Tipps für den Einstieg in die Office365 Tools: So gelingt die Einführung in Ihrem Unternehmen!

Der Einstieg in Office 365 und die (Neu-)Einführung der vielen Tools in Unternehmen ist nicht ganz einfach – zum Glück liegt die Lösung in der Office-Suite selbst. Mit diesen Tipps kann jeder Mitarbeitende nach Bedarf und in seinem Tempo vorgehen – so gelingt der Einstieg in Office365 auch in Ihrem Unternehmen!

Was ist das Problem?

Microsoft Office365 besteht nicht nur aus den Bürosoftware-Klassikern Excel, OneNote, Outlook, PowerPoint und Word. Mit dem Cloudzeitalter hat die Office-Suite zahlreichen Zuwachs erhalten und enthält mittlerweile über 25 verschiedene Anwendungen und Tools, von Teams und Yammer bis Planner, Forms, Dynamics und Delve. Diese Analytik-, Planungs-, Zeiterfassungs- und Kollaboration-Tools sind zwar sehr praktisch, erschweren vielen Einsteigern jedoch die Übersicht („was gehört wo hin und wann benutze ich was wie?“). Das breite Anwendungsangebot macht den Einstieg in Office365 also nicht ganz einfach. Dieses Problem kann mit folgenden Tipps jedoch elegant gelöst werden.

Tipps für den richtigen Office365 Plan: Personal, Home, Business oder Enterprise?

Microsofts Office365 ist modular aufgebaut. So kann jeder Benutzer (mehr oder weniger) das Büropaket mit den jeweiligen O365-Tools auswählen, das er für seine individuellen Nutzungsszenarien benötigt.

•  Die Office-Versionen für Einzelanwender (Home und Personal) enthalten beispielsweise kein SharePoint und Azure, was unter anderem Administratoren für den Aufbau einer Intranet-Infrastruktur benötigen.
•  Und auch die verschiedenen Office365 Abo-Lizenzen für kleine Unternehmen (Business) und große Unternehmen (Enterprise) unterscheiden sich im Funktionsumfang, beispielsweise hinsichtlich der Business Intelligence Analytik-Software zur Auswertung, Verwaltung und Optimierung von Unternehmensprozessen.
•  Eine gute Einführung in die unterschiedlichen Office365 Pläne und Lizenzen lesen Sie in dem Büro-Kaizen Tutorial → Office 365 Preise und Pläne.

1. Die Grundlagen für den Einstieg in Office365: Schulungsvideos, Tutorials und Anleitungen

Die Lösung für einen gelungenen Einstieg in Office365 und die Einführung der neuen Tools in Unternehmen liegt nun in einer Kombination aus den (frei zugänglichen) Trainingsvideos und Vorlagen in dem Microsoft Office365-Schulungscenter mit den praxisorientierten Tutorial-Anleitung von Büro-Kaizen (ebenfalls kostenlos). Der Trick ist nun allerdings, diese Einstiegsschulungsmaterialien den Mitarbeitern so zu Verfügung zu stellen, dass jeder sofort einen schnellen Zugriff auf genau das hat, was er individuell und situativ benötigt, so dass keine Konfusion entsteht.

2. Tipps, wie Sie Ihre Mitarbeiter bei dem Einstieg in die Office365 Tools abholen und mitnehmen

Am wichtigsten ist es, die Einstiegshürden und Barrieren für Ihre Mitarbeiter so niedrig wie möglich zu halten. Das bedeutet, den Einstieg in die Office365 Tools individuell so einfach wie möglich zu gestalten. Die Lösung liegt in der asynchronen, chatbasierten Kommunikationsplattform Teams aus der Office-Suite. Gehen Sie dafür wie folgt vor:

Ein unternehmensweites Team „Einstieg in Office365“ erstellen: Für jedes Tool dann einen extra Schulungs-Kanal

