Was ist Microsoft Whiteboard? Wie funktioniert es? Und wie nutzt man es richtig? In diesem Büro-Kaizen-Blogbeitrag finden Sie unsere Schritt-für-Schritt Anleitung zu allen wichtigen Whiteboard-Funktionen. In unserem praxisnahen YouTube-Video-Tutorial am Ende dieses Beitrags zeigen wir Ihnen zudem am Beispiel der Whiteboard-Integration in Microsoft Teams, wie Sie die digitale Schreibtafel richtig bedienen und gewinnbringend im Berufsalltag einsetzen!

Inhaltsverzeichnis

Was ist Microsoft Whiteboard?

Microsoft Whiteboard ist eine digitale Schreibtafel und damit das virtuelle Gegenstück zu einer Weißwandtafel oder einem Flipchart. Diese klassischen Standtafeln mit abwischbarer Metall- oder Kunststoffoberfläche haben jahrzehntelang den Unternehmensalltag und viele Meetings geprägt, um Ideen, Abläufe, Pläne oder auch Mindmaps darauf zu entwerfen. Als digitales Pendant ermöglicht Microsoft Whiteboard genau denselben Zweck, nur dass dabei die Personen dezentral an der digitalen Schreibtafel kreativ zusammenarbeiten, anstatt physisch anwesend sein zu müssen. Ein riesiger Vorteil für räumlich verteilte Teams, die digitale Zusammenarbeit vom Homeoffice aus, das papierlose Büro und die zeiteffiziente digitale Weiternutzung der zusammen erarbeiteten Ergebnisse!

Ist die Whiteboard-App kostenlos? Download-Links

Microsofts Whiteboard gibt es als kostenlose App für Windows-10 PCs, Surface-Tablets und mobile iOS-Geräte (iPhone und iPad; Download hier im App-Store). Seit März 2021 ist das Whiteboard auch für Android-Smartphones und Tablets verfügbar (Download hier in Google Play) sowie auch fest in Microsoft Teams integriert. Über die Integration in Teams (siehe Punkt „Whiteboard in Teams integrieren und in separaten Breakout-Gruppenräumen nutzen„) lässt sich das Whiteboard nun auch mit einem Mac oder MacBook nutzen, für die es bis dato noch keine eigene MacOS-Version gibt. Alternativ gibt es auch eine Online-Web-App, die vollständig im Browser läuft, allerdings (noch) nicht den vollen Funktionsumfang besitzt.

Wie funktioniert Microsofts digitales Whiteboard? Anleitung und Übersicht

Die Bedienung der Whiteboard-App ist denkbar einfach. Die Eingaben können – je nachdem, ob Sie einen Touchscreen nutzen oder nicht – per Maus und Tastatur oder auch händisch per Eingabestift oder Finger gemacht werden. Dafür stehen Ihnen in der Menüleiste am oberen Bildschirmrand zahlreiche Eingabemöglichkeiten zur Verfügung, wie zum Beispiel verschiedenfarbige Stifte (zum Zeichnen, inklusive einem Lineal).

In der Microsoft Whiteboard-App haben Sie verschiedene Eingabemöglichkeiten.

Am linken Bildschirmrand haben Sie ebenfalls folgende Funktionen: Texteingabefelder, Notizen, Formen, Reaktionen, Bilder, Vorlagen oder auch das Einfügen von Word-Dokumenten, PowerPoint-Folien und PDFs.

In Microsoft Whiteboard gibt es viele weitere Funktionen, um digital zusammen zu arbeiten.

Darüber hinaus können Sie rechts oben über das Zahnrad noch weitere Programm-Einstellungen vornehmen, die Ihnen die Whiteboardnutzung vereinfachen. Am wichtigsten sind hier die Funktionen für das Aktivieren der automatischen Umwandlung von Freihandeingaben in perfekte Formen (z. B. Kreise, Dreiecke, Rechtecke). Hier können Sie das fertige Whiteboard auch exportieren, um es auf der lokalen Festplatte abzuspeichern, oder als Link direkt in einen Teams-Chat teilen. Um auch ohne Teams weitere Personen zu dem Whiteboard einzuladen, müssen Sie lediglich rechts oben neben dem Zahnrad auf das Teilen-Symbol klicken.

Über das Zahnrad können Sie in Microsoft Whiteboard weitere Einstellungen vornehmen.

