Word Online: Kostenlos, immer verfügbar… aber auch mit Einschränkungen



Word Online ist die abgespeckte und kostenlose Programmversion von Microsofts beliebtem Textverarbeitungsprogramm, das es mit unterschiedlichem Funktionsumfang zu verschiedenen Tarifen gibt. Word Online kann zwar nicht so viel leisten, wie die Vollversion (Word 2016), dafür ist es jedoch kostenlos und läuft vollständig in der Cloud, ohne extra installiert werden zu müssen. Dies hat viele Vorteile, wie z.B. die ständige Verfügbarkeit von überall und jedem Computer aus. Und auch die Zusammenarbeit mehrerer Personen an einem Dokument wird durch den Cloudspeicher deutlich vereinfacht.

Die kostenlose Word Online-App kann auf allen Desktop-Computern verwendet werden, auf denen einer der folgenden Internetbrowser installiert ist: Firefox, Chrome, Safari, Microsoft Edge oder Internet Explorer 11.

Was ist das Problem bei Word Online?

Microsofts Office-Paket (bestehend aus der Tabellenkalkulation Excel, dem digitalen Notizbuch OneNote, dem E-Mail-Client Outlook, dem Präsentationsprogramm PowerPoint und dem Textverarbeitungsprogramm Word) gibt es bereits seit 1989. Seitdem gab es unzählige Verbesserungen und Neuerungen. So hat Microsoft 2010 eine abgespeckte und kostenlose Programmversion auf den Markt gebracht, um die Bürosoftware weiter zu pushen. Diese Office Web Apps wurden zwischenzeitlich in Office Online umbenannt, mit dem Microsoft-eigenen Cloudspeicher OneDrive verknüpft und schließlich als kostenlose Basisversion in das kostenpflichtige Microsoft Office 365 eingegliedert. Das heißt:

Word Online ist in der Basisversion kostenlos erhältlich, allerdings mit Einschränkungen. Wir zeigen die Unterschiede und wie Sie es nutzen! Klick um zu Tweeten

  • In der Basisversion mit eingeschränktem Funktionsumfang sind alle Office-Online-Apps entweder im Paket oder einzeln (z.B. als Word Online) kostenlos nutzbar.
  • Verschiedene Tarife führen dann je nach benötigtem Funktionsumfang bis zum Abo von Office 365.
  • Den vollen Funktionsumfang besitzt lediglich die Desktopvollversion im Rahmen des offiziellen Office-Pakets (aktuell Word 2016).

So funktioniert es:

Schritt 1: Die Word-Online-App für den Browser herunterladen

Ein Downloaden im klassischen Sinn ist bei Word Online weder notwendig noch möglich, denn:

  • Word Online wird als App direkt in Ihrem Browser ausgeführt, alle benötigten Elemente werden dabei je nach Bedarf zügig in Echtzeit in Ihren Arbeitsspeicher geladen. Und auch das Abspeichern des Dokuments erfolgt direkt aus Ihrem Browser heraus in dem Cloud-Datenspeicher OneDrive, ohne den Umweg über Ihre Festplatte. Ein Downloaden und Installieren von Word Online ist daher nicht nötig.
  • Damit Sie die Gratis-Basisversion von Word Online nutzen können, müssen Sie allerdings ein kostenloses (Exchange-)Konto bei Microsoft besitzen oder zunächst noch freischalten. Das geht schnell und einfach, kostet nichts und kann z.B. auch ein bestehendes GMX-Emailkonto sein, das Sie Microsoft lediglich angeben müssen.
  • Über diesen Link gelangen Sie zu der offiziellen App- und Produktseite des Herstellers Microsoft.

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Screenshot vom Hersteller Microsoft

Schritt 2: Word Online nutzen und einfach mit der Desktopanwendung kombinieren

Die Benutzeroberfläche, der Bearbeitungsmodus und der Ansichtsmodus von Word Online sind dieselben wie in der Desktopversion. Dadurch wird das Arbeiten an neuen Arbeitsplätzen und Computern gewohnt einfach. Und wenn Sie dann wieder an Ihrem eigenen Rechner sitzen, können Sie nach Belieben zwischen Ihrem erstellen Textdokument in Word Online und dem erweiterten Funktionsumfang Ihrer Word-Desktopanwendung hin und herwechseln, ohne dafür das Dokument extra schließen und in der anderen Anwendung wieder öffnen zu müssen. Das ist sehr praktisch, um beispielsweise in Ihrem Word-Online-Dokument automatisch ein Inhaltsverzeichnis erstellen zu lassen .

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Screenshots von Word Online und der Desktopanwendung Word 2016 im direkten Vergleich

Extra-Tipp: Für eine effizientere Zusammenarbeit im Team und an Dokumenten

Ein großer Vorteil von Word Online in Kombination mit dem Cloud-Speicher OneDrive ist das einfache Bearbeiten gemeinsamer Dokumente im Team, in Echtzeit und von überall aus. Zur weiteren Vereinfachung der Zusammenarbeit im Team bietet die Office-Programmfamilie aber noch ein weiteres, sehr wirkungsmächtiges Collaboration-Tool an: Die Wunderlist-App für Outlook. So können Sie z.B. die Inhalte einer Email per Mausklick ganz einfach als gemeinsam bearbeit- und kommentierbare Checkliste mit Multi-Teilnehmer-Kommunikation in Wunderlist einstellen, oder umgekehrt Wunderlist-Einträge per Mausklick als Email an Ihre Kontakte schicken oder Mitarbeitern als Outlook-Aufgabe zuweisen.

Und Sie?

Inwieweit haben Sie schon die Grundlagen für eine reibungslose Zusammenarbeit in Ihrem Team optimiert? Mit einigen intelligenten Funktionen können uns die Office-Programme hier viel Koordinierungsaufwand abnehmen. Dadurch geht die Zusammenarbeit schneller, einfacher und jeder Teilnehmer spart sich Zeit! Sehr empfehlenswert ist beispielsweise auch, einen gemeinsamen Team-, Gruppen oder Projektkalender in Outlook anzulegen. Das vereinfacht Absprachen, Terminfindungen oder auch krankheitsbedingte Vertretungen enorm.

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