Office 365 Exchange bzw. Microsoft Exchange Online: E-Mail für das Unternehmen

14. Februar 2020

Schon als Einzelunternehmer oder Freelancer, der beruflich viel mit E-Mails zu tun hat, wirkt es ab einem gewissen Grad unprofessionell, wenn der Mailverkehr mit Kunden über eine Adresse bei web.de, GMX, Gmail oder einem vergleichbaren Anbieter abgewickelt wird. Wer einen kleinen Handwerksbetrieb führt, dem erwächst sicher kein Nachteil daraus, dass die Mails von einer Adresse bei 1&1 stammen – immerhin könnte man als Kunde denken, dass sich der Handwerker eben auf seine Arbeit konzentriert und nicht auf die Außendarstellung.

Ab einer gewissen Betriebsgröße oder Mitarbeiterzahl ändert sich das schnell. Sobald mehrere Mitarbeiter per E-Mail mit potenziellen Kunden extern kommunizieren, ganz gleich in welcher Branche, benötigen Sie ein geschlossenes Bild, das Sie als Firma nach außen vermitteln. Einheitliche Mailadressen gehören hier unbedingt dazu. Entweder nach dem Prinzip vorname.nachname@unternehmen.com, v.nachname@unternehmen.de oder nur nachname@unternehmen.net. Das muss unbedingt bei allen Mitarbeitern gleich sein.

Inhaltsverzeichnis: Das lesen Sie in diesem Text

1. Exchange Online – was ist das eigentlich und welche Abos gibt es dafür?
2. Wie Sie Office 365 Exchange einrichten
3. Office 365 Exchange: alle Vorteile auf einen Blick
4. Exchange Online – wo sind die Unterschiede zur installierten Variante?
5. Video Büro-Kaizen digital: Top 9 Gründe für Office 365

Mit Office 365 Exchange bzw. Exchange Online können Sie E-Mail für Ihr Unternehmen relativ einfach und entspannt etablieren. In diesem Text zeigen wir Ihnen, wie das funktioniert, wo die Unterschiede zwischen den Exchange-Versionen liegen und welche Vorteile Microsoft Exchange mit sich bringt.

Exchange Online – was ist das eigentlich und welche Abos gibt es dafür?

Mit Exchange Online hosten Sie ganz einfach E-Mails & Co. für Ihr Unternehmen. Für welchen Plan (also Abonnement) Sie sich auch immer entscheiden, der Funktionsumfang ist immer derselbe (abgesehen vom Speicherplatz und dem Schutz vor Datenverlust, siehe nächstes Bild). Vereinfacht ausgedrückt sorgen Sie als Administrator durch Exchange dafür, dass allen Kollegen in Ihrem Unternehmen eine professionelle Lösung für den Mailverkehr und weitere Funktionen zur Verfügung steht. Die Integration von Exchange in Outlook macht es möglich, dass die Kollegen einfach nur Outlook als Tool nutzen und sich weiter um nichts kümmern müssen. Ansonsten kann man Exchange einfach als Mailserver bezeichnen, der sich in der Cloud befindet.

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Die Übersicht zu den Angeboten für Exchange Online bzw. die komplette Office 365-Suite.

Microsoft bietet für Exchange sogenannte Pläne an, darunter versteht man nichts anderes als Abonnements. Auf der Website des Dienstes können Sie sich für eine der genannten Varianten entscheiden; dort erfahren Sie auch mehr zu den Details und den Umfängen der drei Pläne. Während Sie Exchange Online mit Outlook (als installierte Software oder als Webversion) nutzen können, erhalten Sie Exchange im Rahmen der Office 365 Business Premium-Suite zusätzlich zu den dort integrierten Office-Anwendungen.

Wie Sie Office 365 Exchange einrichten

Wenn Sie Administrator eines Office 365-Kontos sind, dann können Sie Exchange relativ einfach einrichten – wir erklären, wie Sie hier vorgehen müssen. (Microsoft bietet zudem die Option, Office 365 einen Monat lang kostenlos zu testen, um alle Features – also auch Exchange – auszuprobieren.) Melden Sie sich wie gewohnt an und gehen Sie zum Admin-Center.

Wie Sie bei Office 365 Exchange einrichten, sehen Sie den folgenden Schritten.

