Outlook synchronisieren: Kalender, Kontakte, E-Mails – jederzeit und auf allen Geräten immer up to date


Die Funktion „Outlook synchronisieren“ benötigen Sie immer dann, wenn Sie von verschiedenen Geräten oder verschiedenen Anwendungen aus Zugriff auf alle Ihre Outlookdaten haben wollen. Synchronisieren bedeutet so viel wie „automatisch abgleichen“ oder „alles auf den neuesten Stand bringen“. Damit ist gemeint, dass alle Änderungen, die Sie auf einem Gerät machen, dann auch auf allen weiteren Geräten oder Anwendungen angezeigt werden.

Outlook am einfachsten per Exchange-Konto synchronisieren

Die meisten Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern verwenden als Groupware-Programm einen „Exchange Server“. Diese Software wird auf dem Unternehmensserver installiert und ermöglicht das Verteilen, Verwalten und Speichern von Daten zwischen mehreren Benutzern.

  • Wenn Sie ein solches Exchange-Geschäftsemail-Konto besitzen, werden alle Outlookdaten (Aufgaben, E-Mails, Kalender, Kontakte, Notizen) immer automatisch auch auf dem unternehmenseigenen Exchange-Server gespeichert. Outlook und das Exchange-Konto synchronisieren sich also permanent.
  • Genau das ermöglicht nun einerseits die Zusammenarbeit an gemeinsam genutzten Dateien und ist zugleich auch die Basis für die Synchronisation zwischen zwei Outlookanwendungen auf unterschiedlichen Geräten. Dafür müssen Sie lediglich auf beiden Geräten Outlook verwenden und Zugriff auf dasselbe Exchange-Konto haben.

Hinzufügen eines Exchange-Kontos in Outlook auf Ihrem PC

  • Klicken Sie im Outlookmenü des zu synchronisierenden Zielcomputers (Windows-PC oder Mac) auf „Datei“

  • Klicken Sie dann auf „Kontoeinstellungen“ [1] -> „Kontoeinstellungen“ [2].

 

Hier können Sie alle E-Mail-Konten verwalten, hinzufügen und entfernen.

  • Klicken Sie nun in der Registerkarte „E-Mail“ auf → Neu
  • Geben Sie nun die E-Mail Adresse des Kontos an, welches Sie hinzufügen möchten. Geben Sie dann die noch weiteren benötigten Daten an wie z.B. (den Benutzername, das Kennwort und gegebenenfalls den Namen des Exchange-Servers. Sie erhalten diese Informationen von Ihrem Kontoadministrator bzw. der Person, die Ihr E-Mailkonto eingerichtet hat).

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Installation der Outlook App auf einem Smartphone oder Tablet

Inzwischen gibt es die Outlook App für Android und iOS, mit der man seine Daten neben dem PC auch zwischen einem Handy (Smartphone) und einem Tablet synchronisieren kann. Bevor wir aber loslegen müssen wir, sofern noch nicht geschehen, die Outlook App auf dem Smartphone oder Tablet installieren. Folgen Sie den nächsten Schritten, um die Installation vorzunehmen.

 

 

Damit Sie nun Ihre Outlook Daten synchronisiert bekommen, müssen Sie die App noch kurz einrichten:

  • Gehen Sie dafür einfach in der Outlook-App auf „Einstellungen“
  • Klicken Sie dann auf „E-Mail-Konto hinzufügen“
  • Tippen Sie nun die E-Mailadresse und Passwort Ihres Exchange-Kontos ein und erlauben Sie anschließend das Synchronisieren von Kalender, Kontakten, Aufgaben und Notizen.

An dieser Stelle können wir Ihnen auch unseren Blogbeitrag zur Outlook Android App unter: https://www.buero-kaizen.de/outlook-android-app/ empfehlen.

