Clever im Team agieren: OneNote Notizbuch freigeben und teilen

18. September 2020

Digitale Tools für die Zusammenarbeit erobern derzeit exponentiell die Arbeitswelt. Die Antwort dafür liegt auf der Hand: Mit Teamarbeit lassen sich Kompetenzen gemeinsam besser erschließen, Wissen austauschen und Informationen bündeln. Teamarbeit ist wichtiger als jemals zuvor und gerade in Zeiten von Homeoffice und global verteilten Teams, wird es auch immer schwieriger im Team zu arbeiten.

Jeder sitzt an einem anderen Ort oder befindet sich in einer anderen Zeitzone. Eine gut funktionierende und integrierte Software für die Teamarbeit ist somit essenziell, um tagtäglich Projekte abzuwickeln oder Lösungen zu finden. Microsoft OneNote ist dafür geradezu ideal! Das Programm unterstützt Sie dabei die Inhalte im Team zu nutzen, indem Sie Ihre OneNote Notizbücher freigeben und mit anderen Personen teilen.

Ein OneNote Notizbuch freizugeben ist nicht besonders kompliziert. Je nachdem wozu oder in welcher Form ein OneNote Notizbuch freigegeben wird, variiert jedoch das Vorgehen. Zudem spielt die verwendete OneNote Version eine entscheidende Rolle. Damit auch bei Ihnen die Teamarbeit mit der Unterstützung von Microsoft OneNote erfolgreich ist, haben wir mit diesem Blogartikel die wichtigsten Punkte zusammengetragen:

OneNote Notizbuch freigeben: Grundlagen

Bevor Sie mit dem Teilen eines Notizbuches beginnen, überprüfen Sie wo Ihre Notizbücher gespeichert sind. Denn eine grundlegende Voraussetzung zur Freigabe gibt es: Das Notizbuch muss in der Cloud liegen bzw. für andere erreichbar sein.

Speicherort in der OneNote App für Windows 10

Verwenden Sie die OneNote-App für Windows 10 so ist von Haus aus alles startklar: Damit erstellte OneNote Notizbücher werden nämlich prinzipiell in der Microsoft Cloud OneDrive gespeichert.

Speicherort in OneNote 2016

Anders sieht es aus, wenn Sie OneNote 2016 verwenden. Hier können Sie Notizbücher lokal auf Ihrem PC speichern oder auf einer externen Festplatte ablegen. Solche Dateien müssen Sie zunächst verschieben, etwa in die Cloud oder auf ein für andere zugängliches Netzlaufwerk.

So finden Sie den Speicherort Ihrer OneNote Notizbücher

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Notizbuchnamen am linken Fensterrand und wählen Sie im Kontextmenü „Eigenschaften“.

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Abbildung 1: OneNote Notizbuch freigeben – Speicherort des Notizbuches kann geändert werden. Gehen hierzu in die Eigenschaften

2. Im folgenden Dialog gibt es die Schaltfläche „Speicherort ändern…“. Klicken Sie darauf, um Ihr Notizbuch ggf. an einer anderen Stelle zu speichern.

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Abbildung 2: OneNote Notizbuch freigeben – Hier können Sie den Speicherort des Notizbuches ändern

3. Alternativ entscheiden Sie sich im Kontextmenü für den Befehl „Dieses OneNote-Notizbuch freigeben“. Sie erhalten einen Hinweis zum Speicherort bzw. einen Vorschlag, um das Notizbuch auf OneDrive zu verschieben.

OneNote Notizbuch freigeben: So geht‘s

Mit der Freigabe geben Sie einer oder mehreren Personen Zugriff auf das gesamte Notizbuch. Die eingeladene Person braucht allerdings nicht zwingend OneNote installiert haben auf dem PC. Der Benutzer wählt selbst aus ob er OneNote im Browser starten oder die Desktop-App nutzen möchte. Verändert die eingeladene Person etwas, sehen Sie das direkt. Auch wenn Sie gerade nicht am PC sind, erkennen Sie die bearbeiteten Stellen: Elemente wie der Notizbuch-Name oder der Seitentitel erscheinen fettgedruckt. Außerdem können Sie detaillierte Informationen zu Veränderungen abrufen oder das Kürzel des Autors anzeigen. Unterscheiden müssen wir bei der Vorgehensweise zur Freigabe des Notizbuches allerdings OneNote2016 und OneNote App für Win10.

