Outlook Kategorien: Gehen Sie auf die Überholspur – arbeiten Sie effizienter und schneller durch den Einsatz von Kategorien


Die Outlook Kategorien ermöglichen Ihnen eine völlig neue Art der Übersicht über die Programmbereiche Posteingang, Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen hinweg. Diese individuellen Kategorien sind ein Attribut (ein Schlüsselwort oder eine Bezeichnung), das jedem beliebigen Element in Outlook hinzugefügt werden kann. Anhand dieses zusätzlichen Attributs können die verschiedenen Elemente wie Kalendereinträge, Termine, Aufgaben, Kontaktadressen, Notizen, E-Mails etc. dann beliebig sortiert, gruppiert, angezeigt oder gesucht werden. Somit können Sie sich alle Daten einer Kategorie (z.B. E-Mails, Termine, Aufgaben oder auch die Mitarbeiter eines bestimmten Projekts) auf Knopfdruck anzeigen lassen, ohne zwischen den verschiedenen Unterordnern hin und herspringen zu müssen. Ihnen werden dann auch nur alle Inhalte dieser Kategorie angezeigt, alle anderen nicht benötigten Daten werden Ihnen ausgeblendet.

In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie die Outlook Kategorien angelegt, dann zugeordnet und schließlich genutzt werden können. Starten wir also durch und gehen auf die Überholspur…

Outlook Kategorien erstellen

Bevor wir Kategorien zuweisen können, müssen diese zuerst angelegt werden:

  • Gehen Sie in Outlook in einer beliebigen Ansicht auf „Start“ [1]
  • Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche → Kategorisieren. [2]
  • In dem sich nun öffnenden Drop-down Menü klicken Sie auf „Alle Kategorien“. [3]
  • In dem neuen Dialogfenster „Farbkategorien“ können Sie nun neue Kategorien mit einem Klick auf „Neu…“ erstellen
  • Geben Sie nun einen Namen für die Kategorie ein, wählen Sie eine Kategorienfarbe und ggf. auch noch eine Tastenkombination

Tipp: Mit der Tastenkombination können Sie später ganz schnell eine Kategorie direkt dem Element z.B. einer E-Mail vergeben. Sie sparen sich dadurch einige Klicks mit der Maus.

Jede Outlook Kategorie ist automatisch einer eigenen Farbe zugeteilt, die sogenannte Farbkategorie. Kategorie und Farbe bilden in Outlook eine Einheit (daher ist in Outlook auch häufig von „Farbkategorien“ zu lesen). Die farbliche Kennzeichnung der einzelnen Kategorien dient der besseren Übersichtlichkeit, wenn Sie später verschiedene Elemente damit markiert haben. Die Namen und Farben der Kategorien lassen sich dabei nach Belieben ändern und umbenennen.

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Outlook Kategorien bearbeiten

Um in das Menu zur Verwaltung der Kategorien zu gelangen, folgen Sie den Schritten aus dem vorherigen Kapitel, bis Sie wieder in dem Menu „Farbkategorien“ sind.

Outlook Kategorie(n) umbenennen

  • Wählen Sie zuerst die Kategorie aus die Sie umbenennen wollen
  • Klicken Sie anschließend auf „Umbenennen
  • Geben Sie der Kategorie nun einen neuen Namen.

Outlook Kategorie Farbe ändern

  • Wählen Sie die Kategorie aus, dessen Farbe Sie ändern möchten.
  • Wählen Sie im Dropdown Menü „Farbe“ die neue Farbe aus.

Tastenkombination für Outlook Kategorie vergeben/ändern

  • Klicken Sie auf die Kategorie, welcher Sie eine Tastenkombination zuordnen wollen
  • Wählen Sie dann im Dropdown Menü „Tastenkombination“ eine Kombination aus

 

Outlook Kategorie(n) löschen

  • Klicken Sie auf die Kategorie, die Sie löschen möchten
  • Klicken Sie dann auf „Löschen
  • Bestätigen Sie den Löschvorgang mit einem Klick auf „Ja

Einzelnen Elementen Outlook Kategorien zuordnen

Jedem Element in Outlook können Sie eine Kategorie und somit auch eine Farbe zuordnen. Es besteht auch die Möglichkeit einem Element mehrere Kategorien gleichzeitig zuzuweisen. Diese können jederzeit auch wieder geändert werden. Eine Kategorie können Sie auf verschiedene Arten, je nachdem ob das Element geöffnet ist oder nicht, vergeben.