Outlook auf mehreren Geräten synchronisieren

In den vorangegangenen Kapiteln haben wir nun ein Exchange Konto in Outlook an Ihrem PC eingerichtet und auch die Outlook App auf einem Smartphone oder Table installiert. Nun wollen wir die Daten mit dem PC und den Smart Geräten synchronisieren. Für eine ausführliche Erklärung haben wir bereits für Sie vorgearbeitet und zwei eigene Blogbeiträge veröffentlicht. Zum einen die Synchronisation der Outlook Kontakte und zum anderen die Synchronisation der Kalender

Alternative: So synchronisieren Sie auch ohne ein Exchange Konto

Deutlich schwieriger wird es jedoch, wenn Sie ohne ein Exchange-Konto oder ohne die App für Ihr Smartphone synchronisieren wollen – oder gar mit Programmen, die nicht zu Microsofts Office-Produktfamilie gehören. Ein automatischer Datenabgleich kann dann z.B. mit einem der folgenden Tools realisiert werden:

 

  • MyPhoneExplorer (Freeware)
  • Einige kostenpflichtige SyncTools, wie z.B. Easy2Sync, SimpleSYN, CompanionLink und Outlook USB-Sync.

 

Wenn Sie Ihr Outlook synchronisieren, „teilen“ Sie damit automatisch immer den aktuellsten Stand Ihrer Daten mit anderen Geräten oder Anwendungen. Dieser kontinuierliche Datenabgleich ermöglicht nun auch einige sehr praktische und nützliche Werkzeuge für den Arbeitsalltag. Wie wäre es beispielsweise mit einem gemeinsamen Projekt-Teamkalender, in dem alle Projekttermine zentral und für das gesamte Team einsehbar und bearbeitbar hinterlegt sind? Oder ein Urlaubskalender für Ihre Abteilung, in den Sie dann auch gleich automatisch die gesetzlichen Feiertage importieren können.

Büro-Kaizen digital: Video-Tutorial
„Die Top 7 Tipps und Tricks für Microsoft Outlook“

(Laufzeit: 09:40 Minuten)



10 Kommentare
  • hallo ich rufe meine beruflichen mails im Büro mit outlook ab. Auf dem Rechner zu Hause ist es thunderbird. Leider syncronisieren sich die Ordnerstrukturen nicht. Lege ich einen Ordner in Thunderbird an, kann ich ihn in outlook nicht sehen.
    wie kann ich dies für outook ändern?
    Vielen Dank für ihre Hilfe
    Mit besten Grüßen
    Elke Weißer

  • Ich habe keinen Exchangeserver, möchte outlook (EMails, Kalender, Kontakte) zwischen PC, AndroidMobil, Tablet synchronisieren. Sehen Sie da eine Möglichkeit?

    • Hallo,

      Ihre Frage ist ähnlich wie von dem Post vorher, so gelten die gleichen Voraussetzungen.
      Über einen IMAP/POP3 Protokoll lassen sich nur E-Mails synchronisieren. Eine Lösung für zuverlässige Synchronisation gibt es für diese Protokolle nicht.
      Um wirklich eine zuverlässige und geräteübergreifende Synchronisation zu gewährleisten, müssen Sie auf ein Exchange-Konto zurückgreifen.
      Das funktioniert entweder, wenn Ihre Firma mit einem Exchange-Server arbeitet. Alternativ gibt es von Microsoft kostenfreie “@outlook.com”-Mailadressen – diese verwenden Exchange.

      Viele Grüße
      Ivan Jurisic

  • Hallo. Ich habe mehrere Mai-Adressen (privat – z.B. 1@web.de; 2@web.de, 3@gmail.de) und habe sie alle in Outlook am Laptop eingebunden. Jetzt möchte ich mit Hilfe der App auf dem Samsung Handy dieselbe Ansicht haben, heißt Ordnerstrukturen und dass ich Mails, die ich auf einem Gerät gelesen und verschoben oder gelöscht habe auf dem anderen Gerät genauso dargestellt werden.
    Das funktioniert aber nicht a) wenn ich die mail adressen auch in der Handy App einbinde, dann habe ich die mails halt doppelt und b) mit „My phone explorere“ werden nur Kontakte, Termine aber nicht mails gleich dargestellt…. Any help is very welcome…Muss ich eine neue Exchange MAil Adresse kreieren oder so?
    Vielen Dank im Voraus. Gruss Arndt

