Microsoft Whiteboard Anleitung: Kreatives Teamwork in Echtzeit (+Video)

Was ist Microsoft Whiteboard? Wie funktioniert es? Und wie nutzt man es richtig? In unserem Büro-Kaizen Blogbeitrag finden Sie unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung zu allen wichtigen Microsoft Whiteboard Funktionen. In unserem praxisnahen YouTube-Video-Tutorial zeigen wir Ihnen zudem, am Beispiel der Whiteboard-Integration in Microsoft Teams, wie Sie die digitale Schreibtafel richtig bedienen und gewinnbringend im Berufsalltag einsetzen!

Lesedauer ca. 8 Minuten

1. Definition: Was ist Microsoft Whiteboard?

Microsoft Whiteboard ist eine digitale Schreibtafel und damit das virtuelle Gegenstück zu einer Weißwandtafel oder einem Flipchart. Diese klassischen Standtafeln mit abwischbarer Metall- oder Kunststoffoberfläche haben jahrzehntelang den Unternehmensalltag und viele Meetings geprägt, um Ideen, Abläufe, Pläne oder auch Mindmaps darauf zu entwerfen.

Als digitales Pendant ermöglicht Microsoft Whiteboard genau denselben Zweck, nur dass dabei die Personen dezentral an der digitalen Schreibtafel kreativ zusammenarbeiten, anstatt physisch anwesend sein zu müssen. Ein riesiger Vorteil für räumlich verteilte Teams, die digitale Zusammenarbeit vom Homeoffice aus, das papierlose Büro und die zeiteffiziente digitale Weiternutzung der zusammen erarbeiteten Ergebnisse!

2. Download: Ist die Microsoft Whiteboard App kostenlos?

Die Microsoft Whiteboard App ist kostenlos. Die App gibt es für folgende Geräte, Programme und Betriebssysteme:

• Windows-10 PCs
• Surface-Tablets
• Surface Hub
• Mobile iOS-Geräte (iPhone und iPad)
• Android-Smartphones und Tablets (Microsoft Whiteboard in Google Play)
• Microsoft Teams (hier ist das Microsoft Whiteboard integriert)
• Mac: Über die Integration in Teams lässt sich das Whiteboard nun auch mit einem Mac oder MacBook nutzen, für die es bis dato noch keine eigene MacOS-Version gibt.
• Online-Web-App (läuft vollständig im Browser, besitzt allerdings (noch) nicht alle Funktionen)

3. Anleitung & Übersicht: Wie funktioniert Microsofts digitales Whiteboard?

Die Bedienung der Microsoft Whiteboard App ist denkbar einfach. Die Eingaben können – je nachdem, ob Sie einen Touchscreen nutzen oder nicht – per Maus und Tastatur oder auch händisch per Eingabestift oder Finger gemacht werden. Dafür stehen Ihnen in der Menüleiste am oberen Bildschirmrand zahlreiche Eingabemöglichkeiten zur Verfügung, wie zum Beispiel verschiedenfarbige Stifte (zum Zeichnen, inklusive einem Lineal).

Am linken Bildschirmrand haben Sie ebenfalls folgende Funktionen: Texteingabefelder, Notizen, Formen, Reaktionen, Bilder, Vorlagen oder auch das Einfügen von Word-Dokumenten, PowerPoint-Folien und PDFs sowie von Links und Videos.

Darüber hinaus können Sie rechts oben über das Zahnrad noch weitere Programm-Einstellungen vornehmen, die Ihnen die Whiteboard-Nutzung vereinfachen. Am wichtigsten sind hier die Funktionen für das Aktivieren der automatischen Umwandlung von Freihandeingaben in perfekte Formen (z. B. Kreise, Dreiecke, Rechtecke). Hier können Sie das fertige Whiteboard auch exportieren, um es auf der lokalen Festplatte abzuspeichern, oder als Link direkt in einen Teams-Chat zu teilen. Um auch ohne Teams weitere Personen zu dem Whiteboard einzuladen, müssen Sie lediglich rechts oben neben dem Zahnrad auf → Teilen klicken.

Tipp: Alle Ihre bisher angefertigten Whiteboards können Sie mit einem Klick auf das Home-Symbol (Haus) links oben einsehen, öffnen und löschen.

Kann man Microsoft Whiteboard offline nutzen?

