OneNote Notizbuch teilen & freigeben und dabei individuelle Zugriffsberechtigungen verwalten (Anleitung inkl. Video)

Die Funktion zum Freigeben und Teilen eines OneNote-Notizbuchs ist ideal, um die Inhalte gemeinsam, dezentral und asynchron mit anderen Personen zusammen bearbeiten zu können. Egal ob sich diese im Homeoffice, in einer anderen Zeitzone oder auf der anderen Seite der Erde befinden. Denn OneNote ist ein recht einfach zu bedienendes, aber dafür sehr wirkungsmächtiges Tool, um gemeinsam zum Beispiel offene Vorgänge zu bearbeiten, Projekte zu dokumentieren, Ereignisse zu planen, Wissen und Erfahrung auszutauschen sowie Informationen und Kompetenzen zu bündeln. Eine Voraussetzung für die gemeinsame Nutzung von OneNote mit anderen Personen ist nun eben das Freigeben und anschließende Teilen eines Notizbuchs. Wie das genau funktioniert, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen-Beitrag – und sehen Sie in unserem kurzen Video-Tutorial am Ende dieses Artikels!

1. Der richtige Speicherort: Grundlagen für das Freigeben eines OneNote Notizbuchs

Bevor Sie mit dem Teilen eines Notizbuches beginnen, sollten Sie überprüfen, wo diese OneNote-Datei abgespeichert wurde. Denn eine grundlegende Voraussetzung für die Freigabeprozedur gibt es: Der Speicherort des Notizbuchs muss für die empfangende Person erreichbar sein! Liegt das Notizbuch also auf Ihrer lokalen Festplatte, müssen Sie die Datei zunächst, je nach dem Empfänger, entweder in Ihr Firmennetzwerk (SharePoint) oder in die Microsoft Cloud (OneDrive) verschieben beziehungsweise synchronisieren.

• Der Speicherort in den OneNote-Apps für Android, iPhone, Windows 10 und im Web: Verwenden Sie eine dieser OneNote-Apps, dann ist von Haus aus alles startklar. Denn dann speichert OneNote die Notizbücher nämlich immer und ausschließlich in der Microsoft Cloud OneDrive. Dann können Sie direkt mit dem Freigeben beginnen.
• Speicherort in „OneNote“ (OneNote 2016/2021 oder für Microsoft 365): Anders sieht es aus, wenn Sie die Desktop-App „OneNote“ verwenden. Denn hier können Sie die Notizbücher auch lokal auf Ihrem PC oder Mac speichern oder auf einer externen Festplatte ablegen. Solche Dateien müssen Sie also vor dem Freigeben und Teilen zunächst verschieben, entweder in die OneDrive-Cloud oder in das für die anderen Nutzer zugängliche eigene Firmen-Netzlaufwerk.

So finden Sie den Speicherort für das Teilen Ihres OneNote Notizbuchs heraus:

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Notizbuchnamen am linken Fensterrand und wählen Sie im Kontextmenü → Eigenschaften. In dem folgenden Dialogfenster wird Ihnen der aktuelle Speicherort angezeigt. Daneben gibt es die Schaltfläche → Speicherort ändern, um den Speicherort des Notizbuches gegebenenfalls ändern zu können.
• Alternativ können Sie auch der folgenden Anleitung für das Freigeben und Teilen eines OneNote-Notizbuch folgen. In dem Freigabeprozess erhalten Sie ebenfalls einen Hinweis zum Speicherort sowie die Möglichkeit, das Notizbuch noch nach OneDrive zu verschieben.
• Mehr Informationen zur Wahl des richtigen Speicherorts lesen Sie in unserem Beitrag → OneNote Notizbuch anlegen.

2. Anleitung für das Freigeben eines OneNote Notizbuchs – inklusive der Berechtigungsstufen

Mit der folgenden klassischen Freigabefunktion gewähren Sie einer oder mehreren anderen Personen grundsätzlich Zugriff auf das gesamte Notizbuch (wie man nur Teile oder einzelne Seiten davon freigibt, siehe unten, Punkt 4). Die eingeladene Person muss dafür praktischerweise auch nicht zwingend OneNote installiert haben. Fehlt das Programm auf dem Computer, öffnet sich stattdessen automatisch die kostenlos verfügbare Browser-App OneNote im Web. Sobald eine der anderen, eingeladenen Personen etwas an Ihrem freigegebenen Notizbuch ändert, können Sie das direkt sehen. Der Notizbuchname oder der Seitentitel erscheinen dann fettgedruckt und die bearbeiteten Stellen werden visuell hervorgehoben. Dabei können Sie sich auch detaillierte Informationen zu den Veränderungen und dem Kürzel des jeweiligen Autors anzeigen lassen.

