Outlook synchronisieren: Kalender, Kontakte, E-Mails – jederzeit und auf allen Geräten immer up to date

Die Funktion „Outlook synchronisieren“ benötigen Sie immer dann, wenn Sie von verschiedenen Geräten oder verschiedenen Anwendungen aus Zugriff auf all Ihre Outlookdaten haben wollen. Synchronisieren bedeutet so viel wie „automatisch abgleichen“ oder „alles auf den neuesten Stand bringen“. Damit ist gemeint, dass alle Änderungen, die Sie auf einem Gerät machen, dann auch auf allen weiteren Geräten oder Anwendungen angezeigt werden.

Lesedauer ca. 4 Minuten

1. Outlook synchronisieren – Was kann eigentlich synchronisiert werden?

Nicht jeder arbeitet mit einem Microsoft Exchange-Konto oder mit Outlook.com. Es gibt auch die Möglichkeit mit einem IMAP- oder POP-Email-Konto zu arbeiten. Je nachdem, mit welchem Dienst Sie arbeiten, werden gewisse Informationen synchronisiert oder auch nicht. In der nachfolgenden Tabelle haben wir Ihnen kompakt dargestellt, welche Informationen in Outlook synchronisiert werden.

Die Übersicht zeigt Ihnen, dass Sie mit einem Exchange- oder Outlook.com-Konto am einfachsten Ihre Informationen von und in Outlook synchronisieren können. Wie das funktioniert, erklären wir Ihnen nachfolgend mit einer übersichtlichen Schritt-für-Schritt-Anleitung.

2. Outlook synchronisieren per Exchange-Konto

Am einfachsten synchronisieren Sie Outlook mit Ihrem Exchange-Konto, denn die meisten Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern verwenden als Groupware-Programm einen „Exchange Server“. Diese Software wird auf dem Unternehmensserver installiert und ermöglicht das Verteilen, Verwalten und Speichern von Daten zwischen mehreren Benutzern.

• Wenn Sie ein solches Exchange-Geschäftsemail-Konto besitzen, werden alle Outlookdaten (Aufgaben, E-Mails, Kalender, Kontakte, Notizen) immer automatisch auch auf dem unternehmenseigenen Exchange-Server gespeichert. Outlook und das Exchange-Konto synchronisieren sich also permanent.
• Genau das ermöglicht nun einerseits die Zusammenarbeit an gemeinsam genutzten Dateien und ist zugleich auch die Basis für die Synchronisation zwischen zwei Outlookanwendungen auf unterschiedlichen Geräten. Dafür müssen Sie lediglich auf beiden Geräten Outlook verwenden und Zugriff auf dasselbe Exchange-Konto haben.

2.1 Hinzufügen eines Exchange-Kontos in Outlook auf Ihrem PC

• Klicken Sie im Outlookmenü des zu synchronisierenden Zielcomputers (Windows-PC oder Mac) auf → Datei.
• Klicken Sie dann auf → Kontoeinstellungen und anschließend wieder auf → Kontoeinstellungen… .
• Hier können Sie alle E-Mail-Konten verwalten, hinzufügen und entfernen.
• Klicken Sie nun in der Registerkarte „E-Mail“ auf → Neu.
• Geben Sie nun die E-Mail Adresse des Kontos an, welches Sie hinzufügen möchten. Geben Sie dann die noch weiteren benötigten Daten an wie z. B. (den Benutzername, das Kennwort und gegebenenfalls den Namen des Exchange-Servers. Sie erhalten diese Informationen von Ihrem Kontoadministrator bzw. der Person, die Ihr E-Mailkonto eingerichtet hat).

2.2 Installation der Outlook App auf einem Smartphone oder Tablet

Inzwischen gibt es die Outlook App für Android und iOS, mit der man seine Daten neben dem PC auch zwischen einem Handy (Smartphone) und einem Tablet synchronisieren kann. Bevor wir aber loslegen, müssen wir, sofern noch nicht geschehen, die Outlook App auf dem Smartphone oder Tablet installieren. Folgen Sie den nächsten Schritten, um die Installation vorzunehmen.

