Was ist besser fürs Büro geeignet: Microsofts Office 365 oder Googles G Suite? Vergleich und Unterschiede

Im Jahr 2006 hat Google seine G Suite herausgebracht (damals noch als „Google Apps for Business“) und als anfangs kostenlose Alternative zu Microsofts Office-Produkten platziert. Die Google Apps zählten damals zu den Vorreitern der cloudgestützten Bürosoftware-Lösungen.

• Im Jahr 2011 folgte dann Microsoft ebenfalls in die Cloud und integrierte seine klassische Office-Softwareprodukte (zusammen mit zahlreichen neuen Tools) in das neue cloudbasierte Office 365. In demselben Jahr änderte Google seine G Suite von kostenlos zu kostenpflichtig.
• Beim Marktanteil für diese vergleichsweise jungen cloudgestützten Bürosoftwarelösungen vollzog sich der Wechsel 2014/2015: Das jüngere Office 365 konnte von 7,7% auf 25,2% zulegen, während Googles G Suite seinen Marktanteil nur von 16,3% auf 22,8% steigern konnte.
• Also, was ist nun die bessere Bürosoftware?

Was ist das Problem?

Ein Pauschalurteil zum G Suite vs. Office Vergleich ist fast unmöglich – es hängt einfach zu viel von den individuellen Gegebenheiten, Anforderungen und letztlich auch Befindlichkeiten der jeweiligen Nutzer ab. Darüber hinaus polarisieren Google, Apple, Microsoft & Co mindestens ähnlich stark wie Audi, BMW, Mercedes & Co.

• Versuchen Sie doch einfach einmal, einem eingefleischten Mercedes-Fahrer zu erklären, dass die vergleichbaren Audi- und BMW-Oberklassenmodelle mindestens gleich gut sind – und umgekehrt?
• Entsprechend feste Meinungsbilder gibt es auch in der Google- und Microsoft-Fangemeinde – und eben auch in deren Gegenlager.
• In diesem Büro-Kaizen Blogbeitrag zeigen wir Ihnen nun die größten Unterschiede und wichtigsten Gemeinsamkeiten der beiden Kontrahenten Office 365 vs. G Suite, so dass Sie sich ein eigenes Bild machen und eine passende Auswahl für sich und Ihr Unternehmen treffen können.

Viele Gemeinsamkeiten von Office 365 und der G Suite: Das können beide

Beide Produktvarianten drehen sich im Kern um die Kommunikation, Zusammenarbeit, den Speicherplatz und die Dokumentenverwaltung in Unternehmen, Gruppen und mit externen Partnern. Und bei beiden Programmwelten liegt die Lösung in der Cloud. Der Wandel von den klassischen Fileserver-Intranets zu Unternehmenslösungen in der Cloud hat dabei mehrere Vorteile:

• Das Intranet in der Cloud kann man mieten (SaaS). Dadurch entfallen die hohen Anschaffungs- und Wartungskosten für die notwendige Hardware, außerdem ist es leichter skalierbar und bietet eine höhere Datensicherheit (nicht zu verwechseln mit Datenschutz).
• Die Cloudumgebung ermöglicht die leichte Verknüpfung von Anwendungen und zahlreiche neuartige Kollaboration-Tools, die die Rechenkapazitäten und den Speicherort in der Cloud benötigen.
• Der Cloudspeicher erleichtert zudem auch die Integration und Synchronisation von und mit mobilen Endgeräten.

