Wer darf wie und wo Microsoft Office kostenlos nutzen? Denn viele beliebte Microsoft Office Programme – wie Word, Excel, PowerPoint und einige weitere Apps – können zwar auch gratis verwendet werden. Allerdings nur mit einem etwas abgespeckten Funktionsumfang. Denn nicht jeder darf die Vollversionen dieser Office-Apps kostenlos nutzen. Nur für den Bildungsbereich (Schüler, Studenten und Lehrer) sowie gemeinnützige Vereine gilt das Angebot. Alle anderen müssen dafür bezahlen. Neben der gratis Testversion bietet Microsoft allerdings auch ein kostenloses, dafür jedoch abgespecktes Office Online an. Lediglich die mobilen Office-Apps für Smartphones und Tablets sind durch die Bank kostenfrei. Die wichtigsten Unterschiede sowie nützlichsten Tipps und Anleitungen rund um Office 365 finden Sie hier!
Inhaltsverzeichnis
1. Die Unterschiede: Microsoft Office vs. Office 365 vs. Microsoft 365 vs. Office im Web
Der Redmonder IT-Gigant Microsoft hat eine lange Tradition im Umbenennen seiner Produkte. So wurde zum Beispiel „Office 365“ im April 2020 offiziell in „Microsoft 365“ umbenannt. Die kostenlosen „Office Web Apps“ wiederum wurden 2014 in „Microsoft Office Online“ umbenannt und heißen mittlerweile „Office im Web“. Hinter dem Überbegriff „Office“ verbergen sich aber tatsächlich drei verschiedene Produktpakete, die zwar im Kern ähnlich sind, sich aber in den Details zum Teil erheblich unterscheiden. Hier die Kurzzusammenfassung:
- Microsoft Office: Dies ist das ursprüngliche Programm-Paket der Office-Bürosoftware. 1989 zum ersten Mal veröffentlicht, lautet die aktuelle Version „Microsoft Office 2021“. Dabei handelt es sich um die Vollversionen der Desktop-Apps für die lokale Installation auf dem eigenen Rechner. Einmal gekauft, kann man die erworbenen Office-Apps dann bis zum Ende des Produktlebenszyklus (dem Supportende) ohne weitere Kosten nutzen – allerdings auch ohne automatisches Update auf eine zwischenzeitlich verbesserte Programmversion.
- Microsoft 365: Seit 2011 bietet Microsoft „Office 365“ an. Die wesentlichen Unterschiede zum klassische Office sind zum einen ein Abonnement-Modell. Das heißt, die Software wird in einem Jahresabonnement gemietet (nach Umfang und Anzahl an Nutzern). Zusätzlich wird diese Microsoft-365-Suite auch von den enormen Rechen- und Speicherkapazitäten der hauseigenen Cloud (= Rechenzentren) flankiert. Das ermöglicht vollkommen neue Apps und Anwendungen, die im klassischen Desktop-Office technisch gar nicht möglich sind. Das reicht von Apps wie Teams, Planner und Yammer bis zur Auslagerung eines Großteils der IT-Infrastruktur in die Microsoft Cloud.
- Office 365: Trotz der 2020er Umbenennung in „Microsoft 365“ wurde die Bezeichnung „Office 365“ für das Enterprise-Segment (also große Unternehmen und Konzerne) beibehalten.
- Office im Web: Das kostenlose „Microsoft Office Online“ (f.k.a. „Office Web Apps“) wurde 2010 veröffentlicht. Hierbei handelt es sich um sogenannte Web-Apps, die sofort und direkt im Browser ausgeführt werden können. Also ohne lokal installiert werden zu müssen. Dieser Vorteil geht jedoch zulasten der Funktionalität, denn die Web-Apps haben im Vergleich zu ihren Desktop-Vollversionen einen etwas eingeschränkten Funktionsumfang. Zu den kostenlosen Web-Apps gehören auch Microsofts wichtigste Office-Programme Word, Excel, PowerPoint, Outlook und einige weitere mehr (siehe nächster Absatz).
- Mehr Infos zu den Unterschieden der verschiedenen Office-Varianten finden Sie in unseren Büro-Kaizen-Beiträgen → „Die Vorteile von Office 365 für Unternehmen: IT-Infrastruktur und Software mieten statt kaufen“ und → „Office 365 Tools: Alle Apps und Anwendungen zusammengefasst“.
2. Kostenloses Microsoft Office 365 für den Bildungsbereich
Schülern, Lehrern und Studenten stellt Microsoft ein kostenloses Office 365 Education gratis zur Verfügung. Kostenlos ist allerdings nur die Basisversion von Office 365. Wollen Schulen oder Universitäten ihren Schülern, Studenten und Lehrpersonal mehr Funktionen zur Verfügung stellen, dann müssen diese entweder den Office 365 Plan A3 oder A5 abonnieren.
- Der Preis errechnet sich dann wie bei allen Office-365-Paketen aus dem gewählten Plan (= Funktionsumfang) und der Anzahl an Benutzern pro Monat in einem Jahresabonnement.
- Microsoft gewährt auf die Education-Pläne A3 und A5 allerdings einen Preisnachlass. Diese sind deutlich günstiger als die regulären Preise für Privatpersonen oder Unternehmen.
- Alle Details rund um das kostenlose Office 365 für Bildungseinrichtungen finden Sie in unserem Büro-Kaizen Blogbeitrag → „Mehr Office für Studierende: Alle Infos, Preise und Leistungen rund um Office 365 Education und Office 2019 Student (inklusive satten Studentenrabatten für Surface, Xbox, Kopfhörer und Zubehör!“
Spar-Tipp: So können Sie Microsoft Office Home & Student 2021 deutlich günstiger kaufen!
Man kann zwar das Office-Paket direkt auf der Microsoft-Webseite aus dem Microsoft Store kaufen. Allerdings ist das nicht der günstigste Weg. Im (Online-)Fachhandel findet man häufig deutlich niedrigere Preise und kann sich manchmal mehr als die Hälfte des Geldes sparen. Nutzen Sie dafür einfach einen Online-Preisvergleich wie billiger.de, idealo.de oder preis.de. Mehr Details hierzu lesen Sie in unserem Beitrag → „Kann man Office 365 auch ohne Abo kaufen? Und Office 2019 mieten? Nein, aber mit diesen Tipps bezahlen Sie deutlich niedrigere Preise!“
3. Auch gemeinnützige Vereine erhalten Microsoft Office 365 kostenlos
Das zentrale Kriterium ist hierfür der Non-Profit-Bereich. Alle Organisationen, die nicht gewinnorientiert und damit gemeinnützig handeln, erhalten die Basisversion von Office 365, Business Essentials, kostenlos von Microsoft als Spende.
- Die kostenlose Office-365-Business-Essentials-Version enthält allerdings nicht die Desktop-Anwendungen für die lokale Installation und das Offline-Arbeiten auf einem Computer (PC oder Mac).
- Mehr Details zu den Unterschieden und Funktionsumfang der verschiedenen Office 365 Pläne für Organisationen erfahren Sie hier → „Office 365 Business für Unternehmen: FAQ“
4. Die kostenlosen Microsoft Office-365-Apps für Smartphones und Tablets (Android, iPhone und iPad)
Es gibt leider nicht die „Office 365 App“ für Smartphones und Tablets. Allerdings gibt es für zahlreiche Office-Programme auch jeweils einzelne und kostenlose mobile App-Versionen. So können Office-365-Kunden zentrale Teile der Office-Suite auch vom Handy aus unterwegs nutzen.
- Mit der neuen „Office mobile App“ vereint Microsoft sogar erstmals die drei Programme Excel, PowerPoint und Word in einer einzigen Anwendung!
- Die neue Office Mobile-App ist seit dem 19.02.2020 kostenlos und uneingeschränkt nutzbar und hier im Microsoft Store downloadbar.
Übersicht über die kostenlosen mobile Apps für Office 365 (Android, iPhone und iPad):
- Word
- Excel
- PowerPoint
- Outlook
- OneNote
- OneDrive
- Skype
- Skype for Business
- Office Lens
- Yammer
- Delve
- Microsoft Teams
- Stream
- Einen Überblick über alle in Office 365 verfügbaren Apps finden Sie in unserem (kostenlosen) Artikel → „Office 365 Tools: Alle Apps und Anwendungen zusammengefasst“.
5. Microsoft Office 365 kostenlos testen: Aber am besten gleich die Business-Version!
Microsoft bietet einen kostenlosen Testmonat für seine Office 365 Software und Dienste an. Dabei sollten Sie jedoch zwei Dinge beachten, die sich sonst nachteilig auswirken könnten.
- Das Testabonnement muss innerhalb von 30 Tagen nach der Registrierung gekündigt werden, damit keine Kosten entstehen.
- Eine Office-365-Home-Lizenz lässt sich nicht so ohne weiteres zu einer Business-Lizenz upgraden. Das erfordert eine etwas aufwendigere Datenmigration. Falls Sie daher Office 365 erst einmal kostenlos testen wollen, dann am besten gleich in der Business-Version! Mehr Details hierzu in → „Microsoft Office 365 als Home oder Business testen? Wählen Sie Business, das erspart Ihnen später Ärger!“.
6. Microsoft Office im Web: Mit den Web-Apps darf jeder Microsoft Office kostenlos nutzen!
„Office im Web“ (zuvor: „Microsoft Office Online“) kann zwar kostenlos genutzt werden. Dennoch ist eine Anmeldung mit Nutzernamen und Passwort erforderlich (eine Windows Live-ID). Denn nur so kann Microsoft die Inhalte sicher zuordnen und vor unbefugtem Zugriff schützen. Solch ein Microsoft-Konto kann allerdings jederzeit schnell, einfach und vor allem kostenlos direkt beim ersten Start einer Web-App erstellt werden.
- Kennzeichen der Web-Apps (z. B. Word im Web, PowerPoint im Web, Excel im Web etc.) ist, dass sie lediglich einen Webbrowser benötigen und sie daher unabhängig vom Betriebssystem funktionieren, wie Windows 10 und 11, macOS oder Linux. Dies wird durch die enormen Rechenpower der Microsoft-Rechenzentren im Hintergrund ermöglicht.
- Die Web-Apps bieten zwar die grundlegenden und meist völlig ausreichenden Programmfunktionen für das Bearbeiten von z. B. Word-Dokumenten, Excel-Tabellen und PowerPoint-Folien. Ein paar Sonderfunktionen bleiben jedoch den kostenpflichtigen Vollversionen vorbehalten.
- Als Speicherort fungiert dabei zunächst einmal die Microsoft Cloud „OneDrive“. Die Inhalte (z. B. Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien) lassen sich jedoch jederzeit auch von der lokalen Festplatte oder einem externen Speichermedium hochladen und auch dorthin downloaden.
- Hier gelangen Sie direkt → zum Login in das kostenlose Microsoft Office im Web.
Folgende Web-Apps sind in „Microsoft Office im Web“ kostenlos verfügbar:
- Word
- Excel
- PowerPoint
- OneNote
- OneDrive
- Outlook
- Sway
- Forms
- Kalender
- Kontakte
- Skype
- (Tipp: Teams ist ebenfalls in einer etwas abgespeckten „Free“-Version kostenfrei erhältlich)
7. Die „Mein-Office-App“: Kostenloses Word, Excel und PowerPoint in Windows 10 und 11?
In Windows 10 und 11 gibt es seit Ende 2018 die vorinstallierte App namens „Office“ (früher „Mein Office“). Diese dient als Hub für das einfachere und schnellere Starten und Bedienen der verschiedenen kostenfreien „Office im Web“ Apps. Es handelt sich also nicht um vorinstallierte Vollversionen der Programme. Sie können damit aber die kostenlosen Web-Apps von z. B. Word-, Outlook- oder PowerPoint-im-Web bequem an die Taskleiste anheftet und von dort aus künftig schneller und einfacher direkt starten. Die Office-App können Sie hier kostenfrei → im Microsoft Store herunterladen.
8. Extra-Tipp: Kostenlose Microsoft Office 365 Anleitungen von A bis Z auf Büro-Kaizen
Das Cloud gestützte Office 365 kann weit mehr als das klassische Office 2016 oder 2019. Es gibt viel mehr Funktionen, Apps, Tools und Möglichkeiten. Das gilt besonders für die vielen, vergleichsweise neuen Business-Tools für eine effizientere Zusammenarbeit (Kollaboration) in Unternehmen und Organisationen. Welche das sind, und was diese alles können, haben wir Ihnen in folgenden kostenlosen Anleitungen für Office 365 zusammengefasst.
- Microsoft Office 365: Kostenlose Anleitungen von A bis Z
- Microsoft Outlook: Die wichtigsten Prinzipien in neun Artikeln zusammengefasst.
- Microsoft OneNote: Die wichtigsten Grundlagen, Funktionen und Praxistipps.
- Den Unterschied zwischen Office 365 und dem kostenlosen, dafür aber in den Funktionen stark eingeschränkten Office Online lesen Sie in → „Office 365 online vs. offline: Alle Infos und Anmelde-Links rund um die Online-Nutzung von Office 365“ .
9. Kostenlose Office-Alternativen: LibreOffice, OpenOffice und Google Docs
Es gibt zahlreiche kostenlose Bürosoftwarepakete als Alternative zu Microsoft Office und Microsoft 365, die sich vom Layout und dem Funktionsumfang stark ähneln. Alle enthalten dabei – neben weiteren Anwendungen – auch kostenlose Programme für die Textbearbeitung (analog zu Microsoft Word), für die Tabellenkalkulation (analog zu Microsoft Excel) und die Präsentationserstellung (analog zu Microsoft PowerPoint). Hier eine Übersicht mit Links zu den derzeit führenden Gratis-Lösungen:
- OpenOffice: Das Urgestein der kostenlosen Open-Source-Bürosoftwarepakete erschien erstmals 2002 und wird seitdem kontinuierlich mit neuen Versionen weiterentwickelt.
- LibreOffice: Als Abspaltung aus dem OpenOffice-Projekt entstanden, geht es seit 2010 unabhängige Wege und gilt mittlerweile als das leistungsfähigere der beiden Systeme.
- SoftMaker FreeOffice: Die gratis Bürosoftware (Eigenwerbung: „Die beste kostenlose Alternative zu Microsoft Office“) besitzt eine zusätzliche Sonderfunktion „Fingereingabemodus“ für eine einfachere Bedienung auf den Touchdisplays größerer Tablets und moderner Laptops.
- Ashampoo Office Free: Basiert auf SoftMaker FreeOffice. Es kann als Special-Feature auch portabel auf einen USB-Stick installiert und von dort aus flexibel gestartet und genutzt werden. Es funktioniert auch sehr gut auf alten Rechnern und legt Wert auf eine hohe Kompatibilität zu den Microsoft-Produkten.
- Google Docs: Die kostenlose Web-App-Sammlung „Google Docs“ entspricht Microsofts „Office im Web“. Die leistungsstärkere und dafür kostenpflichtige Google „G Suite“ ähnelt dagegen „Microsoft 365“.
10. Video Büro-Kaizen digital: „Office 2021 vs. Microsoft 365 – Lohnt sich das Abo?“
(Dauer 15:09)
Inhalt dieses Office-Video-Vergleichs:
