Clever im Team agieren: OneNote Notizbuch freigeben und teilen


Digitale Tools für die Zusammenarbeit erobern die Arbeitswelt und schießen wie Pilze aus dem Boden. Kein Wunder: Teamarbeit ist wichtiger denn je und wird in Unternehmen tagtäglich genutzt um etwa Projekte abzuwickeln oder Lösungen zu finden. Kompetenzen lassen sich gemeinsam besser erschließen, Wissen wird getauscht, Informationen gebündelt und anderen zugänglich gemacht. OneNote ist für all das geradezu ideal. Das Programm unterstützt dabei, Inhalte im Team zu nutzen, indem Sie Ihre OneNote Notizbücher freigeben und mit anderen Personen teilen.

Ein OneNote Notizbuch freizugeben ist nicht kompliziert. Je nachdem, wozu oder in welcher Form ein OneNote Notizbuch freigegeben wird variiert jedoch das Vorgehen. Zudem spielt die verwendete OneNote Version eine Rolle. Wir haben die OneNote-App aus Windows 10 verwendet. Daraus stammen auch die Bilder. Einige Abweichungen, die sich ergeben, weil Sie OneNote 2016 nutzen, sind erwähnt.

Notizbuch freigeben in der OneNote App für Windows 10

Bevor Sie mit dem Teilen eines Notizbuches beginnen, überprüfen Sie ggf. wo Ihre Notizbücher gespeichert sind. Denn eine grundlegende Voraussetzung zur Freigabe gibt es: Das Notizbuch muss in der Cloud liegen bzw. für andere erreichbar sein. Verwenden Sie die OneNote-App für Windows 10 ist von Haus aus alles startklar: Damit erstellte OneNote Notizbücher werden nämlich prinzipiell in der Microsoft Cloud OneDrive gespeichert.

Notizbuch freigeben in OneNote 2016

Anders sieht es aus wenn Sie OneNote 2016 verwenden. Hier können Sie Notizbücher lokal auf Ihrem PC speichern oder auf einer externen Festplatte ablegen. Solche Dateien müssen Sie zunächst verschieben, etwa in die Cloud oder auf ein für andere zugängliches Netzlaufwerk.

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Notizbuchnamen am linken Fensterrand
  • und wählen Sie im Kontextmenü „Eigenschaften“.
  • Im folgenden Dialog gibt es die Schaltfläche „Speicherort ändern….“
  • Alternativ entscheiden Sie sich im Kontextmenü für den Befehl „Dieses OneNote-Notizbuch freigeben“. Sie erhalten einen Hinweis zum Speicherort bzw. einen Vorschlag, um das Notizbuch auf OneDrive zu verschieben.

Ein OneNote Notizbuch freigeben

Mit der Freigabe geben Sie einer oder mehreren Personen Zugriff aufs gesamte Notizbuch. Sie bestimmen dabei zusätzliche Details.

  • Öffnen Sie OneNote und wechseln Sie zum gewünschten Notizbuch
  • Klicken Sie oben rechts auf das Symbol Teilen.
  • Tragen Sie die E-Mail des Empfängers ein
  • Klicken Sie darunter auf den Pfeil, um die Rechte der Person festzulegen. Entscheiden Sie, ob der- oder diejenige bearbeiten oder nur anzeigen kann. Darf der Empfänger bearbeiten, kann er ebenso weitere Personen einladen. Beachten Sie: Die Freigabe gilt fürs ganze Notizbuch!
  • Klicken Sie auf Teilen.

Einen Moment später erscheint der Name der eingeladenen Person unter Ihrem. Dahinter steht der Status, z.B. „kann bearbeiten“.

Das Notizbuch mit anderen teilen

Der Empfänger erhält eine Mail mit einer Einladung und einem Link unter der Schaltfläche „Open“. Diese führt direkt zum Notizbuch.

Der Empfänger erhält eine Einladungs-Mail

Übrigens: Die eingeladene Person braucht nicht zwingend selbst OneNote. Ihr Empfänger klickt nach dem Öffnen des Notizbuchs auf den Eintrag: Notizbuch bearbeiten oben rechts. Anschließend entscheidet der Eingeladene, ob er OneNote im Browser starten möchte oder die Desktop-App nutzen will.

Verändert die eingeladene Person etwas, sehen Sie das direkt. Auch wenn Sie gerade nicht am PC sind, erkennen Sie bearbeitete Stellen: Elemente wie der Notizbuch-Name oder der Seitentitel erscheinen fettgedruckt. Außerdem können Sie detaillierte Informationen zu Veränderungen abrufen oder das Kürzel des Autors anzeigen.

