SharePoint-Tipps: „Ihre Datei ist wohlauf – im Versionsverlauf!“ Ältere Versionen wiederherstellen

Der Versionsverlauf ist eine automatische Versionierung in SharePoint, die vor dem Verlust von Daten schützt. In dem Versionsverlauf lassen sich frühere Versionen der Datei anzeigen und bei Bedarf wiederherstellen. Wie Sie diese SharePoint-Funktion aktivieren und deaktivieren, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen Blogbeitrag.

Was ist das Problem?

Im Unternehmensalltag kommt es regelmäßig vor, dass Dateien ausversehen fehlerhaft geändert und beim Abspeichern einfach überschrieben werden. Dann ist es häufig aufwendig, das ursprüngliche Element aus dem jeweiligen Backup wiederherzustellen. Der Erfolg dieser Rettungsmaßnahme hängt allerdings nicht nur von den individuellen Intervallen der Backups ab, sondern bei länger zurückreichenden Zeiträumen zudem auch von der individuellen Aufbewahrungs- und Haltezeit der Backup-Sicherungskopien in Ihrem Unternehmen.

• Mit der Versionierungsfunktion legt SharePoint jedoch automatisch eine Liste mit allen Änderungen an den Elementen, Dateien und Dokumenten an.
• In diesem Versionsverlauf kann man dann einfach an die gewünschte Stelle klicken und die Datei in der benötigten Version schnell und bequem wiederherstellen – ganz ohne Backup und Unterstützung des IT-Administrators.

1. Wofür kann der Versionsverlauf in SharePoint konkret alles genutzt werden?

Die automatische Versionierung eignet sich im Unternehmenskontext vor allem für folgende drei Einsatzmöglichkeiten:

• Nachverfolgung getätigter Änderungen: Im Versionsverlauf können Sie ganz genau einsehen, welcher Benutzer diese wann bearbeitet und welche Änderungen gemacht hat. Dabei können Sie zudem auch erkennen, ob Eigenschaften wie das Fälligkeitsdatum geändert wurden.
• Einzelheiten in früheren Versionen nachschauen und vergleichen: Die neue Dateiversion gefällt Ihnen nicht? Dann können Sie eine „historische“ Version öffnen, ohne die neue zu überschreiben, und die beiden Dokumente dann vergleichen. (Tipp: Sie können die alte Dateiversion bei Bedarf auch als Link zum erneuten Überarbeiten/Verbessern verschicken, siehe unten.)
• Wiederherstellen und ersetzen: Sie können die aktuelle Dateiversion (z. B. fehlerhaft, defekt oder unbrauchbar verändert) auch ganz einfach verwerfen und komplett durch eine ältere Version ersetzen.

2. Wann speichert SharePoint den Versionsverlauf immer automatisch ab?

Jeder SharePoint-Nutzer mit der Berechtigung zum Verwalten von Listen kann die Versionsverwaltung in Bibliotheken und Listen aktivieren – und deaktivieren. Die Funktion ist in SharePoint Online seit 2015 allerdings automatisch aktiviert. Dabei wird immer dann eine neue Version im Versionsverlauf abgespeichert, sobald:

• Eine Datei überschrieben wird.
• Eine Datei abgespeichert wird. (Hinweis: In den Web-Anwendungen von Office 365 gibt es keinen Speicherbutton, das Speichern erfolgt automatisch laufend im Hintergrund – die Versionierung findet daher beim Schließen der Anwendung oder spätestens alle 30 Minuten statt.)
• Bei einer gemeinsamen Bearbeitung ebenfalls alle 30 Minuten.
• Beim Wiedereinchecken einer Datei. (Hinweis: Durch das Auschecken einer Datei erhalten Sie exklusive Bearbeitungsrechte, alle anderen Nutzer nur noch eine Leseberechtigung → siehe unseren Extra Tipp weiter unten).

3. Wie viele Dateiversionen können im Versionsverlauf von SharePoint abgespeichert werden?

Laut Microsoft können in Office 365 und SharePoint ab 2013 bis zu 400.000 Hauptversionen und 511 Nebenversionen (= Entwürfe) abgespeichert werden. Die Anzahl kann vom Seitenbesitzer in den Bibliothekseinstellungen eingestellt werden. (Tipp: Bei OneDrive for Business-Bibliotheken sind immer die letzten 500-Versionen verfügbar).

4. So nutzen Sie die automatische Versionierung in SharePoint richtig!

Schritt 1: Den Versionsverlauf in SharePoint aktivieren und deaktivieren

• Öffnen Sie die betreffende Liste oder Bibliothek in SharePoint, klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol → Einstellungen und wählen Sie dann → Bibliothekseinstellungen/Listeneinstellungen.
• Wählen Sie anschließend → Versionsverwaltungseinstellungen, legen Sie den gewünschten Einstellungsbereich fest und bestätigen Sie mit → Ok.

Schritt 2: Den Versionsverlauf in SharePoint öffnen und nutzen

• Klicken Sie die betreffende Datei mit der rechten Maustaste an und wählen Sie im Kontextmenü die Option → Versionsverlauf (siehe Abb. 1). Alternativ die Datei markieren und in der Registerkarte → Dateien auf → Versionsverlauf klicken.
• In dem folgenden Fenster sehen Sie dann die Liste, wann die Datei von wem geändert wurde, die Dateigröße sowie etwaige Kommentare des Bearbeiters. Nun können Sie eine bestimmte Version anklicken und zwischen den drei Optionen „Ansicht“, „Wiederherstellen“ und „Löschen“ wählen.
• Tipp: Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf das Versionsdatum einer Kopie klicken, können Sie einen Link auf diese Version kopieren, die dann direkt heruntergeladen und geöffnet werden kann. Diesen Link können Sie einer anderen Person somit zur Ansicht, zum Vergleichen oder zum erneuten Bearbeiten zuschicken.

Mit dem Aus- und Einchecken in SharePoint Versionskonflikte vermeiden

Neben dem Versionsverlauf für historische Dateiversionen bietet SharePoint auch eine Funktion an, mit der die Bearbeitungskonflikte grundsätzlich vermieden werden können, die beim gleichzeitigen Bearbeiten ein und derselben Datei entstehen.

• Durch das Auschecken einer Datei aus einer SharePoint-Bibliothek ist diese bis zum erneuten Wiedereinchecken nur noch durch Sie bearbeitbar. Alle anderen Nutzer können diese Datei dann nur in einer schreibgeschützten Ansicht öffnen.
• Wie die Ein- und Auscheckfunktion zum Schutz vor lästigen Versions- und Bearbeitungskonflikten genau funktioniert, erfahren Sie in unserem Büro-Kaizen Blogbeitrag → „Änderungen durch andere verboten! Dateien in SharePoint auschecken und nach der Bearbeitung wieder einchecken“.

Und Sie?

Wie gut kennen Sie sich mit SharePoint aus? Microsoft SharePoint ist eine Webportalsoftware, mit der Unternehmen komplexe Intranet-, Extranet- und sogar Internet-Webportale erstellen können. Das ermöglicht die gemeinsame Dateienverwaltung und die Zusammenarbeiten an Dokumentenbibliotheken, die Koordination von Aufgaben und Projekten sowie die Automatisierung von Arbeitsprozessen in sogenannten Workflows. Hier erfahren Sie mehr zum Thema!

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