Wie man ein OneNote-Notizbuch freigibt und die Zugangsberechtigung individuell einstellt

• Öffnen Sie OneNote und wechseln Sie zu dem gewünschten Notizbuch.
• Klicken Sie das Notizbuch mit einem Rechtsklick an und wählen Sie im Kontextmenü → Dieses Notizbuch freigeben. Tipp: Alternativ können Sie auch in dem Notizbuch rechts oben auf die lila Schaltfläche → Freigeben klicken und dann → Ganzes Notizbuch freigeben auswählen; oder links oben auf die Registerkarte → Datei und dann auf die Option → Freigeben – diese drei Wege führen alle zum selben Ziel.
• In dem darauffolgenden Eingabefenster können Sie in der ersten Zeile bei „Link senden“ die E-Mail-Adressen der Empfangspersonen eintragen. Direkt darunter können Sie optional noch einen kurzen Nachrichtentext eingeben. Alternativ können Sie auch weiter unten bei „Link kopieren“ auf → kopieren klicken. Dann können Sie den Link zum Teilen Ihres Notizbuchs auch manuell in eine E-Mail oder eine Chat-Nachricht (z. B. in Teams) kopieren.
• Als nächstes müssen Sie noch die passende Zugangsberechtigung für die anderen Personen festlegen. Klicken Sie dafür einfach auf den unterstrichenen Text → Jeder mit dem Link kann bearbeiten. In den folgenden Freigabeeinstellungen können Sie nun auswählen, ob die eingeladenen Personen das von Ihnen freigegebene OneNote-Notizbuch selbstständig weiter teilen dürfen oder nicht. Direkt darunter können Sie dann die wichtige Einstellung festlegen, ob diese anderen Personen das Dokument „bearbeiten und ändern“ oder „nur anzeigen“ (lesen) dürfen, ohne weitere Bearbeitungsrechte.

• In der nächsten Zeile direkt darunter (mit dem Kalenderblatt-Symbol und dem Platzhalter für ein Datum) können Sie optional auch noch ein Ablaufdatum für die Freigabe einstellen. Dadurch wird der erzeugte Link, der das Teilen ermöglicht, automatisch nach Ablauf des Zeitraums deaktiviert und die Freigabe automatisch wieder beendet.
• Tipp: Die Berechtigungsstufen können Sie auch individuell nach jeder Adresszeile selektiv und einzeln vornehmen – dafür müssen Sie lediglich auf den Stift hinter der Adresszeile klicken. Sie können die Zugriffsrechte zudem auch jederzeit noch nachträglich für alle Berechtigten individuell einstellen (siehe folgender Absatz unten).
• Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche → Übernehmen und dann entweder auf → Senden oder → Kopieren. Die Empfänger erhalten dann eine E-Mail mit einer Einladung und einem integrierten Link, der diese direkt zu dem geteilten Notizbuch führt. Fertig.
• Wichtig: Diese Freigabeerteilung gilt immer für das gesamte Notizbuch. Die gerade skizzierte Anleitung können Sie sich auch in unserem kurzen Büro-Kaizen Video-Tutorial am Ende dieses Artikels ansehen! Wenn Sie nur einzelne Teile des Notizbuchs freigeben wollen, lesen Sie den Abschnitt Nr. 4 unten.

3. Die Berechtigungen für ein geteiltes OneNote-Notizbuch nachträglich ändern und beenden

• Öffnen Sie Ihr geteiltes Notizbuch in OneNote und klicken Sie links oben auf die Registerkarte → Datei und im Menü links auf → Freigeben.
• In dem folgenden Freigabefenster klicken Sie rechts oben auf die drei Punkte für → Weitere Optionen und in dem Kontextmenü auf → Zugriff verwalten. Tipp: Alternativ können Sie auch in Ihrem Notizbuch rechts oben auf → Freigeben klicken und dann im Kontextmenü → Zugriff verwalten auswählen.
• Nun werden Ihnen alle Personen aufgelistet, mit denen Sie das Notizbuch geteilt haben. Unter jedem Namen können Sie mittels des kleinen Aufklapppfeils die Zugangsberechtigung ändern (entweder in → Nur anzeigen, oder in → Bearbeiten zulassen). Hier können Sie zudem auch die Option → Nicht mehr teilen auswählen. In diesem Fall wird die Freigabe des Notizbuchs deaktiviert, das Teilen beendet und die andere Person hat keinen Zugriff mehr auf Ihr OneNote-Dokument.

4. Spezielle Notizbuch-Freigaben: Nur einen Abschnitt oder eine einzelne Seite als Kopie teilen?

Vielleicht möchten Sie nicht das gesamte OneNote Notizbuch freigeben, sondern nur einen Abschnitt daraus? Oder auch nur eine einzelne Seite als eine statische, nicht bearbeitbare Momentaufnahme (= Bild) versenden? Dann bieten sich Ihnen folgende zwei Sondermöglichkeiten an.