    • Hallo Herr Janssen,

      web.de und die meisten kostenlosen Mailanbieter verwenden leider das total veraltete IMAP/POP3 Protokoll. Darüber lassen sich nur E-Mails synchronisieren. EIne Lösung für zuverlässige Synchronisation gibt es für diese Protokolle nicht. Um wirklich eine zuverlässige und geräteübergreifende Synchronisation zu gewährleisten, müssen Sie auf ein Exchange-Konto zurückgreifen. Das funktioniert entweder, wenn Ihre Firma mit einem Exchange-Server arbeitet. Alternativ gibt es von Microsoft kostenfreie „@outlook.com“-Mailadressen – diese verwenden Exchange.

      Viele Grüße,
      Timo Kienzle

      • Hallo Herr Kienzle,
        Sie verweisen auf die kostenfreien Outlook-Mails als Exchange-Hilfe. Was meint das genau? Binde ich die Outlook-Mail als neues E-Mail-Konto in Outlook-Lokal ein und dann gibt eine Synchronisierung der bestehenden Ordnerstruktur?

        Wenn ja: müssen die verschiedenen 1@web.de, 2@web.de usw. dann über outlook.de eingebunden sein oder kann das über Outlook-Lokal bleiben? (die Ordner-Frage stellt sich erneut)

        Mir scheint, dass bei allem Wunsch nach der Cloud-Exchange-Lösung niemand den Cloud-Import eingeplant hat. Wie kommt die bestehende, gewachsene lokale Version(EMails/Kontakte/Termine) auf den Exchange-Server?
        Herzlichen Dank für Ihre Hinweise!
        ST

  • ich hab folgendes Problem, wir nutzen office 365 einwandfrei als teamkalender, dort sind farben / kategorien für alle mitarbeiter in einem kalender angelegt, beim Iphone Standard kalender überträgt er keine farben mit. Bei der Outlook app, nimmt ein Iphone X das ohne Problem mit und bei einem Iphone 8 leider nicht.

    Gibt es dafür geeignet apps die aus einem Kalender die farben mitnehmen, quasi 10 Mitarbeiter in einem Kalender. Oder mach ich bei der Outlook App was falsch

    • Hallo Herr Tretin,
      das Problem ist uns bekannt und leider gibt es hiefür noch keine Kalender-App, die alle Funktionen leisten kann. Mit der Outlook App funktioniert das nur bedingt, wie Sie auch schon feststellen konnten. Warum das so ist und wann das Microsoft in den Griff bekommt, ist uns leider nicht bekannt.

      Viele Grüße aus dem Team Büro-Kaizen,
      Timo Kienzle

  • Hallo,

    ich suche nach einer Möglichkeit, mail und kalender meines Android-handy mit meinem macbook zu syncen und zwar so, dass die verschiedenen Porstfächer (drei Homepages und zwei private Postfächer) erhalten bleiben. Geht das mit Exchange? Und brauche ich dafür office business ?

    Danke und beste Grüße,
    Max

    • Hallo Herr Feldmann,

      Sie müssen auf Ihrem MacBook lediglich „Systemeinstellungen“ öffnen > „Internet-Accounts“ und dort unten im linken Fensterbereich auf das kleine „+“ klicken, um ein Postfach/Account hinzuzufügen. Dann können Sie Häkchen für Mail, Kontakte und Kalender setzen. Wiederholen Sie diesen Prozess einfach für all Ihre gewünschten Postfächer.

      Ich hoffe, ich konnte Ihnen weiterhelfen.

      Effiziente Grüße aus dem Team Büro-Kaizen,
      Timo Kienzle

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