•  Schritt 1: Erstellen Sie ein neues, unternehmensweites Team für alle Mitarbeiter und nennen Sie es z. B. „Office365: Einführung & Tipps“.
•  Schritt 2: Jede Office-Anwendung, die Sie in Ihrem Unternehmen künftig nutzen möchten, erhält dann einen eigenen Kanal innerhalb dieses Teams. (Keine Angst, kein Unternehmen verwendet alle Tools auf einmal; je nach Branche und Nutzungsszenario beschränkt sich dies meist auf unter 10 Tools.)
•  Schritt 3: In jedem Kanal wird mit einem kurzen Abstract erklärt, was das Tool bzw. die Anwendung können und wofür sie da ist.
•  Schritt 4: An die Registerkarte eines jeden Kanals heften Sie dann die Links zu den jeweiligen Schulungsvideos, Anleitungen, Vorlagen und Einführungs-Tutorials an. Diese finden Sie im Microsoft Office365-Schulungscenter sowie im ebenfalls kostenlosen Büro-Kaizen Downloadcenter und im Büro-Kaizen-Blog . (Tipp: Die Schulungsunterlagen und Vorlagen von Microsoft sind breiter aufgestellt und richten sich beispielsweise auch an öffentliche Einrichtungen und das Bildungswesen; die Tutorials und Vorlagen von Büro-Kaizen sind speziell für Unternehmen und mit konkreten Praxistipps für den Büroeinsatz konzipiert.)
•  Schritt 5: Mit den themenspezifischen Kanälen für jedes Tool kann jeder Mitarbeiter bei Bedarf ohne langes Suchen ganz schnell, einfach und unkompliziert genau die Informationen nachschlagen, die er gerade für seine Arbeit oder seinen Arbeitsplatz benötigt. Jeder Teams-Kanal besitzt zudem einen Chat-Bereich. Hier können anwendungsspezifische Fragen zu einem konkreten o365-Tool übersichtlich gepostet und von den Verantwortlichen (Administratoren oder Moderatoren) beantwortet werden. So entwickelt sich der Chat dann zu einem eigenen FAQ, das jeder einsehen kann und damit unnötigen Arbeitsaufwand mit wiederholt ähnlichen Doppelanfragen vermeidet.
•  Schritt 6: Dieses Konzept Ihres neuen Teams „Office365: Tipps & Einführung“ erklären Sie in einem kleinen Begrüßungs-Abstract zentral und einleitend auf der Startseite des neuen Einführungs-Teams. So weiß jeder Mitarbeiter sofort, wozu dieses Team da ist und wo was zu finden ist. Tipp: Unterstreichen Sie dabei gleichzeitig auch, dass eine effizientere und damit produktivere (Zusammen-)Arbeit in Unternehmen nicht nur im Interesse des Unternehmens ist, sondern eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten ist! Denn eine effizientere Arbeitsweise bedeutet in erster Linie auch weniger Stress, weniger Überstunden und mehr Freiraum für Kreatives. Und mit weniger Stress und zeitraubenden Arbeitspraktiken macht das Arbeiten für alle auch deutlich mehr Spaß!
•  Schritt 7: Nun haben Sie vergleichsweise unkompliziert eine übersichtliche Plattform für den Rollout beziehungsweise den tieferen Einstieg in die neuen Office365 Tools in Ihrem Unternehmen. Jetzt können Sie alle Mitarbeitenden zu diesem Einführungs-Team hinzufügen und einladen. (Tipp: Sie sind sich unsicher, welche der vielen Office365 Tools für Sie die richtigen sind?

Extra-Tipp: Übersicht und Einführung in die Office365 Kollaboration-Tools

Microsoft hat sein cloudgestütztes Office365 seit 2016 auf über 25 verschiedene Tools und Anwendungen aufgerüstet. Die Office-Suite bietet Unternehmen damit viele neue, praktische Tools für beinahe jeden Unternehmensbereich, von einer Multi-Funktions-Kommunikationsplattform über das Projektmanagement bis zum KI-gestützten Wissensassistenten und schnellen, einfachen und beliebig hochskalierbaren Online-Umfragen (z.B. für Abstimmungen in dezentralen Teams). Hier finden Sie eine gute Übersicht und Tipps für den Einstieg in die vielen vergleichsweise neuen Office365 Tools.

•  Alle Office365 Tools im Überblick: Welche App und Anwendung kann was und nützt wem?
•  Tutorials mit praxisorientierten Tipps für den Einstieg in die wichtigsten Office365 Tools finden Sie in unserem kostenlosen Büro-Kaizen-Blog .

Und Sie?

Benötigen Sie Hilfe bei dem Einstieg in Office365 und der Einführung in Ihrem Unternehmen? Die Büroexperten von Büro-Kaizen unterstützen Sie und Ihre Mitarbeiter gerne mit Rat, Tat und vielen praxisnahen Tipps und Tricks für eine effizientere Nutzung der Office365-Bürosoftware, zum Beispiel mit Webinaren, Inhouse-Seminaren (info@buerokaizen.de) und Mitarbeiter-Trainings.

• Office365 Weiterbildungen: Individuelle Weiterbildungsangebote für Einsteiger und Fortgeschrittene.
•  Tipps und Tricks für OneDrive: Die hybride lokale und gleichzeitig cloudbasierte Datenspeicherung schützt vor Datenverlust und schlechter Internetverbindung unterwegs.
•  Digitaler Minimalismus: Wie Sie Komplexität reduzieren, Zeit sparen und entspannt arbeiten – und aus einer minimalen Anzahl an Geräten das Maximale herausholen (kostenloses eBook im Wert von 19,95 Euro).

Büro-Kaizen digital: Video-Tutorial

Digital Arbeiten & frei sein: Wie die digitale Umstellung in Unternehmen klappt

Dauer 02:22 Minuten