Outlook Regeln – in nur 10 Schritten zum Postfachmeister!

12. Dezember 2020

Outlook wird inzwischen von vielen Anwendern privat als auch beruflich genutzt. Oftmals dient der Posteingang nicht nur rein als E-Mail-Postfach sondern auch als eine Art ToDo Liste. So sind z.B. alle als ungelesen markierte E-Mails solche, bei denen noch mindestens ein ToDo drinsteckt. Schnell verliert man den Überblick. Doch wussten Sie, dass Sie mit Outlook eine Art persönliches Sekretariat einrichten können? Nein? Dann sind Sie jetzt genau richtig, um diesen Blogartikel weiterzulesen. Im folgenden Beitrag lernen wir die Wunderwaffe „Outlook Regeln“ besser kennen. Outlook Regeln sind vielseitig, flexibel und schon bald für Sie absolut unerlässlich! Legen wir los…

Outlook ohne Regeln – wie ein stumpfes Messer

Stellen Sie sich vor, sie besäßen ein Multifunktionswerkzeug. Es kann hämmern, schrauben, sägen und vieles mehr. Würden Sie es etwa nur für eine Aufgabe einsetzen? Bestimmt nicht, denn wofür sonst hätte es denn all die anderen Funktionen?
Genauso verhält es sich mit dem Computer. Computer können eigentlich fast alles und sind somit sehr flexibel einsetzbar. Unseren Büroalltag haben sie in jeglicher Hinsicht verbessert.

Betrachten wir das an einem Beispiel:
Sie sind für eine gewisse Zeit auf einer Tagung und werden nicht regelmäßig Ihre E-Mails bearbeiten können. Allerdings haben Sie gerade ein wichtiges Projekt mit dem Namen „Examplus“. Viele E-Mails werden in Ihrem Posteinfang aufschlagen die in irgendeiner Art mit dem Projekt zu tun haben. Diese E-Mails sollten Sie schnellstmöglich sichten und bearbeiten. Es gibt zwei Möglichkeiten:

  • Die Projekt-E-Mails werden automatisch an einen Kollegen zur Bearbeitung weitergeleitet
  • Die Projekt-E-Mails werden automatisch in einem Ordner gesammelt.

Beides klingt zwar kompliziert, ist aber in der Umsetzung sehr einfach. Wir zeigen Ihnen wie Sie die Outlook-Regeln für sich entdecken.

Die Lösung – Ordnung statt Panik durch Outlook Regeln

Vermutlich wird im Betreff oder im Text der E-Mails das Wort „Examplus“ oder ähnliches auftauchen, mit dem Sie die E-Mail eindeutig dem Projekt zuordnen können. Sie werden im nächsten Schritt also alle eingehenden E-Mails nach diesen Worten durchsuchen lassen. Weiterhin möchten Sie eine Weiterleitung der E-Mail einrichten als auch den Absender darüber informieren.  Das schaffen Sie ganz einfach mit den Outlook Regeln.

Checkliste: So richten Sie die Outlook Regeln in 10 einfachen Schritten ein!

  • Klicken Sie im Navigationsbereich auf Start

 

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Abbildung 1: Schritt 1 – Menü aufrufen

 

  • Klicken Sie auf Regeln und dann auf Regeln und Benachrichtigungen verwalten

 

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Abbildung 2: Schritt 2 – Regeln und Benachrichtigungen auswählen

 

  • Wählen Sie den gewünschten Posteingangaus [1] und Klicken Sie auf Neue Regel… [2]

 

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Abbildung 3: Schritt 3 – Hier könnten Sie auch eine der vielen Vorlagen auswählen

 

  • Wählen Sie im Menüpunkt Regel ohne Vorlage erstellen-> Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden und klicken Sie dann auf Weiter
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Abbildung 4: Schritt 4

 

  • Setzen Sie ein Häkchen bei die nur an mich gesendet wurde (so schließen Sie CC-Nachrichten und E-Mails von Mailing-Listen aus) und mit bestimmten Wörtern im Betreff oder Text -> Klicken Sie auf Weiter

 

outlook-regeln-schritt-5
Abbildung 5: Schritt 5 – Auswahl der Bedingungen

 

  • Um die betreffenden Wörter, also vielleicht Projekt Examplus einzutragen, müssen Sie nun im unteren Teil des Fensters auf das unterstrichene „bestimmten Wörtern” klicken. Dort tragen Sie die Schlüsselwörter ein. Im Zweifelsfall empfiehlt es sich alle denkbaren Varianten aufzunehmen.