Schicken Sie die OneNote-Seite als eine „Kopie“ (Bild):

• Öffnen Sie die gewünschte Seite in Ihrem Notizbuch.
• Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche → Freigeben (bzw. Teilen) und dann auf → E-Mail-Kopie der Seite.
• Geben Sie nun in der E-Mail-Vorlage die gewünschte E-Mail-Adresse der Empfangsperson ein und klicken Sie ganz unten auf → Senden.
• Daraufhin wird eine statische Kopie als Momentaufnahme der aktuell geöffneten OneNote-Seite per E-Mail versendet. Änderungen, die Sie später an der Seite vornehmen, bekommt der Empfänger daher nicht mit – und dieser kann auch selbst keine Änderungen in Ihrem Notizbuchdokument vornehmen.

Schützen Sie bestimmte Notizbuch-Abschnitte vor dem Teilen mit einem Passwort:

Sie können jeden einzelnen Abschnitt in einem OneNote-Notizbuch vor der Freigabe mit einem eigenen Passwort schützen. Dann haben nur die Personen Zugriff auf die entsprechenden Notizbuchelemente, denen Sie auch das dazugehörige Passwort zuschicken. Alle anderen Bereiche sind für diese nicht einsehbar und auch nicht veränderbar und bearbeitbar. So können Sie unterschiedlichen Nutzern je nach deren Zuständigkeit jeweils andere Abschnitte in Ihrem Notizbuch freigeben – je nachdem, wer was bearbeiten muss.

• Klicken Sie dafür mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Abschnitt und wählen Sie im Kontextmenü → Diesen Abschnitt durch ein Kennwort schützen aus.
• Klicken Sie auf → Kennwort festlegen, tragen Sie das Passwort ein und bestätigen Sie Ihre Eingabe. Nun lässt sich der Abschnitt nur noch mit dem Passwort öffnen. Dafür wird ab jetzt ein Feld zur Kennworteingabe eingeblendet, sobald jemand versucht, einen betreffenden Abschnitt zu öffnen.

5. Fehlerbehebung: Wenn das Freigeben eines OneNote-Notizbuchs nicht funktioniert

Bei der Freigabeoption von OneNote hat sich, das gibt auch Microsoft zu, ein kleiner Bug (Fehler) eingeschlichen, der sich jedoch mit einem schnellen Workaround umgehen lässt. Der Bug betrifft die Desktop-App „OneNote“ (OneNote für Microsoft 365, OneNote 2021, OneNote 2016 etc.) – der einzigen Programmversion, bei der man auch einen Speicherort außerhalb der OneDrive-Cloud auswählen kann.

• Die Fehlermeldung: „Zum Teilen dieses Notizbuchs müssen Sie es auf OneDrive oder in SharePoint speichern.“
• Das Problem: Diese Fehlermeldung kann aber auch selbst dann erscheinen, wenn das Notizbuch bereits in OneDrive oder SharePoint gespeichert ist!
• Der Grund: Der Bug wird ausgelöst, wenn man beim Anlegen eines neuen Notizbuchs als Speicherort (man hat die drei Optionen „OneDrive“, „Dieser PC“ und „Durchsuchen“) zwar in OneDrive abspeichert, aber dafür nicht direkt auf die Option „OneDrive“ klickt, sondern sich seinen OneDrive-Speicherort über den Befehl „Durchsuchen“ heraussucht.
• Die Lösung: Folgen Sie der oben beschriebenen Freigabeanleitung, bis die Fehlermeldung erscheint, das Freigeben des Notizbuchs funktioniere nicht. Klicken Sie dann auf → OneDrive und → Durchsuchen, erstellen Sie einen neuen Ordner und verschieben Sie das zu teilende Notizbuch in diesen neuen Ordner (oder alternativ in einen x-beliebigen anderen bereits bestehenden Ordner in OneDrive). Sobald der Speicherort auf diese Weise geändert wurde, funktioniert auch wieder das Freigeben für andere Personen.

6. Extra Tipps für die Zusammenarbeit in einem freigegebenen OneNote Notizbuch

Dadurch, dass man beim Freigeben und Teilen eines Notizbuchs in OneNote für jede andere Person die Zugriffsberechtigung („nur anzeigen“ oder auch „bearbeiten“) individuell festlegen kann, ist das vielseitige und einfach zu bedienende Tool ein ideales Werkzeug für die gemeinsame und konfliktfreie digitale Zusammenarbeit. Daher ist Microsoft OneNote auch ein zentraler Bestandteil für die digitale Zusammenarbeit in Microsoft Teams. Dementsprechend wichtig ist es, dass Sie auch wissen, wie man das Programm möglichst gut und effizient nutzen kann! Daher haben wir Ihnen in den folgenden Links die wichtigsten Programmfunktionen, Tipps und Tricks rund um die berufliche Nutzung der OneNote-Notizbücher zusammengestellt.

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Büro-Kaizen Video-Tutorial: OneNote Notizbuch mit Kollegen teilen (So geht’s 2023)

(Dauer 11:35 Minuten)

Inhalte des Videos zur OneNote-Freigabe:

1. Einleitung 00:00
2. OneNote-Notizbuch zur Zusammenarbeit freigeben 00:17
3. Zugriff verwalten und Freigabe aufheben 03:32
4. Hilfe! Ich kann ein freigegebenes Notizbuch nicht in der Desktop App öffnen 05:13