Anleitung, wie man in Microsoft Outlook den Absender ändern kann – sowohl den Absendernamen wie auch die E-Mail-Adresse


Es gibt viele gute Gründe, warum man in Outlook den Absender ändern möchte. Zum Beispiel, wenn man mehrere E-Mail-Adressen auf einmal nutzt und öfters zwischen diesen hin und herwechseln muss (= Absenderadresse ändern). Oder auch – herzlichen Glückwunsch – wenn Sie geheiratet haben und nun einen neuen Nachnamen tragen (=Absendernamen ändern)! Die Funktion lässt sich aber auch nutzen, um eine ansonsten anonyme Serviceadresse wie info@buero-kaizen.de je nach der nutzenden Person zu personalisieren. Was auch immer Sie am Absender in Microsoft Outlook ändern wollen, in folgender Büro-Kaizen-Anleitung finden Sie schnell, einfach und unkompliziert die gesuchte Lösung!

1. Warum den Absender in Microsoft Outlook überhaupt ändern?

Outlook ist der altbekannte und weit verbreitete E-Mail-Client von Microsoft Office und Microsoft 365. Das Programm dient in erster Linie dem Anzeigen, Verwalten, Senden und Empfangen von E-Mails (neben weiteren Kernfunktionen wie Kalender, Terminen, Aufgaben und Kontakten – mehr Details zum Programm finden Sie in unserem Beitrag → Microsoft Outlook im Überblick).

  • Damit Sie alle Ihre E-Mails zentral allein aus dem Outlook-Programm heraus verwalten können, ist es möglich, beliebig viele externe E-Mail-Konten von Drittanbietern in Outlook einzubinden (z. B. von Gmail, GMX, Freenet, Web.de, Yahoo etc.).
  • Beim Antworten auf eine eingegangene E-Mail nutzt Outlook standardmäßig automatisch die Absenderadresse, an die die eingegangene E-Mail gerichtet wurde.
  • Manchmal möchte man jedoch mit einer der anderen E-Mail-Adressen antworten und muss dafür den Absender wechseln.
  • Häufig kommt es auch vor, dass man ein neues E-Mail-Konto in Outlook hinzugefügt hat und von nun an beim Verfassen einer neuen E-Mail öfters zwischen den verschiedenen Absendern wechseln muss.
  • Oder es gilt den Namenszusatz zu der Absenderadresse zu ändern – entweder aufgrund von Namensänderungen oder Personalwechsel.
  • All das geht in Outlook zum Glück recht schnell und einfach. Hier zunächst die beiden häufigsten Anwendungsfälle im Überblick.

Die Absenderadresse in Outlook ändern, um ein anderes E-Mail-Konto zu nutzen:

  • Wenn Sie mehrere E-Mail-Konten in Ihrem Outlook-Client hinterlegt haben, dann laufen alle eingehenden Nachrichten von allen eingebundenen E-Mail-Konten (je nach Ihren Einstellungen) entweder in ein einziges Outlook-Postfach – oder jedes E-Mail-Konto hat in ein eigenes Postfach.
    Beim Erstellen einer neuen E-Mail müssen Sie dann jedoch immer darauf achten, welche der hinterlegten E-Mail-Adressen dem Empfänger Ihrer Nachricht als Absender übermittelt und angezeigt werden soll.
  • Dafür wird grundsätzlich eine Standardadresse festgelegt. Sie können aber auch völlig flexibel für jeden Einzelfall eine der anderen hinterlegten E-Mailadressen verwenden.

Den Absendernamen für ein E-Mail-Konto in Outlook ändern:

  • Gerade im Business-Umfeld ist es üblich, den Namen des Nutzers als Zusatz zu einer E-Mail-Adresse zu hinterlegen.
  • Dann werden in dem Adressfeld einer E-Mail zusätzlich zur Absenderadresse auch der Absendernamen angezeigt, also nicht nur z. B. „m.musterfrau@buero-kaizen.de“ sondern mit vorangestelltem Vor- und Nachnamen, also „Max Musterfrau <m.musterfrau@buero-kaizen.de>“.
  • Das Ändern dieses Absendernamens ist nun aber nicht nur nach einer Eheschließung erforderlich. Auf diese Weise lässt sich auch eine Serviceadresse personalisieren, damit der Kundenkontakt persönlicher und rückverfolgbar wird, wie z. B. „Max Musterfrau <info@buero-kaizen.de>“.