  • Sie möchten sich gerne anschauen wie das Teilen funktioniert? Wir haben es in diesem Video für Sie zusammengefasst: OneNote Notizbuch freigeben.

Dauer: 03:35 Minuten

Spezielle Formen der Freigabe

Vielleicht möchten Sie nicht das gesamte OneNote Notizbuch freigeben oder nur eine einzelne Seite als Momentaufnahme verteilen? Sie haben zwei Möglichkeiten:

  1. Schicken Sie die Seite als Bild bzw. senden Sie eine Kopie davon
  2. Teilen Sie Ihr Notizbuch und schützen Sie bestimmte Abschnitte mittels Passwort

Ein OneNote Notizbuch freigeben bzw. eine Seite daraus weiterzugeben klappt auch so: Öffnen Sie die gewünschte Seite in der Windows 10 App. Klicken Sie oben rechts auf Teilen bzw. Freigabe. Der Aufgabenbereich zur Freigabe wird geöffnet. Geben Sie eine E-Mail ein und drücken Sie ganz unten auf Kopie senden. Durch diese Art der Weitergabe wird ein statisches Bild, also eine Momentaufnahme, verschickt. Änderungen, die Sie später an der Seite vornehmen, bekommt der Empfänger nicht mit.

Was aber, wenn mehrere Leute am Notizbuch mitarbeiten und es stets aktuell gehalten werden soll, für jede Person jedoch ein anderer Teil relevant ist? Beispiel: Sie besitzen ein Notizbuch mit Namen Reisen. Jede Geschäftsreise darin ist als ein eigener Abschnitt organisiert. Nun soll nur derjenige, in dessen Zuständigkeit die Reise fällt, Zugriff auf die entsprechenden Notizbuchelemente haben. Die Lösung: Schützen Sie die Abschnitte mit einem Kennwort, das nur der erhält, der zuständig ist. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Abschnitt und wählen Sie Kennwortschutz, Kennwort hinzufügen. Tragen Sie das Passwort ein. Nun ist der Abschnitt nicht mehr ohne weiteres zu öffnen, die graue Farbe signalisiert das. Zudem erscheint ein Feld zur Kennworteingabe.

Mit kennwortgeschützten Abschnitten arbeiten.

Ein Abschnitts-Passwort klappt auch mit der Desktop App OneNote 2016. Überprüfen Sie hier unbedingt die Einstellungen unter Datei, Optionen, Kennwörter um geschützte Dateien nicht versehentlich zu lange frei zugänglich offen zu halten.

Neu: Über die Cloud ein OneNote Notizbuch freigeben

Vor kurzem ist eine weitere Möglichkeit hinzugekommen damit Sie via Cloud Dateien und auch OneNote Notizbücher freigeben können: Auf OneDrive hochladen und Link einfügen. Sobald Sie in OneNote für Windows 10 über Einfügen, Datei, eine auswählen, werden Sie gefragt, wie Sie diese Datei einfügen möchten. Entscheiden Sie sich für die zuerst angebotene Option Auf OneDrive hochladen und Link einfügen wird die Datei zusammen mit dem Link auf die Notizbuchseite eingebunden. Die so geteilten Dateien sind in Ihrem OneDrive in einem extra Ordner „OneNote Uploads“ gesammelt. Er wird, wenn Sie den Befehl das erste Mal benutzen, automatisch angelegt.

Datei in die Cloud laden und im Notizbuch verlinken

Die Funktion ist praktisch: Sie erhalten auf der Notizbuch-Seite eine prima Vorschau auf den Inhalt der Dateien, erreichen Sie selbst auf Mausklick und können den Link zwecks Teamarbeit kopieren und versenden.

Zusammenarbeit leicht gemacht!

Ein OneNote Notizbuch freigeben oder Teile daraus anderen zugänglich machen – das ist schnell erledigt und eröffnet zugleich viele Nutzungsvarianten. Die Freigabeformen sind vielfältig und sicher ist für jeden Zweck die Richtige dabei. OneNote erweist sich einmal mehr als ein tolles Werkzeug – auch und besonders für die effiziente Teamarbeit.

Das könnte Sie auch interessieren:


Auf der Suche nach mehr Tipps zu Microsoft OneNote? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zu OneNote für Sie aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!


Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.


Schlagwörter: