Outlook To-Do-Liste anlegen und verwalten: Anleitung



Kann Outlook auch To-Do-Listen? Natürlich! Sowohl persönliche als auch fürs Team

In Outlook gibt es zwei verschiedene Methoden, um To-Do-Listen anzulegen und zu verwalten. Einmal für den persönlichen Gebrauch im Bereich „Aufgaben“. Die zweite Variante ist für gemeinsame Team-To-Do-Listen gedacht und funktioniert über das kostenlose Erweiterungs-AddIn „Wunderlist für Outlook“. Beide Varianten haben ihre eigenen Vorteile. Und das Tolle dabei ist, Sie können die einzelnen Elemente beliebig zwischen den verschiedenen Anwendungen hin- und herschieben! Das eröffnet ganz neue Möglichkeiten zum einfachen Managen Ihrer To-Dos.

Anleitung, wie Sie in Outlook eine To-Do-Liste anlegen, verwalten, abarbeiten und Aufgaben zuweisen können. Klick um zu Tweeten

Was ist das Problem?

Die meisten Menschen verwenden verschiedene To-Do-Listen parallel. Einige Aufgaben werden im Outlook-Kalender eingetragen, manche auf dem Handy notiert und andere noch klassisch mit Stift und Papier auf gelben Post-It`s an den Monitor geklebt. So verliert man allerdings leicht den Überblick – und wer den Durchblick verliert, arbeitet länger und gestresster. Zum Glück bietet Outlook mit dem intelligenten Verwalten von Aufgaben, Terminen und Notizen eine einfache Lösung.

So funktioniert es:

Die Basics: Termine und To-Dos klar voneinander trennen

Es gibt in Outlook eine goldene Regel für die Unterscheidung von Aufgaben-To-Dos, Terminen und Notizen. So hat alles seine Ordnung und weder Sie noch das Programm kommen durcheinander.

  • Mit konkretem Datum und Uhrzeit ist es ein Termin: Alle Termine werden in den Outlook-Kalender eingetragen. (-> hier finden Sie 5 Tipps für die optimale Terminverwaltung mit dem Outlook Kalender.)
  • Mit Fälligkeitsdatum aber ohne Uhrzeit ist es eine Aufgabe für die To-Do-Liste: Alle To-Dos werden in den Outlook-Aufgaben angelegt. Alternativ können Sie auch eine neue To-Do-Liste in der Wunderlist-App für Outlook anlegen. Beide Schritte erklären wir gleich im Anschluss.
  • Ohne konkretes Datum ist es nur eine Notiz: Notizen und unbestimmte Ideen werden für eine spätere Konkretisierung in dem Notizordner von Outlook – oder noch besser und übersichtlicher – in Outlooks Partnerprogramm OneNote gesammelt. (-> dieses praktische elektronische Notizbuch stellen wir Ihnen in zwei Videoseminaren ganz am Schluss dieses Beitrags vor.)

Lösung 1: Eine eigene To-Do-Liste in den Outlook-Aufgaben anlegen

Die Schritte für eine eigene To-Do-Liste in dem Outlook-Aufgabenbereich sind ganz einfach. Klicken Sie einfach links unten auf das Symbol für -> Aufgaben (das vierte Icon nach Email, Kalender und Kontakte). In der sich nun öffnenden Aufgabenliste können Sie Ihre To-Dos eintragen, Fälligkeitsdaten und Prioritäten festlegen, Anhänge hinzufügen oder auch einzelne To-Dos aus der Liste an Mitarbeiter delegieren. Hier finden Sie die genauen Schritt-für-Schritt Anleitungen, wie Sie die Outlook-Aufgaben optimal für sich nutzen können.

Outlook to-Do-List
Outlook to-Do-List - neue Aufgabe

Lösung 2: Eine gemeinsame Team-To-Do-Liste im Wunderlist-AddIn für Outlook anlegen

Wunderlist ist ein beliebtes und kostenloses Collaboration-Tool für die Zusammenarbeit in dezentralen, also räumlich voneinander getrennten Teams. Die drei Kernfunktionen sind ein Multi-Teilnehmer-Chat für die Teamkommunikation, der gemeinsame Zugriff auf Dateien sowie das gemeinsame Erstellen und Abarbeiten (Abhaken) von To-Do-Listen und Checklisten.

  • So können Sie beispielsweise den Inhalt einer Email oder eine persönliche Aufgabe ganz einfach per Mausklick aus Outlook heraus in die gemeinsame To-Do-Liste in Wunderlist übertragen.
  • Die To-Do-Wunderlisten können Sie wiederum ganz einfach über die Emailfunktion von Outlook an weitere Teilnehmer weiterleiten.
  • Hier finden Sie unser Tutorial inklusive Downloadlink für das Wunderlist-AddIn für Outlook.

Outlook to-Do-List - Wunderlist

Extra-Tipp: Aufgaben der To-Do-Liste im Outlook-Kalender anzeigen lassen

Damit Sie den vollen Überblick über alle Ihre Termine und To-Dos haben, können Sie sich Ihre Aufgaben auch in der Kalenderansicht von Outlook anzeigen lassen. Dann werden Ihnen die einzelnen To-Dos mit dem jeweiligen Fälligkeitsdatum übersichtlich in einer eigenen Aufgabenleiste unterhalb der Kalendertermine angezeigt.

Outlook to-Do-List - Ansicht Aufgaben

Und Sie?

Wie organisieren Sie Ihre Aufgaben, Notizen und To-Do-Listen? Für Notizen empfehlen wir Ihnen ganz klar das kostenlose digitale Notizbuch OneNote. Das Programm stammt, wie Outlook auch, aus dem Hause Microsoft, weshalb sich die beiden hervorragend ergänzen. OneNote ist als elektronisches Notizbuch für das schnelle Notieren, leichte Wiederfinden sowie das einfache Weiterbearbeiten von Notizen maßgeschneidert. So geht keine Notiz mehr verloren und kann ganz einfach, analog zu Word und PowerPoint, weiterbearbeitet und weitergenutzt werden.

Büro Kaizen Videoseminare:
OneNote Tutorial für Einsteiger und OneNote Tutorial für Fortgeschrittene

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2 Kommentare
  • Hallo,

    die Tipps sind ganz nett. Aber wenn ich z. B. im Explorer eine Datei bearbeite und mir zu dieser Datei eine Aufgabe erstellen will – dann läßt einen Outlook extrem allein: Man kann sich zwar eine Verknüpfung im “shell:sendto”-Ordner mit “outlook /c ipm.task /a %1” anlegen, so dass aus der Datei eine Aufgabe wird – aber leider wird dabei die Datei kopiert, so dass Änderungen woanders gespeichert werden.

    Haben Sie einen Tipp, wie beliebige Fremdapplikationen (inkl. der Kommandozeile) Aufgaben erstellen könnten?

    Mit freundlichen Grüßen,
    Tom Stein

    • Hallo Herr Stein,

      vielen Dank für Ihren Kommentar.

      Der Ansatz, den Sie beschreiben, klingt für mich nach einem verhältnismäßig hohen technischen Aufwand. So viel Mühe ist meiner Meinung nach für diese Problemstellung gar nicht nötig. Ich würde folgendermaßen vorgehen:

      1. Eine neue Aufgabe in Outlook erstellen, den Betreff und das Fälligkeitsdatum (für die Planung) eingeben und das Aufgaben-Fenster noch offen lassen.
      2. Die entsprechende Datei im Explorer mit der rechten Maustaste anklicken, die Maustaste gedrückt halten und mit gedrückter rechter Maustaste in das Notizfeld der Aufgabe ziehen.
      3. Die Maustaste los lassen und im sich öffnenden Kontext-Menü die Option “Link hier erstellen” auswählen.

      Dadurch wird Ihnen im Notizfeld der Outlook-Aufgabe ein Hyperlink erstellt, über den Sie jederzeit die Originaldatei im Explorer öffnen können. (Alternativ können Sie die Verknüpfung auch in der Aufgabe über “Einfügen” -> “Link” -> “Link einfügen” einrichten.)

      Ich hoffe, das hilft Ihnen weiter. Ansonsten gerne einfach nochmal melden!

      Herzliche Grüße
      Felix Brodbeck


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