Schluss für Wiederholungstäter: Mit E-Mail-Vorlagen beenden Sie das ewige Tippen.



Einladungsmail für die Besprechung, Bestellung beim Lieferanten, Versand des Firmenflyers – was haben sie alle gemeinsam? Richtig: Sie sind ewig wiederkehrende E-Mail-Aufgaben, die immer gleich ablaufen. Mit jeder Wiederholung dieser E-Mails sinken Enthusiasmus und Motivation. Aber das eigentliche Ärgernis liegt woanders: Sie tippen den Text dieser E-Mails jedes Mal von neuem, obwohl er stets der gleiche ist. Ein Zeitfresser, der ebenso lästig wie überflüssig ist. Der E-Mail-Vorlage in Outlook sei Dank.

E-Mail-Vorlage für Standardtexte
Nutzen Sie die E-Mail-Vorlage für wiederkehrende Texte.

Das Problem

Wir sind oft so in unserem Alltags-Trott gefangen, dass wir lieber zum 25. Mal denselben Text formulieren, statt einmal über effizientere Alternativen nachzudenken. Außerdem verfügen wir über beeindruckende Beharrungskräfte. Und die hassen nichts mehr, als alte Gewohnheiten durch scheinbare neue Verbesserungen zu ersetzen. Aber: Es lohnt sich.

Die Lösung

Outlook bietet die Funktion der E-Mail-Vorlage an. Mit dieser können Sie wiederkehrende E-Mails speichern und bei Bedarf einfach abrufen, ohne den Text jedes Mal neu verfassen zu müssen. Und so geht’s:

E-Mail-Vorlage speichern
Speichern Sie jede E-Mail-Vorlage sauber ab.

E-Mail-Vorlage erstellen

Schritt Nr. 1: E-Mail verfassen

Verfassen Sie in Outlook eine neue E-Mail. Das geht zum einen mit Klick auf die Registerkarte „Start“ und dann unter „Neu“ auf „Neue E-Mail“. Alternativ können Sie auch das Tastenkürzel STRG+Umschalt+M nutzen, um eine neue E-Mail zu erstellen.

Schritt Nr. 2: Auf Formulierung achten

Geben Sie jetzt den gewünschten Text in die E-Mail ein. Achten Sie beim Formulieren darauf, dass dieser zeitlos und neutral ist, sodass er problemlos als Wiedervorlage genutzt werden kann.

Schritt Nr. 3: Vorlage speichern

Gehen Sie in der Registerkarte „Datei” auf „Speichern unter”. Wählen Sie aus der Liste im Dialogfeld „Dateityp” die Option „Outlook-Vorlage”. Geben Sie im Feld „Dateinamen” einen Namen für die Vorlage ein und klicken Sie dann auf „Speichern”. Ein Rat: Achten Sie darauf, dass der Name für die Vorlage klar verständlich und selbsterklärend ist.

Extra-Tipp 1

Der Standard-Speicherort von E-Mail-Vorlagen ist ein versteckter Systemordner, den ein normaler Benutzer niemals findet. Daher ist es sinnvoll die Vorlage an einem Ort abzuspeichern, wo man sie wiederfindet. Das kann zum Beispiel auf einem gemeinsamen Laufwerk sein – Vorteil davon ist, dass auch mehrere Personen diese E-Mail-Vorlage dann nützen können.

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E-Mail-Vorlage nutzen

Schritt Nr.1: Vorlage auswählen

Gehen Sie in der Registerkarte „Start“ zur Gruppe „Neu“. Unter „Neue Elemente“ gehen Sie auf „Weitere Elemente“ und hier auf die Option „Formular auswählen“. In der Liste „Suchen in“ wählen Sie „Vorlagen im Dateisystem“. Jetzt wird der Standardspeicherort für E-Mail-Vorlagen geöffnet und Sie können Ihre gewünschte Vorlage auswählen. Falls Sie Ihre Vorlage woanders gespeichert haben, klicken Sie auf „Durchsuchen“ und wählen dann Ihre Vorlage. Mit Doppelklick lässt sich die Vorlage einfach öffnen

Schritt Nr.2: Vorlage anpassen und versenden

In der Vorlage sind die Empfänger mitgespeichert. Auch CC und BCC werden von der Vorlage übernommen. Diese können Sie entsprechend anpassen. Betreff und Text können bei der Vorlage natürlich ebenfalls geändert werden. Anschließend ist die E-Mail-Vorlage bereit zum Versand.
Achtung: Nachträgliche Änderungen der E-Mail-Vorlage werden nicht automatisch von dieser übernommen. Auch wenn Sie auf „Speichern“ klicken wird nicht automatisch die Vorlage aktualisiert. Damit wird lediglich Ihre E-Mail im Ordner „Entwürfe“ gespeichert. Möchten Sie eine Vorlage dauerhaft ändern empfiehlt es sich, diese neu anzulegen und die alte zu löschen.

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Was der Tipp bewirkt

Bei wiederkehrenden E-Mails lassen sich mit dem Einsatz von Vorlagen viel Zeit und Mühe ersparen. Sie können Prozesse automatisieren und müssen das Rad nicht jedes Mal neu erfinden. Hilfreich sind E-Mail-Vorlagen außerdem im Vertretungsfall – wenn sich jemand um Ihre Aufgaben kümmern muss, oder Sie die Aufgaben von jemand anderem übernehmen. Für so einen Fall können Sie eine Liste anlegen, auf der E-Mail-Vorlagen samt Anlass und Speicherort aufgeführt sind. So kann sich auch ein Kollege jederzeit einen Überblick verschaffen.

Extra-Tipp 2

Oft wiederholen sich bei E-Mails nur einzelne Teile des Inhalts, sodass eine komplette E-Mail-Vorlage nur bedingt hilfreich ist. In diesem Fall sind Textbausteine ein guter Helfer. Diese können Sie zum Beispiel für Anrede, Grußformel oder andere wiederkehrende Elemente einer E-Mail verwenden. Wie Sie Textbausteine anlegen und nutzen erfahren Sie im Blog-Beitrag „Mach Du mal: Mit Textbausteinen Zeit sparen.



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2 Kommentare
  • Vielen Dank für den nützlichen Tipp. Das Nutzen der E-Mail-Vorlage liest sich aber etwas kompliziert, ich habe 8-10 Klicks gezählt, geht es nicht einfacher? Privat nutze ich nicht Outlook, sondern Thunderbird. Da gibt es im Postfach einfach einen Vorlagenordner. Vorlage erstellt, in den Ordner verschoben, fertig. Zum Aufrufen in den Ordner gehen, Vorlage auswählen, Doppelklicken, fertig.

    • Sehr geehrter Herr Alter,

      vielen Dank für Ihren Kommentar zum Thema Outlook-Vorlagen.

      Wenn man seine E-Mail-Vorlagen im von Outlook vorgeschlagenen Standard-Ordner abspeichert ist das tatsächlich der schnellste und einfachste Weg, auf die Vorlagen zuzugreifen. Alternativ kann man sich aber auch einen eigenen Speicherort für die Vorlagen auswählen. Dann kann man die Vorlagen nicht nur aus Outlook heraus öffnen, sondern auch direkt über die abgespeicherte Datei auf die Vorlagen zugreifen. Ein großer Vorteil der Outlook-Vorlagen ist ja außerdem die Möglichkeit, dass diese von mehreren Personen, zum Beispiel allen Kolleginnen und Kollegen einer Abteilung, genutzt werden können. Dazu können dann die Vorlagen in einem für alle zugänglichen Ordner abgespeichert werden. Wenn nur Sie persönlich auf die Vorlagen zugreifen möchten, können Sie alternativ statt Outlook-Vorlagen auch Textbausteine nutzen. Diese können Sie dann über Textkürzel oder mit der Maus direkt in jeder E-Mail einfügen. Wie man in Outlook Textbausteine anlegt und wie man diese in E-Mails einfügen kann, können Sie in diesem Beitrag nachlesen: https://www.buero-kaizen.de/textbausteine/


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