Telefonieren und Anrufen mit Microsoft Teams: Vom Durchstellen bis zur Anrufweiterleitung



Wozu noch zu einem Telefon greifen, wenn man doch mit Microsoft Teams viel einfacher und vielseitiger telefonieren und anrufen kann? Für berufliche Unterhaltungen in dezentralen Teams und räumlich verteilten Unternehmen trifft das auf jeden Fall definitiv zu. Denn die Telefon-Technik ist schon über 140 Jahre alt (Alexander Graham Bell, 1876) und stößt Online an erhebliche Grenzen. Während Microsofts Skype-for-Business-Nachfolger „Teams“ (*2017) mit Hilfe Cloud-gestützter Services den vollen Bereich der modernen Online-Kommunikation abdeckt.

Was ist das Problem?

Microsoft Teams ist wie ein Schweizer Taschenmesser: So vielseitig, dass es anfangs schon etwas fummlig wirkt. Aber sobald man weiß, was wozu da ist, lässt es sich ziemlich nutzerfreundlich bedienen. Und das trifft auch auf die Anruffunktionen in Microsoft Teams zu. In dieser Büro-Kaizen-Anleitung zeigen wir Ihnen nun alles rund um die Features und Möglichkeiten beim Telefonieren mit Microsoft Teams.

So funktioniert es:

Schritt 1: Personen im eigenen Unternehmen bzw. Teams anrufen

  • Der gängige Weg zum Telefonat in Microsoft Teams ist, im Menü ganz links auf → Anrufe zu klicken und dann entweder den Namen einzutippen oder einen bestehenden Kontakt auszuwählen.
  • Sie können aber auch direkt aus einem Teams-Chat heraus Einzel- oder Gruppenanrufe tätigen (das gilt geräteunabhängig für Desktop-Computer, Smartphones und Tablets). Öffnen Sie dafür einfach einen bestehenden oder einen neuen Chat und klicken Sie dann rechts oben auf das Symbol für → Video-Anruf oder für → Audio-Anruf.
  • Ein Teams-Mitglied können Sie zudem auch über einen Klick auf das Foto/Bild in dessen Profilkarte anrufen. Eine weitere Alternative ist, in die Befehlszeile am oberen Bildschirmrand einfach → /Call einzutippen und dann den Namen der Person einzugeben, die Sie anrufen möchten.

Schritt 2: Personen außerhalb des eigenen Unternehmens/Teams mit einer Telefonnummer anrufen

  • Um die Telefonnummer einer Person außerhalb Ihres eigenen Unternehmens einzugeben (z. B. eines Kunden), klicken Sie einfach in dem vertikalen Menü am linken Bildschirmrand auf → Anrufen und geben Sie dann in dem sich öffnenden Fenster rechts die Telefonnummer ein. In diesem Anruf-Fenster können Sie zudem auch Ihre Kontakte schnellauswählen, die Wähltastatur nutzen, Ihre Voicemails abhören (Ihren Anrufbeantworter in Teams) und Ihre Anrufprotokolle einsehen.
  • Wenn Sie die Wähltatstatur für Eingaben während eines Telefonats aus Teams heraus benötigen, müssen Sie während des Anrufs am unteren Bildschirmrand einfach auf die drei Punkte → Weitere Optionen und dann auf → Wähltastatur klicken (siehe Abb. 1).

Abbildung I: Klicken Sie während eines Video- oder Audio-Telefonats in Teams einfach auf die drei Punkte für → Weitere Optionen, um den Anruf entweder zu halten, durchzustellen oder sich die Wähltastatur einblenden zu lassen. Bild: Microsoft, Büro-Kaizen.

Schritt 3: Annehmen, halten und durchstellen eines Anrufs in Microsoft Teams

  • Telefonat annehmen: Wenn Sie angerufen werden, blendet Ihnen Teams eine Benachrichtigung mit drei Optionen ein: (1) Mit Audio annehmen, (2) mit Video annehmen, sowie (3) Anruf ablehnen.
  • Halten eines Telefonats: Wenn Sie bei einem Anruf → Halten aktivieren, wird Ihr aktueller Gesprächspartner solange zurückgesetzt, bis Sie das Gespräch wieder → fortsetzen/zurückkehren. In der Zwischenzeit werden Mikrofon, Kamera und gegebenenfalls die Desktopfreigabe deaktiviert. Das Halten eines Telefonats in Teams aktivieren und deaktivieren Sie über die drei Punkte → Weitere Optionen am unteren Rand des Anruffensters (siehe Abb. 1).
  • Durchstellen eines Telefonanrufs: Wenn Sie einen Anruf in Teams an einen Kollegen durchstellen bzw. weiterleiten wollen, klicken Sie während des Gesprächs einfach auf die drei Punkte → Weitere Optionen und wählen Sie → Durchstellen aus. Falls Sie vor dem Anrufdurchstellen noch kurz mit Ihrem Teams-Kollegen sprechen möchten (z. B. wer dran ist und worum es geht) wählen Sie die nächstfolgende Option → Nachfragen, dann Durchstellen aus.

