Das CSV-Dateiformat ist ein universelles Format für den programm- und plattformübergreifenden Austausch von Tabellen und Listen. Dabei kann eine CSV-Datei ganz leicht direkt in Excel in eine „normale“ Excel-Tabelle umgewandelt werden. Das wird zum Beispiel benötigt, um Daten aus einer externen Quelle in eine Excel-Tabelle importieren und dort dann auch bearbeiten, formatieren und beispielsweise visuell darstellen zu können. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie das genau funktioniert, lesen Sie hier in diesem Büro-Kaizen-Beitrag.

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist das CSV-Format überhaupt und warum wird es in Excel benötigt?

Die Abkürzung „CSV“ steht für „Comma-separated values“, was auf Deutsch in etwa „durch Komma getrennte Werte“ bedeutet. Dies ist ein spezieller Dateityp im Textformat (also ohne jegliche Formatierung), bei dem die Informationen nicht in Spalten gespeichert, sondern einfach nur durch Kommas getrennt werden. Das macht das CSV-Format zu einem universell lesbaren und nutzbaren Dateityp, mit dem sich Daten beliebig zwischen verschiedenen Programmen und unterschiedlichen Betriebssystemen austauschen lassen. Hier einige Praxisbeispiele.

Da CSV-Dateien einen universellen Dateityp darstellen, können Sie von den meisten Programmen geöffnet sowie auch in ein solches Format abgespeichert werden. Das gilt auch für Microsofts Tabellenkalkulationsprogramm Excel (Teil der Office- und Microsoft-365-Suite).
CSV-Dateien findet man vor allem in der Buchhaltung und im Controlling, wenn einfach strukturierte Daten in großen Mengen verarbeitet werden müssen, zum Beispiel bezüglich Kunden, Abrechnungen oder Produkten.
Auch für den Import und Export von Kontakt-Dateien wird häufig das CSV-Format verwendet, zum Beispiel um den Kontaktordner aus Gmail nach Outlook oder vom Smartphone nach Excel zu importieren.
Beim Wechsel eines Computers oder des Webbrowsers werden die Lesezeichen im Browser ebenfalls meist mittels einer CSV-Datei auf das neue System überspielt.
Ein weiteres großes Anwendungsgebiet ist das Importieren und Exportieren zwischen verschiedenen Datenbanksystemen, wie beispielsweise zwischen MySQL und Oracle.

2. Wie man eine CSV-Datei in Excel öffnet und in eine XLS(X)-Datei umwandelt

Das Lesen und Bearbeiten großer Datenmengen geht in Microsoft Excel deutlich einfacher, übersichtlicher und vielseitiger als in einer CSV-Datei. Denn Excel bietet viel mehr Möglichkeiten im Bereich der Formatierung, der Datenberechnung (z. B. in einer Pivot-Tabelle oder mittels Formeln) und auch für eine visuelle Darstellung in Form von Diagrammen. Das Importieren und Umwandeln einer CSV-Datei in Excel geht dabei ganz einfach und in den meisten Fällen fast automatisch.

Wichtig: Erst das Umwandeln einer CSV-Datei in eine Excel-Tabelle vermeidet Anzeigefehler!

Wenn man eine CSV-Datei einfach nur mit Excel öffnet, kann es zu Darstellungsproblemen kommen. Denn je nach verwendeter Software werden ganz unterschiedliche Zeichen für das Trennen der „durch Komma getrennten Werte“ verwendet (das können Kommas, Punkte, Doppelpunkte, Semikolons oder Leerzeichen sein). Wenn die CSV-Datei dann zudem auch noch Datumsangaben oder Dezimalwerte enthält, sind Anzeigefehler vorprogrammiert. Um das zu vermeiden, sollte die CSV-Datei beim Öffnen in Excel zunächst (weitgehend automatisch) in eine Excel-Tabelle umgewandelt werden. Und das funktioniert so.

Anleitung für das Umwandeln einer CSV-Datei in das Excel-Format:

Schritt 1: Starten Sie die Excel-App und öffnen Sie eine neue, leere Arbeitsmappe.
Schritt 2: Klicken Sie auf die Registerkarte → Daten und dann im Menüband ganz links auf die Schaltfläche → Daten abrufen. Im Dropdownmenü wählen Sie die Option → Aus Datei und dann → Aus Text/CSV.

CSV-Datei in Excel mwandeln — Eine CSV-Datei kann nicht einfach so in Excel geöffnet werden. Sie muss beim Öffnen zunächst noch in eine Excel-Tabelle umgewandelt werden – das erfordert einige wenige Zwischenschritte. Bild: Microsoft, Büro-Kaizen.

Schritt 3: Im neuen Auswahlfenster navigieren Sie zu der betreffenden CSV-Datei und klicken auf → Importieren. Daraufhin öffnet sich ein Vorschaufenster. Prüfen Sie nun, ob das automatische Umwandeln durch Excel richtig funktioniert hat. Wenn ja, klicken Sie auf → Daten transformieren und fahren Sie fort bei Schritt 5. Falls es zu Umwandlungsfehlern kam, ist ein weiterer Zwischenschritt 4 für die Fehlerkorrektur erforderlich.
Schritt 4: In dem Vorschaufenster können Sie im oberen Bereich drei verschiedene Korrektureinstellungen vornehmen. Dies sind der Dateiursprung (in der Regel „65001: Unicode (UTF-8)“, das kann aber auch Arabisch, Chinesisch oder Hebräisch sein), das verwendete Trennzeichen (in der Regel „Semikolon“) und die Datentyperkennung (standardmäßig basierend auf den ersten 200 Zeilen). Führen Sie je nach dem Ursprung Ihrer CSV-Datei die entsprechenden Änderungen durch – Sie können das gefahrlos ausprobieren, sämtliche Änderungen werden zunächst nur im Vorschaubild im unteren Fensterbereich umgesetzt. Haben Sie die passende Konfiguration eingestellt, bestätigen Sie mit einem Klick auf → Daten transformieren.

Daten einer CSV-Datein in Excel transformieren — Die CSV-Dateien von unterschiedlichen Programmen können unterschiedliche Trennzeichen verwenden. Daher gibt es ein Vorschaufenster, um die automatische Umwandlung durch Excel gegebenenfalls noch manuell anpassen zu können. Bild: Microsoft, Büro-Kaizen.

Schritt 5: Excel transformiert nun die CSV-Daten in das XLSX-Format. Das Ergebnis wird in einem neuen Vorschaufenster angezeigt, dem „Power Query-Editor“. Hier können Sie noch weitere Änderungen und vor allem Formatierungen vornehmen, bevor die Daten final umgewandelt werden. Zum Beispiel bestimmte Zeilen und Spalten entfernen, teilen und gruppieren, Werte ersetzen, Zeilen umkehren oder vertauschen, Spalten pivotieren, in Listen konvertieren, analysieren, Überschriften festlegen und vieles mehr. Klicken Sie abschließend links oben in der Registerkarte → Start ganz links auf die Schaltfläche → Schließen und laden. Dadurch wird der Abfrage-Editor geschlossen und die Ergebnisse der CSV-Umwandlung werden in einer Standard-Excel-Tabelle geladen. Diese können Sie dann nach Belieben bearbeiten und im *xlsx Format abspeichern. Fertig.

CSV-Dateien in Excels "Power Query-Editor" — Nach dem Vorschaufenster kommt ein letztes „Abfrage-Editor-Fenster“, in dem noch weitere Anpassungen und vor allem Formatierungen für die Umwandlung der CSV-Datei in eine Excel-Tabelle vorgenommen werden können. Bild: Microsoft, Büro-Kaizen.

3. Wie man umgekehrt eine Excel-Tabelle in eine CSV-Datei umwandelt und exportiert

Erstellen Sie wie gewohnt eine Tabelle in Excel. Fügen Sie dabei für jedes Informationselement in der Tabelle eine eigene Spaltenüberschrift hinzu (zum Beispiel Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Kundennummer, Postleitzahl, Ort, Telefonnummer, Geburtsdatum etc.).
Klicken Sie dann auf die Registerkarte → Datei und → Speichern unter. Wählen Sie einen Speicherort aus, geben Sie der Datei einen aussagekräftigen Namen und klicken Sie anschließend in die Auswahlzeile direkt neben → Dateityp.
Wählen Sie aus dem Dropdownmenü → CSV (Trennzeichen-getrennt) (*.csv) aus und bestätigen Sie mit → Speichern. Fertig. Die Excel-Tabelle wurde in das universell auslesbare CSV-Dateiformat umgewandelt und kann nun in eine externe Anwendung importiert werden.

4. Extra-Tipps: PDFs, Papier-Dokumente und Visitenkarten in eine Excel-Tabelle umwandeln

Sie können auch problemlos ein PDF, ein ausgedrucktes Dokument oder eine physische Visitenkarte so in Excel importieren (und andere Office-Apps wie OneNote, Outlook oder Word), dass Sie den Text am Computer anschließend bearbeiten und weiternutzen können. Das funktioniert ganz einfach mittels einer automatischen Texterkennungsfunktion (optical character recognition; OCR), zum Beispiel in der kostenlos verfügbaren Mobil-App „Office Lens“ von Microsoft. Die Gratis-Anwendung aus dem Office-Universum wertet Ihre Handy-Kamera zu einem echten Handscanner mit Texterkennungsfunktion zum Einscannen von Schriftstücken aller Art auf. So müssen Sie eingesammelte Visitenkarten oder ausgedruckte PDFs nie wieder abtippen! Wie das konkret funktioniert, erfahren Sie in folgenden Links.

PDF in Excel umwandeln: Zwei einfache Wege mit Gratis-Tools (+ Mac).
Office Lens: Gratis Handy-Scanner-App mit OCR-Texterkennung digitalisiert direkt in OneNote & Co.
Themenseite Microsoft 365: Hier finden Sie alle Büro-Kaizen-Anleitungen rund um die Microsoft Office 365-Tools wie Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint & Co.
Kostenloses Download-Center: Viele weitere praxiserprobte Checklisten, Tipps und Anleitungen rund um mehr Effizienz im Büro, am Schreibtisch, bei Besprechungen und der digitalen Zusammenarbeit finden Sie zudem in unserem → kostenlosen Büro-Kaizen Download-Center!