„Ein Outlook wollte Hochzeit feiern, mit dem neuen Planner…“. Wenn schon eine alte Volksweise die Verbindung aus Outlook und Planner besingt, müssen die ja gut zusammenpassen! Doch getreu dem Motto, „Drum prüfe, wer sich ewig bindet, ob sich nicht was Bess’res findet“, überprüfen wir in diesem Blog, wie Sie den Microsoft Planner mit Outlook verbinden können und wie gut die Aufgabenverwaltung mit Microsofts Projektmanagement-Tool Planner und dem klassischen Outlook-Kalender tatsächlich harmonieren und sich synchronisieren lassen!
Inhaltsverzeichnis
Warum ist es sinnvoll den Microsoft Planner mit Outlook zu verbinden?
In der cloudbasierten Microsoft 365 Umgebung gibt es ein gutes Dutzend sehr interessanter und praktischer Kollaborationstools für eine produktivere Zusammenarbeit in Unternehmen, z. B. Delve, Yammer, Flow, Forms, Dynamics, Teams oder eben der Planner.
Microsoft 365 Planner ist ein Kollaboration-Tool für eine einfachere Aufgabenverwaltung und ein übersichtlicheres Projektmanagement. So behält jeder Mitarbeiter den Überblick über seine Aufgaben – und jedes Teammitglied den Überblick über die Fortschritte des gesamten Projekts und der verfügbaren Zeit- und Personalressourcen.
Die Vorgänge im Planner mit dem Outlook-Kalender synchronisieren
Bei allen Vorteilen, die das Planner-Tool für das Projekt- und Aufgabenmanagement bietet, bleibt der Outlook-Kalender jedoch der zentrale Terminkalender für die Büroarbeit. Denn in Outlook laufen alle Fäden aus Ihrer E-Mail-Korrespondenz, Ihren Kontaktdaten und Metadaten sowie Ihren Kalenderterminen zusammen. Daher sollten Sie die Zeit- und Fälligkeitsdaten Ihrer Planner-Aufgaben auch unbedingt mit Ihrem Outlook-Kalender synchronisieren, um stets mit einem Blick die komplette Übersicht über Ihre Termine und To-Dos zu behalten!
Schritt 1: Wie Sie den im Planner-Plan integrierten Terminplan nutzen
Auch der Microsoft Planner besitzt eine Art Terminkalender. Im Planner-Board können Sie sich mit einem Klick auf → Zeitplan alle Aufgaben eines Plans nach Fälligkeitsdatum geordnet anzeigen lassen.
- Aufgaben, die ohne ein festgelegtes Start- oder Fälligkeitsdatum veröffentlicht wurden, werden rechts neben diesem Planner-Zeitplan in einer Liste mit nicht geplanten Vorgängen aufgeführt.
- Sie können ungeplante Aufgaben einfach per Drag and Drop in den Kalender ziehen und damit den Fälligkeitszeitpunkt festlegen, oder umgekehrt, eine bereits geplante Aufgabe in die Liste mit ungeplanten Vorgängen ziehen, um das Fälligkeitsdatum wieder zu löschen.
- Die Aufgabenliste lässt sich zudem nach verschiedenen Kriterien sortieren, z. B. nach den zugewiesenen bzw. bearbeitenden Personen, dem Bearbeitungsfortschritt oder den jeweiligen Kategorien.
Schritt 2: Den Planner-Zeitplan für Outlook zuerst in ein iCalendar-Format umwandeln
Damit Sie ja keine Aufgabe übersehen und stets alle Termine und Fälligkeitsdaten in Ihrem Outlook-Kalender übersichtlich auf einen Blick haben, sollten Sie den Planner-Zeitplan noch mit Ihrem Outlook-Kalender verbinden, also synchronisieren. Dafür müssen Sie den Planner-Plan zunächst in ein iCalendar-Format umwandeln und dann anschließend Ihrem Outlook-Kalender hinzufügen. Das geht ganz schnell.
- Öffnen Sie Ihren Planner-Plan und klicken Sie am oberen Rand auf das Symbol für weitere Optionen (die drei Punkte → „…“).
- Wählen Sie dann in dem Dropdownmenü den Befehl → Hinzufügen eines Plans zum Outlook-Kalender. Falls Sie diesen Menüpunkt nicht sehen, hat der Besitzer des Planner-Plans den Link zum Synchronisieren des Planner-Plans mit dem Outlook-Kalender nicht freigegeben.
- Wählen Sie in dem sich anschließend öffnenden Dialogfenster „Hinzufügen eines Plans zum Outlook-Kalender mit einem iCalendar-Feed“ die Option → Veröffentlichen, mit jedem teilen aus. Damit geben Sie den Link zum Synchronisieren von Planner und Outlook frei.
- Bestätigen Sie dies mit einem Klick auf die Schaltfläche → Zu Outlook hinzufügen.
Hinweis: Den ebenfalls angezeigten iCalendar-Link benötigen Sie nur für das Einbinden des Planner-Plans in eine andere Kalender-App, für das Synchronisieren mit dem Outlook-Kalender gibt es die oben beschriebene One-Click-Lösung.
Schritt 3: Den Planner-iCalendar zum Outlook-Kalender hinzufügen und individuell anpassen
Nachdem Sie oder der Besitzer den Planner Plan veröffentlicht haben, gehen Sie wie folgt vor, um den Planner-Zeitplan mit Ihrem Outlook-Kalender zu verbinden.
- Nachdem Sie auf → Zu Outlook hinzufügen geklickt haben, öffnet sich das Fenster „Kalender hinzufügen” in der Outlook Web App.
- Dort befinden Sie sich in dem Menüpunkt „Aus dem Internet abonnieren”. Der richtige iCalendar-Link wurde bereits automatisch eingefügt.
- Nun können Sie noch den Namen, die Farbe sowie ein Symbol für den Planner Plan in Outlook vergeben. Diese individuellen Anpassungen werden Ihnen nur in der Outlook-App sowie im Neuen Outlook angezeigt.
- Bei dem Punkt „Hinzufügen zu” können Sie auswählen, in welchem Bereich des Outlook Kalenders der Planner Plan angezeigt werden soll.
- Um das Synchronisieren von Ihrem Planner Plan mit Ihrem Outlook-Kalender abzuschließen, klicken Sie auf → Importieren. Nun finden Sie den Planner Plan in Ihrem Outlook.
- Sie können jederzeit diesen Kalender aus Outlook entfernen.
Weitere Tipps: Outlook und Planner synchronisieren, Teamkalender anlegen und vieles mehr
Die Verbindung aus Outlook-Kalender und Planner-Plan führt dazu, dass Sie keine Aufgaben mehr übersehen und einen vollen Überblick über alle Ihre Termine behalten. Sie können aber auch noch einen Schritt weiter gehen und einen gemeinsamen Teamkalender in Outlook anlegen. Das ist nicht nur für die gemeinsame Terminfindung, sondern auch für Krankheits- und Urlaubsvertretungen extrem praktisch.
Unternehmen, die über Microsoft 365 Lizenzen verfügen, sollten sich aber unbedingt auch über die weiteren Kollaboration-Lösungen in Office 365 für Unternehmen informieren, wie z. B. Dynamics, Forms und Teams.
- Microsoft Dynamics ist eine modulare Cloudlösung zur Vernetzung und Optimierung bislang unstrukturierter Geschäftsprozesse wie Sales, Service, Human Resources, Marketing, Finance, Einkauf und Buchhaltung – einfacher und kostengünstiger als die bislang üblichen großen betriebswirtschaftlichen Softwarepakete von SAP und Oracle.
- Microsoft Forms ist ein Tool innerhalb von Microsoft 365, mit dem sich ganz schnell und einfach professionelle Onlineumfragen, Abstimmungen, Preisrätsel und sogar Web-Prüfungen erstellen lassen. An den Forms-Web-Umfragen mit Echtzeit-Status kann mit jedem Webbrowser und Endgerät teilgenommen werden.
- Microsofts Teams ist eine chatbasierte Kommunikationsplattform. Es ergeben sich hier endlich brandneue Möglichkeiten für die Zusammenarbeit im Team durch zahlreiche moderne Kommunikationsformate, wie z. B. Multi-Channel-Gruppenchats, Audio-Gruppenunterhaltungen, HD-Video-Konferenzen und virtuellen Onlinemeetings.
Video-Tutorial: Microsoft Planner
Nachdem Sie nun erfolgreich den Microsoft Planner in Outlook eingebunden haben, finden Sie in unserem Video-Tutorial weitere Infos zum Planner und wie Sie ihn nutzen können.
✅ Microsoft Planner Tutorial 2022 (alle wichtigen Funktionen erklärt!)
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(Dauer 19:38 Minuten)