Schritt 4: Personen zu einem (Gruppen-)Anruf hinzufügen und mehrere Telefonate gleichzeitig tätigen

  • Klicken Sie in dem Anruffenster von Teams oben rechts auf das Symbol → Personen hinzufügen, um weitere Teilnehmer zu einem bestehenden Audio- oder Video-Anruf hinzuzufügen. In die sich anschließend öffnende Teilnehmerliste können Sie dann den/die Namen der betreffenden Person(en) eingeben (siehe Abb. 2).
  • Falls Sie während des Telefonats einen weiteren Anruf erhalten oder tätigen wollen, wird Ihr aktuelles Gespräch automatisch auf Halten gestellt, Stumm geschaltet und alle Teilnehmer darüber benachrichtigt. Alle gehaltenen Anrufe werden Ihnen von Teams am linken Fensterrand angezeigt und können per Mausklick zurückgeholt werden.

Abbildung II: In dem Anruffenster finden Sie rechts oben das Symbol, um weitere → Teilnehmer hinzuzufügen. Bild: Microsoft Teams, Büro-Kaizen.

Darauf kommt es an: So verwalten Sie Anrufe und Telefonate in Microsoft Teams

  • Anrufe in Teams verwalten: Klicken Sie in Ihrem Teams links auf → Anrufe. Hier können Sie per → Kurzwahl oder → Gruppe hinzufügen Telefonanrufe tätigen, Ihre → Kontakte bearbeiten, den → Verlauf Ihrer Anrufliste einsehen sowie auch Ihre → Voicemails abhören.
  • Klingelton in Teams ändern: Um den Klingelton für Ihre Teams-Anrufe zu ändern, müssen Sie einfach rechts oben auf Ihr Profilbild klicken und dann → Einstellungen und → Anrufe wählen.
  • Anrufweiterleitung und gleichzeitiges Klingeln: Unter demselben Navigationspfad → Profilbild → Einstellungen → Anrufe können Sie unter → Anrufannahme regeln auch eine Anrufweiterleitung in Teams einrichten. Das gilt allerdings nur, wenn Sie auch eine gültige Enterprise-VoIP-Lizenz besitzen. Andernfalls fehlt Ihnen an dieser Stelle diese Option. Das gilt auch für eine weitere Anruffunktion in Teams, die Sie hier gegebenenfalls aktivieren können: Das gleichzeitige Anrufen. In diesem Fall klingelt Teams bei einem Anruf nicht nur bei Ihnen, sondern auch bei dem/den ausgewählten Teamsmitglieder(n).
  • Stellvertreter für Anrufe in Teams auswählen: Mit einem Klick auf → Profilbild, → Einstellungen und → Allgemein können Sie unter dem Stichwort „Delegieren“ auch eine Stellvertretung für Ihre Teamsanrufe auswählen. Diese Stellvertretung ist dann künftig Ihre Standardauswahl für Anrufweiterleitungen und das gleichzeitige Klingeln. Die Stellvertreter können zudem auch selber Anrufe und Telefonate in Ihrem Namen durchführen (siehe Abb. 3). Aber auch diese Stellvertreter-Option in Teams ist nur mit einer gültigen Enterprise-VoIP-Lizenz verfügbar.

Abbildung III: Stellvertreter können in Microsoft Teams auch stellvertretend unter der jeweiligen ID telefonieren und kommunizieren. Bild: Microsoft Support, Büro-Kaizen.

Und Sie?

Microsoft hat sein „Teams“-Tool zu der zentralen Kommunikations- und Kollaboration-Plattform in Office 365 ausgebaut. Denn mit Teams können Sie nicht nur alle Formen der modernen Online-Kommunikation durchführen, sondern in diesen „digitalen Workplace“ auch modular weitere Kollaboration-Werkzeuge einbinden. Die Auswahl reicht von Planner, Delve und Power BI bis zu Programmen von Drittanbietern, wie z. B. Adobe Creative Cloud, Evernote, YouTube oder Trello.

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