Outlook QuickSteps: Erstellen & bearbeiten eine Schritt-für-Schritt Anleitung


Mit den Outlook QuickSteps können Sie mehrere Arbeitsschritte zu einem automatisierten Schnellbefehlen zusammenfassen. So können Sie beispielsweise mit nur einem Klick eine E-Mail gleichzeitig weiterleiten, mit einer passenden Vorlage beantworten, in einen Unterordner verschieben, kategorisieren und gleich auch noch eine passende Aufgabe erstellen lassen! Die QuickSteps sind zwar nur im Postfach von Outlook verfügbar (und damit nur auf E-Mails anwendbar), dafür erleichtern sie die Postfachverwaltung enorm. Das erspart Ihnen nicht nur viel Arbeitszeit bei häufig wiederkehrenden Routineaufgaben, sondern auch viel Stress bei der Bewältigung der täglichen Emailflut!

Outlook QuickSteps – erstellen

Um einen neuen „vollautomatisierten Schnellbefehl“ in Outlook einzurichten (1.), klicken Sie einfach in der Menüleiste oben im Feld „QuickSteps“ auf den Befehl → Neu erstellen (oder alternativ (2.) → Neuer QuickStep Benutzerdefiniert…).

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Erstellen Sie einen QuickStep in Outlook.

Sie können nun fünf verschiedene Einstellungen an Ihrem QuickStep vornehmen. Dabei wählen Sie einen Namen, legen die Art und Reihenfolge der von Outlook zu erledigenden Arbeitsschritte fest und wählen optional noch eine Tastenkombination für den Schnellzugriff aus.

  1. Name: Geben Sie dem Schnellbefehl zuerst einen kurzen und aussagekräftigen Namen, so dass Sie ihn schnell und leicht wiederfinden. Man kann einen Namen vergeben und mit einem Klick auf das Blitz-Symbol auch das QuickStep-Icon manuell festlegen, ansonsten wird immer automatisch das Symbol des ersten Befehls des QuickSteps übernommen.
  2. Aktion auswählen: Hier legen Sie fest, was der QuickStep in Outlook bewirken soll.
  3. Aktion hinzufügen: Sie können beliebig viele Arbeitsschritte miteinander kombinieren, die dann alle der Reihe nach automatisch durchgeführt bzw. als Vorlage geöffnet werden.
  4. Tastenkombination festlegen: Für besonders oft benötigte QuickSteps können Sie optional auch eine eigene Tastenkombination für den Schnellzugriff bestimmen (z. B. Strg + UMSCHALT + 1).
  5. Quickinfo-Text: Hier können Sie einen kurzen Erläuterungstext eingeben, was der QuickStep in Outlook bewirkt (z.B. „verschieben, kategorisieren, Antwortvorlage“). Dieser kurze Infotext wird immer dann zur Erinnerung eingeblendet, wenn Sie das QuickStep-Icon im Menüband mit der Maus überfahren.
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Hier können Sie Ihre QickSteps bearbeiten.

Outlook QuickSteps – bearbeiten

Sie haben einen QuickStep erstellt und wollen diesen im Nachhinein bearbeiten, dann lesen Sie jetzt weiter.
Klicken Sie auf QuickStepsQuickSteps verwalten…wählen Sie den gewünschten QuickStep aus →  Bearbeiten

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In nur ein paar Klicks bearbeiten Sie Ihren QuickStep.
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Klicken Sie auf den gewünschten QuickStep, damit Sie diesen bearbeiten können.

Nehmen Sie nun Ihre Änderungen vor und klicken Sie danach auf Speichern.

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Outlook QuickSteps – kombinieren

Sie können die Schnellbefehle zur voll- und teilautomatischen Verwaltung Ihrer E-mails in insgesamt sechs verschiedenen Bereichen für Ihren Bedarf maßschneidern. Diese einzelnen Schnellbefehl-Aktionen können dabei nach Belieben miteinander kombiniert werden, zum Beispiel: Eine Email aufräumen + priorisieren + kategorisieren + eine Aufgabe und einen Termin daraus erstellen + mit einer vorausgefüllten Vorlage beantworten. Folgende Aktionsbereiche stehen Ihnen hierfür zur Verfügung:

  • Ablage (Postfachordner): Hier stellen Sie das automatische Aufräumen eingehender E-Mails ein – und schaffen dadurch vollautomatisiert mehr Ordnung in Ihrem Postfach!
  • Status ändern: Eine E-Mail kann den Status „gelesen“ oder „ungelesen“ besitzen. Darüber hinaus gibt es aber auch noch die drei für das Zeitmanagement wichtigen Prioritäten niedrig, normal und hoch (erkennbar an einem roten Ausrufezeichen).
  • Kategorien, Aufgaben und Kennzeichnungen: Mit diesem QuickStep-Baustein weisen Sie Outlook entweder an, der E-Mail eine bestimmte Kategorie oder Kennzeichnung zur besseren Nachverfolgbarkeit zu vergeben, oder aus den Informationen der E-Mail heraus eine Aufgabe zu erstellen.
  • Antworten: Wer immer wieder Antwort-Emails mit demselben Text versenden muss, sollte diesen Arbeitsschritt definitiv mit einem QuickStep automatisieren. Die Auswahlmöglichkeiten reichen vom einfachen → Antworten und → Weiterleiten bis zum praktischen → Mit Besprechungsanfrage antworten, um mit einem einzigen Mausklick auch gleich noch einen Termin mit dem Absender zu vereinbaren.
  • Termin (im Kalender eintragen): Die E-Mail enthält Informationen für ein konkretes Ereignis? Zum Beispiel eine Veranstaltung oder ein Vertriebsmeeting? Mit diesem QuickStep öffnet Outlook eine (halb vorausgefüllte) Termin-Vorlage in Ihrem Kalender.
  • Unterhaltungen: Und auch für den Fall, dass eine längere Email-Konversationen Ihr Postfach „verstopft“, gibt es eine schnelle Lösung. Mit dieser QuickStep-Aktion wählen Sie nicht nur eine einzelne E-Mail aus, sondern gleich die gesamte Unterhaltung dieser Korrespondenz (z.B. um die ganze Unterhaltung auf einmal in einen bestimmten Projekte-Ordner zu verschieben).
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Kombinieren Sie verschieden Aktionen miteinander.

Outlook QuickSteps – Standard Einstellungen

Outlook bietet schon vorgefertigte QuickSteps an. Was diese bedeuten können Sie in der Tabelle nachlesen.

QuickStep Aktion
Test Verschiebt die ausgewählte E-Mail in einen Ordner, nachdem sie als gelesen markiert wurde.
An Vorgesetzte(n) Leitet die ausgewählte E-Mail an die vorgesetzte Person weiter.
Team-E-Mail Erstellt eine neue E-Mail an Ihr Team.
Erledigt Markiert die ausgewählte E-Mail als erledigt, verschiebt sie in einen Ordner und markiert sie als gelesen.
Antworten und löschen Antwortet dem Absender und löscht die ursprüngliche E-Mail.
Neu erstellen Erstellen Sie einen eigenen QuickStep.

Outlook QuickSteps – Beispiel

Am einfachsten sehen Sie sich nun unser folgendes Weiterbildungs-Video-Tutorial an . In diesem konkreten Praxisbeispiel kombinieren wir drei Arbeitsschritte in Outlook zu einem einzigen QuickStep (Antworten mit Vorlage, Ablegen und eine Aufgabe mit Anlage erstellen). Mit dem Video sehen Sie nicht nur besonders anschaulich auf Ihrem eigenen Bildschirm, wie leicht man die QuickSteps in Outlook einrichtet, sondern auch, was diese bewirken und wie toll das Ergebnis ist!



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9 Kommentare
  • Guten Tag,
    ich habe auch mehrere Postfächer und ff. Problem. In meinem Qicksteps kann ich die Aktion : „Kategorisieren“ und „als erledigt markieren“ nicht finden. Bitte um Hilfe!
    Vielen Dank!

    • Hallo Karin,

      hier gilt die gleiche Regel:Die Quicksteps wirken nur in dem Postfach, wo sie angelegt wurden. Falls sie mehrere Postfächer haben, sollten Sie die Quicksteps für jedes individuell erstellen.
      Erstellen Sie ein Quickstep nach der Anleitung in dem Blogbeitrag in dem Sie auf Aktionen > Nachricht kategorisieren > Kategorie auswählen auswählen. Hier haben Sie die Möglichkeit auch neue Kategorien zu erstellen.

      Ich hoffe das hilft Ihnen weiter.

      Viele Grüße aus dem Büro-Kaizen Team
      Ivan Jurisic

  • Danke für den guten Artikel zu den Quicksteps – ich nutze diese schon länger und bin begeistert davon.
    Eine Frage habe ich zu den Quicksteps: ich habe mehrere Postfächer und würde gerne überall die selben Quicksteps nutzen => kann ich diese 1x erstellen und dann auf alle Postfächer anwenden?

    mit sonnigen Grüssen
    Markus M.

    • Hallo,
      danke für Ihre Nachricht.

      Die Quicksteps wirken nur in dem Postfach, wo sie angelegt wurden. Falls sie mehrere Postfächer haben, sollten Sie die Quicksteps für jedes individuell erstellen.

      Ich hoffe es hilft Ihnen weiter.
      Viele Grüße
      Ivan Jurisic

      • Danke für Ihre Antwort Herr Jurisic,

        leider hilft mir das nicht wie erhofft weiter – ich habe mehrere Postfächer aber einen Archivordner – in den ich mittels Quickstep die zu archivierenden Mails verschieben möchte;
        die Quicksteps für jedes einzelne Postfach individuell einzurichten ist mühsam und Fehleranfällig (vor allem, wenn sich der Archivordner ändert, …);
        egal – danke für Ihre Antwort, dann muss ich wohl das manuelle Setup und die Anpassungen vornehmen.

        Mit besten Grüssen
        Markus Melichar

  • […] Extra-Tipp: Quicksteps zur Automatisierung von Routineschritten in Outlook nutzen Eine weitere tolle Outlook-Funktion, mit der Sie sich im Arbeitsalltag viel Zeit einsparen können, sind die QuickSteps. Damit lassen sich immer wiederkehrende Arbeitsschritte in Outlook ganz einfach kombinieren und automatisieren. Zum Beispiel, um eine eingehende E-Mail gleichzeitig zu kategorisieren, in den passenden Ordner zu verschieben, den Teamkollegen weiterzuleiten und automatisch eine teilausgefüllte Vorlage zum Beantworten zu öffnen! Wie das genau funktioniert, zeigen wir Ihnen in unserem Beitrag „Die QuickSteps in Outlook: Anleitung mit Praxisbeispiel und Video-Tutorial“. […]

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