Anleitung für Microsoft Teams: Bildschirm teilen, freigeben und übertragen – alle Möglichkeiten inklusive Video-Tutorial!

Eine der wichtigsten Funktionen in Microsoft Teams ist das Teilen des Bildschirms, also die Freigabe der eigenen Bildschirminhalte für andere Personen. So können Sie Ihren Gesprächspartnern in einem Chat oder auch in einer Besprechung zeigen, was Sie selbst auf Ihrem eigenen Computer sehen, ohne dass Sie die Inhalte Ihren Kollegen extra physisch zusenden zu müssen. Was Sie beim Teilen des Bildschirms in Microsoft Teams beachten müssen, und welche Möglichkeiten sich Ihnen dabei bieten, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen Blogbeitrag sowie in unserem Video-Tutorial am Ende dieses Artikels!

1. Die „Teilungsgrundlagen“: Den ganzen Bildschirm oder nur eine Anwendung in Teams teilen?

Beim Teilen des Bildschirms in Microsoft Teams haben Sie immer die Wahl, ob Sie nur eine einzelne Anwendung übertragen wollen (also ein einzelnes Programmfenster wie z.B. eine geöffnete Microsoft Word Datei), oder ob Sie Ihren gesamten Bildschirm für die anderen Kommunikationspartner freigeben möchten. Der Unterschied ist Folgender:

• Wenn Sie nur ein Anwendungsfenster für das Bildschirmteilen freigeben, dann bleiben alle weitere Anwendungen auf Ihrem Rechner verborgen (z.B. Ihr ebenfalls geöffnetes E-Mail-Postfach, Ihre Icon- und Ordner-Sammlung auf Ihrem Startbildschirm oder auch Ihre Taskleiste).
• Wenn Sie hingegen Ihren gesamten Bildschirm teilen, dann können die anderen Teilnehmer auch bei einem Programm- oder Fensterwechsel stets alles sehen, was auch Sie gerade alles auf Ihrem Computer sehen können. Dies eignet sich beispielsweise für Schulungen, bei denen Sie nicht nur Details aus einem einzelnen Programm zeigen wollen, sondern zwischen verschiedenen Anwendungen hin und herspringen müssen.
• Hinweis: Das Anwendungsfenster, dass Sie für das Bildschirmteilen markiert haben, wird Ihnen von Microsoft Teams rot umrandet. So sehen Sie auf einen Blick, welches Programm Sie für die Bildschirmübertragung freigegeben haben. Falls Sie den gesamten Desktop/Bildschirm ausgewählt haben, so wird dieser ebenfalls während der gesamten Übertragungsdauer rot umrandet.
• Tipp: Das Bildschirmteilen mittels Microsoft Teams funktioniert seit Ende 2019 auch mit den mobilen Teams-Apps für Smartphones und Tablets (Android und iOS)!

2. Microsoft Teams: Den Bildschirm ganz schnell und einfach aus einem Chat heraus teilen

Sie unterhalten sich gerade in einem Teams-Chat mit ArbeitskollegInnen und möchten diesen zur Illustration und für ein besseres Verständnis etwas auf Ihrem Computer zeigen? Kein Problem! Microsoft hat in Teams einen eigenen Schnellklickbutton für das Bildschirmteilen integriert.

• Sie müssen lediglich rechts oben auf das Viereck-Symbol mit dem Pfeil in der Mitte → Bildschirmübertragung klicken (siehe Abb. 1).
• Anschließend ploppt ein Auswahlfenster auf, über das Sie festlegen könne, welche Bildschirminhalte alles übertragen werden sollen – ob der gesamte Bildschirm oder nur ein einzelnes Anwendungsfenster.
• Tipp: Falls es sich bei dem geteilten Inhalt um ein Video handelt, müssen Sie in dem Auswahlfenster noch ein Häkchen in das Kästchen bei → Systemaudio einschließen setzen.
• Zum Schließen der Bildschirmübertragung genügt dann lediglich ein Klick auf das Viereck-Symbol mit dem Kreuz in der Mitte → Teilen beenden (siehe Abb. 2).

3. Ihren Bildschirm während einer Teams-Besprechung mit den anderen Teilnehmern teilen

Auch während einer laufenden Teams-Besprechung (Audio- oder Video-Konferenz, „Online-Meeting“) können Sie ganz schnell und leicht Ihren Bildschirm teilen, so dass ihn auch die anderen Besprechungsteilnehmer einsehen können.

• Das entsprechende Viereck-Symbol mit Pfeil (dasselbe Icon wie in Punkt 1) finden Sie im Konferenzmodus zentral in der Funktionsleiste in der unteren Bildschirmhälfte, direkt neben den beiden Schaltflächen zum Ein- und Ausschalten der Kamera und des Tons (siehe Abb. 3). Hinweis: Diese Funktionsleiste erscheint immer sofort, sobald Sie Ihre Maus bewegen.
• Auch hier haben Sie wieder die Auswahlmöglichkeit, ob Sie den gesamten Bildschirm teilen oder nur eine Anwendung/Fenster freigeben möchten.

4. Sonderfall: Zusatzfunktionen durch das Bildschirmteilen eines PowerPoint-Vortrags in Teams

Beim Bildschirmteilen in Microsoft Teams werden Ihnen (neben den Standardoptionen für die Desktopübertragung oder das Teilen einzelner Anwendungsfenster) immer auch Ihre PowerPoint-Präsentationen als zusätzliche Option mitangeboten. Dies liegt daran, dass Sie auf diesem Weg einige nützliche Zusatzfunktionen erhalten, die Sie beim klassischen Teilen Ihres Bildschirms (wie in Punkt 2 oder 3 oben beschrieben) nicht erhalten.

• • Durch diese „Sonderteilungsfunktion“ für PowerPoint-Bildschirmpräsentationen in Microsoft Teams erhalten Sie z.B. den großen Vorteil, die Teilnehmerliste und den Chat der laufenden Teams-Besprechung parallel einsehen zu können. So können Sie als Vortragende/r jederzeit auf „Handzeichen“, Zwischenfragen und Feedback reagieren.

• Die Zuhörer wiederum erhalten die Möglichkeit, falls Sie dies zulassen, in den PPT-Vortragsfolien vor und zurück zu blättern, um z.B. Details nachzukucken und damit ein späteres Nachfragen zu ersparen (siehe Abb. 4).
• Alle Details und neuen Möglichkeiten zu der praktischen PowerPoint-Integration in Microsoft Teams erfahren Sie in unserem Büro-Kaizen-Beitrag → PowerPoint in Microsoft Teams richtig nutzen! Präsentieren, freigeben und gemeinsam bearbeiten.

5. Sonderfall: Bildschirmteilen für ein gemeinsames Whiteboard (Flipchart) in Teams

Das Programm „Microsoft Whiteboard“ ist die digitale Variante zu den klassischen Flip-Charts in einem Besprechungszimmer. Damit eignet sich das virtuelle Whiteboard hervorragend für die Visualisierung und das schnelle Skizzieren von Ideen während einer Online-Besprechung in Teams. Um solch einen gemeinsam geteilten Whiteboard-Bildschirm in Teams zu erhalten, müssen Sie lediglich, wie in Punkt 2 oder 3 oben beschrieben, auf → Bildschirm teilen klicken (bzw. Bildschirmübertragung) und dann in der Leiste ganz rechts → Microsoft Whiteboard auswählen.

6. Extra-Tipp: Nicht nur den Bildschirm teilen, sondern auch effizient in Teams zusammenarbeiten!

Die Bildschirmübertragung wird in der Regel bei der digitalen Zusammenarbeit an gemeinsam genutzten Dokumenten und Dateien benötigt. Das ist mit Microsoft Teams auch problemlos möglich, denn der Skype-for-Business-Nachfolger (*2017) ist nicht nur ein Kommunikations-Tool, sondern zugleich auch eine leistungsstarke Kollaborations-Plattform. Dabei besitzt Teams einige einzigartige Funktionen, die die digitale Zusammenarbeit wesentlich erleichtern und vereinfachen. Welche das sind, haben wir Ihnen hier zusammengstellt.

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7. Video-Tutorial: Microsoft Teams – Bildschirm teilen

(Dauer 09:55 Minuten)

Inhalt dieses Video-Tutorials zum Bildschirmteilen in Microsoft Teams:

1. 00:00 Einleitung
2. 00:34 Bildschirmfreigabe im Chat starten
3. 00:58 Bildschirmfreigabe in Besprechung starten
4. 05:34 PowerPoint-Präsentation freigeben
5. 07:29 Microsoft Whiteboard teilen