Outlook Termin kopieren: Verblüffende Methoden für Ihre Kalender-arbeit!

25. April 2020

„Viele Wege führen nach Rom“ – das ist ein geläufiges Sprichwort. Was es mit dem Outlook-Terminkalender zu tun hat? Verwendet wird die Redensart im Sinne von “mehrere Möglichkeiten führen zum Ziel”. Genau das trifft zu, wenn Sie einen Outlook Termin kopieren, vielleicht weil sie ihn an mehre-ren Tagen bzw. in anderen Monaten oder in verschiedene Kalender eintragen wollen. Neben dem populären Weg über die gewohnten Befehle bzw. Tastenkürzel gibt es noch andere Vorgehensweisen. Mit diesen Techniken sind beispielsweise große Zeitspannen oder das gleichzeitige Kopieren mehrerer Ter-mine ein Kinderspiel. Wir stellen Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten vor und zeigen, wie man sie anwendet.

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Abbildung 1 Es gibt unterschiedliche Methoden um Outlook Termine zu kopieren

Bekannter Klassiker: Outlook Termin kopieren via Menübefehl oder Shortcut

Ein Termin soll in Ihren Hauptkalender übernommen werden. Das klappt so:

  • Öffnen Sie den Termin. Dazu klicken Sie ihn im Kalender doppelt an.
  • Das Terminformular erscheint. Hier sehen Sie auf dem Register Termin in der Gruppe Aktionen den Befehl In meinen Kalender kopieren.
  • Klicken Sie darauf wird der Termin dorthin übernommen.

Haben Sie den Kalender vor sich und der Termin ist noch geschlossen funktioniert es aber auch. Sie befinden sich im Kalender in der Tages-, Wochen- oder Monatsansicht. Jetzt ist es ein Leichtes, den gewünschten Termin zu vervielfältigen: Klicken Sie den Kalendereintrag an. Ein Rahmen mit Anfasspunkten hebt ihn hervor. Drücken Sie STRG+C, das Element wird kopiert. Wechseln Sie dann zum gewünschten neuen Zeitpunkt, klicken Sie darauf und fügen Sie den Eintrag mit STRG+V ein.

Outlook Termin kopieren: So klappt es per Maus – selbst über große Zeiträume

Sie nutzen lieber die Maus? Kein Problem: Mit Drag & Drop (ziehen und fallenlassen) kopieren Sie den gewünschten Eintrag komfortabel.

  • Klicken Sie den Termin mit der linken Maustaste an.
  • Halten Sie die STRG-Taste gedrückt und ziehen Sie den Termin mit gedrückter linker Maustaste auf den neuen Zeitpunkt.
  • Dort angekommen lassen Sie alle Tasten los, der Termin wird abgelegt.

Aufgepasst: Vergessen Sie das Halten der STRG-Taste nicht, denn sonst wird der Termin verschoben, nicht kopiert!

Was, wenn Sie einen Outlook Termin kopieren wollen, der zum Beispiel am Jahresanfang eingetragen ist. Nun soll er sich in der zweiten Jahreshälfte wiederholen. Aber so viele Monate bekommen Sie nicht am Bildschirm dargestellt. Versuchen Sie es so: Lassen Sie sich den Ordnerbereich in voller Größe anzei-gen. Das gelingt etwa über Ansicht, Layout, Ordnerbereich und den Befehl Normal. Alternativ wechseln Sie mit einem Mausklick auf den kleinen Winkel oben links zur gewünschten Ansicht. Jetzt sehen Sie am linken Rand einen Minikalender, den Datumsnavigator. Je nach Raumangebot sehen Sie hier einen oder mehrere Monate. Die Pfeile vor und hinter dem Monatsnamen blättern durch den Kalender. Stellen Sie hier den Zielmonat für den Termin ein. Scrollen Sie im Kalenderbereich rechts zum Outlook Termin, den Sie kopieren möchten. Verwenden Sie erneut Drag & Drop. Als Ziel wählen Sie den gewünschten Tag im Datumsnavigator aus. Zeigen Sie mit der Maus darauf und lassen Sie den Termin dort „fallen“.