Element ist zur Ansicht geöffnet

  • Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche „Kategorisieren“
  • Wählen Sie dann aus der Liste die passende Kategorie aus. Hier werden Ihnen die zuletzt verwendeten Kategorien für den Schnellzugriff angezeigt. Ist Ihre gewünschte Kategorie nicht dabei, klicken Sie auf „Alle Kategorien“.

 

Element ist nicht geöffnet

 

  • Klicken Sie einfach in der Listenansicht mit der rechten Maustaste auf das Element
  • In dem sich öffnenden Dropdown Menü klicken Sie mit der Maus auf „Kategorisieren“ [1] und wählen dann die passende Kategorie aus [2]. Sollte in der Schnellauswahlliste Ihre Kategorie nicht dabei sein, so klicken Sie auf „Alle Kategorien“ und wählen dort die entsprechende Kategorie aus.

 

Tipp: Sollten Sie eine Tastenkombination für Ihre Kategorie vergeben haben, so wählen Sie einfach das Element aus und drücken dann die Tastenkombination. Das Element erhält dann sofort die Kategorie zugewiesen, unabhängig davon, ob das Element geöffnet ist oder nicht.

Outlook Kategorien richtig einsetzen

Die Kategorien in Outlook können Sie flexibel und dynamisch nutzen, um beliebige Elemente ordnerübergreifend zu verknüpfen. Dabei können Sie die Kategorienamen, Farben und Zuweisungen auch jederzeit wieder ändern. Nutzen Sie diese flexiblen Gestaltungsmöglichkeiten, um ein individuell und abgestuftes Farbkategoriesystem zu entwickeln, das auch visuell gut zu unterscheiden ist. Hier einige Beispiele im aus dem Arbeitsalltag:

  • Mit den Kategorien können Sie Ihre Kontakte übersichtlich für den Schnellzugriff organisieren (z.B. in Kollegen, Unternehmen A, Projekt B etc.).
  • Neue Termine, Aufgaben, Kontakte oder E-Mails können Sie in Sekundenschnelle einem Projekt zuweisen. Anschließend können Sie sich alle Informationen zu diesem Projekt anzeigen lassen sowie den individuellen Bearbeitungsstatus einsehen.

  • Alternativ können Sie auch die Namen Ihrer Mitarbeiter als eigene Kategorien anlegen und dann die jeweils anfallende Outlook-Kommunikation und Planung passend zuordnen.
  • Einzelne Kategorien können mit einem Filter ausgeblendet werden.

 

Outlook Kategorie(n) suchen

Sehr praktisch ist auch das ordnerübergreifende Suchen nach allen Elementen einer Kategorie, ohne dafür alle Unterordner in Outlook durchklicken zu müssen:

  • Gehen Sie dafür einfach in der Registerkarte → Suchen auf den Menüpunkt „Kategorisiert
  • Wählen Sie nun aus, welche Kategorie sie gefiltert sehen möchten. Damit Outlook alle Ordner nach dem Kategorie-Attribut durchsucht, müssen Sie noch links oben im Menüband auf „Alle Outlook-Elemente“ klicken.

Wichtige Tipps, Tricks und Anleitungen rund um die Office-Programme

Wie viel Arbeit erledigt Ihr Outlook bereits für Sie? Es gibt mittlerweile viele tolle elektronische und technische Helferlein für den Arbeitsalltag. Daher lohnt es sich in den meisten Fällen vielfach, ein beruflich genutztes Arbeitsprogramm für seine Bedürfnisse passend einzurichten. Dafür muss man sich natürlich zunächst einmal kurz Zeit nehmen, kann dann aber künftig dauerhaft davon profitieren. Um Ihnen diesen Schritt zu verkürzen, haben wir Ihnen die wichtigsten Tipps, Tricks und Anleitungen rund um die Office-Programme (Outlook, Word, Excel, PowerPoint und OneNote) zusammengefasst, z.B.:

  • 10 Tipps für die Outlook-Aufgabenliste
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10 Kommentare
  • Hallo, ich verwende die Kategorien hauptsächlich in den Aufgaben. Leider verschwinden bei mehreren Aufgaben oftmals die Kategorien und mir ist es noch nicht gelungen einen Zusammenhang festzustellen. Meine Vermutung ist, dass es bei den überfälligen Aufgaben passiert, ist aber nicht immer der Fall. Ich benutze die Aufgaben nur für mich, also keine Übertragung an andere, die andere Kategorien haben. Haben Sie eine Idee?

    • Hallo Frau Weber-Schardt,
      vielen Dank für Ihre Nachricht.

      Es gibt ein paar Sachen, die uns bekannt sind und die Ihnen vielleicht weiter helfen können.

