Outlook Kategorien: Umbenennen, zuweisen und nutzen



Manchmal hilft das Schubladen-Denken! Mit Outlook Kategorien zu einem besseren Outlook

Die Outlook-Kategorien ermöglichen Ihnen eine völlig neue Art der Übersicht über die Programmbereiche Kalender, Posteingang, Kontakte, Aufgaben und Notizen hinweg. Die Kategorien sind eine extrem vielseitige Funktion, mit deren Hilfe Sie alle Einträge, Eingänge und Aufgaben in Outlook besser und leichter organisieren können.

Die individuellen Kategorien stellen ordnerübergreifend eine Beziehung zwischen verschiedenen Elementen in unterschiedlichen Ordnern her (Kontakte, Postfach, Aufgaben, Notizen, Kalender). So können Sie sich alle Daten einer Kategorie (z.B. Mails, Termine, Aufgaben oder auch die Mitarbeiter eines bestimmten Projekts) auf Knopfdruck anzeigen lassen, ohne zwischen den verschiedenen Unterordnern hin und herspringen zu müssen. Ihnen werden dann nur alle Inhalte dieser Kategorie angezeigt, alle anderen nicht benötigten Daten werden Ihnen ausgeblendet.

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So funktioniert es:

Die Outlook Kategorien sind quasi ein Attribut (ein Schlüsselwort oder eine Bezeichnung), das jedem beliebigen Element in Outlook hinzugefügt werden kann. Anhand dieses zusätzlichen Attributs können die verschiedenen Elemente (Kalendereinträge, Termine, Aufgaben, Kontaktadressen, Notizen, Emails etc.) dann beliebig sortiert, gruppiert, angezeigt oder gesucht werden. Hier nun die Anleitung, wie die Outlook Kategorien erst angelegt, dann zugeordnet und schließlich genutzt werden können.

Schritt 1: Kategorien erstellen, umbenennen und Kategoriefarbe auswählen

Jeder Outlook-Kategorie ist automatisch eine eigene Farbe zugeteilt, die sogenannte Farbkategorie. Kategorie und Farbe bilden in Outlook eine Einheit (daher ist in Outlook auch häufig von „Farbkategorien“ zu lesen). Die farbliche Kennzeichnung der einzelnen Kategorien dient der besseren Übersichtlichkeit und ist in der Tat sehr praktisch. Die Namen und Farben der Kategorien lassen sich dabei nach belieben ändern und umbenennen. Microsoft hat Ihnen in Outlook bereits sechs Standardfarbkategorien voreingestellt. Im ersten Schritt müssen Sie die Kategorien für sich passend umbenennen und gegebenenfalls ergänzen.

  • Gehen Sie in Outlook 2016, 2013 und 2010 in einer beliebigen Ansicht auf die Registerkarte→ Start und dann in dem Menüband oben auf die Schaltfläche → Kategorisieren. In dem sich nun öffnenden Drop-down Menü klicken Sie auf den Befehl → Alle Kategorien.
  • In dem neuen Dialogfenster „Farbkategorien“ können Sie nun die bestehenden Standkategorien umbenennen sowie beliebig viele weitere Kategorien mit bis zu 25 Farben erstellen. Jetzt liegt es an Ihnen, die Kategorien so umzubenennen, dass diese zu Ihnen und Ihren individuellen Aufgabenbereichen passen. Machen Sie z.B. aus dem Platzhalternamen der gelben Kategorie „Projekt XY“, aus der Blauen alles ordnerübergreifend zu „Unternehmen A“ und Lila alles private.

Schritt 2: Einzelnen Elementen Kategorien zuordnen

Sie können jedem Element in Outlook eine Kategorie und damit Farbe zuordnen. Sie können auch mehrere Farbkategorien zuweisen und die zugewiesenen Kategorien und Farben auch jederzeit wieder ändern. Eine Kategorie vergeben Sie auf zwei Arten, je nachdem ob das Element geöffnet ist oder nicht.

  • Wenn Sie das Element zur Ansicht geöffnet haben, klicken Sie im Menüband oben auf die Schaltfläche → Kategorisieren und wählen Sie dann aus der Liste die passende Kategorie aus. Hier werden Ihnen die zuletzt verwendeten Kategorien für den Schnellzugriff angezeigt. Ist Ihre gewünschte Kategorie nicht dabei, klicken Sie auf → Alle Kategorien.
  • Ist das Element noch nicht zur Ansicht geöffnet, klicken Sie einfach in der Listenansicht mit der rechten Maustaste auf das Element, dann in dem sich öffnenden Drop-down Menü mit der Maus auf → Kategorisieren zeigen und die passende Kategorie auswählen.