Anleitung für die verschiedenen Eingabemöglichkeiten in Microsoft Whiteboard:

Stift/Zeichnen: Sie können mit einem Eingabestift zeichnen, mit dem Finger oder mit der Maus. Dafür können Sie in der Menüleiste am oberen Bildschirmrand die Stiftfarbe und die Stiftdicke auswählen. Es gibt auch Sonderfarben, wie einen Regebogenstift oder eine „Galaxie-Farbe“ mit spacigem Farbverlauf. Der Radiergummi ermöglicht das Löschen fehlerhafter Eingaben.
Die Lasso-Funktion: In der Menüleiste finden Sie links neben dem Lineal auch ein Lasso-Symbol. Damit können Sie verschiedene Elemente in Ihrem Whiteboard zusammenfassen und dann gleichzeitig gemeinsam verschieben. Dafür müssen Sie lediglich das Lasso um die jeweiligen Elemente ziehen.
Lineal: Im Menüband kann auch ein Lineal als Zeichnungshilfe für gerade Linien ausgewählt werden. Das Lineal kann bei einem Touchscreen ganz einfach mit zwei Fingern bewegt und gedreht werden, ansonsten mittels „Anfassen“ durch eine gedrückte linke Maustaste. Dabei wird Ihnen der Winkel des Lineals praktischerweise immer auf das Grad genau angezeigt. Nun müssen Sie nur noch mit dem Stift in die Nähe des Lineals gehen und die gezeichnete Linie wird automatisch an das Lineal angedockt.

In Microsoft Whiteboard können Sie mit verschiedenen Stiften, der Lassoauswahl und einem Lineal arbeiten.

In Microsoft Whiteboard haben Sie reichlich Auswahl im „Einfügen-Menü“.

Notiz-Zettel hinzufügen: Wenn Sie einzelnen Elementen weitere Informationen hinzufügen wollen, die optisch von dem restlichen Whiteboard abgehoben sind, gibt es hierfür in der Menüleiste links die Funktion → Notizen. Dadurch erhalten Sie einen frei positionierbaren Notizzettel in der Art eines gelben „Post-It“, den Sie frei mit verschiedensten Inhalten und Medien befüllen können. Sie können auch ein „Notizenraster“ einfügen, in dem dann mehrere Notizen übersichtlich nebeneinander angeordnet werden können.
Texteingabe: Durch einen Klick auf das Symbol → T (Text) im Menüband links erhalten Sie ein Texteingabefeld. Nun können Sie mit der Tastatur einen Text eintippen und das Textfeld dann mit der Maus oder dem Finger an den gewünschten Ort und die benötigte Größe ziehen.
Formen: Mit einem Klick auf → Formen können Sie verschiedene Formen in Ihr Whiteboard einfügen. Hier können Sie vom Rechteck, über die Raute bis hin zum Doppelpfeil zwischen verschiedenen Formen wählen.
Reaktionen: Wenn Sie auf → Reaktionen klicken, können Sie auf Änderungen, Bilder, Beiträge etc. von anderen Mitglieder im Whiteboard reagieren. Hier haben Sie eine kleine Auswahl zwischen einem Stern, Herz, Häkchen, Kreuzchen, Fragezeichen, Gefällt mir, Applaus und Lächeln.
Bild hinzufügen: Auch hierfür gibt es einen eigenen Schnellklickbutton in der Menüleiste links. Sie können dann entweder ein Bild aus einer Speicherablage auswählen, aus der Bing-Suche oder ein Foto mit der Kamera Ihres aktuellen Geräts aufnehmen und einfügen.
Vorlagen: Über das „Einfügen-Menü“ (das Plussymbol) können Sie auch Vorlagen für verschiedenste Whiteboard-Szenarien öffnen und einfügen, zum Beispiel für Brainstorming, Kanban, einen Rückblick, Besprechungen, SWOT-Analysen, Projektplanung, Projektmeilensteine etc.
PDF, Word und PowerPoint einfügen: Mit einem Klick auf das „Einfügen-Menü“ können Sie auch ganze PDFs, Word-Dokumente oder PowerPoint-Vorträge in das Whiteboard einfügen – oder bei Bedarf auch nur einzelne Seiten davon. Denn nach dem Auswählen der Datei werden Sie gefragt, ob alle Seiten oder nur eine bestimmte Auswahl des Dokuments hinzugefügt werden sollen.

Anleitung für die grundlegenden Programm-Einstellungen in Microsoft Whiteboard:

In den erweiterten Einstellungen in Microsoft Whiteboard können Sie beispielsweise die Funktionen „Freihandformen verbessern“ aktivieren.

