Tipps zum Outlook synchronisieren: Windows, Android und iOS



„Outlook synchronisieren und mobil davon profitieren“ – so bleiben Sie von überall aus immer up to date!

Die Funktion „Outlook synchronisieren“ benötigen Sie immer dann, wenn Sie von verschiedenen Geräten oder verschiedenen Anwendungen aus Zugriff auf alle Ihre Outlookdaten haben wollen. Synchronisieren bedeutet so viel wie „automatisch abgleichen“ oder „alles auf den neuesten Stand bringen“. Damit ist gemeint, dass alle Änderungen, die Sie auf einem Gerät machen, dann auch auf allen weiteren Geräten oder Anwendungen angezeigt werden. Die häufigsten Gründe für das Outlook-Synchronisieren sind:

  • Neuer Firmen-Laptop: Sie möchten das Outlook auf Ihrem bisherigen Firmen-PC mit dem auf Ihrem neuen Laptop für Außendiensteinsätze synchronisieren.
  • Neuer Heimarbeitsplatz: Sie richten Ihren Arbeitsplatz im Homeoffice ein und müssen dafür natürlich auch Ihr Outlook synchronisieren.
  • Mobiles Office: Sie wollen auch mit Ihrem Smartphone mobil auf alle Outlookdaten zugreifen können, um beispielsweise unterwegs Ihre Kalendertermine oder Kontaktadressen einsehen zu können.
  • Gemeinsamer Teamkalender: Durch die Synchronisation der Outlookdaten kann ein gemeinsam genutzter Teamkalender geschaffen werden, auf den jeder Zugriff hat und der laufend aktualisiert wird.
  • Gemeinsames Adressbuch: So bekommen alle Außendienstmitarbeiter Zugriff auf eine gemeinsame Kontaktliste mit Adressen und immer aktuellen Kontaktinformationen.

Synchronisieren Sie Ihr Outlook, dann haben Sie von überall und jedem Gerät direkten Zugriff. Klick um zu Tweeten

Wurde das Outlook-Synchronisations-Problem 2015/16 endlich behoben?

Bis vor kurzem konnte das Outlook synchronisieren noch sehr umständlich werden. Denn das Synchronisieren der Emails zwischen Outlook und anderen Emailanwendungen (wie z.B. GMX, Yahoo, Freenet oder Apple-Mail) war zwar immer schon möglich. Der Abgleich der Kontakte, Kalenderinhalte, Aufgabenlisten oder Notizen war hingegen weitaus schwieriger. Diese Einschränkung lag hauptsächlich an den unterschiedlichen Betriebssystemen und Programmiersprachen der verschiedenen Gerätetypen und Anwendungen. Seit 2015/16 gibt es jetzt allerdings die beiden kostenlosen Microsoft-Apps „Outlook für iOS“ und „Outlook für Android“. Seit dem lassen sich auch mobile Endgeräte (Tablets und Smartphones) ganz problemlos, schnell und einfach mit Outlook synchronisieren, egal ob auf Windows oder Mac.

So funktioniert es: Outlook am einfachsten per Exchange-Konto synchronisieren

Die meisten Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern verwenden als Groupware-Programm einen „Exchange Server“. Diese Software wird auf dem Unternehmensserver installiert und ermöglicht das Verteilen, Verwalten und Speichern von Daten zwischen mehreren Benutzern.

  • Wenn Sie ein solches Exchange-Geschäftsmail-Konto besitzen, werden alle Outlookdaten (Aufgaben, Emails, Kalender, Kontakte, Notizen) immer automatisch auch auf dem unternehmenseigenen Exchange-Server gespeichert. Outlook und das Exchange-Konto synchronisieren sich also permanent.
  • Genau das ermöglicht nun einerseits die Zusammenarbeit an gemeinsam genutzten Dateien und ist zugleich auch die Basis für die Synchronisation zwischen zwei Outlookanwendungen auf unterschiedlichen Geräten. Dafür müssen Sie lediglich auf beiden Geräten Outlook verwenden und Zugriff auf dasselbe Exchange-Konto haben.

So fügen Sie ein Exchange-Konto hinzu:

  • Klicken Sie im Outlookmenü des zu synchronisierenden Zielcomputers (Windows-PC oder Mac) auf → Extras und dann auf → Kontoeinstellungen. Hier können Sie alle Email-Konten verwalten, hinzufügen und entfernen.

Outlook synchronisieren Kontoeinstellungen
Outlook synchronisieren Kontoeinstellungen

  • Klicken Sie nun in der Registerkarte „E-Mail“ auf → Neu und geben Sie die Daten Ihres Exchange-Kontos ein (den Benutzername, das Kennwort und gegebenenfalls den Namen des Exchange-Servers erhalten Sie von Ihrem Kontoadministrator bzw. der Person, die Ihr Emailkonto eingerichtet hat ).

So synchronisieren Sie Outlook mit einem Smartphone oder Tablet:

Dank den vergleichsweise neuen Outlook-Apps für Android und für iOS können seit 2015/16 nun auch Smartphones und Tablets problemlos synchronisiert werden.

  • Gehen Sie dafür einfach in der Outlook-App auf Einstellungen → Konto hinzufügen und dann auf → Email-Konto hinzufügen.
  • Tippen Sie dann Emailadresse und Passwort Ihres Exchange-Kontos ein und erlauben Sie Outlook anschließend das Synchronisieren von Kalender, Kontakten, Aufgaben und Notizen.

Darauf kommt es an / Extra-Tipp:

Deutlich schwieriger wird es jedoch, wenn Sie Outlook ohne ein Exchange-Konto oder ohne die Outlook-App für Ihr Smartphone synchronisieren wollen – oder gar mit Programmen, die nicht zu Microsofts Office-Produktfamilie gehören. In unserem Beitrag „Outlook Kontakte synchronisieren“ haben wir Ihnen bereits einige alternative Wege aufgezeigt. Sollten Sie dennoch weiterhin Probleme bei der Einrichtung Ihres automatischen Datenabgleichs haben, empfiehlt sich ein kostenloses Synchronisations-Tools, wie z.B. MyPhoneExplorer (Freeware). Darüber hinaus gibt es auch einige kostenpflichtige SyncTools, wie z.B. Easy2Sync, SimpleSYN, CompanionLink und Outlook USB-Sync.

Und Sie?

Wenn Sie Ihr Outlook synchronisieren, „teilen“ Sie damit ja automatisch immer den aktuellsten Stand Ihrer Daten mit anderen Geräten oder Anwendungen. Dieser kontinuierliche Datenabgleich ermöglicht nun auch einige sehr praktische und nützliche Werkzeuge für den Arbeitsalltag. Wie wäre es beispielsweise mit einem gemeinsamen Projekt-Teamkalender, in dem alle Projekttermine zentral und für das gesamte Team einsehbar und bearbeitbar hinterlegt sind? Oder ein Urlaubskalender für Ihre Abteilung, in den Sie dann auch gleich automatisch die gesetzlichen Feiertage importieren können.





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