Die Microsoft Whiteboard App ist offline nicht nutzbar. Es handelt sich hierbei um eine ausschließlich online nutzbare App. Diese ermöglicht es Ihnen und Ihrem Team Änderungen in Echtzeit vorzunehmen. Sollten Sie Änderungen vornehmen, während Sie keine Verbindung haben, müssen Sie, sobald Sie wieder mit dem Internet verbunden sind, auf → aktualisieren klicken.

Anleitung für die verschiedenen Eingabemöglichkeiten in Microsoft Whiteboard

• Stift/Zeichnen: Sie können mit einem Eingabestift zeichnen, mit dem Finger oder mit der Maus. Dafür können Sie in der Menüleiste am oberen Bildschirmrand die Stiftfarbe und die Stiftdicke auswählen. Es gibt auch Sonderfarben, wie einen Regebogenstift oder eine „Galaxie-Farbe“ mit spacigem Farbverlauf. Der Radiergummi ermöglicht das Löschen fehlerhafter Eingaben.
• Lineal: Im Menüband kann auch ein Lineal als Zeichnungshilfe für gerade Linien ausgewählt werden. Das Lineal kann bei einem Touchscreen ganz einfach mit zwei Fingern bewegt und gedreht werden, ansonsten mittels „Anfassen“ durch eine gedrückte linke Maustaste. Dabei wird Ihnen der Winkel des Lineals praktischerweise immer auf das Grad genau angezeigt. Nun müssen Sie nur noch mit dem Stift in die Nähe des Lineals gehen und die gezeichnete Linie wird automatisch an das Lineal angedockt.
• Die Lasso-Funktion: In der Menüleiste finden Sie links neben dem Lineal auch ein Lasso-Symbol. Damit können Sie verschiedene Elemente in Ihrem Whiteboard zusammenfassen und dann gleichzeitig gemeinsam verschieben. Dafür müssen Sie lediglich das Lasso um die jeweiligen Elemente ziehen.

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  Notiz-Zettel hinzufügen: Wenn Sie einzelnen Elementen weitere Informationen hinzufügen wollen, die optisch von dem restlichen Whiteboard abgehoben sind, gibt es hierfür in der Menüleiste links die Funktion → Notizen. Dadurch erhalten Sie einen frei positionierbaren Notizzettel in der Art eines gelben „Post-It“, den Sie frei mit verschiedensten Inhalten und Medien befüllen können. Sie können auch ein „Notizenraster“ einfügen, in dem dann mehrere Notizen übersichtlich nebeneinander angeordnet werden können.

• Texteingabe: Durch einen Klick auf das Symbol → T (Text) im Menü-Band links erhalten Sie ein Texteingabefeld. Nun können Sie mit der Tastatur einen Text eintippen und das Textfeld dann mit der Maus oder dem Finger an den gewünschten Ort und die benötigte Größe ziehen.
• Formen: Mit einem Klick auf → Formen können Sie verschiedene Formen in Ihr Whiteboard einfügen. Hier können Sie vom Rechteck, über die Raute bis hin zum Doppelpfeil zwischen verschiedenen Formen wählen.
• Reaktionen: Wenn Sie auf → Reaktionen klicken, können Sie auf Änderungen, Bilder, Beiträge etc. von anderen Mitglieder im Whiteboard reagieren. Hier haben Sie eine kleine Auswahl zwischen einem Stern, Herz, Häkchen, Kreuzchen, Fragezeichen, Gefällt mir, Applaus und Lächeln.
• Bild hinzufügen: Auch hierfür gibt es einen eigenen Schnellklickbutton in der Menüleiste links. Sie können dann entweder ein Bild aus einer Speicherablage auswählen, aus der Bing-Suche oder ein Foto mit der Kamera Ihres aktuellen Geräts aufnehmen und einfügen.
• Vorlagen: Über das „Erstellen-Menü“ (das Plussymbol) können Sie auch Vorlagen für verschiedenste Whiteboard-Szenarien öffnen und einfügen, zum Beispiel für Brainstorming, Kanban, einen Rückblick, Besprechungen, SWOT-Analysen, Projektplanung, Projektmeilensteine etc.
• PDF oder PowerPoint als Bild einfügen: Mit einem Klick auf das „Erstellen-Menü“ können Sie auch ganze PDFs, Word-Dokumente oder PowerPoint-Vorträge in das Whiteboard einfügen – oder bei Bedarf auch nur einzelne Seiten davon. Denn nach dem Auswählen der Datei werden Sie gefragt, ob alle Seiten oder nur eine bestimmte Auswahl des Dokuments hinzugefügt werden sollen.
• Links: Wenn Sie dieses Feld auswählen, können Sie den Link zu einer bestehenden Datei oder von einer Webseite eingeben und anschließend einfügen. Dieser Link wird in einem Kästchen angezeigt und ist anklickbar.
• Videos: Mit einem Klick auf → Videos öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Adresse des Onlinevideos eingeben oder reinkopieren können. Hier werden folgende Video Anbieter unterstützt: YouTube, SlideShare, Vimeo, Stream, Flip und TED. Wenn Sie den Link eingetragen und anschließend auf → Einfügen geklickt haben, erscheint eine Vorschau.