      1. Wenn Ihr Postfach als IMAP Konto angelegt ist kann es zu dem Problem kommen das die Kategorien in Aufgaben/E-Mails nicht funktionieren.
      Das gleiche Konto als POP3 hinzufügen würde das Problem lösen. Wenn es sich anderseits um ein Exchange Konto handelt sollten Kategorien einwandfrei funktionieren.

      2. Sind die Aufgaben in welchen die Kategorien verschwinden aus einer E-Mail erstellt? Wenn ja, prüfen Sie, ob für diese E-Mails eine „Regel“ erstellt ist.
      Testen Sie es in dem Sie die Regel Löschen und dann aus dieser E-Mail die Aufgabe erstellen.
      Es gab ein Problem mit den Regeln die mit Outlook 2007 eingeführt wurde, die alle vorhandene Kategorien aus ankommenden E-Mails löscht.

      Ich hoffe, das hilft Ihnen weiter.
      Viele Grüße
      Ivan Jurisic

  • Sehr geehrter Herr Kurz,
    ich arbeite sehr gern mit der Kategorisierung über sämtliche Outlook-Elemente hinweg. Nun gibt es zwei Kategorien, die ich sehr häufig nutze. Gibt es eine Möglichkeit, einzelne Kategorien auf die Schnellstartleiste zu legen, um diese direk auswählen zu können? Bei der Auswahl der Befehle für die Schnellstartleiste habe ich nur das übergeordnete „Kategorisieren“ gefunden. Haben Sie einen Tipp für mich?
    Viele Grüße aus dem Erzgebirge
    Anja Leicht

  • Sehr geehrter Herr Kurz,

    ich habe neue Kategorien zu meinen Outlook-Kontakten hinzugefügt, aber diese werden bei dem Neuanlegen eines neuen Kontaktes nicht angezeigt. Die neu angelegten Kategorien sind anscheinend nicht in der Hauptkategorienliste aufgeführt. Wie kann ich auf die neu angelegten Kategorien zugreifen und wie verhält es sich mit der Hauptkategorienliste und neu angelegten Kategorien. Wie kann ich neu angelegte Kategorien so anlegen, dass sie für weitere neue Kontakte automatisch in der Gesamtkategorienliste immer angezeigt werden?

    Für eine kurze Nachricht bedanke ich mich.

    MfG
    S. Cohen

    • Hallo Herr Cohen,

      kann es möglicherweise sein, dass Sie in Outlook mit mehreren E-Mail-Adressen bzw. Postfächern arbeiten? Normalerweise werden alle Kategorien in der Hauptkategorienliste angezeigt. Wenn erst kürzlich angelegte Kategorien „vermisst“ werden, könnte das daran liegen, dass sie in einem anderen Postfach und daher für eine andere E-Mail-Adresse angelegt wurden.

      Viele Grüße
      Felix Brodbeck

  • Sehr geehrter Herr Kurz,
    würde gerne die Kategorien zum Filtern benutzen, leider funktioniert das mit den Kontakten aus der iCloud (iPhone) nicht mehr?
    Gibt es irgend eine Möglichkeit das Kategorisieren mit den iCloud-Kontakten zu aktivieren?

    Vielen Dank für eine kurze Nachricht.

    Beste Grüße
    Paul Meixner

    • Hallo Herr Meixner,

      vielen Dank für Ihren Kommentar.

      Für die Synchronisation der Kontakte mit dem iPhone kann die iCloud verwendet werden. Dabei ist dann nur zu beachten, dass iCloud für Windows auf Ihrem Rechner installiert und das iCloud-Addin in den Outlook-Einstellungen aktiviert ist. Kategorisieren lassen sich die Kontakte ja ohnehin nur in Outlook auf dem Rechner, das muss dann gegebenenfalls nachträglich vorgenommen werden, falls ein Kontakt auf dem iPhone angelegt wurde.

      Ansonsten können Sie Ihre Kontakte aus Outlook heraus ja auch auf das iPhone synchronisieren, indem Sie Ihr E-Mail-Postfach als Konto auf dem iPhone einrichten. In diesem Fall funktioniert die Kategorisierung der Kontakte in Outlook wie gewohnt.

      Das iPhone benutzt standardmäßig ein anderes Dateiformat für die Kontakte als Outlook. Für die Kategorisierungsfunktion müssen die Kontakte ein Dateiformat haben, das die Kategorien-Funktion unterstützt. Daher ist eine Synchronisation von Outlook auf das iPhone (und nicht umgekehrt) zu empfehlen.

      Ich hoffe, das hilft Ihnen weiter.

      Herzliche Grüße
      Felix Brodbeck

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