Als Mitarbeiter bzw. Administrator eines Unternehmens haben Sie in der Regel bereits eine eigene Domäne für die Emails in der gesamten Firma eingerichtet. Über diese Domäne werden später die Mails sämtlicher Mitarbeiter versendet und empfangen. Geben Sie diese Domäne im nächsten Schritt an und verifizieren Sie sie. Im Großen und Ganzen erklärt der Einrichtungsassistent die einzelnen Schritte ganz gut.

Im Folgenden – sobald die Verifizierung abgeschlossen und die Domain als gültig anerkannt worden ist – können Sie bereits die ersten Benutzer anlegen und Postfächer einrichten. An dieser Stelle wird es allerdings ein bisschen umständlich, weil jeder Nutzer, den Sie anlegen, schon vorher Ihnen eine zweite Mailadresse angegeben haben muss. Diese ist nötig, weil der Exchange-Server die Zugangsdaten für den neuen Benutzer an diese Adresse sendet. Diese Nachricht enthält einen Link, dem der Empfänger folgen muss, um auf der Zielseite die Nutzerdaten für Exchange bzw. Office 365 eingeben muss.

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Bei der Einrichtung Ihres Exchange bei Office 365 ist eine Verifizierung der Domäne notwendig.

Anschließend können die neuen User die neue Mailadresse über ein installiertes Outlook oder über die Outlook-Webversion benutzen. Doch bleiben wir zunächst einmal bei Ihren Tasks, denn noch ist die Einrichtung nicht in Gänze vollbracht. Als nächstes müssen Sie die angegebene Domäne nämlich noch verbinden, was allerdings auch wieder der Einrichtungsassistent im Wesentlichen übernehmen kann. Wenn Sie möchten, können Sie aber auch Ihre eigenen DNS-Einträge verwalten.

Wenn diese Schritte erfolgreich waren, dann werden Sie zum Abschluss wieder in das Admin-Center von Office 365 geleitet, wo Sie weitere Konfigurationen vornehmen können. Die Kollegen, die Sie als Benutzer angelegt haben, sollten aber schon jetzt E-Mails über den Exchange-Server versenden und empfangen können.

Office 365 Exchange: alle Vorteile auf einen Blick

Dass Sie mit Exchange den Mailverkehr Ihres Unternehmens administrieren können, ist jetzt hinreichend bekannt – doch bringt der Dienst darüber hinaus noch mehr Vorteile mit sich? In der Tat bietet Exchange einige Features, die im Unternehmenskontext sehr hilfreich sind. Im modernen Geschäftsleben ist die Mobilität ja eines der großen Themen, und Firmen, die auf Microsoft Exchange setzen, erlauben es ihren Mitarbeitern, Zugriff auf wichtige Unternehmensinformationen zu erhalten – und das von überall auf der Welt.

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Sie können mit Office 365 Exchange auch Ressourcen buchen oder Termine synchronisieren.

So lassen sich nicht nur Ressourcen buchen, sondern auch Termine über den Kalender synchronisieren. Selbstverständlich hat jeder Mitarbeiter auch per Smartphone Zugriff auf die Emails und den Kalender.

Exchange Online – wo sind die Unterschiede zur installierten Variante?

Es gibt natürlich Unterschiede, ob Sie Exchange lokal auf dem eigenen Server installieren oder ob Sie eine Online-Version von Exchange nutzen. Der größte Unterschied liegt auf der Hand: Ihr Unternehmen benötigt einen Server, auf dem Sie Exchange installieren können. Und dieser Server muss gewartet und gepflegt werden, das ist zeit- und oft auch kostenintensiv. Mehr noch: Um bei einem Serverausfall weiterarbeiten zu können, braucht eine Firma eigentlich immer auch einen Zweitserver, auf dem die Backups sämtlicher wichtiger Daten gelagert sind. Das verdoppelt naturgemäß die Kosten.

Wenn sich Ihr Unternehmen für Exchange Online bzw. Office 365 Exchange entscheidet, dann muss Exchange nicht auf dem firmeneigenen Server betrieben werden. Für die Nutzer werden wie beschrieben Abonnements abgeschlossen, also Lizenzen, die sie dazu berechtigen, auf Exchange und damit auf Firmenemails, Unternehmenskalender und vieles mehr zuzugreifen. Diese Daten werden allesamt in der Cloud von Microsoft gehostet.

Video Büro-Kaizen digital

Top 9 Gründe für Office 365

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