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Outlook Urlaubskalender: Wie man den Outlook-Kalender zur Urlaubsplanung im Team nutzt
Mit Outlook können Sie natürlich auch ganz leicht einen Urlaubskalender für die gemeinsame Urlaubsplanung im Team erstellen. Das spart viel Zeit in der Abstimmung und schafft eine tolle Übersicht, auf die jeder von überall aus Zugriff hat. Diese Funktion ist zwar leider nicht voreingestellt, lässt sich aber auf drei verschiedenen Wegen dennoch vergleichsweise einfach realisieren. (Outlook ist der „Personal-Information-Assistent“ in Microsofts Office-Paket rund um die drei zentralen Bereiche Emailkommunikation, Kontaktadressenverwaltung und Zeit- bzw. Terminplanung). Wie Sie nun zu einem gemeinsamen Outlook-Urlaubskalender kommen, erfahren Sie hier.
Unübersichtliche Urlaubsplanung
Die meisten Nutzer verwenden Outlook hauptsächlich für Ihre Email-Kommunikation und als digitales Adressbuch für Ihre geschäftlichen Kontakte. Die vielen hilfreichen Kalenderfunktionen zur Vereinfachung des Zeitmanagements sind dagegen größtenteils nur vage bekannt. So kommt es häufig vor, dass die eigene Urlaubsplanung zwar in guter Absicht, aber dennoch falsch in den Outlook-Kalender eingetragen wird. Im Ergebnis wird die Kalenderanzeige dann für die anderen Teammitglieder im zunehmenden Maß extrem unübersichtlich. Das vermeiden Sie wie folgt.
So erstellen Sie einen Urlaubskalender in Outlook
Es gibt drei verschiedene Lösungen, wie Sie schnell und einfach zu einem Outlook Urlaubskalender kommen.
Lösung 1: Den eigenen Urlaub richtig in den Outlook-Kalender eintragen
- Eine Besprechungsanfrage mit den Urlaubsdaten versenden: Klicken Sie im Menüband Ihres Outlook-Kalenders auf den Befehl → „Neue Besprechung“. Tragen Sie dann in dem sich öffnenden Fenster in dem Betrefffeld das Schlagwort „Urlaub“ sowie Ihre Urlaubsdaten ein (z. B. „Urlaub vom 23.12. bis 06.01.“) und geben Sie in der Adresszeile die Emailadressen Ihrer Teammitglieder ein. Sie können diese alternativ auch im Menüband → Terminplanungs-Assistent über die Schaltfläche → „Teilnehmer hinzufügen“ ergänzen. Füllen Sie nun noch wie gewohnt die Zeilen „Beginn“ und „Ende“ ebenfalls mit Ihren Urlaubszeitraum aus und markieren Sie dann „Ganztägig“.
Wichtig: Wählen Sie dann noch im Menüband unter „Optionen“ nicht „Außer Haus“ sondern → „Frei“ aus. So wird Ihr Termin (= Ihr Urlaub) den anderen nur informativ angezeigt, aber nicht ebenfalls auch für diese geblockt! Das müssen Sie unbedingt vermeiden – sonst besagen Sie nämlich damit, dass Ihre Kollegen mit in Ihren Urlaub fahren.
- Weiteren Termin anlegen: Nun müssen Sie allerdings noch dafür sorgen, dass Ihnen niemand neue Termine in Ihre Urlaubszeit einträgt (diese ist ja noch als „frei“ eingestellt). Dafür müssen Sie in Ihrer lokalen Outlook-Kalenderansicht lediglich einen weiteren Termin mithilfe der Funktion → Neuer Termin mit dem Anfang und Ende Ihres Urlaubs anlegen, aber diesmal bei „Anzeigen als“ → auf „Außer Haus“ und nicht auf „frei“ stellen. Markieren Sie zum Schluss → „Ganztägig“.
Wichtig: Den ursprünglichen Termin aus Schritt 1 dürfen Sie hierfür nicht mehr verändern, da alle Änderungen per Update automatisch an die Empfänger gehen würden und wir wieder beim ursprünglichen Fehler wären.
- Abwesenheitsnotiz einrichten: Als letzten Schritt müssen Sie nur noch die automatische Emailantwort mit Ihrer Abwesenheitsnotiz einrichten. Folgen Sie dafür einfach dem Pfad → Datei → Informationen → Automatische Antworten (Außer Haus). Aktivieren Sie „Automatische Antworten senden“ und anschließend „Nur in diesem Zeitraum senden“. Tragen Sie nun Ihre Urlaubsdaten sowie Ihren Email-Abwesenheitstext ein. Abschließend mit → OK bestätigen.