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Abbildung 2 Outlook Termine kopieren – z. B. per Maus und dem Datumsnavigator

Die Drag & Drop-Technik funktioniert auch, wenn Sie den Kalender zwei Mal öffnen. Dazu klicken Sie im Navigationsbereich unten links das Symbol Kalender mit der rechten Maustaste an. Wählen Sie den Befehl In einem neuen Fenster öffnen. Ordnen Sie nun beide Kalenderfenster nebeneinander an und stellen Sie einmal den Zeitraum mit den zu kopierenden Einträgen und einmal den Ziel-Zeitraum ein. Bei gedrückter Taste STRG kopieren Sie nun die Termine an die gewünschten Tage. Selbstverständlich können Sie auf diese Weise ebenso unterschiedliche Kalender, z. B. den privaten und den geschäftlichen neben-einander anordnen.

Aus der Trickkiste: Darf es etwas mehr sein?

Sie wollen mehrere Tage im Outlook-Kalender darstellen und obendrein nur ganz bestimmte? Auf den ersten Blick scheint das nicht machbar. Die Monatsansicht hilft nicht: Sie zeigt viele Tage, aber keine Wunschtermine. Ein Griff in die Outlook-Trickkiste bringt Sie in jedem Fall zum Ziel:

  • Wechseln Sie zuerst in die Tagesansicht. Jetzt sehen Sie einen Tag – viel zu wenig!
  • Drücken Sie den Shortcut ALT+0 um die Anzeige zu ändern. Nun sind es 10 Tage, hintereinander durchlaufend.

Von ALT+0 bis ALT+9 reicht die Spanne, zehn Tage sind also per Tastenkürzel das Maximum. Drücken Sie ALT+3 sehen Sie drei Tage, mit ALT+7 sieben usw.

Prima, doch jetzt bitte noch bestimmte Tage, eventuell sogar solche, die weit auseinanderliegen? Auch das funktioniert:

  • Zeigen Sie den Datumsnavigator an und klicken Sie aufs gewünschte Datum oder lassen Sie das aktuelle eingestellt.
  • Dann halten Sie die STRG-Taste gedrückt und klicken jeweils im Datumsnavigator auf die Tage, die Sie rechts im Kalender anzeigen möchten. Jetzt sind sogar 14 einzelne Tage darzustellen.
  • Nun noch die Outlook Termine kopieren – fertig!

Dieses Vorgehen ist flexibler als einen Serientermin zu erzeugen, der sich nach einem starren Schema, etwa wöchentlich um 9:00 Uhr, wiederholt. Blenden Sie mit dieser Taktik exakt die Daten ein, die Sie benötigen und legen Sie Termine zur gewünschten Uhrzeit ab.

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Abbildung 3 So sehen Sie mehr (Tage) – bis zu vierzehn Stück zeigen Sie an.

Viele Termine in einem Zug auswählen

Mehrere Termine auf einmal auswählen ist schwierig, vor allem wenn sie im Kalender wild verteilt sind. Die Lösung: Eine Ansichtsänderung. Wählen Sie Ansicht, Ansicht ändern, Liste. Nun werden alle Termine ordentlich untereinander eingeblendet. Mehrere, die aufeinanderfolgen selektieren Sie mit Hilfe der Taste UMSCHALT, einzelne picken Sie aus der Liste heraus indem Sie den ersten markieren und dann bei gedrückter STRG-Taste die weiteren anklicken.

Sie sehen: Outlook-Termine kopieren – dafür gibt es mehr als einen Weg. Sicher ist bei den hier vorgestellten Techniken auch für Ihren Anspruch die passende Methode dabei. Probieren Sie es einmal aus und haben Sie viel Spaß beim Entdecken Ihrer persönlichen Lieblingskopiertechnik.

Mehr zu Outlook und dem Umgang mit Terminen erfahren Sie in unseren Seminaren, u. a. in „Outlook for Business“. Anregungen und Tipps finden Sie auch in unserem Outlook-eBook, das Sie als PDF herunterladen können.

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