Microsoft bietet mit dem neuen „persönlichen Tresor“ in OneDrive seit neuestem einen besonders geschützten Bereich für sensible Daten in seiner Cloud an. So können Sie Dateien, Ordner, Fotos, Videos und wichtige Dokumente sicherer in der Cloud abspeichern. Dabei behalten Sie aber zugleich jederzeit den großen Vorteil eines Cloud-Speichers, nämlich ortsunabhängig von überall aus und mit jedem stationären oder mobilen Endgerät darauf zugreifen zu können. Wie der persönliche OneDrive-Tresor genau funktioniert, wie groß der Speicher ist und wie sicher die darin abgelegten Dateien wirklich sind, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen-Blogbeitrag.
Inhaltsverzeichnis
1. Was ist der persönliche Tresor in OneDrive und Windows 10 genau?
Der persönliche Tresor (im Englischen „Personal Vault“) ist eine zusätzliche Sicherheitsebene in Microsofts Hybrid-Cloud-Speicher OneDrive. Dieser gesonderte und speziell abgesicherte Datenraum ist für das Abspeichern besonders sensible Dokumente, Bilder und Videos gedacht (z.B. Führerschein, Personalausweis, Zeugnisse, Versicherungsnachweise, Zulassungsschein, Lizenzen etc.). Für das höhere Sicherheitsniveau wird der Zugang zu diesem „Cloud-Tresor“ unter anderem mit einer zweiten, zusätzlichen Authentifizierungsmethode und einer zusätzlichen Verschlüsselung abgesichert.
- OneDrive selbst ist ein integraler Bestandteil von Office 365 und zudem auch fest in Microsofts Betriebssystem Windows 10 eingebunden.
- Damit steht der persönliche Tresor seit Ende 2019 allen Microsoft-PRIVAT-Nutzern als kostenlose Zusatzfunktion zur Verfügung.
- Mehr Details zu OneDrive finden Sie in dem Büro-Kaizen-Übersichtsartikel → „OneDrive: Die größten Vorteile – Eine Dateiablage für die dezentrale Zusammenarbeit über alle Geräteklassen hinweg“ .
2. Gibt es den OneDrive-Tresor auch für Business-Kunden?
- Microsoft bietet die Tresor-Funktion seit Ende 2019 für alle Microsoft-Konten an, allerdings nur für Privatanwender. Das sind im Grunde alle Windows 10 Nutzer sowie die Home- und Personal-Pläne von OneDrive und Office 365. Business-, Geschäfts-, Schul- und Unikonten werden nicht unterstützt.
- Der sichere Datentresor ist für Windows 10-PCs, OneDrive im Web und die mobile OneDrive-App (iOS, Android und Windows Phone) verfügbar.
- Business-Nutzer können die Funktion jedoch auf ihrem Mobilgerät (und unter Windows 10) zur besseren Sicherung Ihrer privaten Dokumente nutzen, um z.B. eine Kopie aller wichtigen Identifikations-, Reise- und Versicherungsdokumente auch auf Dienstreisen immer greifbar in einem „Hochsicherheitscloudbereich“ dabei zu haben. Zum Beispiel, falls der Koffer im falschen Flugzeug landet oder unterwegs der Geldbeutel oder die Handtasche geklaut werden. So können Sie sich dennoch jederzeit ausweisen und haben immer Zugriff auf die wichtigsten Dokumente, um nicht vollkommen orientierungs-, ausweis- und/oder handlungslos zu sein.
3. Wie funktioniert der persönliche Datentresor in OneDrive und Windows 10?
Der Cloudspeicherbereich für besonders sensible Daten wird durch einige zusätzliche Sicherheitsfaktoren geschützt. Einige weitere Funktionen sorgen dabei für mehr Komfort bei der Nutzung.
- Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA): Der Tresorspeicher in der OneDrive-Cloud wird mittels einer Zwei-Schritte-Authentifizierung abgesichert. Das bedeutet, dass neben der normalen Anmeldung (Nutzernamen/E-Mail-Adresse und Passwort) ein zusätzlicher Anmeldeschritt erforderlich ist, um diesen Hochsicherheitsbereich zu betreten. Dies kann beispielsweise per PIN, E-Mail- oder SMS-Code oder auch schneller und bequemer mittels Fingerabdruck oder Gesichtserkennung erfolgen.
- Automatisches Ausloggen: Der Tresorraum wird zudem nach einer bestimmten Zeit der Inaktivität automatisch gesperrt. Auch alle geöffneten Dateien werden dann bis zur erneuten Authentifizierung gesperrt. In der Windows- und Web-Version ist das nach 20 Minuten, auf Smartphones, Tablets, iPhones und iPads bereits nach 3 Minuten der Fall.
- Verschlüsselung: Die auf Windows-Rechnern abgespeicherten Tresorordner, Bilder, Dokumente und Dateien werden automatisch mit einem Bitlocker verschlüsselt und auch nicht ungeschützt zwischengespeichert. Auf Smartphones und Tablets wird die zusätzliche Verschlüsselungsmethode des jeweiligen Betriebssystems genutzt (iOS oder Android). Die zusätzlichen Sicherheitsleistungen des Tresorservice umfassen zudem verbesserte Überwachung auf verdächtige Aktivitäten, Virenscans sowie Ransomware-Erkennung und gegebenenfalls Datenwiederherstellung (Ransomware = Erpressungstrojaner).
- Kein Teilen möglich: Die sensiblen Daten in einem persönlichen Tresor lassen sich nicht teilen, sie sind nur für den persönlichen Gebrauch bestimmt. Damit wird ein weiterer Angriffspunkt eliminiert, um die Sicherheit weiter zu erhöhen.
- Direkt in den Tresor scannen und fotografieren: Zur Verbesserung der Nutzerfreundlichkeit kann man sensible Dokumente direkt in den Tresor scannen oder Fotos und Videos direkt in den sicheren Datentresor aufnehmen.
4. Wie sicher ist Microsofts OneDrive-Tresor?
Die Multifaktor-Authentifizierung ist wesentlich sicherer als die standardmäßig eingestellte Anmeldung lediglich mittels Nutzerkonto (E-Mail-Adresse) und Passwort. So nutzen laut Microsoft 99,9% der von Hackern oder Schadprogrammen kompromittierten Benutzerkonten keine MFA für das Login. Im Umkehrschluss bedeutet das, dass sich lediglich 0,1% der Cyberattacken gegen Profile oder persönliche Daten richten, die mittels einer zusätzlichen Sicherheitsebene eine zweite, sicherere Hürde einziehen. In Kombination mit den verbesserten Verschlüsselungs- und Überwachungsfunktionen ergibt sich damit ein wesentlich wirkungsvoller Schutz der im persönlichen OneDrive-Tresor abgespeicherten Dateien und Ordner.
- Microsoft hat Unternehmen und Privatanwender bereits mehrfach zum Wechsel auf eine Multi-Faktor-Authentifizierung aufgefordert. Dennoch nutzten noch Anfang 2020 nur 11% der Unternehmen diese sicherere Anmeldefunktion.
- Mehr Details zu der sichereren MFA-Anmeldung bei Microsoft finden Sie in unserem Büro-Kaizen Artikel → „Microsoft fordert zur Nutzung der Multi-Faktor-Authentifizierung auf! Die MFA in Office 365 aktivieren und einrichten“.
5. Wie groß ist der Speicherplatz im persönlichen OneDrive-Tresor?
Der persönliche Tresor darf so groß sein, wie Ihnen an Speicherplatz in OneDrive zur Verfügung steht. Theoretisch kann er den gesamten Speicherplatz einnehmen, der Ihnen als Speicherlimit in Ihrer Microsoft-Lizenz zur Verfügung steht. Bei der kostenlosen OneDrive-Version liegt das Speicherlimit allerdings bei drei Dateien (also z. B. der Personalausweis, die Versicherungskarte und die Zulassungsbescheinigung fürs private Auto).
Der verfügbare Speicherplatz in den verschiedenen OneDrive-Versionen:
- OneDrive Basic: 5 GB Speicherplatz
- OneDrive 100 GB: 100 GB Speicherplatz
- Office 365 Personal: 1 TB Speicherplatz
- Office 365 Home: 6x 1 TB Speicherplatz
6. Anleitung: So können Sie Ihren persönliche Tresor in OneDrive einrichten
Schritt 1: Öffnen Sie OneDrive und melden Sie sich gegebenenfalls wie gewohnt an.
Schritt 2: Öffnen Sie den Ordner → Persönlicher Tresor (bei manchen Geräten auch → Personal Vault).
Schritt 3: Klicken Sie auf → Erste Schritte, auf → Weiter/Fortfahren und dann auf → Überprüfen.
Schritt 4: Wählen Sie nun die Überprüfungsmethode aus, mit der Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung durchführen wollen (z.B. SMS, Fingerabdruck etc.).
Schritt 5: Nun müssen Sie die ausgewählte zusätzliche Authentifizierungsmethode einmal durchführen, fertig. Ihr persönlicher Tresor in OneDrive ist nun eingerichtet.
Hinweis: Den Vorgang müssen Sie auf jedem Gerät wiederholen, auf dem Sie den sicheren Tresorspeicher mit Hybridcloudtechnologie nutzen wollen.
7. Extra-Tipp: Kostenlose Büro-Kaizen-Anleitungen für eine effizientere Datenspeicherung und Nutzung in OneDrive!
OneDrive ist eine spezielle Hybrid-Cloudspeichertechnologie von Microsoft, die auf dem bekannten SharePoint aufbaut. Als Cloudspeicher ermöglicht es das einfache Synchronisieren über verschiedene Geräte hinweg und auch den mobilen Zugriff von überall aus. Zusätzlich ermöglicht der Hybridspeichertechnologie aber auch den Offline-Zugriff auf die Daten und Dokumente ohne Internetverbindung. So haben Sie stets den vollen Zugriff, egal was passiert, ob nun ein Gerät kaputt geht oder ob Sie sich in einem Funkloch im Außendienst befinden.
Hier finden Sie alle Funktionen von OneDrive einfach und praxisnah erklärt, zum Beispiel:
- Tipps für die ideale Dateiablage und Ablagestruktur in OneDrive
- Wie man Dateien für die Zusammenarbeit mit anderen freigibt
- Wie die „selektive Synchronisation“ für die Offline-Nutzung von OneDrive funktioniert
- Was sind die Vorteile von OneDrive for Business für Unternehmen?
- Wie kann man zwei verschiedene OneDrive Konten auf einem einzigen Smartphone nutzen (z.B. ein privates und ein Business-Konto)?
- Wie erfolgt die Datensicherung auf OneDrive?
- Alle kostenlosen OneDrive-Anleitungen finden Sie hier in einem eigenen Bereich unserer Office-365-Übersichtsseite von Büro-Kaizen → „Microsoft Office 365: Kostenlose Anleitungen von A bis Z“ .
8. Büro Kaizen digital: Video-Tutorial
Microsoft OneDrive – Tutorial
(Dauer 10:31 Minuten)
Inhalt dieses Video-Tutorials:
1. OneDrive Personal vs. OneDrive for Business (00:46)
2. OneDrive in Windows einrichten (01:57)
3. Speicherplatz: Nur online oder auch lokal? (03:22)
4. Ordner-Struktur, die Spaß macht (06:09)
5. Dateien und Ordner freigeben (07:49)
6. Zusammenfassung (09:20)
