Wie funktioniert Microsoft Whiteboard? Anleitung mit Video-Tutorial


Was ist Microsoft Whiteboard? Wie funktioniert es? Und wie nutzt man es richtig? In diesem Büro-Kaizen-Blogbeitrag finden Sie unsere Schritt-für-Schritt Anleitung zu allen wichtigen Whiteboard-Funktionen. In unserem praxisnahen YouTube-Video-Tutorial am Ende dieses Beitrags zeigen wir Ihnen zudem am Beispiel der Whiteboard-Integration in Microsoft Teams, wie Sie die digitale Schreibtafel richtig bedienen und gewinnbringend im Berufsalltag einsetzen!

Was ist Microsoft Whiteboard?

Microsoft Whiteboard ist eine digitale Schreibtafel und damit das virtuelle Gegenstück zu einer Weißwandtafel oder einem Flipchart. Diese klassischen Standtafeln mit abwischbarer Metall- oder Kunststoffoberfläche haben jahrzehntelang den Unternehmensalltag und viele Meetings geprägt, um Ideen, Abläufe, Pläne oder auch Mindmaps darauf zu entwerfen. Als digitales Pendant ermöglicht Microsoft Whiteboard genau denselben Zweck, nur dass dabei die Personen dezentral an der digitalen Schreibtafel kreativ zusammenarbeiten, anstatt physisch anwesend sein zu müssen. Ein riesiger Vorteil für räumlich verteilte Teams, die digitale Zusammenarbeit vom Homeoffice aus, das papierlose Büro und die zeiteffiziente digitale Weiternutzung der zusammen erarbeiteten Ergebnisse!

Ist die Whiteboard-App kostenlos? Download-Links

Microsofts Whiteboard gibt es als kostenlose App für Windows-10 PCs, Surface-Tablets und mobile iOS-Geräte (iPhone und iPad; Download hier im App-Store). Seit März 2021 ist das Whiteboard auch für Android-Smartphones und Tablets verfügbar (Download hier in Google Play) sowie auch fest in Microsoft Teams integriert. Über die Integration in Teams (siehe Punkt 4 unten) lässt sich das Whiteboard nun auch mit einem Mac oder MacBook nutzen, für die es bis dato noch keine eigene MacOS-Version gibt. Alternativ gibt es auch eine Online-Web-App, die vollständig im Browser läuft, allerdings (noch) nicht den vollen Funktionsumfang besitzt.

Wie funktioniert Microsofts digitales Whiteboard? Anleitung und Übersicht

Die Bedienung der Whiteboard-App ist denkbar einfach. Die Eingaben können – je nachdem, ob Sie einen Touchscreen nutzen oder nicht – per Maus und Tastatur oder auch händisch per Eingabestift oder Finger gemacht werden. Dafür stehen Ihnen in der Menüleiste am unteren Bildschirmrand zahlreiche Eingabemöglichkeiten zur Verfügung, wie zum Beispiel verschiedenfarbige Stifte (zum Zeichnen, inklusive einem Lineal), Texteingabefelder, Listen (inklusive Aufgabennachverfolgung) oder für das Einfügen von Bildern, Word-Dokumenten, PowerPoint-Folien und PDFs. Darüber hinaus können Sie rechts oben noch weitere Programm-Einstellungen vornehmen, die Ihnen die Whiteboardnutzung vereinfachen. Am wichtigsten sind hier die Funktionen für das Aktivieren der automatischen Umwandlung von Freihandeingaben in perfekte Formen (z. B. Kreise, Dreiecke, Rechtecke) oder Tabellen. Hier können Sie das fertige Whiteboard auch exportieren, um es auf der lokalen Festplatte abzuspeichern, oder als Nachricht direkt in einen Teams-Chat teilen. Um auch ohne Teams weitere Personen zu dem Whiteboard einzuladen, müssen Sie lediglich rechts oben neben dem Hamburger-Menü auf das blaue Mitglieder-Symbol klicken.

Anleitung für die verschiedenen Eingabemöglichkeiten in Microsoft Whiteboard:

  • Stift/Zeichnen: Sie können mit einem Eingabestift zeichnen, mit dem Finger oder mit der Maus. Dafür können Sie in der Menüleiste am unteren Bildschirmrand die Stiftfarbe und die Stiftdicke auswählen. Es gibt auch Sonderfarben, wie einen Regebogenstift oder eine „Galaxie-Farbe“ mit spacigem Farbverlauf. Der Radiergummi in der Mitte ermöglicht das Löschen fehlerhafter Eingaben.
  • Lineal: Im Menüband unten kann auch ein Lineal als Zeichnungshilfe für gerade Linien ausgewählt werden. Das Lineal kann bei einem Touchscreen ganz einfach mit zwei Fingern bewegt und gedreht werden, ansonsten mittels „Anfassen“ durch eine gedrückte linke Maustaste. Dabei wird Ihnen der Winkel des Lineals praktischerweise immer auf das Grad genau angezeigt. Nun müssen Sie nur noch mit dem Stift in die Nähe des Lineals gehen und die gezeichnete Linie wird automatisch an das Lineal angedockt.
  • Texteingabe: Durch einen Klick auf das Symbol → A („Text hinzufügen“) im Menüband unten erhalten Sie ein Texteingabefeld. Nun können Sie mit der Tastatur einen Text eintippen und das Textfeld dann mit der Maus oder dem Finger an den gewünschten Ort und die benötigte Größe ziehen.
  • Tabellen: Um eine Tabelle anzulegen, müssen Sie zunächst auf → Einstellungen klicken (das „Hamburger-Menü“ mit den drei waagerechten Linien rechts oben) und dann die Option → Freihand in Tabelle aktivieren. Nun zeichnen Sie einfach eine Tabelle auf das Whiteboard und die App wandelt diese Freihandtabelle automatisch in gerade Linien um. Tipp: Die Breite und Höhe der einzelnen Spalten und Zellen passt sich dabei automatisch der Größe des eingefügten Inhalts an (siehe in unserer Video-Anleitung unten ab Minute 05:12).
  • Bilder hinzufügen: Auch hierfür gibt es einen eigenen Schnellklickbutton in der Menüleiste unten. Sie können dann entweder ein Bild aus einer Speicherablage auswählen, aus der Bing-Suche oder ein Foto mit der Kamera Ihres aktuellen Geräts aufnehmen und einfügen.
  • Notiz-Zettel hinzufügen: Wenn Sie einzelnen Elementen weitere Informationen hinzufügen wollen, die optisch von dem restlichen Whiteboard abgehoben sind, gibt es hierfür in der Menüleiste unten die Funktion → Notizen hinzufügen. Dadurch erhalten Sie einen frei positionierbaren Notizzettel in der Art eines gelben „Post-It“, den Sie frei mit verschiedensten Inhalten und Medien befüllen können. Tipp: Mit einem Klick auf das Plussymbol → Einfügen-Menü (siehe Abb. 1) können Sie auch ein „Notizenraster“ einfügen, in dem dann mehrere Notizen übersichtlich nebeneinander angeordnet werden können.
  • Listen: Es gibt zwei verschiedene Arten von Listen. Eine klassische Bullet-Point-Liste sowie eine spezielle Aufgaben-Liste, bei der Sie die Aufgaben zwischen den Teilnehmern aufteilen und zuweisen sowie auch nachverfolgen können. Die beiden Listentypen erhalten Sie durch einen Klick auf das Plussymbol → Einfügen-Menü in der Menüleist unten.
  • Vorlagen: Über das „Einfügen-Menü“ (das Plussymbol) können Sie auch Vorlagen für verschiedenste Whiteboard-Szenarien öffnen und einfügen, zum Beispiel für Brainstorming, Kanban, einen Rückblick, Besprechungen, SWOT-Analysen, Projektplanung, Projektmeilensteine etc.
  • PDF, Word und PowerPoint einfügen: Mit einem Klick auf das „Einfügen-Menü“ können Sie auch ganze PDFs, Word-Dokumente oder PowerPoint-Vorträge in das Whiteboard einfügen – oder bei Bedarf auch nur einzelne Seiten davon. Denn nach dem Auswählen der Datei werden Sie gefragt, ob alle Seiten oder nur eine bestimmte Auswahl des Dokuments hinzugefügt werden sollen.
  • Die Lasso-Funktion: In der Menüleiste finden Sie rechts neben dem Lineal auch ein Lasso-Symbol. Damit können Sie verschiedene Elemente in Ihrem Whiteboard zusammenfassen und dann gleichzeitig gemeinsam verschieben. Dafür müssen Sie lediglich das Lasso um die jeweiligen Elemente ziehen.

Umstellung auf Microsoft 365 - Interview mit Jürgen Frey

Anleitung für die grundlegenden Programm-Einstellungen in Microsoft Whiteboard:

  • Aktiver Stift: Mit diesem Schalter aktivieren und deaktivieren Sie den Freihandmodus. Falls Sie keinen Eingabestift haben, stellen sie diesen Schalter auf → Aus.
  • Freihand in Form: Wenn Sie diese Funktion aktiviert haben, müssen Sie sich kaum noch Mühe beim freihändigen Zeichnen geben. Einfach nur einen groben Kreis oder eine andere geometrische Form zeichnen, und das Whiteboard wandelt dies automatisch in eine akkurate Maschinenschrift-Geometrie um.
  • Freihand in Tabelle: Zeichnen Sie einfach ein stilisierte Tabelle mit so vielen Spalten und Zeilen, wie Sie benötigen. Das Whiteboard wandelt diese dann in eine klassische Tabelle mit geraden Linien und rechten Winkeln um. Die Größe der Tabelle wächst dabei automatisch mit dem Inhalt mit.
  • Objektausrichtung: Die aktivierte Objektausrichtung hilft Ihnen bei nahe aneinander gebrachten Objekten, diese mittels eingeblendeten Hilfslinien aufeinander abzustimmen, zum Beispiel um sie in einer geraden Linie oder immer mit denselben Abständen anzuordnen (ähnlich wie in PowerPoint).
  • Exportieren: Das gleichzeitige Zusammenarbeiten verschiedener Personen an unterschiedlichen Geräten auf demselben Whiteboard wird durch die Rechenleistung und den gemeinsam nutzbaren Arbeitsspeicher in der Cloud ermöglicht. Insofern ist auch der Standardspeicherort in der Microsoft Cloud verortet. Um das Whiteboard-Ergebnis nun aber auch wo anders abzuspeichern, zum Beispiel auf der lokalen Festplatte, müssen Sie lediglich auf → Exportieren klicken und können die Datei dann als Bild (PNG oder hochauflösendes SVG) an einem beliebigen Speicherort speichern. Tipp: Alle Ihre bisher angefertigten Whiteboards können Sie mit einem Klick auf den Pfeil links oben einsehen, öffnen und löschen.
  • In Teams posten: Mit dieser Funktion können Sie das fertige Whiteboard ganz einfach direkt in einen Teams-Kanal posten und so das Ergebnis mit Ihren Teammitgliedern teilen.
  • Hintergrund formatieren: Hier können Sie die Hintergrundfarbe ändern oder auch Hilfslinien und karierte Hintergründe einstellen. Die Hilfslinien im Hintergrund ermöglichen ein exakteres Zeichnen.
  • Feedback senden: Damit können Sie einzelnen Elementen auf der Weißtafel eine „Daumen hoch“ Bewertung geben (analog zu einem „Like“ oder „+1“). Das ist praktisch, um beispielsweise Abstimmungen vorzunehmen oder non-verbal Zustimmung zu signalisieren.

Whiteboard in Teams integrieren und in separaten Breakout-Gruppenräumen nutzen

Die Whiteboard-App ist in jeder Teams-Besprechung nutzbar. Dafür muss lediglich in der Videokonferenz rechts oben auf → Inhalte freigeben geklickt werden und in dem Auswahlmenü dann → Auf einem Whiteboard zusammenarbeiten.

  • Die innerhalb von Teams gestartete Online-App hat den Vorteil, sofort verfügbar zu sein und nicht extra installiert werden zu müssen.
  • Dafür verfügt sie allerdings derzeit auch noch nicht über den vollen Funktionsumfang. So fehlen beispielsweise die Einstellungsoptionen „Freihand in Form, „Freihand in Tabelle“ oder auch „Hintergrund formatieren“.
  • Wie Sie die Whiteboards in separaten Gruppenräumen einer Teams-Videokonferenz nutzen und speichern können, erfahren Sie in unserem Video-Tutorial → „Microsoft Teams: Whiteboard in Breakout Rooms nutzen (und später darauf zugreifen)“.
  • Eine ausführliche Schritt-für-Schritt Anleitung für alle Whiteboard-Funktionen sehen Sie in folgendem Video-Tutorial (auf Deutsch):

Büro Kaizen digital: Video-Tutorial

Microsoft Whiteboard in Teams nutzen

(Dauer 20:53 Minuten)

Inhalt dieser Video-Anleitung zum Microsoft Whiteboard:

  • 00:00 Einleitung
  • 00:29 Vorbemerkungen
  • 02:38 Zeichnen auf dem Whiteboard
  • 07:49 Weitere Elemente einfügen
  • 16:53 Programm-Einstellungen

Welche Compliance-Kategorien hält Microsoft Whiteboard ein?

Laut Angaben von Microsoft erfüllen seine Whiteboard-Apps für Windows 10, mobile iOS- und Android-Geräte und die Online-Web-App alle die Stufe C der Compliance-Kategorien. Demnach werden also die weltweit gültigen Standards wie SOC 1, SOC 2, ISO 27001, HIPAA und auch die EU-Musterklauseln eingehalten. Mehr Details zum Datenschutz, Datensicherheit und den geltenden Rechtsvorschriften finden Sie hier im Microsoft Trust Center.

Extra-Tipps: Kostenloses Profi-Knowhow zu Microsoft 365, Outlook, Teams und OneNote

Büro-Kaizen ist auf Mitarbeiterschulungen, Trainings und Beratungen rund um die digitale Transformation in Unternehmen spezialisiert. Unser umfangreiches Praxiswissen in den Bereichen Outlook, Teams, OneNote und Microsoft 365 können Sie aber auch jederzeit kostenlos zum Selbststudium nutzen. Hier finden Sie unsere Übersichtsseiten mit den wichtigsten Tipps, Tricks, Anleitungen und Video-Tutorials zu den vier Themen:



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