• Apple Store:‎ Microsoft Outlook für iOS
• Android Play Store: Microsoft Outlook – bei Google Play

Damit Sie Outlook mit dem Handy synchronisieren können, müssen Sie die App noch kurz einrichten:

• Gehen Sie dafür einfach in der Outlook-App auf  → Einstellungen.
• Klicken Sie dann auf  → E-Mail-Konto hinzufügen.
• Tippen Sie nun die E-Mailadresse und Passwort Ihres Exchange-Kontos ein.
• Erlauben Sie anschließend das Synchronisieren von Kalender, Kontakten, Aufgaben und Notizen.
• An dieser Stelle können wir Ihnen auch unseren Blogbeitrag zur Outlook App fürs Smartphone empfehlen.

3. Outlook auf mehreren Geräten synchronisieren

In den vorangegangenen Kapiteln haben wir nun ein Exchange Konto in Outlook an Ihrem PC eingerichtet und auch die Outlook App auf einem Smartphone oder Table installiert. Nun wollen wir die Daten mit dem PC und den Smart Geräten synchronisieren. Für eine ausführliche Erklärung haben wir bereits für Sie vorgearbeitet und zwei eigene Blogbeiträge veröffentlicht:

• Outlook Kalender synchronisieren: Optimierte Terminverwaltung durch effektive Synchronisierung.
• Outlook Kontakte synchronisieren: So bekommen Sie es bei Android, iOS, PC und Exchange hin.

4. Alternative: So synchronisieren Sie auch ohne ein Exchange Konto

Deutlich schwieriger wird es jedoch, wenn Sie ohne ein Exchange-Konto oder ohne die App für Ihr Smartphone synchronisieren wollen – oder gar mit Programmen, die nicht zu Microsofts Office-Produktfamilie gehören. Ein automatischer Datenabgleich kann dann z. B. mit einem der folgenden Tools realisiert werden:

• Kostenlose Tools, wie z. B.:
  • MyPhoneExplorer (Freeware)
  • FreeFileSync
  • Outlook CalDav Synchronizer
• Einige kostenpflichtige SyncTools, wie z. B.
  • Easy2Sync
  • SimpleSYN
  • CompanionLink
  • Outlook USB-Sync

Wenn Sie Ihr Outlook synchronisieren, „teilen“ Sie damit automatisch immer den aktuellsten Stand Ihrer Daten mit anderen Geräten oder Anwendungen. Dieser kontinuierliche Datenabgleich ermöglicht nun auch einige sehr praktische und nützliche Werkzeuge für den Arbeitsalltag. Wie wäre es beispielsweise mit einem gemeinsamen Projekt-Teamkalender, in dem alle Projekttermine zentral und für das gesamte Team einsehbar und bearbeitbar hinterlegt sind? Oder ein Urlaubskalender für Ihre Abteilung, in den Sie dann auch gleich automatisch die gesetzlichen Feiertage importieren können.

Hinweis: Sie können jedoch auch Ihren Google Kalender mit Outlook synchronisieren, um sowohl Ihre beruflichen als auch die privaten Termine auf einem Blick zu sehen.

5. Video-Tutorial: Outlook Funktionen

Da Sie nun endlich Ihr Outlook synchronisieren können mit allen Terminen, E-Mails und Kontakten, haben wir Ihnen im nachfolgenden Tutorial ein paar Outlook Funktionen, die Sie in Outlook noch produktiver und effektiver Arbeiten lassen.

🤯 15 versteckte Outlook Funktionen, die Du kennen musst!

(Dauer 11:15 Minuten)

Inhalt des Tutorials zu den Outlook Funktionen

1. Einleitung 00:00 
2. Personen mit „@“ markieren 00:27 
3. Betreffzeile bearbeiten 01:07 
4. Zeit sparen mit Textbausteinen 01:46 
5. Mach Dir das Leben einfacher mit Suchordnern 02:35 
6. Kontakt aus E-Mail erstellen 03:12 
7. Schnelle Priorisierung dank bedingter Formatierung 04:15 
8. E-Mails nicht mehr automatisch als gelesen markieren 05:06 
9. Mit der Aufgabenliste im Posteingang alles im Blick 05:45 
10. E-Mails mit QuickSteps in Aufgaben verwandeln 06:19 
11. Kalenderwochen einstellen 07:00 
12. Schnell zu gewünschtem Datum navigieren 07:30 
13. Länge der Wochenansicht mit der ALT-Taste anpassen 07:58 
14. Aufgabenliste im Kalender einblenden 08:38 
15. Aufgaben per Drag & Drop in Termine umwandeln (Timeboxing) 09:05 
16. Erweiterte Suche nutzen für deutlich bessere Suchergebnisse 09:41