Microsoft Excel: Wann Formel, wann Funktion? Wie man mit Formeln rechnet und der Unterschied zu den Funktionen

Ohne Formeln und Funktionen könnte man in Microsoft Excel kaum arbeiten. Das trifft vor allem auf umfangreiche Datensammlungen und Tabellen zu. Denn mit den Formeln lassen sich selbst komplexeste Berechnungen automatisiert durchführen. Aber wann wird welche Formel benötigt? Was ist der Unterschied zwischen Formeln und Funktionen? Und was muss bei der Formeleingabe beachtet werden? Die Antworten finden Sie einfach erklärt hier in dieser Büro-Kaizen Anleitung für Einsteiger und Anfänger.

(Lesedauer ca. 7 Minuten)

1. Was ist eine „Formel“ in Excel? Und was ist der Unterschied zu einer „Funktion“?

Excel-Nutzer verwenden die Begriffe Formel und Funktion häufig synonym. Denn mit beiden lassen sich die verschiedensten Berechnungen durchführen. Dabei gibt es jedoch einige entscheidende Unterschiede.

• Excel-Formel: Eine Formel ist eine mathematische Gleichung, mit der etwas konkret berechnet oder verglichen werden soll. Dafür werden mindestens zwei feste Zahlenwerte (sogenannte „Konstanten“) und mindestens ein Rechenzeichen (sogenannte „Operatoren“) benötigt. Statt fester Werte können aber auch Zellenbezüge verwendet werden (die Werte werden dann aus einer anderen Zellen gezogen, z. B. der Zelle A2) und sogar andere Funktionen und Formeln eingesetzt werden. Damit sind die Excel-Formeln so etwas wie ein integrierter Taschenrechner, um beliebig in den Tabellen und mit den Zellen rechnen zu können und mathematische Operationen auszuführen. Dafür muss im Grunde lediglich eingegeben werden, was konkret wie gerechnet werden soll und dann die Entertaste drücken (siehe Punkt 2 unten). Fertig.
• Excel-Funktion: Die Crux ist, dass die Excel-Funktionen ebenfalls in Form einer Formel ausgedrückt werden und dann verschiedenste Berechnungen durchführen können. Die Funktionen sind aber im Unterschied zu den reinen Formeln deutlich vielseitiger und können noch viel, viel mehr. Denn sie sind so etwas wie kleine Algorithmen (= Handlungsanweisungen), die Schritt-für-Schritt einen automatisierten Operationsablauf beschreiben (z. B. rechnen, vergleichen, nachschlagen, Wenn-dann-Operationen, filtern etc.). Im Unterschied zu den mathematischen Formeln besitzt jede Funktion zudem einen eigenen Namen, der immer an erster Stelle eingegeben werden muss. Die eigentliche Funktionsformel/Handlungsanweisung folgt dann in einer Klammer (siehe Punkt 2 unten).
• Alle Excel-Funktionen in der Übersicht: Microsoft Support listet mittlerweile 481 verschiedene Excel-Funktionen auf! In Excel selbst finden Sie die Funktionsvorlagen mit einem Klick auf die Registerkarte → Formeln und dann in der linken Menühälfte. Mit einem Klick auf → fx Funktion einfügen ganz links öffnet sich ein Auswahlfenster mit allen verfügbaren Funktionsvorlagen. Diese können Sie sich auch übersichtlich in dreizehn verschiedenen Kategorien anzeigen lassen (z. B. Finanzmathematik, Datum & Uhrzeit, Statistik, Nachschlagen & Verweisen, Datenbank, Technik, Web etc.).

2. Wie werden die Formeln in Excel eingegeben?

Excel hält jede Eingabe in eine Zelle zunächst einmal für einen reinen Text oder eine Zifferneingabe. Soll das Programm hingegen rechnen oder eine komplexere Formel ausführen, muss ein Gleichheitszeichen „=“ vorangestellt werden. Dieses wird auch bei den Funktionen vorangestellt, allerdings folgt dann im Unterschied zu den Formeln keine mathematische Rechenaufgabe, sondern eine in Argumente übersetzte Handlungsanweisung.

• So sieht eine Formel aus, die Excel ausrechnen soll: Nach dem Gleichheitszeichen „=“ folgen direkt im Anschluss gleich die entsprechenden Ziffern mit dem oder den benötigten Rechenzeichen (= Operatoren), z. B. einem „+“ für Addieren oder einem „-“ für Subtrahieren. Praxisbeispiele für eine solche Rechenformel: =4+3+27 oder =4*3+24 oder =4*(3+24).
• So sieht eine Operation (also Funktion) aus, die Excel ausführen soll: Hierfür wird ebenfalls zunächst ein Gleichheitszeichen „=“ vorangestellt. Dann folgt aber direkt ohne Leerzeichen der Funktionsname (z. B. =SUMME oder =WENN) und dann in Klammern dahinter der eigentliche Formelinhalt. Praxisbeispiel für soch eine Funktionsformel: =SUMME(A4;B2;D9).

3. Welche Argumente und Operatoren können Excel-Formeln alles enthalten? Übersicht

Die einzelnen Bestandteile einer Formel werden in Excel als „Argumente“ bezeichnet und die Rechenzeichen als „Operatoren“.

• Ein Formelargument kann beispielsweise eine Zahl sein, ein Text, Zellbezüge (z. B. die Zelle A2 oder B4), Wahrheitswerte (wahr/falsch), Fehlerwerte (#N/a), Konstanten, Arrays oder auch andere Formeln und Funktionen, die dann ineinandergeschachtelt werden.
• Soll ein größerer Tabellenbereich „von… bis…“ erfasst werden, lässt sich dies mit einem Doppelpunkt „:“ darstellen. So wird beispielsweise der Tabellenbereich von der Zelle A2 bis zur Zelle D9 als A2:D9 geschrieben.
• Als Operatoren können die Rechenzeichen für das Addieren (+), Subtrahieren (-), Multiplizieren (*), Dividieren (/) und Potenzieren (^) genutzt werden. Im Unterschied dazu benötigen die Funktionen häufig auch noch die vergleichenden Zeichen Größer (>), Größergleich (>=), Kleiner (<) und Kleinergleich (=<).

4. Excel-Formeln in andere Zellen kopieren: Mit relativen oder absoluten Zellenbezügen ($)?

Formeln, die nur feste Werte (Konstanten) enthalten, können beliebig in andere Zellen, Zeilen, ans Tabellenende oder auch in andere Blätter kopiert werden. Wenn Sie allerdings statt einer Konstanten einen Zellenbezug nutzen (also dass die Variable in der Formel den Wert dieser Zelle annimmt), dann haben Sie beim Kopieren der Formel zwei Wahlmöglichkeiten, wie Excel damit umgehen soll:

• Relativer Zellenbezug: Standardmäßig ist in Excel ein sogenannter „relativer Zellenbezug“ eingestellt. Das bedeutet, dass wenn Sie eine Formel mit einem Zellenbezug in eine andere Zelle hineinkopieren, dann passt Excel den relativen Zellenbezug automatisch spalten- oder zeilenweise an. Ist die neue Ziel-Zelle eine Zeile unterhalb der Quell-Zelle, dann ändert sich die Zeile um +1 (aus A3 wird A4 etc.). Befindet sich die neue Ziel-Zelle eine Spalte neben der Quell-Zelle, dann ändert sich die Spalte um +1 (aus A3 wird B3 etc.). Auf diese Weise müssen Sie zum Beispiel eine Summenformel, die am Ende jeder Tabellenzeile stehen und die Zeile zusammenzählen soll, nur in der ersten Zeile erstellen und können Sie dann in die anderen Zellen dieser Spalte darunter hineinkopieren. Excel passt den relativen Zellenbezug dann jeweils automatisch an die nächste Zeile an.
• Absoluter Zellenbezug (mit Dollarzeichen): Dieses automatische Anpassen des Zellenbezugs können Sie auch verhindern. Dann bleibt immer ein absoluter Zellenbezug, auch wenn Sie die Formel woandershin kopieren. Um dies Excel zu signalisieren, müssen Sie lediglich ein Dollarzeichen „$“ einbauen. Praxisbeispiel: „$A$2“ bezieht sich immer genau auf diese bestimmte Zelle. Daneben gibt es aber auch noch gemischte Bezüge. „$A2“ ist eine absolute Spalte und „A$2“ im Unterschied dazu eine absolute Zeile.

