Microsoft Sway (Teil 1/2): Was ist Office-Sway und was kann das Online-Präsentations-Tool alles?

25. Mai 2020

Was ist eigentlich Microsoft Sway? Was kann dieses Office-Programm alles leisten? Und was sind die großen Vorteile dieses smarten Online-Präsentations-Tools gegenüber PowerPoint, Adobe Spark & Co? In Teil 1 dieses zweiteiligen Büro-Kaizen-Tutorials erfahren Sie alle Basics über die Grundlagen und Hintergründe zu Microsoft Sway. In Teil 2 folgt dann eine ausführliche Schritt-für-Schritt Anleitung mit praxisnahen Beispielen für die eigene Sway-Erstellung.

Inhalt: Das lesen Sie hier
1. Was ist eigentlich die Microsoft Sway-App?
2. Ist Microsoft Sway nun kostenlos oder Teil des kostenpflichtigen Office/Microsoft 365?
3. Wo kann man Microsoft Sway herunterladen/downloaden?
4. Gibt es Microsoft Sway auch für iOS- und Android-Geräte (iPhone, iPad, Smartphone und Tablet)?
5. Datenschutz bei Microsoft Sway: Auch für Power-Apps und Business-Intelligence-Daten geeignet?
6. Extra-Tipp: Microsoft Sway & Co – Die Top 5 der unterschätztesten Office-Tools!

1. Was ist eigentlich die Microsoft Sway-App?

Sway ist ein vergleichsweise neues Online-Präsentationsprogramm aus dem Hause Microsoft. Die App wurde 2014 für die Office-Suite entwickelt und ist seit Juni 2015 offiziell verfügbar. Das Online-Tool sorgt mit einer smarten Design-Engine und einem Entwurfsmodul für ein deutlich einfacheres und schnelleres Erstellen von hochwertigen Präsentationen aller Art – ohne, dass dafür besondere Designkenntnisse erforderlich sind. Dabei können die verschiedensten Formate, Medien und Textabschnitte zu interaktiven Vorträgen, Produkt- und Unternehmenspräsentationen, Diashows, Fotoalben, Reiseberichten, Newslettern und sogar statischen Webseiten zusammengestellt werden. Und das inklusive Storytelling und eingebetteten Medien. Die wesentlichen Vorteile der Präsentationserstellung mit Microsoft Sway sind:

  • Schneller zu professionellen Ergebnissen: Aufgrund der vielen Vorlagen, Templates und der Design-Engine kann das Layout mit wenigen Klicks an die eigenen Vorstellungen angepasst werden. Das Erstellen von Präsentationen geht so wesentlich schneller als mit der Konkurrenz (z.B. PowerPoint, Adobe Spark, Mailchimp oder Prezi).
  • Einfacher Online-Zugriff: Die Sway-Präsentationen werden Online auf den Microsoft-Servern abgespeichert. Das heißt, Sie können jederzeit und überall Ihre Präsentation, den Vortrag oder die Diashow zeigen, ohne einen Laptop oder ein Speichermedium mitnehmen oder etwas herunterladen zu müssen (ein x-beliebiger Computer vor Ort mit Internetverbindung und Webbrowser reicht völlig aus). Die Online-Inhalte lassen sich zudem auch gemeinsam bearbeiten.
  • Kein Herunterladen der Inhalte nötig: Sie können die Links zu der Präsentation auch ganz einfach teilen und in den sozialen Medien wie Facebook oder Instagram streuen. Die Nutzer müssen sich nichts herunterladen und können sich Ihr Werk (zum Beispiel im Rahmen einer Social-Media-Marketingoffensive) ganz einfach Online ansehen. Dabei passt sich Sway automatisch und dynamisch der Bildschirmgröße der Nutzer an. Damit liefert Microsoft Sway ideale Voraussetzungen für das einfache Verbreiten viraler Inhalte!
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Bild 1: Microsoft Sway ermöglicht das einfache und schnelle erstellen hochwertiger Online-Präsentationen und Vorträge. Bild: Microsoft Support, Büro-Kaizen.

2. Ist Microsoft Sway nun kostenlos oder ein Teil des kostenpflichtigen Office/Microsoft 365?

Das Sway-Tool war ursprünglich für die Office-365-Suite entwickelt worden (Microsoft hat seine Cloud-gestützte Bürosoftware Office 365 übrigens zum 21.04.2020 offiziell in Microsoft 365 umbenannt und dafür gleich noch ein paar neue Funktionen spendiert!). Mittlerweile gibt es das Präsentationsprogramm Sway aber auch zusätzlich in einer kostenlosen „Standalone Webanwendung“. Hierfür benötigen Sie lediglich ein kostenloses Microsoft-Konto (Hotmail oder Outlook.com).

  • Die Vollversion von Sway gibt es nur in Kombination mit einem Office/Microsoft 365 Abonnement. Sie benötigen also ein gültiges Microsoft-365-Login, um alle Funktionen der Präsentations-App richtig nutzen zu können.

3. Wo kann man Microsoft Sway herunterladen/downloaden?

Gar nicht. Microsoft Sway ist nur noch als Online-Tool verfügbar, also als cloudgestützte Web-Anwendung mit Zugriff über den Web-Browser. Es gibt keine Desktop-App. Der Zugriff erfolgt somit ausschließlich über das Internet.

  • Der Vorteil ist, dass Sie und Ihre Empfänger kein Programm auf dem eigenen Computer installieren müssen, um das Tool nutzen zu können. Sie benötigen lediglich einen Webbrowser, wie zum Beispiel den Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Safari (für Mac) oder Google Chrome.
  • Der Nachteil ist, Sie benötigen für die Sway-Erstellung und das Ansehen des finalen Werks eine funktionierende Internetverbindung. Eine Offline-Bearbeitung ist bei dieser Webanwendung also naturgemäß nicht möglich.
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Bild 2: Für Microsoft-/Office-Sway benötigen Sie keinerlei Designkenntnisse. Dank der smarten Design-Engine und dem Entwurfsmodul geht die Sway-Erstellung sehr schnell und einfach! Bild: Microsoft Support, Büro-Kaizen.

4. Gibt es Microsoft Sway auch für iOS- und Android-Geräte (iPhone, iPad, Smartphone und Tablet)?

Bereits im Oktober 2014 hatte Microsoft, noch während des Vorschau-Beta-Modus und noch vor dem offiziellen Start des Programms, eine mobile Sway-App für iOS-Geräte vorgestellt (iPhone und iPad). Eine mobile Sway-App für Android-Smartphones und Tablets sollte zu einem späteren Zeitpunkt ebenfalls folgen. Während letztere jedoch nie erschienen ist, wurde die iOS-App bereits Ende 2018 wieder eingestellt und aus Apples App Store entfernt. Microsoft rät seinen Kunden seitdem, die Web-Version von Sway zu nutzen. Diese funktioniert übrigens auch mit allen verbreiteten mobilen Webbrowsern vom Smartphone oder Tablet aus.

5. Datenschutz bei Microsoft Sway: Auch für Power-Apps und Business-Intelligence-Daten geeignet?

Business-Intelligence-Anwendungen und Power-Apps enthalten in der Regel sensible Unternehmensdaten, die nicht in unautorisierte Hände gelangen sollten. Da das Online-Tool Sway die Präsentationen und Vorträge jedoch systembedingt auf den Microsoftservern und noch dazu unverschlüsselt auf Servern außerhalb der Europäischen Union abspeichert, entspricht der Datenschutz häufig nicht den kundenseitigen Compliance-Richtlinien seiner Unternehmenskunden.

6. Extra-Tipp: Microsoft Sway & Co – Die Top 5 der am meisten unterschätzten Office-Tools!

Microsoft Sway ist ohne Zweifel ein sehr mächtiges und nützliches Präsentations-Tool, das ja ursprünglich für die Office-Suite entwickelt wurde. Aufgrund der Fülle an prominenten Microsoft-Tools (allein in Office 365 gibt es mittlerweile über 20 verschiedene Anwendungen) ist es den meisten Nutzern jedoch immer noch weitestgehend unbekannt. Damit steht MS Sway jedoch nicht allein da. Es gibt noch einige weitere extrem praktische Office-Tools, die ein Nischendasein in der „zweiten Reihe“ fristen, obwohl sie besonders im täglichen Berufsalltag viel Zeit und Arbeit einsparen können und dafür einige fantastische Möglichkeiten bieten. Zum Beispiel:

Die Top 5 der (nach Sway) am meisten unterschätzten Microsoft-Office-Tools:

  • Platz 5 – Office Lens: Diese kostenlose App für Smartphones und Tablets wurde im März 2014 veröffentlicht. Sie macht aus jedem Handy und Tablet mit integrierter Kamera einen mobilen Handy-Scanner mit Text-, Zeichen- und Formaterkennung. Damit lassen sich ausgedruckte Dokumente nach Word, Excel, PowerPoint oder OneNote scannen („abfotografieren“) und dann direkt weiterbearbeiten! Aufnahmen von Flipcharts, Whiteboards oder Hochglanzfotos werden von den Algorithmen automatisch entspiegelt und die Bildgröße automatisch zugeschnitten. Auch ausgedruckte Visitenkarten werden selbstständig in ein digitales vCard-Format umgewandelt, um sie zum Beispiel per Mausklick den Outlook-Kontakten hinzuzufügen, ohne die Daten wie bislang manuell abtippen zu müssen. Hier finden Sie → mehr Informationen zur Office Lens .
  • Platz 4 – Microsoft Forms: Diese aus dem Jahr 2016 stammende Office-365-Anwendung macht das Erstellen, Versenden, Ausfüllen und Auswerten von Online-Fragebögen und Online-Umfragen zu einem Kinderspiel. Einen großen Nutzen bietet auch das Einbinden von Forms in Teams. So können in den Team-Chats ganz schnell und einfach Quick-Poll-Umfragen abgehalten werden, um zum Beispiel Feedback von Kollegen einzuholen oder über Termine und Inhalte abzustimmen. Hier finden Sie → mehr Informationen zu Microsoft Forms .
  • Platz 3 – OneNote: Das bereits 2003 erstmals erschienene digitale Notizbuch OneNote war anfangs fest in Microsoft Office eingebunden. Mittlerweile ist es auch als kostenlose Stand-Alone-Lösung verfügbar und zudem in Windows 10 integriert. OneNote ist die perfekte Erweiterung für Outlook und die Dokumentation aller offenen Vorgänge in Unternehmen. Auch die Zusammenarbeit an denselben Notizbüchern ist problemlos möglich. Hier erfahren Sie → mehr Informationen zu Microsoft OneNote .
  • Platz 2 – Die neue Office Mobile-App: Seit dem 18. Februar 2020 gibt es die ganz neue und kostenlose „Office Mobile-App“ für Android- und iOS-Geräte. Diese Handy-App vereint erstmals die bislang eigenständigen Office-Programme Excel, PowerPoint, Word und Office Lens in einer einzigen Anwendung! Hier erfahren Sie → mehr Details zur neuen Office Mobile-App .
  • Platz 1 – Microsoft Teams: Seit 2017 gibt es den Skype-for-Business-Nachfolger Microsoft Teams. Teams kann aber nicht nur Online-Kommunikation, sondern auch Kollaboration (also digitale Zusammenarbeit). Damit enthält die Teams-Plattform alles, was es für eine moderne digitale Zusammenarbeit und digitale Arbeitsplätze benötigt. Es lassen sich zudem auch viele weitere Anwendungen, auch von Drittanbietern, in Teams einbinden. So lassen sich Dokumente, Tabellen, Umfragen oder BI-Berichte gemeinsam erstellen, bearbeiten und in separaten Chats zielgerichtet kommentieren und verbessern. Hier und in folgendem Büro-Kaizen Video erfahren Sie → mehr Informationen zu Microsoft Teams .

Video Büro-Kaizen digital

Microsoft Teams Tutorial (inkl. OneNote Tipp)

(Dauer: 07:57 Minuten)

Inhalt dieser Büro-Kaizen Videoschulung:
1. Wie erstelle ich ein neues Team? (00:33)
2. Wie kann ein Team über Kanäle strukturiert werden? (01:36)
3. Weitere Funktionen über Registerkarten hinzufügen (02:24)
4. Mit Team-Mitgliedern chatten (03:17)
5. Gemeinsames Arbeiten an Dateien (04:31)
6. Besprechungen in Teams führen (05:14)
7. Zusatztipp: OneNote mit Teams nutzen (06:10)
8. Zusammenfassung (06:48)



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