Outlook To-Do-Liste anlegen und verwalten: Anleitung


Wer kennt es nicht? In unserem Berufsalltag haben wir eine Menge an Aufgaben zu erledigen. Schnell verliert man den Überblick, gerade dann, wenn Aufgaben bis zu einem gewissen Zeitpunkt erledigt sein müssen. Es macht also auch Sinn Aufgaben zu priorisieren, um termingerecht fertig zu sein. Mit Microsofts Outlook To-Do Liste gibt es seit Jahren die Möglichkeit neben seinen Terminen auch Aufgaben, die sogenannten To-Do‘s, zu verwalten. In diesem Beitrag wollen wir Ihnen wesentliche Schritte im Umgang mit den Outlook To-Do Listen aufzeigen.

Outlook To-Do: Eine eigene Aufgabenliste anlegen

Die Schritte für eine eigene To-Do-Liste im Outlook-Aufgabenbereich sind ganz einfach.

  • Klicken Sie einfach links unten auf das Symbol für -> „Aufgaben“ (das vierte Icon nach E-Mail, Kalender und Kontakte).

 

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Abbildung 1: Outlook To-Do – Aufgabe erstellen

 

  • In der sich nun öffnenden Aufgabenliste können Sie Ihre To-Do‘s eintragen, Fälligkeitsdaten und Prioritäten festlegen, Anhänge hinzufügen oder auch einzelne To-Dos aus der Liste an Mitarbeiter delegieren.

 

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Abbildung 2: Outlook To-Do – Aufgaben in Outlook verwaltet

 

Hier finden Sie weitere Schritt-für-Schritt Anleitungen, wie Sie die Outlook-Aufgaben optimal für sich nutzen können.

Outlook To-Do: Termine, Aufgaben und Notizen klar voneinander trennen

Wer seine Aufgaben, Termine und Notizen in Outlook verwaltet, muss ordentlich damit umgehen. Für die Erledigung einer Aufgabe buchen Sie sich in Ihrem Terminkalender ein passendes Zeitfenster. Hier kommt schnell einmal die Frage auf, ob Sie nun einen Termin oder eine Aufgabe oder vielleicht doch lieber eine Notiz anlegen? Es gibt sicherlich verschiedene Vorgehensweisen wie jemand seinen Terminkalender dazu nutzt, doch es gibt auch eine einfache goldene Regel für die Unterscheidung von Aufgaben-To-Dos, Terminen und Notizen. So hat alles seine Ordnung und weder Sie noch das Programm kommen durcheinander:

Konkretes Datum und Uhrzeit

Fälligkeitsdatum ohne Uhrzeit

Ohne konkretes Datum

Termin

Aufgabe

Notiz

Alle Termine werden in den Outlook-Kalender eingetragen. (-> hier finden Sie 5 Tipps für die optimale Terminverwaltung mit dem Outlook Kalender.)

 

Alle To-Dos werden in den Outlook-Aufgaben angelegt. Notizen und unbestimmte Ideen werden für eine spätere Konkretisierung in dem Notizordner von Outlook – oder noch besser und übersichtlicher – in Outlooks Partnerprogramm OneNote gesammelt.

 

Tabelle 1: Outlook To-Do – goldene Regel für die Unterscheidung Termin, Aufgabe, Notiz

 

Outlook To-Do: Aufgaben priorisieren

Bei vielen Aufgaben kann man schnell mal den Überblick verlieren. Selbst wenn alle Aufgaben notiert sind, weiß man immer noch nicht welche die höchste und welche die niedrigste Priorität hat. Deshalb macht es Sinn Aufgaben schon beim Erstellen zu priorisieren. Outlook bietet standardmäßig drei Möglichkeiten der Aufgaben-Priorisierung an:

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Abbildung 3: Outlook To-Do – Priorisierung von Aufgaben im Outlook Standard

 

Das ist allerdings wenig hilfreich, denn wenn Sie 50 Aufgaben nach dieser Form priorisieren, wird es sicher mehr als nur eine Aufgabe geben, die mit „hoch“ gekennzeichnet wurde. Doch welche dieser Aufgaben ist jetzt die Wichtigste und sollte als Erstes bearbeitet werden? Um die richtige Priorisierung von Aufgaben zu finden, hilft ein erster Blick auf die Eisenhower Matrix:

 

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Abbildung 4: Outlook To-Do: Priorisierung mit Hilfe der Eisenhower Matrix

 

  1. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, den nächsten Tag zu planen, bevor Sie das Büro verlassen. Dies dauert nur wenige Minuten.
  2. Werfen Sie dazu einen Blick auf Ihre Aufgaben für diese Woche. Entscheiden Sie nun, welche Aufgaben angesichts der Termine, die morgen zu bewältigen sind, noch gut in den Tag hineinpassen.
  3. Wählen Sie nur einige wenige, die Sie dann auch wirklich angehen. Versehen Sie die Aufgaben mit einer Priorisierung nach Zahlen: Die wichtigste Aufgabe eines Tages bekommt die Zahl 1 und die Relevanz der einzelnen Aufgaben sinkt mit steigender Zahl.
  4. Tragen Sie die Aufgabe mit der Priorität 1 auch am Anfang des folgenden Arbeitstages ein. Das ist die Tätigkeit, mit der Sie in den Tag starten – noch vor dem Lesen der E-Mails.

 

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Abbildung 5: Outlook To-Do – versehen Sie die Aufgaben mit einer Prioritätszahl

 

Outlook To-Do: Aufgaben im Outlook-Kalender anzeigen lassen

Damit Sie den vollen Überblick über alle Ihre Termine und To-Do‘s haben, können Sie sich Ihre Aufgaben auch in der Kalenderansicht von Outlook anzeigen lassen. Dann werden Ihnen die einzelnen To-Dos mit dem jeweiligen Fälligkeitsdatum übersichtlich in einer eigenen Aufgabenleiste unterhalb der Kalendertermine angezeigt. Folgen Sie dazu den folgenden Schritten:

  • Klicken Sie im Kalender unter „Ansicht“ auf „Arbeitswoche“ [1]
  • Klicken Sie dann unter dem Reiter „Layout“ auf „Tägliche Aufgabenliste“ und dann „Normal“ [2]
  • Der Bereich „Aufgaben“ wird nun unter den Kalendereinträgen angezeigt [3]
  • Unter jedem Tag erscheinen nun die an diesem Tag fälligen Aufgaben [4]

 

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Abbildung 6: Outlook To-Do: Anzeige der Aufgaben unterhalb der Termine

 

Schauen Sie sich zur Anzeige von Aufgaben in Outlook auch folgenden Blogbeitrag „Outlook Aufgaben im Kalender anzeigen lassen – so geht´s“ an.

Empfehlen können wir Ihnen aber auch unser kurzes Video zur Ansichtseinstellung von Aufgaben (für Fortgeschrittene):

 

Extra Tipp: Microsoft To-Do

Kennen Sie schon Microsoft To-Do? Nein? Dann nehmen Sie sich doch kurz Zeit und schauen sich unser Video zu Microsoft To-Do an oder lesen unseren Blogartikel „Microsoft To-Do: Aufgaben organisieren leicht gemacht (buero-kaizen.de



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3 Kommentare
  • […] Sobald wir die Übersicht über unsere Aufgaben verlieren, werden wir unruhig und angespannt. Deshalb mein Tipp: Halten Sie Ihre Aufgaben am besten direkt fest! Dafür können Sie die bewährte Liste auf Papier verwenden oder eine digitale Liste, zum Beispiel in Outlook, anlegen. Zum Download: So legen Sie eine Aufgabenliste in Outlook an. Film-Tipp: In diesem Video zeigen wir Ihnen 5 bewährte Tipps für Ihre Aufgabenliste: […]

  • Hallo,

    die Tipps sind ganz nett. Aber wenn ich z. B. im Explorer eine Datei bearbeite und mir zu dieser Datei eine Aufgabe erstellen will – dann läßt einen Outlook extrem allein: Man kann sich zwar eine Verknüpfung im „shell:sendto“-Ordner mit „outlook /c ipm.task /a %1“ anlegen, so dass aus der Datei eine Aufgabe wird – aber leider wird dabei die Datei kopiert, so dass Änderungen woanders gespeichert werden.

    Haben Sie einen Tipp, wie beliebige Fremdapplikationen (inkl. der Kommandozeile) Aufgaben erstellen könnten?

    Mit freundlichen Grüßen,
    Tom Stein

    • Hallo Herr Stein,

      vielen Dank für Ihren Kommentar.

      Der Ansatz, den Sie beschreiben, klingt für mich nach einem verhältnismäßig hohen technischen Aufwand. So viel Mühe ist meiner Meinung nach für diese Problemstellung gar nicht nötig. Ich würde folgendermaßen vorgehen:

      1. Eine neue Aufgabe in Outlook erstellen, den Betreff und das Fälligkeitsdatum (für die Planung) eingeben und das Aufgaben-Fenster noch offen lassen.
      2. Die entsprechende Datei im Explorer mit der rechten Maustaste anklicken, die Maustaste gedrückt halten und mit gedrückter rechter Maustaste in das Notizfeld der Aufgabe ziehen.
      3. Die Maustaste los lassen und im sich öffnenden Kontext-Menü die Option „Link hier erstellen“ auswählen.

      Dadurch wird Ihnen im Notizfeld der Outlook-Aufgabe ein Hyperlink erstellt, über den Sie jederzeit die Originaldatei im Explorer öffnen können. (Alternativ können Sie die Verknüpfung auch in der Aufgabe über „Einfügen“ -> „Link“ -> „Link einfügen“ einrichten.)

      Ich hoffe, das hilft Ihnen weiter. Ansonsten gerne einfach nochmal melden!

      Herzliche Grüße
      Felix Brodbeck

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