 

outlook-regeln-schritt-6
Abbildung 6: Schritt 6 – Überprüfen der Bedingungen

 

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Abbildung 7: Schritt 7 – Schlüsselwörter festlegen

 

  • Klicken Sie auf Ok und dann auf Weiter
  • Es erscheint ein Fenster, in dem Sie festlegen können, was mit der E-Mail nun passieren soll. Setzen Sie 2 Häkchen:
    • diese in den Ordner Zielordner verschieben(um alle der Outlook Regeln entsprechenden Mails in einen Ordner zusammenzufassen)
    • diese an eine Person/öffentliche Gruppe weiterleiten(damit jemand anders die Mails bearbeiten kann).

 

outlook-regeln-schritt-8
Abbildung 8: Schritt 8 – Was soll mit der Nachricht passieren?

 

  • Nun müssen die Details ausgefüllt werden. In welchen Ordner (Zielordner) soll alles verschoben werden? An welche E-Mail-Adresse (einer Person/öffentlichen Gruppe) sollen die Nachrichten weitergeleitet werden?

 

outlook-regeln-schritt-9
Abbildung 9: Schritt 9

 

  • Nach dem Festlegen eventueller, hier nicht benötigter Ausnahmen, geben Sie der Outlook Regel noch einen Namen und aktivieren Sie diese. Schließlich klicken Sie auf Fertigstellen.

 

outlook-regeln-schritt-10
Abbildung 10: Schritt 10

 

Das oben beschriebene System können Sie auf beliebige Art verändern und an Ihre persönlichen Wünsche anpassen.

Tipp: Es empfiehlt sich im Anschluss die Outlook Regel zu testen. Schicken Sie sich selbst eine E-Mail mit den definierten Schlüsselwörtern und prüfen Sie, ob das Ergebnis Ihren Erwartungen entspricht.

Wenn alles funktioniert, können Sie unbesorgt zu Ihrer Tagung aufbrechen und das alles durch Ihre persönlichen Outlook Regeln!

Wollen Sie weitere Tipps für die optimale Outlook-Erfahrung? Klicken Sie jetzt hier und erfahren Sie wie Sie mit Quicksteps in Outlook effizienter werden!

 



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15 Kommentare
  • Ich suche nach einer Möglichkeit, mittels Ordner-Regeln bestimmte Zahlen im E-Mail-Body zu vergleichen und die Mail je nach Größe des Werts in einen eigenen Ordner zu verschieben.
    Ich habe zB Zahlenbereiche von 0-50, 50-100 und 100-250 die je in einen von 3 Ordnern verschoben werden sollen.

    Der Versuch, in den Regeln den Vergleichsoperator < einzusetzen und ihn vor die zu vergleichende Zahl zu setzen ist leider fehlgeschlagen. Gibt's für dieses Problem eine einfache Lösung?

    Vielen Dank
    Patrick

    • Hallo Patrick,
      Du kannst Dich dafür der Funktion eines Suchordners bedienen. Mach einfach 3 einzelne Suchordner mit dem Kriterium „Größe (Kilobyte) zwischen“ und pass dort Deine Werte an. Hier ein YouTube-Video dazu von uns.

      Ich hoffe das hilft und sende viele Grüße aus dem Team Büro-Kaizen,
      Timo Kienzle

  • Stimmt es, dass diese Regeln nur funktionieren, wenn Outlook auch eingeschaltet ist ? D.h., wenn ich abwesend bin und Outlook in diesem Moment nicht nutze, funktionieren auch die Regeln nicht ?

    • Hallo Herr Schmidt,

      nein die Regeln sollten unabhängig davon, ob Outlook ein- oder ausgeschaltet ist, funktionieren.

      Viele Grüße aus dem Team Büro-Kaizen,
      Timo Kienzle

  • Guten Tag
    Aufgrund der oberen Fragen erlaube ich mir, ebenfalls eine Frage zu stellen. Ich bin leider gezwungen, mein geliebtes LiveMail aufzugeben und alles in Outlook 13 zu übernehmen (ja, ist nicht das neuste, aber vorhanden).
    In LiveMail gab es bei den Regeln die Möglichkeit, Nachrichten, die in der Von:-Zeile XXXX enthalten, in einen anderen Ordner zu übernehmen. Das hat den Vorteil, dass Mails von ganzen Firmen in einen Ordner fliessen. In Outlook finde ich nur jeweils eine Adresse, d.h. entsprechend nur eine Person/Gruppe, die ich anwählen kann. Übersehe ich etwas, gibt es einen Trick oder wird das nun wirklich so mühsam?
    Herzlichen Dank für Ihre Antwort.
    Erika

    • Hallo Frau Reist,
      klicken Sie in Outlook oben auf „Regeln“ > „Regeln und Benachrichtigungen verwalten…“ > „Neue Regel…“ > „Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden“ > „mit bestimmten Wörtern in der Absenderadresse“ dann Klick auf blau markiert „bestimmten Wörtern“ und dort die Wörter eintragen. Auf „Hinzufügen“ klicken, mit „OK“ bestätigen und „Weiter“. „diese in den Ordner Zielordner verschieben“ klicken. Dann unten auf (blau markiert) „Zielordner“ klicken, Ordner angeben, mit „OK“ bestätigen. Anschließend auf „Fertig stellen“ klicken oder durch Klick auf „Weiter“ eine Ausnahme hinzufügen.

