Outlook wird inzwischen von vielen Anwendern privat als auch beruflich genutzt. Oftmals dient der Posteingang nicht nur rein als E-Mail-Postfach sondern auch als eine Art ToDo Liste. So sind z.B. alle als ungelesen markierte E-Mails solche, bei denen noch mindestens ein ToDo drinsteckt. Schnell verliert man den Überblick. Doch wussten Sie, dass Sie mit Outlook eine Art persönliches Sekretariat einrichten können? Nein? Dann sind Sie jetzt genau richtig, um diesen Blogartikel weiterzulesen. Im folgenden Beitrag lernen wir die Wunderwaffe „Outlook Regeln“ besser kennen. Outlook Regeln sind vielseitig, flexibel und schon bald für Sie absolut unerlässlich! Legen wir los…
- Outlook ohne Regeln – wie ein stumpfes Messer
- Die Lösung – Ordnung statt Panik durch Outlook Regeln
- Checkliste: So richten Sie die Outlook Regeln in 10 einfachen Schritten ein!
Outlook ohne Regeln – wie ein stumpfes Messer
Stellen Sie sich vor, sie besäßen ein Multifunktionswerkzeug. Es kann hämmern, schrauben, sägen und vieles mehr. Würden Sie es etwa nur für eine Aufgabe einsetzen? Bestimmt nicht, denn wofür sonst hätte es denn all die anderen Funktionen?
Genauso verhält es sich mit dem Computer. Computer können eigentlich fast alles und sind somit sehr flexibel einsetzbar. Unseren Büroalltag haben sie in jeglicher Hinsicht verbessert.
Betrachten wir das an einem Beispiel:
Sie sind für eine gewisse Zeit auf einer Tagung und werden nicht regelmäßig Ihre E-Mails bearbeiten können. Allerdings haben Sie gerade ein wichtiges Projekt mit dem Namen „Examplus“. Viele E-Mails werden in Ihrem Posteinfang aufschlagen die in irgendeiner Art mit dem Projekt zu tun haben. Diese E-Mails sollten Sie schnellstmöglich sichten und bearbeiten. Es gibt zwei Möglichkeiten:
- Die Projekt-E-Mails werden automatisch an einen Kollegen zur Bearbeitung weitergeleitet
- Die Projekt-E-Mails werden automatisch in einem Ordner gesammelt.
Beides klingt zwar kompliziert, ist aber in der Umsetzung sehr einfach. Wir zeigen Ihnen wie Sie die Outlook-Regeln für sich entdecken.
Die Lösung – Ordnung statt Panik durch Outlook Regeln
Vermutlich wird im Betreff oder im Text der E-Mails das Wort „Examplus“ oder ähnliches auftauchen, mit dem Sie die E-Mail eindeutig dem Projekt zuordnen können. Sie werden im nächsten Schritt also alle eingehenden E-Mails nach diesen Worten durchsuchen lassen. Weiterhin möchten Sie eine Weiterleitung der E-Mail einrichten als auch den Absender darüber informieren. Das schaffen Sie ganz einfach mit den Outlook Regeln.
Checkliste: So richten Sie die Outlook Regeln in 10 einfachen Schritten ein!
- Klicken Sie im Navigationsbereich auf Start
- Klicken Sie auf Regeln und dann auf Regeln und Benachrichtigungen verwalten
- Wählen Sie den gewünschten Posteingangaus [1] und Klicken Sie auf Neue Regel… [2]
- Wählen Sie im Menüpunkt Regel ohne Vorlage erstellen-> Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden und klicken Sie dann auf Weiter
- Setzen Sie ein Häkchen bei die nur an mich gesendet wurde (so schließen Sie CC-Nachrichten und E-Mails von Mailing-Listen aus) und mit bestimmten Wörtern im Betreff oder Text -> Klicken Sie auf Weiter
- Um die betreffenden Wörter, also vielleicht Projekt Examplus einzutragen, müssen Sie nun im unteren Teil des Fensters auf das unterstrichene „bestimmten Wörtern” klicken. Dort tragen Sie die Schlüsselwörter ein. Im Zweifelsfall empfiehlt es sich alle denkbaren Varianten aufzunehmen.
- Klicken Sie auf Ok und dann auf Weiter
- Es erscheint ein Fenster, in dem Sie festlegen können, was mit der E-Mail nun passieren soll. Setzen Sie 2 Häkchen:
- diese in den Ordner Zielordner verschieben(um alle der Outlook Regeln entsprechenden Mails in einen Ordner zusammenzufassen)
- diese an eine Person/öffentliche Gruppe weiterleiten(damit jemand anders die Mails bearbeiten kann).
- Nun müssen die Details ausgefüllt werden. In welchen Ordner (Zielordner) soll alles verschoben werden? An welche E-Mail-Adresse (einer Person/öffentlichen Gruppe) sollen die Nachrichten weitergeleitet werden?
- Nach dem Festlegen eventueller, hier nicht benötigter Ausnahmen, geben Sie der Outlook Regel noch einen Namen und aktivieren Sie diese. Schließlich klicken Sie auf Fertigstellen.
Das oben beschriebene System können Sie auf beliebige Art verändern und an Ihre persönlichen Wünsche anpassen.
Tipp: Es empfiehlt sich im Anschluss die Outlook Regel zu testen. Schicken Sie sich selbst eine E-Mail mit den definierten Schlüsselwörtern und prüfen Sie, ob das Ergebnis Ihren Erwartungen entspricht.
Wenn alles funktioniert, können Sie unbesorgt zu Ihrer Tagung aufbrechen und das alles durch Ihre persönlichen Outlook Regeln!
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