Darauf kommt es an: Richtig mit den Kategorien arbeiten

Die Kategorien in Outlook können Sie flexibel und dynamisch nutzen, um beliebige Elemente ordnerübergreifend zu verknüpfen. Dabei können Sie die Kategorienamen, Farben und Zuweisungen auch jederzeit wieder ändern. Nutzen Sie diese flexiblen Gestaltungsmöglichkeiten, um ein individuell und abgestuftes Farbkategoriesystem zu entwickeln, das auch visuell gut zu unterscheiden ist. Hier einige Beispiele, wie Sie die Outlook Kategorien konkret im Arbeitsalltag nutzen können:

  • Mit den Kategorien können Sie Ihre Outlook Kontakte übersichtlich für den Schnellzugriff organisieren (z.B. in Kollegen, Unternehmen A, Projekt B etc.), dann können Sie künftig schnell und einfach eine Sammel-Email oder einen Projektbericht versenden.
  • Neue Termine, Aufgaben, Kontakte oder Emails können Sie in sekundenschnelle einem Projekt zuweisen. Anschließend können Sie sich alle Informationen zu diesem Projekt anzeigen lassen sowie den individuellen Bearbeitungsstatus einsehen.
  • Alternativ können Sie auch die Namen Ihrer Mitarbeiter als eigene Kategorien anlegen und dann die jeweils anfallende Outlook-Kommunikation und Planung passend zuordnen.
  • Einzelne Kategorien können mit einem Filter ausgeblendet werden.
  • Sehr praktisch ist auch das ordnerübergreifende Suchen nach allen Elementen einer Kategorie, ohne dafür alle Unterordner in Outlook durchklicken zu müssen. Gehen Sie dafür einfach in der Registerkarte → Suchen auf den Menüpunkt → Kategorisiert und geben Sie in dem Suchfeld den Namen der Kategorie ein. Damit Outlook alle Ordner nach dem Kategorie-Attribut durchsucht, müssen Sie noch links oben im Menüband auf → Alle Outlook-Elemente klicken.
    Kategorie wählen
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Und Sie?

Wie viel Arbeit erledigt Ihr Outlook bereits für Sie? Es gibt mittlerweile viele tolle elektronische und technische Helferlein für den Arbeitsalltag. Daher lohnt es sich in den meisten Fällen vielfach, ein beruflich genutztes Arbeitsprogramm für seine Bedürfnisse passend einzurichten. Dafür muss man sich zunächst einmal natürlich kurz Zeit nehmen, kann dann aber künftig dauerhaft davon profitieren. Um Ihnen diesen Schritt zu verkürzen, haben wir Ihnen die wichtigsten Tipps, Tricks und Anleitungen rund um die Office-Programme (Outlook, Word, Excel, PowerPoint und OneNote) zusammengefasst, z.B.:

  • 10 Tipps für die Outlook-Aufgabenliste
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2 Kommentare
  • Sehr geehrter Herr Kurz,
    würde gerne die Kategorien zum Filtern benutzen, leider funktioniert das mit den Kontakten aus der iCloud (iPhone) nicht mehr?
    Gibt es irgend eine Möglichkeit das Kategorisieren mit den iCloud-Kontakten zu aktivieren?

    Vielen Dank für eine kurze Nachricht.

    Beste Grüße
    Paul Meixner

    • Hallo Herr Meixner,

      vielen Dank für Ihren Kommentar.

      Für die Synchronisation der Kontakte mit dem iPhone kann die iCloud verwendet werden. Dabei ist dann nur zu beachten, dass iCloud für Windows auf Ihrem Rechner installiert und das iCloud-Addin in den Outlook-Einstellungen aktiviert ist. Kategorisieren lassen sich die Kontakte ja ohnehin nur in Outlook auf dem Rechner, das muss dann gegebenenfalls nachträglich vorgenommen werden, falls ein Kontakt auf dem iPhone angelegt wurde.

      Ansonsten können Sie Ihre Kontakte aus Outlook heraus ja auch auf das iPhone synchronisieren, indem Sie Ihr E-Mail-Postfach als Konto auf dem iPhone einrichten. In diesem Fall funktioniert die Kategorisierung der Kontakte in Outlook wie gewohnt.

      Das iPhone benutzt standardmäßig ein anderes Dateiformat für die Kontakte als Outlook. Für die Kategorisierungsfunktion müssen die Kontakte ein Dateiformat haben, das die Kategorien-Funktion unterstützt. Daher ist eine Synchronisation von Outlook auf das iPhone (und nicht umgekehrt) zu empfehlen.

      Ich hoffe, das hilft Ihnen weiter.

      Herzliche Grüße
      Felix Brodbeck


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