2. Wie man die Absenderadresse in Outlook ändert, um eine andere E-Mail-Adresse zu nutzen

Damit Sie überhaupt zwischen verschiedenen Absenderadressen wechseln können, müssen Sie natürlich auch mehrere E-Mail-Konten in Ihrem Outlook hinterlegt haben. Wichtig: Dabei genügt es nicht, lediglich die Informationen zum Abrufen einer anderen E-Mail-Adresse zu hinterlegen. Sie müssen diese E-Mail-Adresse als ein neues Konto hinzufügen. Wie das genau funktioniert, lesen Sie in unserer Büro-Kaizen-Anleitung → „Ein weiteres E-Mail-Konto oder Profil zu Outlook hinzufügen“, oder in der folgenden Kurzanleitung. Der Rest geht dann ganz einfach.

  • Fügen Sie das benötigte E-Mail-Konto in Outlook hinzu (Kurzanleitung: Registerkarte → Datei; Schaltfläche → + Konto hinzufügen; die entsprechende E-Mail-Adresse eintippen; „IMAP4“ auswählen, damit diese E-Mails nur von deren Server kopiert und nicht wie bei POP3 zugleich auch noch dort gelöscht werden; das Passwort für das Login bei dem Anbieter der hinzugefügten E-Mail-Adresse eingeben, fertig).
  • Erstellen Sie dann wie gewohnt eine neue E-Mail (in der Registerkarte → Start und dann links → Neue E-Mail).
  • Nun finden Sie in der Adresszeile oben direkt über den klassischen Eingabezeilen „An“, „CC“ und „Betreff“ das Dropdown-Auswahlmenü „Von“.
  • Klicken Sie auf den dazugehörigen Auswahlpfeil neben „Von“ und wählen Sie die gewünschte Absenderadresse aus. Nun können Sie künftig aus einer Outlook-Anwendung heraus verschiedene E-Mail-Konten nutzen und ganz schnell und einfach den Absender ändern.

Tipp: Die Standard-Absenderadresse in Outlook ändern

Sie sollten die am häufigsten verwendete Absenderadresse als Standardadresse in Outlook einrichten. Das erspart Ihnen unnötiges Wechseln und erfordert lediglich einmalig 6 Klicks und 10 Sekunden Zeit.

  • Klicken Sie in Ihrem Outlook auf die Registerkarte → Datei, dann auf → Kontoeinstellungen und in den sich aufklappenden Auswahloptionen erneut auf → Kontoeinstellungen.
  • In dem neuen Fenster dann auf die gewünschte E-Mailadresse klicken und direkt darüber auf den Reiter → Als Standard festlegen und mit → Schließen bestätigen, fertig.
  • Die Änderung wird von Outlook sofort übernommen. Sollte der Wechsel dennoch nicht sofort erfolgen, muss das Programm einfach geschlossen und neu gestartet werden.

3. Wie man in Outlook den Namen des Absenders ändert

Auch das Ändern des Absendernamens (des Namenszusatz zur E-Mail-Adresse) ist schnell und einfach umsetzbar. Verfahren Sie dafür wie folgt.

  • Klicken Sie in Outlook auf die Registerkarte → Datei, anschließend auf die Schaltfläche → Kontoeinstellungen und im Auswahlmenü erneut auf → Kontoeinstellungen.
  • Klicken Sie nun das betreffende E-Mail-Konto an und dann direkt darüber auf den Reiter → Ändern (innerhalb der Registerkarte → E-Mail).
  • Daraufhin öffnet sich ein neues Eingabefenster. In dem Bereich „Allgemeine Einstellungen“ finden Sie jetzt die gesuchte Eingabezeile → Ihr Namen. Nehmen Sie die gewünschte Eingabe bzw. Änderung vor und bestätigen Sie abschließend mit einem Klick auf → Weiter.
  • Tipp: Möchten Sie Ihren Absendernamen für eine geschäftlich genutzte E-Mail-Adresse ändern, bietet sich der Unternehmensnamen als Zusatz an. So kann der Empfänger Ihrer E-Mails Sie als Absender bereits im Postfach leichter zuordnen. Praxisbeispiel: „Max Musterfrau | Büro-Kaizen“.

4. Die „Antwortadresse“ in Outlook ändern: Einen anderen Empfänger als den Absender einstellen

Manchmal kann es in der Alltagspraxis hilfreich sein, wenn die Antwort auf eine Ihrer E-Mails nicht zu Ihnen zurück, sondern am besten gleich direkt zu einer anderen Person geschickt wird. Dies können Sie als Absender in Outlook mit nur wenigen Klicks gleich von Beginn an mit einstellen.

  • Öffnen Sie wie gewohnt eine neue E-Mail in Outlook.
  • Klicken Sie dann in dem Nachrichtenfenster oben auf die Registerkarte → Optionen und dann im Menüband ganz rechts auf die Schaltfläche → Antworten richten an.
  • In dem neuen Auswahlfenster „Eigenschaften“ setzen Sie nun in dem Bereich „Übermittlungsoptionen“ das Häkchen in das Kontrollkästchen bei → Antworten senden an. Rechts daneben können Sie nun die entsprechende Antwort-E-Mail-Adresse eintippen oder auch per Maus aus Ihren Kontakten auswählen, fertig.
  • Das Ergebnis: Klickt nun der Empfänger dieser E-Mail auf „Antworten“, wird die Antwort-E-Mail nicht an Sie als Absender geschickt, sondern direkt an die von Ihnen angegebene E-Mailadresse.

5. Den Absender in der Web-Version von Microsoft Outlook 365 ändern

Wenn Sie die Online-Version von Outlook im Rahmen eines Microsoft-365-Abonnements nutzen, müssen Sie die Änderungen beim Absendernamen ebenfalls online durchführen.

  • Besuchen Sie dafür die Seite → https://account.microsoft.com und loggen Sie sich mit Ihrem Geschäftskonto und Passwort ein.
  • Klicken Sie dann auf → Ihre Informationen (oder alternativ auf Ihren Namen). Anschließend können Sie durch einen Klick auf → Namen bearbeiten den Vor- und Nachnamen Ihres Microsoft-Kontos anpassen (und damit auch den Absendernamen für Outlook im Web ändern).

6. Extra-Tipps rund um die Office-365-Tools und 20% mehr Effizienz in Ihrem Unternehmen!

Büro-Kaizen führt zu einer nachhaltigen Optimierung aller modernen Büroprozesse und der digitalen Zusammenarbeit in Unternehmen. Wir unterstützen Sie von der Beratung über Seminare und Mitarbeiterschulungen bis zum Selbstmanagement mittels unserer E-Learning-Plattform. Darüber hinaus finden Sie auf unserer Webseite auch viele weitere praxisorientierte Tipps, Tricks, Checklisten und Druckvorlagen für die moderne Büroarbeit als kostenlosen Download! Unsere beliebten Video-Tutorials finden Sie in unserem gratis YouTube-Kanal „Büro-Kaizen digital“.

Büro-Kaizen Video-Tutorial: Die Top 10 Outlook Tipps & Tricks für Fortgeschrittene!

(Dauer 10:09 Minuten)

Inhalt dieses Outlook-Video-Tutorials:

  1. Einleitung 00:00 
  2. E-Mail mit einer Besprechungsanfrage beantworten 00:13 
  3. „Archivieren“ mit einem Klick 01:00 
  4. Eine E-Mail diktieren 02:17 
  5. Suchordner: E-Mails schneller finden 02:59 
  6. Element auf Desktop speichern 04:23 
  7. Schneller Kontakte speichern 05:08 
  8. Aufgabe aus E-Mail erstellen 06:25 
  9. Aufgabenliste im Posteingang einblenden 07:11 
  10. 10-Tages Ansicht im Kalender aktivieren 08:00 
  11. Kalenderwochen einblenden 08:46 


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