Was ist was? Die unterschiedlichen Bezeichnungen in Office 365 und der G Suite

Trotz der zahlreichen Unterschiede im Detail – und möglicher Proteste – setzen wir hier einfachheitshalber das Gleichheitszeichen:

• Outlook = Gmail + Google Kalender
• SharePoint = Google Sites
• OneDrive (basiert auf SharePoint) = Google Drive
• Teams = Hangouts
• Word = Google Docs
• Excel = Sheets
• PowerPoint = Slides
• Microsoft Forms = Forms („Google Docs, Sheets, Slides und Forms“)
• Delve = Google Apps Vault
• OneNote = Notizen
• Yammer = Google+

Die wichtigsten Unterschiede von Microsoft Office 365 vs. G Suite:

Während Googles G Suite von Anfang an in der Cloud war, entwickelte sich Microsofts Pendant aus über lange Jahre eigenständigen Einzelpaketen in den Bereichen lokal installierter-PC-Programme und der Serversoftware für Intranets in Unternehmen. Diese wurden dann zusammen mit weiteren neuen Apps im Jahr 2011 als „Office 365“ in die Cloud transferiert.

• Das hat zur Folge, dass Googles G Suite eher „aus einem Guss“ wirkt und auf Administratorenebene vergleichsweise einfacher ist (PowerShell in Office 365 ist nur etwas für Profis).
• Dafür verfügen die einzelnen Komponenten in der Office 365-Suite über eine längere Erfahrung im Büroeinsatz, was sich unter anderem in der Detailtiefe und den Funktionsmöglichkeiten niederschlägt (z.B. bei Outlook, Word und Excel, aber auch dem Skype-for-Business-Nachfolger Microsoft Teams).
• Die G Suite ist zudem Browser-/Web-basiert, während es für zahlreiche Office-Programme auch Desktop-Varianten gibt. Letztere können also auch offline bei schlechter Internetverbindung genutzt werden. Der Hybridcloudspeicher OneDrive bietet darüber hinaus auch die Möglichkeit der Offline-Synchronisation (siehe → „OneDrive (4/4): Dateien mit der selektiven Synchronisation auch offline bearbeiten“).
• Sowohl Microsoft als auch Google gelten als Datenkraken. In punkto Datenschutz liegt Microsoft allerdings leicht vorne und erfüllt auch SOC 1 und HIPAA (mehr zum Thema Datenschutz lesen Sie in unserem Blogbeitrag → „Datenschutz bei Office 365 (Teil 3): Neue Datenschutzkontrollen und DSGVO-konforme Version veröffentlicht“).

Darauf kommt es an: Fazit des Vergleichs Office 365 vs. G Suite

Je größer die Unternehmen und die Anzahl an Mitarbeitern, desto höher ist auch der Marktanteil von Microsoft Office 365. Das entspricht auch dem häufigen Medienecho, dass Googles G-Suite-Paket vor allem für kleinere Unternehmen und Einzelpersonen (Selbstständige, Freiberufler und Privatanwender) interessant ist, die nur gelegentlich mit Microsofts Office-Programmen arbeiten oder zusammenarbeiten.

• Microsoft hat sein Office bereits 1989 herausgebracht. Seitdem nimmt die Office-Software eine nahezu marktbeherrschende Stellung ein und ist in vielen Unternehmen und Organisationen Standard. Lediglich bei der Umstellung auf die Cloud-Services war der Internetriese Google schneller, was zu einem kurzeitigen Einbruch geführt hat, den Microsoft aber nach kurzer Zeit wieder wett gemacht hat.
• Office 365 kann zudem ein paar Sachen, die die G Suite so nicht anbietet, wie z.B. die Business-Intelligence-Anwendungen (Dynamics und Power BI), das Aufgabenverwaltungs- und Projektmanagementtool Planner oder das Flow-Tool für das Erstellen individueller, automatisierter Workflows.
• Daher nutzen wir bei Büro-Kaizen selbst, und empfehlen auch allen Unternehmen mit mehreren Beschäftigten, ebenfalls die Office 365 Suite. Denn Microsoft ist seit Jahren auf Bürosoftware im Unternehmenseinsatz spezialisiert, während Googles G Suite (zunächst) eher Privatanwender und kleinere Teams im Fokus hatte.

Und Sie?

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• Die wichtigsten Office 365 Tools im Überblick: Welche App und Anwendung kann was und nützt wem?
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