Bild exportieren: Das gleichzeitige Zusammenarbeiten verschiedener Personen an unterschiedlichen Geräten auf demselben Whiteboard wird durch die Rechenleistung und den gemeinsam nutzbaren Arbeitsspeicher in der Cloud ermöglicht. Insofern ist auch der Standardspeicherort in der Microsoft Cloud verortet. Um das Whiteboard-Ergebnis nun aber auch wo anders abzuspeichern, zum Beispiel auf der lokalen Festplatte, müssen Sie lediglich auf → Bild exportieren klicken und können die Datei dann als Bild (PNG oder hochauflösendes SVG) an einem beliebigen Speicherort speichern. Tipp: Alle Ihre bisher angefertigten Whiteboards können Sie mit einem Klick auf das Home-Symbol (Haus) links oben einsehen, öffnen und löschen.
Freihandformen verbessern: Wenn Sie diese Funktion aktiviert haben, müssen Sie sich kaum noch Mühe beim freihändigen Zeichnen geben. Einfach nur einen groben Kreis oder eine andere geometrische Form zeichnen, und das Whiteboard wandelt dies automatisch in eine akkurate Maschinenschrift-Geometrie um.
Hintergrund formatieren: Hier können Sie die Hintergrundfarbe ändern oder auch beispielsweise Hilfslinien und karierte Hintergründe einstellen. Die Hilfslinien im Hintergrund ermöglichen ein exakteres Zeichnen.
Feedback senden: Da öffnet sich eine Forms-Umfrage, in der Sie Feedback und Verbesserungsvorschläge zu Microsoft Whiteboard abgeben können.
Hilfe: Hier öffnet sich eine Support-Seite von Microsoft, in der verschiedene Fragen und Probleme und deren Antworten oder Lösungen aufgeführt sind.
Onboarding-Rundgang starten: In Microsoft Whiteboard gibt es mehrere kleine Menüs. Aus diesem Grund gibt es einen kleinen virtuellen Onboarding Rundgang, in dem die einzelnen kleinen Menüs erklärt werden.
Info zu Whiteboard: Sie finden hier Informationen beispielsweise zur Version von Whiteboard, Lizenz und Datenschutz.
Teilen: Mit dieser Funktion können Sie das fertige Whiteboard ganz einfach direkt als Link teilen. Den Link können Sie dann beliebig als E-Mail, über Teams etc. verschicken.

Whiteboard in Teams integrieren und in separaten Breakout-Gruppenräumen nutzen

Die Whiteboard-App ist in jeder Teams-Besprechung nutzbar. Dafür muss lediglich in der Videokonferenz rechts oben auf → Teilen geklickt werden und in dem Auswahlmenü dann auf → einem Whiteboard zusammenarbeiten ausgewählt werden.

Sie können in Teams die Online-App von Microsoft Whiteboard problemlos verwenden.

Die innerhalb von Teams gestartete Online-App hat den Vorteil, sofort verfügbar zu sein und nicht extra installiert werden zu müssen.
Die Online-App verfügt dabei über alle Funktionen und Menüs, wie die traditionelle App. Sie besitzt dabei zwei Funktionen zusätzlich, nämlich: „Andere Teilnehmer sind zur Bearbeitung berechtigt“ und „In App öffnen“.

In Teams können Sie alle Funktionen der Online-App von Microsoft Whiteboard nutzen.

Wie Sie die Whiteboards in separaten Gruppenräumen einer Teams-Videokonferenz nutzen und speichern können, erfahren Sie in unserem Video-Tutorial → „Microsoft Teams: Whiteboard in Breakout Rooms nutzen (und später darauf zugreifen)“.
Eine ausführliche Schritt-für-Schritt Anleitung für alle Whiteboard-Funktionen sehen Sie in folgendem Video-Tutorial (auf Deutsch):

Büro Kaizen digital: Video-Tutorial

Microsoft Whiteboard in Teams nutzen

(Dauer 20:53 Minuten)

Inhalt dieser Video-Anleitung zum Microsoft Whiteboard:

Einleitung 00:00
Vorbemerkungen 00:29
Zeichnen auf dem Whiteboard 02:38
Weitere Elemente einfügen 07:49
Programm-Einstellungen 16:53

Welche Compliance-Kategorien hält Microsoft Whiteboard ein?

Laut Angaben von Microsoft erfüllen seine Whiteboard-Apps für Windows 10, mobile iOS- und Android-Geräte und die Online-Web-App alle die Stufe C der Compliance-Kategorien. Demnach werden also die weltweit gültigen Standards wie SOC 1, SOC 2, ISO 27001, HIPAA und auch die EU-Musterklauseln eingehalten. Mehr Details zum Datenschutz, Datensicherheit und den geltenden Rechtsvorschriften finden Sie hier im Microsoft Trust Center.

Extra-Tipps: Kostenloses Profi-Knowhow zu Microsoft 365, Outlook, Teams und OneNote

Büro-Kaizen ist auf Mitarbeiterschulungen, Trainings und Beratungen rund um die digitale Transformation in Unternehmen spezialisiert. Unser umfangreiches Praxiswissen in den Bereichen Outlook, Teams, OneNote und Microsoft 365 können Sie aber auch jederzeit kostenlos zum Selbststudium nutzen. Hier finden Sie unsere Übersichtsseiten mit den wichtigsten Tipps, Tricks, Anleitungen und Video-Tutorials zu den vier Themen: