Outlook E-Mail-Vorlagen: Einmal erstellen und das ewige Tippen beenden!


Microsoft bietet die Funktion der Outlook E-Mail-Vorlage an. Mit dieser können Sie wiederkehrende E-Mails speichern und bei Bedarf einfach abrufen, ohne den Text jedes Mal neu verfassen zu müssen.

Outlook E-Mail-Vorlagen erstellen

Anhand dieser Schritt-für-Schritt Anleitung können Sie innerhalb weniger Minuten Ihre eigene Outlook E-Mail-Vorlage erstellen:

  1. E-Mail verfassen
    Verfassen Sie in Outlook eine neue E-Mail. Das geht zum einen mit Klick auf die Registerkarte „Start“ und dann auf „Neue E-Mail“. Alternativ können Sie auch das Tastenkürzel STRG+Umschalt+M nutzen, um eine neue E-Mail zu erstellen.
  2. Auf Formulierung achten
    Geben Sie jetzt den gewünschten Empfänger, Betreff und Nachrichtentext in die E-Mail ein. Achten Sie beim Formulieren darauf, dass dieser zeitlos und neutral ist, sodass er problemlos als Wiedervorlage genutzt werden kann.
  3. Outlook E-Mail-Vorlagen speichern
    Gehen Sie in der Registerkarte „Datei” auf „Speichern unter”. Wählen Sie aus der Liste im Dialogfeld „Dateityp” die Option „Outlook-Vorlage”. Geben Sie im Feld „Dateinamen” einen Namen für die Vorlage ein und klicken Sie dann auf „Speichern”. Ein Rat: Achten Sie darauf, dass der Name für die Vorlage klar verständlich und selbsterklärend ist.

    So können Sie Outlook E-Mail-Vorlagen abspeichern.
    So können Sie Outlook E-Mail-Vorlagen abspeichern.

Den Speicherort für Outlook E-Mail-Vorlagen gut wählen

Der Standard-Speicherort von E-Mail-Vorlagen ist ein versteckter Systemordner, den ein normaler Benutzer niemals findet. Daher ist es sinnvoll die Vorlage an einem Ort abzuspeichern, wo man sie wiederfindet. Das kann zum Beispiel auf einem gemeinsamen Laufwerk sein – Vorteil davon ist, dass auch mehrere Personen diese E-Mail-Vorlage dann nützen können.

Outlook E-Mail-Vorlagen nutzen

Damit Sie nun auf Ihre E-Mail-Vorlage in Outlook zugreifen können, müssen Sie folgendes beachten:

  1. Outlook E-Mail-Vorlagen auswählen
    Gehen Sie in der Registerkarte „Start“ zur Gruppe „Neu“. Unter „Neue Elemente“ gehen Sie auf „Weitere Elemente“ und hier auf die Option „Formular auswählen“.

    Bestehende E-Mail-Vorlagen in Outlook auswählen.
    Bestehende E-Mail-Vorlagen in Outlook auswählen.
  2. E-Mail-Vorlagen in Outlook öffnen
    In der Liste „Suchen in“ wählen Sie „Vorlagen im Dateisystem“. Jetzt wird der Standardspeicherort für E-Mail-Vorlagen geöffnet und Sie können Ihre gewünschte Vorlage auswählen. Falls Sie Ihre Vorlage woanders gespeichert haben, klicken Sie auf „Durchsuchen“ und wählen dann Ihre Vorlage. Mit Doppelklick lässt sich die Vorlage einfach öffnen.

    E-Mail-Vorlagen in Outlook öffnen.
    E-Mail-Vorlagen in Outlook öffnen.
  3. Outlook E-Mail-Vorlagen anpassen und versenden
    In der Vorlage sind die Empfänger mitgespeichert. Auch CC und BCC werden von der Vorlage übernommen. Diese können Sie entsprechend anpassen. Betreff und Text können bei der Vorlage natürlich ebenfalls geändert werden. Anschließend ist die E-Mail-Vorlage bereit zum Versand.

Achtung: Nachträgliche Änderungen der E-Mail-Vorlage werden nicht automatisch von dieser übernommen. Auch wenn Sie auf „Speichern“ klicken wird nicht automatisch die Vorlage aktualisiert. Damit wird lediglich Ihre E-Mail im Ordner „Entwürfe“ gespeichert. Möchten Sie eine Vorlage dauerhaft ändern empfiehlt es sich, diese neu anzulegen und die alte zu löschen.

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Beispiele für den Einsatz von Outlook E-Mail-Vorlagen

  • Abwesenheitsnotizen/Betriebsurlaub
  • Akquise im Vertrieb
  • Besprechungseinladungen
  • Bestellformulare
  • Krankmeldungen
  • Regelmäßige Antwortschreiben (beispielsweise Rückmeldungen für Praktikumsbewerbungen)
  • Willkommensmail für neue Mitarbeiter

Mit Outlook E-Mail-Vorlagen die Vertretung für Ihre Kollegen erleichtern

Bei wiederkehrenden E-Mails lassen sich mit dem Einsatz von Vorlagen viel Zeit und Mühe ersparen. Sie können Prozesse automatisieren und müssen das Rad nicht jedes Mal neu erfinden. Hilfreich sind E-Mail-Vorlagen außerdem im Vertretungsfall – wenn sich jemand um Ihre Aufgaben kümmern muss, oder Sie die Aufgaben von jemand anderem übernehmen. Für so einen Fall können Sie eine Liste anlegen, auf der E-Mail-Vorlagen samt Anlass und Speicherort aufgeführt sind. So kann sich auch ein Kollege jederzeit einen Überblick verschaffen.

Sie können mit E-Mail-Vorlagen arbeiten, damit Sie Ihren Kollegen die Arbeit während der Vertretung erleichtern.
Sie können mit E-Mail-Vorlagen arbeiten, damit Sie Ihren Kollegen die Arbeit während der Vertretung erleichtern.

E-Mail-Vorlage oder Textbaustein?

Oft wiederholen sich bei E-Mails nur einzelne Teile des Inhalts, sodass eine komplette E-Mail-Vorlage nur bedingt hilfreich ist. In diesem Fall sind Textbausteine ein guter Helfer. Diese können Sie zum Beispiel für Anrede, Grußformel oder andere wiederkehrende Elemente einer E-Mail verwenden. Wie Sie Textbausteine anlegen und nutzen erfahren Sie im Blog-Beitrag „Mach Du mal: Mit Textbausteinen Zeit sparen.

Top 7 Outlook Tipps und Tricks


(Dauer: 09:40 Minuten)

Inhalt dieses Outlook-Video-Tutorials:

  1. E-Mail in Aufgabe umwandeln (0:06)
  2. E-Mail-Betreff ändern (2:02)
  3. Symbolleiste für den Schnellzugriff (3:24)
  4. E-Mail in OneNote ablegen (4:40)
  5. Textbausteine (5:39)
  6. Personen mit „@“ markieren (7:40)
  7. Benachrichtigungen & Töne ausschalten (8:34)


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2 Kommentare
  • Vielen Dank für den nützlichen Tipp. Das Nutzen der E-Mail-Vorlage liest sich aber etwas kompliziert, ich habe 8-10 Klicks gezählt, geht es nicht einfacher? Privat nutze ich nicht Outlook, sondern Thunderbird. Da gibt es im Postfach einfach einen Vorlagenordner. Vorlage erstellt, in den Ordner verschoben, fertig. Zum Aufrufen in den Ordner gehen, Vorlage auswählen, Doppelklicken, fertig.

    • Sehr geehrter Herr Alter,

      vielen Dank für Ihren Kommentar zum Thema Outlook-Vorlagen.

      Wenn man seine E-Mail-Vorlagen im von Outlook vorgeschlagenen Standard-Ordner abspeichert ist das tatsächlich der schnellste und einfachste Weg, auf die Vorlagen zuzugreifen. Alternativ kann man sich aber auch einen eigenen Speicherort für die Vorlagen auswählen. Dann kann man die Vorlagen nicht nur aus Outlook heraus öffnen, sondern auch direkt über die abgespeicherte Datei auf die Vorlagen zugreifen. Ein großer Vorteil der Outlook-Vorlagen ist ja außerdem die Möglichkeit, dass diese von mehreren Personen, zum Beispiel allen Kolleginnen und Kollegen einer Abteilung, genutzt werden können. Dazu können dann die Vorlagen in einem für alle zugänglichen Ordner abgespeichert werden. Wenn nur Sie persönlich auf die Vorlagen zugreifen möchten, können Sie alternativ statt Outlook-Vorlagen auch Textbausteine nutzen. Diese können Sie dann über Textkürzel oder mit der Maus direkt in jeder E-Mail einfügen. Wie man in Outlook Textbausteine anlegt und wie man diese in E-Mails einfügen kann, können Sie in diesem Beitrag nachlesen: https://www.buero-kaizen.de/textbausteine/

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