4. Übersicht: Grundlegende Programm-Einstellungen in Microsoft Whiteboard

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  Bild exportieren: Das gleichzeitige Zusammenarbeiten verschiedener Personen an unterschiedlichen Geräten auf demselben Whiteboard wird durch die Rechenleistung und den gemeinsam nutzbaren Arbeitsspeicher in der Cloud ermöglicht. Insofern ist auch der Standardspeicherort in der Microsoft Cloud verortet. Um das Whiteboard-Ergebnis nun aber auch wo anders abzuspeichern, zum Beispiel auf der lokalen Festplatte, müssen Sie lediglich auf → Bild exportieren klicken und können die Datei dann als Bild (PNG oder hochauflösendes SVG) an einem beliebigen Speicherort speichern.

• PDF exportieren: Ähnlich, wie bei der Funktion „Bild exportieren“ wird bei →PDF exportieren, das gerade geöffnete Whiteboard als PDF exportiert. Dabei wird der Name des Whiteboards auch als Dateiname verwendet. Wählen Sie nun den Speicherort aus und klicken Sie anschließend auf → Speichern.
• Freihandformen verbessern: Wenn Sie diese Funktion aktiviert haben, müssen Sie sich kaum noch Mühe beim freihändigen Zeichnen geben. Einfach nur einen groben Kreis oder eine andere geometrische Form zeichnen, und das Whiteboard wandelt dies automatisch in eine akkurate Maschinenschrift-Geometrie um.
• Hintergrund formatieren: Hier können Sie die Hintergrundfarbe ändern oder auch beispielsweise Hilfslinien und karierte Hintergründe einstellen. Die Hilfslinien im Hintergrund ermöglichen ein exakteres Zeichnen.
• Hilfe: Hier öffnet sich eine Support-Seite von Microsoft, in der verschiedene Fragen und Probleme und deren Antworten oder Lösungen aufgeführt sind.
• Onboarding-Rundgang starten: In Microsoft Whiteboard gibt es mehrere kleine Menüs. Aus diesem Grund gibt es einen kleinen virtuellen Onboarding Rundgang, in dem die einzelnen kleinen Menüs erklärt werden.
• Feedback senden: Da öffnet sich eine Forms-Umfrage, in der Sie Feedback und Verbesserungsvorschläge zu Microsoft Whiteboard abgeben können.
• Info zu Whiteboard: Sie finden hier Informationen beispielsweise zur Version von Whiteboard, Lizenz und Datenschutz.
• Datenschutz und Sicherheit:  In diesem Bereich finden Sie Informationen rund um die Datenschutzrichtlinie. Hier können Sie ebenfalls die Funktion → Optionale verbundene Erfahrungen aktivieren oder auch deaktivieren.
• Teilen: Mit dieser Funktion können Sie das fertige Whiteboard ganz einfach direkt als Link teilen. Den Link können Sie dann beliebig als E-Mail, über Teams etc. verschicken.
• Timer: Beim gemeinsamen Bearbeiten von Whiteboards kann die Zeit ein entscheidender Faktor sein. Mit dieser Funktion können Sie einen Timer starten, so dass alle Teilnehmer wissen, wie viel Zeit für die Bearbeitung übrig ist.

