerPoint-Präsentation als Dateiausdruck in OneNote einfügen, können Sie und Ihre Kollegen mit einem Mausklick an jede beliebige Stelle innerhalb der PowerPoint-Folien Kommentare und Ihr Feedback hineinschreiben – das ist sehr effizient und übersichtlich!
  • Mehr Details hierzu lesen Sie in unserem Büro-Kaizen Blogbeitrag → „OneNote & PowerPoint: Präsentationen besser im Notizbuch kommentieren lassen“.

Und Sie?

Die vielseitige Kommunikations- und Kollaborationplattform Microsoft Teams kann aber nicht nur PowerPoint – es kann auch Excel. Der große Vorteil von Excel in Teams: Excel-Tabellen lassen sich in Teams konfliktfrei von mehreren Personen gleichzeitig bearbeiten!

Büro-Kaizen digital: Video-Tutorial

Seitenvorlagen in OneNote nutzen

Dauer 02:01 Minuten




Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.


Schlagwörter: