Excel: Zellen verbinden

6. Juli 2020

Inhaltsverzeichnis

  1. Excel-Zellen verbinden und den Inhalt behalten
  2. Excel: Zellen verbinden mit der Verkettungsfunktion
  3. Excel-Zellen sind verbunden – wohin mit den überflüssigen Spalten?
  4. Excel: Zellen verbinden mit reinem Text

 

Microsoft Excel, da sind wir uns einig, taugt für eine Vielzahl von Zwecken. Komplizierte Formeln, einfache Berechnungen oder einfach nur Tabellen, das alles und noch mehr beherrscht das Tool formidabel. Manchmal aber begegnen wir beispielsweise Tabellen, die vor Spalten nur so strotzen, und intuitiv denkt man sich: das geht doch auch kürzer.

Und genau so ist es.

Es geht tatsächlich kürzer, weil man – zum Beispiel in einer Mitgliederliste – nicht unbedingt jede Spalte wirklich benötigt. Klar, die Spalte mit dem Namen und der dazugehörigen Mitgliedsnummer, die muss schon sein. Auch die Mailadresse gehört dazu.

Aber benötigen Sie wirklich für die Straße und die Hausnummer zwei verschiedene Spalten? Oder für die Postleitzahl und die Stadt?

Es sind oft Gründe wie diese, die bewirken, dass einige User mit Excel nichts anfangen können.

Dabei lässt sich so vieles einfach darstellen – oder eben mit ein bisschen Arbeit selbst vereinfachen. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie in Excel Spalten verbinden können, ohne dass dabei Inhalte verloren gehen.

1. Excel-Zellen verbinden und den Inhalt behalten

Egal, wie groß ein Datensatz ist: Es gibt immer etwas zu vereinfachen. Das folgende Bild zeigt den Auszug einer (nicht echten) Mitgliederliste eines Clubs. Was fällt Ihnen auf, außer der Tatsache, dass erst ein Mitglied komplett angelegt worden ist?

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Paradebeispiel einer Tabelle, die schon jetzt zu viele Spalten hat.

Richtig – diese Tabelle enthält viel zu viele Spalten. Denn stellen Sie sich mal vor, dass noch ein paar dazukommen, beispielsweise eine zum Mitgliederbeitrag, eine mit den Telefonnummern und noch eine, in der die Zugehörigkeit zu einer gewissen Trainingsgruppe vermerkt wird.

Das wird dann schnell unübersichtlicher, als die Tabelle das in der vorliegenden Form bereits ist.

Doch ein Tool von Microsoft wäre kein Tool von Microsoft, wenn Sie es nicht vereinfachen könnten, und das gilt ebenso für Excel.

Werden wir doch mal konkret: Die Spalten C und D, also Straße und Hausnummer, kann und sollte man ebenso zusammenlegen wie die Spalten E und F, also Postleitzahl und Name des Wohnorts.

zellen-verbinden-excel
Fügen Sie eine Spalte ein links von jener, die Sie nachher mit anderen Zellen verbinden möchten.

Im ersten Schritt klicken Sie mit der linken Taste der Mouse auf den Buchstaben über der Spalte, in diesem Fall wäre das also Spalte C.

Dann Rechtsklick und im Kontextmenü „Zeilen einfügen“ wählen. Schon generiert Excel eine neue Spalte – nämlich links von der, die Sie markiert hatten.

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Hier ist die neue Spalte bereits erfolgreich eingefügt worden.

Das also war schon mal erfolgreich, doch von jetzt an wird es etwas komplizierter.

Jetzt markieren Sie die oberste Zelle in jener Reihe, im Beispiel also das Feld B4, halten die linke Mousetaste gedrückt und ziehen die Markierung bis zum Ende der Liste (hier also bis Zeile 23). Anschließend können Sie mit der Verkettungsfunktion beginnen.

Doch dafür müssen wir uns erst einmal darüber im Klaren sein, wie die neue Spalte beschaffen sein soll.

2. Excel: Zellen verbinden mit der Verkettungsfunktion

In der neuen Spalte soll der Name der Straße angezeigt werden wie in Spalte D, gefolgt von einem Leerzeichen und der Hausnummer, wie sie in Spalte E zu sehen ist. Und da Sie sich in Zeile 4 befinden, sind die Zellen D4 und E4 die Referenzfelder.

Die korrekte Formel, die Sie in C4 eintragen müssen, lautet dementsprechend =D4_&_”_”_&_E4. Die Unterstriche in der Formel stehen für Leerzeichen, Sie müssen diese Syntax unbedingt beachten, sonst gibt Excel eine Fehlermeldung aus.

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Ein erster Erfolg: die Formel wurde korrekt eingegeben. In den Zeilen 4 und 14 stehen schon die richtigen Adressen – mit einem Leerzeichen zwischen dem Straßennamen und der Hausnummer.

Im Beispiel haben wir für die Zeile 4 als Adresse „Mühlenstraße“ und „444“ eingetragen, damit die Ausgabe des Werts auch in dieser Zeile direkt funktioniert.

Nach dem Eintragen der Formel drücken Sie dann nicht nur die Return-Taste, sondern Return und Strg gleichzeitig. So wird die Formel unmittelbar auf alle markierten Zellen angewandt.

Wenn Sie das nicht machen: auch nicht schlimm. In dem Fall markieren Sie einfach die Zelle mit der Formel per Mouse und ziehen den Zeiger anschließend bis zum Ende der Spalte hinunter.

Jene Zeilen mit bereits eingetragener Adresse – wie im Beispiel die Zeile 14 – zeigen in der neuen Spalte C nun den Straßennamen inkl. der Hausnummer an.

Damit haben Sie die Spalten D und E überflüssig gemacht und können diese löschen. Oder? Stopp! Das müssen Sie dringend unterlassen, weil sich in genannten Spalten die Referenzgrößen für die neue Spalte C befinden, die wir ab sofort mit der Überschrift Adresse (Straße, Hausnummer) versehen.

3. Excel-Zellen sind verbunden – wohin mit den überflüssigen Spalten?

Das heißt, dass Sie jene Spalten mit den Referenzgrößen nicht einfach markieren und mit einem Rechtsklick via „Zellen löschen“ entfernen dürfen.

Täten Sie das, würden parallel dazu die Eintragungen aus Spalte C gelöscht werden, weil sich die dort aufgeführten Informationen ja auf die Zellen in den beiden Spalten beziehen.

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Mit der Funktion „Ausblenden“ lassen Sie die Spalten verschwinden, ohne sie zu löschen.

Eine elegante Lösung ist zum Beispiel, die betroffenen Spalten einfach auszublenden. Dafür müssen Sie die Spalten lediglich markieren, anschließend genügt ein Klick auf die rechte Mousetaste und dort die Auswahl des Eintrags „Ausblenden“.

Jetzt werden die Spalten nicht mehr angezeigt; dass es sie im Excel-Sheet aber noch gibt, zeigt die Tatsache, dass im Dokument rechts hinter der Spalte C nun die Spalte F angezeigt wird.

Hätten Sie die Spalten gelöscht, so würde es nach Spalte C jetzt mit Spalte D weitergehen.

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Die beiden Trennlinien zwischen Spalte C und F deuten an, dass hier mehrere Spalten ausgeblendet worden sind.

Nicht immer jedoch ist die Ausblendung eine praktische Methode. Doch Excel wäre nicht Excel, wenn es nicht auch eine elegante Alternative gäbe.

4. Excel: Zellen verbinden mit reinem Text

In manchen Fällen ist es unumgänglich, die Bezugsspalten zu löschen. Dann allerdings gehen auch die Inhalte der erstellten neuen Spalte verloren.

Doch bietet Excel die Option, die neue Spalte nach Erstellung zu kopieren und dabei nur die Inhalte zu übernehmen, nicht die Formelstruktur.

Das ergibt allerdings erst dann Sinn, wenn die Spalte vollständig ist. Für unser Beispiel bedeutet das, dass Sie die Inhalte der Spalte erst dann kopieren sollten, wenn alle Straßennamen und Hausnummer komplett vorliegen.

beispiel-liste-excel
So könnte die Liste aussehen, wenn zumindest alle Straßennamen und Hausnummern eingetragen worden sind.

Wenn Sie jetzt in die Felder der Spalte C klicken, finden Sie in jedem einzelnen von ihnen die vorhin eingefügte Formel vor, also =D4_&_“_“_&_E4 in Zeile vier, =D5_&_“_“_&_E5 in Zeile fünf und so weiter.

Entfernen Sie die Spalten D und E, dann fehlt den Formeln der Bezugswert, wenn Sie vorher den reinen Text kopieren, den die Formel erzeugt, dann klappt die Entfernung der beiden Spalten später auch.

Fügen Sie dafür zunächst – wie eingangs gezeigt – eine neue Spalte ein:

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Hier ist die neue Spalte bereits vorhanden.

Nun müssen Sie die Zellen, deren Inhalte Sie in der neuen Spalte reproduzieren möchten, markieren, anschließend drücken Sie Strg + C oder wählen per rechter Mousetaste den Eintrag „Kopieren“ aus.

Dann markieren Sie die neue erstellten, noch leeren Zellen, klicken abermals die rechte Taste der Mouse und wählen bei den Einfügeoptionen den Eintrag „Werte“.

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Mit einem Klick auf „Werte“ überträgt Excel nun die Inhalte, also ausschließlich den Text, in die neuen Zellen.

Doch Vorsicht: Keinesfalls dürfen Sie vor dem Kopieren die komplette Spalte markieren, sondern tatsächlich nur die Zellen, in denen sich die Formeln befinden.

Ansonsten funktioniert der Übertrag nicht. Die neue Tabelle sieht nach dem Einfügen idealerweise so aus:

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Jetzt wird ersichtlich, dass Sie einige Spalten löschen können.

Die händisch eingetragenen Straßennamen und Hausnummern befinden sich nun in den Spalten E und F, in Spalte D sehen Sie die per Formel erzeugte Anschrift.

Wenn Sie nun in die Zellen in Spalte C klicken, so wird Ihnen dort lediglich der kopierte Inhalt aus dem entsprechenden Feld der Zeile D angezeigt.

Oder anders ausgedrückt: Sie können die Spalten D, E und F nun allesamt markieren und löschen (per rechter Mousetaste mit „Zellen löschen“).

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Die neue Tabelle ist nun schon deutlich übersichtlicher.

Die neue Spalte benötigt nun nur noch eine Überschrift – und das war es. Diesen Vorgang des Verbindens von Zellen können Sie in einem Excel-Dokument beliebig oft vornehmen.

Im Falle der Beispielliste von Mitgliedern eines Vereins würde es sich anbieten, die Zellen mit den Inhalten „PLZ“ und „Stadt“ ebenfalls zu verbinden. Dann können Sie rechts noch einige Spalten anhängen und die Tabelle bleibt dennoch einigermaßen übersichtlich.

 



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