5. Wie nutze ich Microsoft Whiteboard in Teams? (Integration und Funktionen)

Die Microsoft Whiteboard App ist in jeder Teams-Besprechung nutzbar. Dafür muss lediglich in der Videokonferenz rechts oben auf → Teilen geklickt und in dem Auswahlmenü dann → Microsoft Whiteboard ausgewählt werden. Die innerhalb von Teams gestartete Online-App hat den Vorteil, sofort verfügbar zu sein und nicht extra installiert werden zu müssen. Sie verfügt dabei über fast alle Funktionen und Menüs, wie die traditionelle App, bis auf die Funktion „PDF exportieren“.  Die Microsoft App in Teams hat folgende zusätzliche Funktionen:

• Laserpointer: Den Laserpointer finden Sie im oberen Bildschirmmenü zwischen dem Marker und dem Radierer. Mit dem Laserpointer können Sie während einer Präsentation auf dem Whiteboard in Teams Dinge für kurze Zeit hervorheben.
• Cursor für die Zusammenarbeit: Hier werden die Namen der Personen angezeigt, die mit Ihnen in dem Whiteboard arbeiten. Dies können Sie jederzeit aktivieren oder deaktivieren.
• Autoren: Wenn Sie die Autoren-Funktion aktiviert haben, geben Sie den anderen Personen die Berechtigung zur Bearbeitung des Whiteboards. So können Sie sehen, welche Person, welchen Text, Bild, etc. bearbeitet bzw. eingefügt hat.
• Bitte-folgen-Sie-mir-Funktion: Diese Funktion ist sehr praktisch, wenn mehrere Personen an einem Whiteboard an unterschiedlichen Stellen arbeiten. Mit der sogenannten Follow-Funktion können Sie als Moderator die anderen Personen einladen Ihrer Ansicht bzw. Navigation zu folgen. So können Sie einfach in Whiteboard präsentieren.
• Neuer Kommentar: Sie können in Teams auf dem Whiteboard Kommentare setzen. Dies ist nützlich, wenn Sie beispielsweise in kleinen Gruppen an verschiedenen Stellen in Whiteboard arbeiten.

Microsoft Whiteboard in separaten Breakout-Gruppenräumen in MS Teams nutzen

Wie Sie die Whiteboards in separaten Gruppenräumen einer Teams-Videokonferenz nutzen und speichern können, erfahren Sie in unserem Video-Tutorial:

🎨 Microsoft Teams: Whiteboard in Breakout Rooms nutzen (und später zugreifen)

(Dauer 06:12 Minuten)

Microsoft Whiteboard in Teams nutzen (Anwendungen und Einstellungen)

In unserem Video Tutorial stellt Ihnen Marcel Miller vor, wie Sie Microsoft Whiteboard in Teams nutzen können. Außerdem wird Ihnen eine ausführliche Schritt-für-Schritt Anleitung für alle Whiteboard-Funktionen gezeigt:

(Dauer 20:53 Minuten)

Inhalt dieser Video-Anleitung zum Microsoft Whiteboard:

• Einleitung 00:00 
• Vorbemerkungen 00:29
• Zeichnen auf dem Whiteboard 02:38
• Weitere Elemente einfügen 07:49
• Programm-Einstellungen 16:53

6. Welche Compliance-Kategorien hält Microsoft Whiteboard ein?

Laut Angaben von Microsoft erfüllen seine Whiteboard-Apps für Windows 10, mobile iOS- und Android-Geräte und die Online-Web-App alle die Stufe C der Compliance-Kategorien. Demnach werden also die weltweit gültigen Standards wie SOC 1, SOC 2, ISO 27001, HIPAA und auch die EU-Musterklauseln eingehalten. Mehr Details zum Datenschutz, Datensicherheit und den geltenden Rechtsvorschriften finden Sie hier im Microsoft Trust Center.

7. Tipps: Kostenloses Profi-Knowhow zu Microsoft 365, Outlook, Teams und OneNote

Büro-Kaizen ist auf Mitarbeiterschulungen, Trainings und Beratungen rund um die digitale Transformation in Unternehmen spezialisiert. Unser umfangreiches Praxiswissen in den Bereichen Outlook, Teams, OneNote und Microsoft 365 können Sie aber auch jederzeit kostenlos zum Selbststudium nutzen. Hier finden Sie unsere Übersichtsseiten mit den wichtigsten Tipps, Tricks, Anleitungen und Video-Tutorials zu den vier Themen:

• Microsoft Office 365 im Überblick: Die besten Anleitungen und Video-Tutorials
• Microsoft Outlook im Überblick: Die wichtigsten Anleitungen und Video-Tutorials
• So funktioniert Microsoft Teams: Alle Anleitungen und Video-Tutorials zum Aufbau und den Funktionen
• Microsoft OneNote im Überblick: Die besten Anleitungen mit Video-Tutorials