OneNote 2016 Notizbuch freigeben

1. Öffnen Sie OneNote und wechseln Sie zum gewünschten Notizbuch
2. Klicken Sie mit einem rechtsklick auf das Notizbuch und wählen Sie „Dieses Notizbuch freigeben“.

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Abbildung 3: OneNote Notizbuch freigeben – Geben Sie das Notizbuch direkt aus dem Kontextmenü frei

3. Tragen Sie die E-Mail des Empfängers ein [1]

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Abbildung 4: OneNote Notizbuch freigeben – Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein und dessen Berechtigungsstufe

4. Vergeben Sie dann rechts die Rechte der Person. Entscheiden Sie, ob der- oder diejenige bearbeiten oder nur anzeigen kann [2].

Beachten Sie: Darf der Empfänger bearbeiten, kann er ebenso weitere Personen einladen. Die Freigabe gilt für das ganze Notizbuch!

5. Klicken Sie auf „Freigeben“ [3]

6. Der Empfänger erhält eine E-Mail mit einer Einladung und einem Link unter der Schaltfläche „Öffnen“. Diese führt direkt zum Notizbuch.

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Abbildung 5: OneNote Notizbuch freigeben – Link zum Notizbuch

OneNote App für Win10 Notizbuch freigeben

1. Öffnen Sie OneNote und wechseln Sie zum gewünschten Notizbuch
2. Klicken Sie oben rechts auf das Symbol „Teilen“ [1]

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Abbildung 6: OneNote Notizbuch freigeben – Teilen Sie das Notizbuch

3. Tragen Sie die E-Mail des Empfängers ein

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Abbildung 7: OneNote Notizbuch freigeben – Tragen Sie den E-Mail Empfänger ein

4. Klicken Sie auf „Jeder mit dem Link kann bearbeiten“ um die Rechte der Person festzulegen [3].

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Abbildung 8: OneNote Notizbuch freigeben – Wählen Sie ob der Empfänger bearbeiten oder nur anzeigen kann

Entscheiden Sie, ob der- oder diejenige bearbeiten oder nur anzeigen kann [4]. Darf der Empfänger bearbeiten, kann er ebenso weitere Personen einladen. Beachten Sie: Die Freigabe gilt fürs ganze Notizbuch!

5. Klicken Sie auf „Übernehmen“ und anschließend auf „Senden“.
7. Ebenso wie bei OneNote 2016 erhält der Empfänger eine E-Mail mit einer Einladung und einem Link unter der Schaltfläche „Öffnen“. Diese führt direkt zum Notizbuch.

Tipp: Schauen Sie auch unser Video, bei dem wir Ihnen das Teilen des Notizbuches zeigen. Wir haben es für Sie zusammengefasst: OneNote Notizbuch freigeben.


Dauer: 03:35 Minuten

OneNote Notizbuch freigeben: Spezielle Formen der Freigabe

Vielleicht möchten Sie nicht das gesamte OneNote Notizbuch freigeben oder nur eine einzelne Seite als Momentaufnahme verteilen? Dann haben Sie zwei Möglichkeiten:

Schicken Sie die Seite als Bild bzw. als Kopie

    • Öffnen Sie die gewünschte Seite in der Windows 10 App.
    • Klicken Sie oben rechts auf Teilen bzw. Freigabe.
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Abbildung 9: OneNote Notizbuch freigeben – Klicken Sie die Teilen Funktion an
      • Der Aufgabenbereich zur Freigabe wird geöffnet.
      • Geben Sie eine E-Mail-Adresse ein und drücken Sie ganz unten auf Kopie senden.
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Abbildung 10: OneNote Notizbuch freigeben – Tragen Sie die E-Mail Adresse des Empfängers ein und wählen Sie Kopie senden
      • Durch diese Art der Weitergabe wird ein statisches Bild, also eine Momentaufnahme, verschickt. Änderungen, die Sie später an der Seite vornehmen, bekommt der Empfänger nicht mit.

Schützen Sie bestimmte Abschnitte mittels Passwortes
Was aber, wenn mehrere Leute am Notizbuch mitarbeiten und es stets aktuell gehalten werden soll, für jede Person jedoch ein anderer Teil relevant ist? Beispiel: Sie besitzen ein Notizbuch mit Namen Reisen. Jede Geschäftsreise darin ist als ein eigener Abschnitt organisiert. Nun soll nur derjenige, in dessen Zuständigkeit die Reise fällt, Zugriff auf die entsprechenden Notizbuchelemente haben.

Die Lösung: Schützen Sie die Abschnitte mit einem Kennwort, das nur der erhält, der Zugriff auf die Daten benötigt.

      • Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Abschnitt und wählen Sie Kennwortschutz -> Kennwort hinzufügen (OneNote App für Win10).
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Abbildung 11: OneNote Notizbuch freigeben – Versehen Sie die Abschnitte mit einem eigenen Kennwort
      • Tragen Sie das Passwort ein. Nun ist der Abschnitt nur noch mit dem Passwort zu öffnen. Ein Feld zur Kennworteingabe wird angezeigt.
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Abbildung 12: OneNote Notizbuch freigeben – Geben Sie das Kennwort ein, um einen geschützten Bereich wieder zu öffnen

Tipp: Auch in OneNote 2016 funktioniert die Kennwortvergabe mit einem rechten Mausklick auf den Abschnitt, den Sie schützen möchten.

Abbildung 13: OneNote Notizbuch freigeben – Kennwortschutz bei OneNote 2016 aktivieren

OneNote Notizbuch freigeben: Freigabe über die Cloud

In der OneNote App für Windows 10 gibt es die Möglichkeit eine Datei direkt auf OneDrive hochzuladen und einen Link auf die Datei direkt in der Notizbuchseite einzufügen. Wie das geht zeigen wir Ihnen mit den folgenden Schritten:

1. Klicken Sie auf „Einfügen“ und dann auf „Datei“. Sie werden nun gefragt wie die Datei eingefügt werden soll:

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Abbildung 14: OneNote Notizbuch freigeben – Datei direkt auf OneDrive hochladen und automatisch verlinken

2. Wählen Sie nun „Auf OneDrive hochladen und Link einfügen“ aus
3. Nun wird der Link zu dieser Datei direkt in OneNote eingebunden.

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Abbildung 15: OneNote Notizbuch freigeben – Datei direkt in OneDrive hochgeladen und verlinkt

4. Die so geteilten Dateien sind in Ihrem OneDrive in einem extra Ordner „OneNote Uploads“ gesammelt. Der Ordner wird, wenn Sie den Befehl das erste Mal benutzen, automatisch angelegt.

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Abbildung 16: OneNote Notizbuch freigeben – Datei wir in einem separaten Ordner in OneDrive hochgeladen

Wenn eine Datei über diesen Weg in OneDrive (Cloud) hochgeladen und anschließend in OneNote verlinkt wird ist das sehr praktisch: Sie erhalten auf der Notizbuch-Seite eine prima Vorschau auf den Inhalt der Dateien, erreichen Sie selbst auf Mausklick und können den Link zwecks Teamarbeit kopieren und versenden.

OneNote Notizbuch freigeben: Zusammenarbeit leicht gemacht!

Ein OneNote Notizbuch freigeben oder Teile daraus anderen zugänglich machen – das ist schnell erledigt und eröffnet zugleich viele Nutzungsvarianten. Gerade in der immer mehr gefragten digitalen Teamarbeit gewinnt diese Funktion immer mehr an Bedeutung. Die Freigabeformen sind vielfältig und sicher ist für jeden Zweck die Richtige Variante dabei. OneNote erweist sich wieder einmal mehr als ein großartiges Werkzeug. Lesen Sie weitere Blogartikel von uns und erfahren Sie mehr die Feinheiten, die Ihnen täglich einen Mehrwert bieten.



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