Tipp: Wie genau Sie eine interne und externe Abwesenheitsnotiz erstellen und weitere Vorlagen haben wir Ihnen in diesem Blogbeitrag zusammengetragen. Außerdem haben wir zum Thema „Abwesenheitsnotiz in Outlook“ nachfolgend ein Video-Tutorial.
✉️ Outlook Abwesenheitsnotiz erstellen (so einfach geht’s)
(Dauer 04:36 Minuten)
Inhalt des Tutorials
- Einleitung 00:00
- Automatische Antworten in Outlook aufrufen 00:19
- Aktivierung, Optionen und Wissenswertes zur Abwesenheitsnotiz 00:40
- Zeiträume für automatische Antworten planen 02:43
Lösung 2: Eigenen Gruppenkalender für Outlook Urlaubskalender im Team nutzen
- Urlaubskalender anlegen: Erstellen Sie zunächst in Ihrem Outlook einen neuen Kalender. Folgen Sie dafür dem Pfad: Registerkarte „Ordner“ → „Neuer Kalender“. Bei dem Punkt „Ordner soll angelegt werden unter“ klicken Sie auf → „Kalender“. Als prägnanten Namen geben Sie am besten „Urlaubskalender Team“ ein.
- Urlaubskalender teilen: Klicken Sie nun den neuen Teamkalender mit der rechten Maustaste in Ihrem Navigationsbereich an und gehen Sie dann unter → „Eigenschaften“ und → „Berechtigungen“ auf → „Hinzufügen“. Nun können Sie einfach alle Ihre Teammitglieder, die Zugriff auf den gemeinsamen Outlook-Urlaubskalender haben sollen, eintragen. Dabei gibt es verschiedene Berechtigungsstufen.
- Urlaubskalender nutzen: Ihre Teammitglieder müssen dann nur noch in ihrem eigenen Outlook-Kalendermenü unter „Ordner“, dann → „Kalender hinzufügen“ auf den Befehl → „Freigegebenen Kalender öffnen …“ klicken und den freigegebenen Urlaubskalender auswählen. Dieser wird dann links im Navigationsbereich angezeigt und kann nach Belieben gefüllt und genutzt werden.
Tipp: Wie Sie einen Teamkalender in Outlook Schritt für Schritt erstellen und was Sie dabei beachten müssen, finden Sie in diesem Beitrag zu „Outlook Teamkalender“.
Lösung 3: Outlook Urlaubskalender ohne Exchange-Konto einrichten
Für den Fall, dass Sie kein Exchange-Konto benutzen (diese sind in Unternehmen Standard), sondern Ihr Outlook Ihre Emails per POP3 oder IMAP-E-Mail-Konto zieht, benötigen Sie einen Zwischenschritt. Sie müssen sich dann zum Teilen Ihrer Urlaubskalenderdaten im Team jeder ein kostenloses Outlook.com-Konto einrichten, also den Service „Microsoft Office Online“ nutzen und dieses Outlook.com-Postfach in Ihrem Outlook-Programm einrichten. Anschließend müssen Sie nur noch den gewünschten Kalender im Navigationsbereich (zur Erstellung siehe Lösung 2) mit der rechten Maustaste anklicken, „Im Internet veröffentlichen“ und „Auf Office Online veröffentlichen“ auswählen sowie dann (wiederum analog zum Lösungsweg 2 oben) die gewünschten Benutzer, Freigabebedingungen und Berechtigungen eingeben.
Fazit: Es kommt auf die Team- bzw. Unternehmensgröße an
Der Outlook Urlaubskalender eignet sich hervorragend für kleine und mittelgroße Teams und Unternehmen. Ab einer bestimmten Mitarbeiter- und Unternehmensgröße wird der gemeinsame Outlook-Urlaubskalender allerdings zunehmend unübersichtlich, da es leider keine Möglichkeit gibt, die Mitarbeiter z. B. nach einzelnen Abteilungen zu kategorisieren. Dies ist aber wichtig, um die komplette Übersicht zu behalten und dennoch personelle Engpässe in einzelnen Bereichen auf einen Blick erkennen zu können. In diesen Fällen bleibt nichts Anderes übrig, als ein professionelles Zeiterfassungstool zu nutzen, das dann allerdings sowieso meistens schon im Einsatz ist. Die Outlook-Urlaubskalender eignen sich dann allerdings weiterhin für die „kleinere“ Abstimmung auf Abteilungsebene oder innerhalb von Projektteams.
Video-Tutorial: Gemeinsamer Kalender in Microsoft Teams (Outlook-Alternative)
Falls Sie bereits mit Microsoft Teams arbeiten und dort mehrere Kanäle haben, ist ein gemeinsamer Kanalkalender die Alternative zum Outlook Urlaubskalender. Wie Sie einen solchen Kanalkalender erstellen können, zeigen wir Ihnen im folgenden Tutorial:
(Dauer 07:39 Minuten)
Inhalt des Video-Tutorials
