Microsoft Stream: Der neue Video-Verwaltungsdienst in Office 365 transkribiert das Gesprochene zu Text und macht damit unternehmensinterne Videos erstmals durchsuchbar und effizienter nutzbar!

12. Juni 2020

Microsoft Stream ist der neue, intelligente Video-Verwaltungsdienst für Unternehmen innerhalb von Office bzw. Microsoft 365. Die wichtigste Neuerung ist dabei die automatische Transkription der verbalen Videoinhalte zu schriftlichem Text. Auf diese Art und Weise lassen sich die verschriftlichten Videotranskripte erstmals auch mit gängigen Methoden der Textverarbeitung nach Schlagworten durchsuchen, per Copy & Paste weiternutzen und nahtlos in das Wissensmanagement integrieren! Damit wird es möglich, die vielen Informationen aus den eigenen Firmenvideos, Schulungsvideos und Live-Mitschnitten (z.B. von Präsentationen und Vorstandsbesprechungen) erstmals „richtig“ für das eigene Unternehmen zu erschließen und nachhaltig nutzbar zu machen.

Inhalt: Das lesen Sie hier

  1. Was ist Office-/Microsoft 365 Stream? Erklärung und Beschreibung
  2. Der Unterschied zwischen Microsoft Stream vs. Office 365 Video
  3. Microsoft Stream: Preis, Kosten, Lizenzen und Einbindung in Office 365
  4. Für welche Sprachen ist die automatische Beschriftung in Microsoft Stream bereits verfügbar?
  5. Praxisbeispiele für Microsoft Stream im Unternehmen: Schulungsfilme, Informationsvideos Videomittschnitte von Meetings und Vorstandssitzungen
  6. Die wichtigsten Funktionen von Microsoft Stream 365 im schnellen Überblick
  7. Extra-Tipp: Stream kann automatisch transkribieren – Outlook seit neuestem automatisch übersetzen!

1. Was ist Office-/Microsoft 365 Stream? Erklärung und Beschreibung

Der Videoverwaltungs- und Freigabedienst „Microsoft Stream“ wurde im Juni 2017 als das interne „Enterprise-YouTube“ für Unternehmen veröffentlicht. Er soll den bisherigen Video-Dienst „Office 365 Video“ nicht nur sukzessive ersetzen, sondern die Bereitstellung von unternehmensinternen Videos regelrecht revolutionieren. Denn Stream geht bei den Möglichkeiten des Informations- und Wissensmanagements in Videos weit über die Fähigkeiten seines Vorgängers oder anderer, etablierter Video-Streaming-Plattformen hinaus.

  • Die integrierte, Cloud-gestützte Künstliche Intelligenz verschriftlicht automatisch sämtliche gesprochene Inhalte im Video in Textform. Per Gesichtserkennung lassen sich die einzelnen Textpassagen sogar den jeweiligen Sprechern zuordnen, um gezielt nach Aussagen von bestimmten Personen suchen zu können.
  • Die automatische Speach-to-text-Umwandlung ermöglicht damit nicht nur automatisch generierte Untertitel (z.B. für Gehörgeschädigte). Die verschriftlichten Videoprotokolle machen die gesprochenen Videoinhalte erstmals auch für die gängigen Mittel der Textverarbeitung zugänglich. Die so generierten Textprotokolle können dann einfach nach Schlagworten durchsucht oder auch ganze Textbausteine schnell und einfach per Copy & Paste in andere Textdokumente kopiert und weitergenutzt werden.
  • Dadurch wird das Problem gelöst, dass die audiovisuellen Videoinhalte im Unterschied zu Textdokumenten bislang nicht durchsuchbar waren. Statt Videos wie bisher lediglich aufwendig mit einigen Tags zu verschlagworten, die nur eine grobe Strukturierung ermöglichen, werden somit sämtliche Details der Videoinhalte einer gezielten Informationssuche zugänglich – ohne zusätzlichen Beschriftungs-, Zeit- und Arbeitsaufwand!
  • Microsoft Stream sorgt als Teil von Office 365 zudem für ein sicheres Teilen der unternehmensinternen Videos. Denn die Maßnahmen der Verschlüsselung, Authentifizierung und individuell festlegbaren Berechtigungen sorgen bei sensiblen Informationen dafür, dass nur die jeweils als zulässig definierten Nutzer die jeweiligen Inhalte auch tatsächlich einsehen können.

2. Der Unterschied zwischen Microsoft Stream vs. Office 365 Video

Während Microsofts bisheriger Videodienst Office 365 Video auf einer SharePoint Site Collection beruht, basiert das neuere Stream auf Microsofts Cloudlösung Azure Media Services und nutzt Office 365 Groups.

  • Erst die hohen Verarbeitungs- und Speicherkapazitäten in der Cloud ermöglichen die rechenintensiven Prozesse bei der Sprache-zu-Text Transkription sowie auch bei der Gesichtserkennung.
  • Mit dem Wechsel von SharePoint auf seine Azure-Cloudumgebung hat Microsoft zugleich die technologische Basis gelegt, seinen Business-Videostreaming-Dienst künftig auch Nutzern ohne Office-365-Account zugänglich zu machen. Bislang funktioniert Microsoft Stream allerdings nur unternehmensweit innerhalb eines Office-365-Tenants, die Einbindung externer Gäste ist (noch) nicht möglich.

3. Microsoft Stream: Preis, Kosten, Lizenzen und Einbindung in Office 365

Microsoft Stream ist Teil der Enterprise-Pläne von Office 365 und kann per einfachem Drag-and-drop in nahezu alle Office-Anwendungen integriert und eingebunden werden, z.B. Delve, Flow, Groups, OneNote, PowerApps, SharePoint (Enterprise Search, Online und mobile SharePoint-Apps), Sway, Teams und Yammer.

  • Stream ist allerdings bislang nur für die Office-365-Enterprise-Pläne und weder für die Business-Versionen noch als Stand-alone-Lösung verfügbar.
  • Office 365 heißt seit April 2020 übrigens Microsoft 365. Was sich im Zuge der Umbenennung geändert hat, erfahren Sie hier → „Office 365 wird in Microsoft 365 umbenannt: Zur Feier der Namensänderung spendiert Microsoft folgende neue Funktionen und Pläne!“.
  • Office/Microsoft 365 ist ein cloudgestütztes SaaS-Angebot (Software as a Service). Bezahlt wird immer pro Nutzer und Monat multipliziert mit dem gewählten Leistungspaket (= „Plan“). Hier finden Sie eine gute Übersicht zu den unterschiedlichen Microsoft/Office 365 Plänen → „Völlig planlos…!? Vergleich der Office 365 Pläne und Preise für Unternehmen“.

4. Für welche Sprachen ist die automatische Beschriftung in Microsoft Stream bereits verfügbar?

Anfangs war die automatische Videotranskription in Stream nur für Englisch und Spanisch verfügbar. Seit Mitte 2019 funktioniert die intelligente Spracherkennungstechnologie und Sprache-zu-Text-Transkription aber auch für weitere wichtige Geschäfts- und Handelssprachen wie Chinesisch, Deutsch, Französisch, Italienisch, Japanisch und Portugiesisch. Die Benutzeroberfläche selbst ist von Anfang an in 44 Sprachen (für 181 Länder) verfügbar.

  • Die automatische Verschriftlichungsfunktion funktioniert derzeit nur mit MP4 -und WMV-Dateien.
  • Der Beschriftungsprozess benötigt zudem rund doppelt so lang wie die eigentliche Videodauer. Bei einem Video von 10 Minuten Länge benötigt Microsoft Stream somit bis zu 20 Minuten Bearbeitungsdauer für das Transkribieren.
5. Praxisbeispiele für Microsoft Stream im Unternehmen: Schulungsfilme, Informationsvideos sowie Videomittschnitte von Meetings und Vorstandssitzungen

Videos finden im Unternehmensalltag immer stärkere Verbreitung. Sie werden überall dort eingesetzt, wo die Erklärleistung von schriftlichen Erzeugnissen wie eBooks, Broschüren und Checklisten nicht mehr ausreicht. Ein weiterer Anwendungsbereich sind Live-Mitschnitte von unternehmensinternen Besprechungen, wie Meetings und Vorstandssitzungen (z.B. via Microsoft Teams). Durch die Video-Mitschnitte werden die Informationen auch für eine spätere Verwendung sowie Personen zugänglich, die an der ursprünglichen Veranstaltung nicht teilnehmen konnten – bis hin zum eigenen „Corporate TV“, um die Mitarbeiter über die eigenen Unternehmensaktivitäten, Neuigkeiten und Pläne auf dem Laufenden zu halten.
Die Vorteile von Videos im Unternehmenskontext:

  • Videos bieten einzigartige Möglichkeiten zur Informationsverdichtung und Komplexitätsreduzierung.
  • Die gleichzeitige audiovisuelle Informationsaufnahme ist wesentlich effizienter als bei reinen Textformaten. Die effizientere Informationsvermittlung führt zu einem höheren Lernerfolg und Reproduzierbarkeit der Inhalte (inklusive Beobachtungslernen und Wiedererkennungseffekt).
  • Informationsvideos müssen nur einmal gedreht werden und sind dann orts- sowie zeitunabhängig nutzbar und beliebig oft reproduzierbar. Das ermöglicht z.B. kostengünstige und flexibel nutzbare interne Weiterbildungsmöglichkeiten.
  • Mittels Video-Mittschnitten werden die klassischen Unternehmensbesprechungen zeitlich und räumlich entgrenzt und damit auch weiteren Mitarbeitern zugänglich, die an der Originalveranstaltung nicht teilnehmen konnten.
Beispiele für Microsoft Stream und Video-Anwendungen in Unternehmen:

  • Video-Dokumentationen strategisch relevanter Unternehmenskommunikation, wie z.B. Präsentationen, Vorträge, Produkt- und Projektvorstellungen, Meetings, Konferenzen und Vorstandssitzungen.
  • Trainingsvideos zur Verbesserung der Qualität in Service und Vertrieb.
  • Schulungen der Mitarbeiter an im Unternehmen verwendeten Produkten und Systemen, wie z.B. CRM-, Kassen- oder IT-Systeme.
  • Videoanleitungen für die Bedienung, Montage oder Inspektion und Wartung von Maschinen und Anlagen.
  • Allgemeine Verhaltensanweisungen im Rahmen der Arbeitssicherheit und Unfallverhütung.
  • Anleitungsvideos im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements, um beispielsweise die Ergonomie am Arbeitsplatz zu verbessern und damit die Krankenkosten zu reduzieren.

6. Die wichtigsten Funktionen von Microsoft Stream 365 im schnellen Überblick:

  • Die Videos können mit Stream sicher geteilt werden. Wer was sehen darf, wird über den Azure Active Directory Service geregelt (Authentifizierung und Verschlüsselung). Sensible Themen bleiben somit einem bestimmten Personenkreis, Gruppen oder auch einzelnen Nutzern vorbehalten.
  • Die Nutzer können in einer Kommentierungsfunktion über die Videoaufzeichnungen diskutieren und sich über den Inhalt austauschen (auch zu bestimmten Zeitangaben / Time Codes).
  • Mittels der Gesichtserkennung kann jeder Ort und Zeitpunkt angezeigt werden, an dem eine bestimmte Person in einem Video spricht und sofort dorthin navigiert werden.
  • Die Sprache-zu-Text-Transkription ermöglicht erstmals eine intelligente Tiefensuche in Videos, um die gesamten Videoinhalte nach bestimmten Themen und Schlüsselwörtern zu durchsuchen (Video Indexer / Video Breakdown mit verlinkten Time Codes).
  • Die automatische Untertitelung wandelt das Gesprochene Wort in nutzbaren Text um und sorgt damit zudem für eine Barrierefreiheit für Hörgeschädigte.
  • Zum Abspielen der in Stream gespeicherten Videos reicht ein gängiger Web-Browser auf PC oder Mac aus (Edge, Safari, Chrom). Es werden keine gesonderten Player oder Add-Ins bzw. Add-Ons benötigt. Für mobile Endgeräte (Smartphone und Tablets) gibt es eigene Apps, ein Abspielen ist alternativ aber auch in den mobilen Browsern möglich.
  • Die Videos werden in Microsoft Stream einfach hochgeladen und können dann per „Drag and Drop“ beliebig oft geteilt oder in andere Office-Anwendungen integriert werden.
  • Künftig sollen zu der Funktion der On-Demand-Videos auch Live-Video-Streaming-Übertragungen mit bis zu 10.000 Teilnehmern möglich werden.

7. Extra-Tipp: Microsoft Stream kann automatisch transkribieren – Outlook seit neuestem automatisch übersetzen!

Microsoft Stream ist nicht die einzige Anwendung in Office 365, die moderne Algorithmen des Maschinellen Lernens und der Künstlichen Intelligenz für die digitale Büroarbeit nutzbar macht. Denn Microsoft hat zum Beispiel auch seinen E-Mail-Client Outlook und seinen Editor wesentlich weiterentwickelt.

  • Neue Funktionen des Microsoft Editor: Der einfache Text-Editor (Notepad) von Microsoft kann seit April 2020 erheblich mehr leisten. Seitdem kann das Programm auch die Grammatik, Rechtschreibung und sogar den Schreibstil und Ausdruck in über 20 verschiedenen Sprachen überprüfen und korrigieren. Auf Wunsch wird der Text auch auf einen formalen Schreibstil hin getrimmt. Das ist besonders für den fremdsprachigen Business-Einsatz praktisch, also das Verfassen von Texten in Fremdsprachen wie Englisch, Französisch, Italienisch oder Spanisch. Der neue Editor funktioniert dabei nicht nur in Word, sondern als Browser-Add-On auch für alle beliebigen Webinhalte, wie zum Beispiel das Erstellen von PR- und Marketingtexten auf Social-Media-Seiten oder von E-Mails auf Gmail. Hier erfahren Sie mehr Details zum neuen Microsoft Editor → „Der neue Microsoft Editor: Intelligenter Rechtschreib-Assistent mit Stilempfehlungen für Word, Outlook und Webportale wie Facebook und Gmail“.
  • Neue Funktionen in Microsoft Outlook: Microsoft hat für seinen E-Mail-Client Outlook ein neues Übersetzungs-Add-In herausgebracht. So können fremdsprachige E-Mails mit dem neuen Translator-Add-In automatisch ins Deutsche übersetzt werden! Dabei garantiert Microsoft seinen Unternehmenskunden einen extrem strengen Datenschutz der sensiblen Geschäftsgeheimnisse. Alle Daten werden SSL-gesichert übertragen und ausschließlich im Arbeitsspeicher der Microsoft-Server verarbeitet und übersetzt. Zu keinem Zeitpunkt werden Inhalte gespeichert, auch nicht für Statistiken oder eine Weiterentwicklung des eigenen Services. Mehr Details zum neuen Übersetzer-Add-In in Outlook lesen Sie hier → „Outlook auf Deutsch: Die Anzeigesprache und Rechtschreibung umstellen sowie fremdsprachige E-Mails automatisch mit dem neuen Translator-Add-in ins Deutsche übersetzen lassen!“.
  • Kostenlose Checklisten und Druckvorlagen fürs moderne Büro: Büro-Kaizen ist auf die Prozessoptimierung, Effizienzsteigerung und digitale Transformationen im modernen Büro spezialisiert. Viele praktische Tipps, Checklisten und Druckvorlagen für ein effizienteres Büro finden Sie in unserem → kostenlosen Büro-Kaizen Downloadcenter!
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Microsoft Teams: 3 neue Meeting-Funktionen
(Dauer 07:39 Minuten)

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Bild 1: Microsoft Stream ist der neue, intelligente Video-Streamingdienst für Unternehmen mit automatischer Sprache-zu-Text-Transkription. Durch die Verschriftlichung werden die Videoinhalte damit erstmals richtig durchsuchbar! Bild: Microsoft, Büro-Kaizen.


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