5. Wie man die Formeln in Excel gegen Überschreiben schützt

Um eine neu erstellte Formel gegen versehentliches Überschreiben zu schützen, kann man einen sogenannten Zellschutz einrichten. Das erfolgt über zwei Stellschrauben. 1.) Das Aktivieren des Zellschutzes (standardmäßig sind alle Zellen geschützt) und gleichzeitig 2.) das Aktivieren des Blattschutzes (dieser ist standardmäßig deaktiviert). Um nun nur die Zellen mit Formeln zu schützen, die anderen jedoch nicht, müssen Sie also in drei Schritten vorgehen.

• Zunächst den Zellschutz für alle deaktivieren: Klicken Sie links oberhalb der Zelle A1 auf das Dreieck, um alle Zellen auf einmal zu markieren. Alternativ 2-mal die Tastenkombination → Strg + A drücken. Tippen Sie dann die Tastenkombination → Strg + 1 ein. In dem sich daraufhin öffnenden Dialogfenster „Zellen formatieren“ klicken Sie auf die Registerkarte → Schutz, entfernen das Häkchen bei → gesperrt und bestätigen mit → Ok.
• Den Zellschutz nur für die Formeln aktivieren: Markieren Sie nun alle Formel-Zellen, die Sie schützen wollen (Tipp: Das geht komplett auf einmal mittels Registerkarte → Start → Suchen und Auswählen → Formeln). Drücken Sie anschließend wieder wie in Schritt 1 oben → Strg + 1, dann die Registerkarte → Schutz und aktivieren Sie diesmal das Kästchen bei → gesperrt.
• Den Blattschutz aktivieren: Klicken Sie anschließend in der Registerkarte → Überprüfen auf die Schaltfläche → Blatt schützen, fertig.

6. Extra Tipps für Excel, Microsoft 365 und die Office-Tools!

Das Tabellenkalkulationsprogramm Excel besitzt zahlreiche sehr praktische und leistungsstarke Features. Zu einem besonders nützlichen Feature zählt beispielsweise die aufklappbare Dropdown-Auswahlliste in einer Zelle, um zwischen verschiedenen vorgegebenen Werten oder Optionen auswählen zu können. Wie die bedingte Formatierung funktioniert, wie Sie das Zahlenformat anpassen oder den Filter nutzen, sehen Sie in unserem Video-Tutorial „Die Top-10 Tipps für Microsoft Excel“ unten. Weitere Tipps zu Microsoft 365 und die vielen Office-Tools wie Teams, Planner, Yammer, Delve, OneDrive, SharePoint, Outlook, Word & Co haben wir Ihnen hier zusammengestellt.

• Der Sverweis in Excel und der verbesserte Xverweis: Einfacher nachschlagen und suchen lassen – Anleitung mit Praxisbeispiel!
• So funktioniert Microsoft 365: Die Büro-Kaizen-Themenseite rund um Microsoft 365 und die verschiedenen Office-Tools (wie Excel, Outlook, OneNote, PowerPoint, Viva, Sway, Word etc.).
• Büro-Kaizen Download-Center: Kostenlose Tipps, Tricks, Checklisten, (Druck-)Vorlagen und Anleitungen für ein produktiveres Büro und eine effizientere digitale Zusammenarbeit!

Büro-Kaizen Video-Tutorial: Die Top-10 Tipps für Microsoft Excel!

(Dauer 12:42 Minuten)

Inhalt dieses Video-Tutorials mit den besten 10 Tipps für MS Excel:

1. Einleitung 00:00 
2. Erste Zeile fixieren 00:23 
3. Statusleiste intelligent nutzen 00:58 
4. Spaltenbreite automatisch anpassen 02:07 
5. Tabelle mit Mausrad zoomen 02:55 
6. Sprechende Namen für Zellen definieren 03:37 
7. Absolute und relative Zellenbezüge 05:14 
8. Filter nutzen 07:20 
9. Zeilen oder Spalten einfügen & entfernen 08:55 
10. Bedingte Formatierung nutzen 09:51 
11. Zahlenformat anpassen 10:52