SharePoint Dokumentenmanagement – Was ist das und wie funktioniert es?

20. März 2020

1. Was versteht man unter einem DMS?
2. Welche Funktionen sind besonders wichtig für ein DMS?
3. SharePoint DMS – Ist das möglich?
4. Die Grenzen von SharePoint Dokumentenmanagement
5. Auf einen Blick: Die Vor- und Nachteile vom SharePoint Dokumentenmanagement
6. Video Büro-Kaizen digital: Tutorial: Microsoft SharePoint – Dateiablage im Team

Jeder, der schon einmal in einem Büro ohne Dokumentenmanagementsystem (DMS) gearbeitet hat, kennt diese Probleme: hunderte von Ordnern, keine einheitlichen Benennungen, minutenlanges Suchen nach dem richtigen Dokument. Das ist nicht nur unglaublich frustrierend, sondern auch ziemlich zeit- und damit kostenaufwändig. Stellen Sie sich nur einmal vor die komplette Dokumentenablage wäre logisch strukturiert und geordnet. Niemand müsste mehr nach einer verschollenen Datei suchen und könnte sich vollkommen auf seine eigentliche Arbeit konzentrieren. Die Ersparnis wäre enorm.

Auch wenn nicht jeder Mensch die gleiche Ordnung bevorzugt, so ist dennoch jeder froh, wenn das lästige Suchen ein Ende hat. Ein gutes DMS trägt nicht nur zur Produktivität bei, sondern fördert zudem die Motivation und Konzentration jedes Einzelnen. Im Folgenden erläutern wir Ihnen genauer, was es mit dem DMS auf sich hat und ob es auch eine SharePoint Dokumentenmanagement Lösung gibt. Danach können Sie selbst entscheiden, welche Arbeitsweise Sie bevorzugen und warum.

Was versteht man unter einem DMS?

Ganz einfach gesagt: Ein Dokumentenmanagementsystem ist eine Software mit deren Hilfe alle elektronischen Dokumente digital und zentral archiviert und auch verwaltet werden. Dabei wird besonders auf zwei Aspekte geachtet. Zum einen soll der individuelle Workflow optimal unterstützt werden. Dies kann nach Abteilungen, aber auch nach bestimmten Aufgaben geschehen. Ziel ist es, die einzelnen Arbeitsschritte so effektiv und zielorientiert wie nur möglich zu gestalten. Zum anderen soll durch eine bewusste Rechteverwaltung für Klarheit gesorgt werden. Dabei haben nur die Personen Zugriff auf bestimmte Dokumente, die diese für ihre Arbeit auch benötigen. Eventuellen Ablenkungen durch Dateien, die nichts mit der eigentlichen Arbeit zu tun haben, oder langem Suchen wird so vorgebeugt. Im optimalen Fall durchläuft jedes Dokument im Betrieb das gesamte DMS: Angefangen bei dessen Erstellung oder Erfassung im System, über die korrekte Verteilung und Bearbeitung, bis letztendlich zur fachgerechten Archivierung oder eben Löschung.

Welche Funktionen sind besonders wichtig für ein DMS?

Die wohl wichtigste alle DMS Funktionen ist das digitale Archiv. Damit können sämtliche Dokumente zentral und strukturiert abgelegt werden. Zum Teil kann durch das Einscannen des Schriftverkehrs ein platzraubendes Papierarchiv eingespart werden. Beim Wiederfinden der Dateien hilft zum einen die Funktion zur effektiven Benennung, zum anderen der Scanvorgang mit Hilfe von OCR. Die Software kann somit den Text des Dokuments lesen und durchsuchen, was eine Suche nach bestimmten Schlagworten, die nicht im Dateinamen vorkommen, ermöglicht.

Teamwork mit einer DMS-Software leicht gemacht: durch das permanente Aktualisieren der Dokumente besteht nie die Gefahr, mit einer veralteten Version zu arbeiten. Auch die Ansichten kann man individuell einstellen, um nur die Daten angezeigt zu bekommen, die man auch wirklich für seine Arbeit benötigt. Das verschafft Übersicht und lenkt den Anwender nicht ab. Sogenannte Workflows erleichtern die Zusammenarbeit noch mehr: Ob Dokumente für bestimme Personen freigeben oder sperren, weiterleiten oder Änderungen nachvollziehen – mit einem guten Dokumentenmanagementsystem ist das kein Problem.

Eine weitere wichtige Funktion, die auch im Zusammenhang mit dem oben genannten Aspekt steht, ist das Erstellen von Revisionen. Dadurch wird garantiert, dass das Originaldokument völlig unverändert bleibt. Für jede Bearbeitung wird eine neue Kopie abgespeichert, um Fehler leichter ausbessern zu können. Zudem können einzelne Bearbeitungsschritte mit Kommentaren versehen werden, um eine größere Transparenz zu schaffen.

In unserer mobilen Welt heute nicht mehr wegzudenken: Der Zugriff auf alle Dateien von allen Endgeräten aus – egal wo man sich gerade befindet. Ein gutes DMS enthält eine Lösung, um seinen Nutzern dies zu ermöglichen. Sei es nun auf einer internationalen Konferenz oder im Homeoffice – diese Funktion ist unabdingbar.

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Inhalte problemlos mit anderen teilen und Bearbeitungen einfach nachvollziehen – mit SharePoint geht das. Bild: Microsoft

SharePoint DMS – Ist das möglich?

Natürlich ist es möglich SharePoint als DMS zu nutzen. Zwar fehlen ein paar Funktionen, diese können jedoch einzeln nachgerüstet werden. Microsoft hat den SharePoint Server von Beginn an als eine Art Baukasten entworfen. Unternehmen sollten daraus die für sie sinnvollste und beste Lösung entwickeln. Dabei kann ein einfaches Intranet-Unternehmensportal eingerichtet werden, aber auch intelligente Dokumentenspeicherung und -bearbeitung finden hier ihren Platz. Beim SharePoint Dokumentenmanagement gibt es kein Richtig oder Falsch – jeder muss seine individuelle Lösung selbst finden.

Was den Anwendern natürlich sehr entgegenkommt, ist die enge Verbindung zu den Office-Programmen. So lassen sich folgende

Funktionen problemlos nutzen:

  • Versionierung
  • Check-In/ Check-Out
  • Dokumenten-ID
  • Suchfunktion von Dokumenten

Für das Arbeiten im Team stellt SharePoint Dokumentenbibliotheken zur Verfügung. Diese funktionieren ähnlich wie ein gewöhnlicher Windows-Ordner, allerdings läuft im Hintergrund ein Verwaltungsprogramm ab. So können Sie Dokumente mit mehreren Bearbeitern auf einmal erstellen, zum Beispiel ein Word-Dokument für einen ausgewählten Benutzerkreis.

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SharePoint DMS mit Zugriff auf alle Dokumente mit jedem Endgerät von überall.
Bild: Microsoft

Die Grenzen von SharePoint Dokumentenmanagement

Das SharePoint DMS hat aber natürlich auch seine Grenzen. Das Arbeiten an demselben Dokument funktioniert zwar, jedoch wird nach jedem Speichervorgang ein neues Dokument ohne Link zum Ursprungsdokument erzeugt. Dadurch ist es schwierig, Bearbeitungsverläufe nachzuvollziehen. Professionelle Dokumentenmanagementsysteme nutzen hierfür Funktionen, wie Rendition Services mit Workflow-Automatismen. Damit kann SharePoint DMS nicht punkten. Dieses Defizit kann zwar durch eine SharePoint-Erweiterung ausgeglichen werden, dennoch sollte man sich davor gründlich überlegen, ob so eine stückchenhafte Anpassung sinnvoll für das jeweilige Unternehmen ist.

Auch wenn SharePoint als zentrales DMS für das gesamt Unternehmen verwendet werden soll, kommt es zu Problemen. Das richtlinienkonforme Archivieren von Dokumenten ist als Funktion nicht in den SharePoint Bibliotheken enthalten. Eine derartige Compliance Funktion kann natürlich wieder nachgerüstet werden, aber sollte – wie oben bereits genannt – wohlüberlegt sein. Zudem ist das Erfassen von Dokumenten in Papierform ohne die Notwendigkeit einer neuen Anwendung nicht möglich. Das alles verlangsamt natürlich den Arbeitsprozess und arbeitet gegen die eigentliche Philosophie eines DMS.

Auf einen Blick: Die Vor- und Nachteile vom SharePoint Dokumentenmanagement

An sich ist SharePoint für das Dokumentenmanagement sehr gut geeignet. Es ist sehr durch die leichte Verbindung mit gängigen Office-Programmen anwenderfreundlich und zudem individuell an die Bedürfnisse des Einzelnen anpassbar.

Funktionen, die möglicherweise fehlen, können problemlos nachgerüstet werden. Vor allem für das Arbeiten innerhalb einer Abteilung ist es die beste Lösung. Wo wir schon beim Nachteil des SharePoint DMS wären: Spätestens, wenn es auf Unternehmensebene verwendet werden sollen, wird es schwierig, die Defizite über einfache Zusatzfunktionen auszugleichen. Hier empfiehlt es sich ein vollwertiges ECM-System zu integrieren.

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SharePoint besticht durch seine Vielseitigkeit und die wandelbaren Funktionen. Bild: Microsoft

Welche Lösung letztendlich die beste für Ihr Unternehmen ist, kann man pauschal nicht sagen. Zu viele Faktoren, wie Einsatzgebiet, Anzahl der Anwender und gewünschte Funktionen, spielen dabei eine Rolle. Zum Einstieg in die Welt der Dokumentenmanagementsysteme ist SharePoint allerdings hervorragend geeignet.

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1 Kommentar
  • Hallo,

    vielen Dank für diesen Beitrag der sehr schön die Vor- und Nachteile von SharePoint als DMS zeigt.

    Vielleicht können Sie dabei aber noch ein bisschen aus dem Nähkästchen plaudern und verraten ob Sie selbst SharePoint als DMS nutzen oder doch auf eine andere Alternative umgestiegen sind?!
    Falls ja, vermissen Sie beim Arbeiten elementare Funktionen?

    Da wir aktuell auch die Einführung eines DMS diskutieren, wir aber durch das entsprechende Office 365-Paket “eigentlich” schon eines haben, würde mich sehr interessieren ob Sie sich selbst auch für SharePoint entschieden haben.

    Viele Grüße,
    Jörg


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