      Viele Grüße aus dem Team Büro-Kaizen,
      Timo Kienzle

  • […] Regeln ohne Vorlagen erstellen: Hierfür müssen Sie zunächst auswählen, ob die Regel Ihre eingehenden oder ausgehenden Emails betreffen soll. Sie erhalten dann anstatt dem Vorlagen-Dialogfenster (linke Abbildung) ein neues Fenster (rechte Abbildung) mit einer deutlich detaillierteren Auswahl der möglichen zugrundeliegenden Bedingungen für Ihre gewünschte Regel. (→ Hier finden Sie eine detaillierte Schritt-für-Schritt Anleitung für Outlook-Regeln ohne Vorlagen) […]

  • Hallo Zusammen,

    ich habe ein Problem und hoffe Sie können mir helfen.
    Ich verwende seit vielen Jahren Regeln, die aber leider suboptimal funktionieren.

    Ich möchte Mails, bei denen ich (möglicherweise aber auch andere Empfänger) in der AN (nicht CC) Zeile stehen, nicht verschieben, sondern direkt in meinem Posteingang belassen.
    Alles andere kann auch die Regelverschiebung zurückgreifen.
    Ich habe es probiert mit „Nur ich in der AN Zeile“, aber das funktioniert dann schon wieder nicht, wenn ein anderer Empfänger auch in der Betreffzeile steht.

    Können Sie mir hier vielleicht weiterhelfen ?
    Das wäre super !!

    Vielen Dank

    Frank Marchl

    • Guten Tag Herr Marchl,

      vielen Dank für Ihre Frage.
      Bei mehreren Regeln ist es ganz wichtig den Überblick zu behalten.
      In Outlook kann es sonst schnell passieren, dass sich verschiedene Regeln gegenseitig ausschließen.
      Wenn Sie viele Regeln haben, empfehlen wir Ihnen diese radikal zu löschen und anschließend der Priorität nach neue Regeln zu erstellen.
      Zudem empfehlen wir Ihnen so wenig Regeln wie möglich zu verwenden.

      Schauen Sie sich als Alternative gerne unsere 3-teilige Serie E-Mail-Flut meistern an.

      Mit freundlichen Grüßen,
      Ivan Jurisic

  • Hallo,

    ich habe vor kurzem meinem Rechner eine SSD spendiert und die alte Platte geklont. Da Regeln und Kontakte seltsamerweise trotz klonen nicht mit übernommen wurden, habe ich die alte Platte nochmal eingebaut und beides via Export/Import auf die SSD übertragen. Allerdings ist es jetzt so, daß meine Regeln nur auf zwei der vier Postfächer angewendet werden. Ich habe schon vieles versucht, aber es ist mir nicht möglich, den Geltungsbereich zu erweitern – aber wahrscheinlich suche ich an der falschen Stelle.
    Muß ich wirklich alle Regeln neu anlegen?

  • Guten Tag Herr Keller,

    das Werkzeug-Symbol signalisiert einen Regel-Konflikt. Um diesen zu beheben ist es ratsam, alle Outlook-Regeln zu entfernen und dann neu anzulegen. Führen Sie dazu Outlook folgendermaßen aus:
    1. Drücken Sie die Tastenkombination [Windows-Teste] + [R]
    2. Geben Sie folgenden Befehl ein: outlook.exe /cleanrules
    3. Legen Sie Ihre Regeln neu an.

    Ich hoffe, das löst Ihr Problem.
    Herzliche Grüße
    Felix Brodbeck

    • Guten Tag Herr Brodbeck,

      Es war der Umstieg von Outlook 2010 auf 2016. Hatte bereits 2 mal die Regeln komplett gelöscht und neu angelegt, leider ohne Erfolg.
      Nun habe ich „einfache Regeln“ erstellt, die leider auch nicht funktionieren: Email angeklickt, von diesem Absender immer in diesen Ordner. – Selbst das funktioniert nicht.
      Ich versuche es jetzt noch einmal wie Sie es schreiben und dann gebe ich auf ;-)
      Freundliche Grüße
      Rudi Keller

    • Guten Tag Herr Brodbeck,

      nun bin ich es noch einmal. Habe es genau so gemacht, wie von Ihnen dargestellt und habe weiterhin bei den Regeln das „Werkzeug“ in der Ansicht. Es funktioniert einfach nicht.
      Freundliche Grüße
      Rudi Keller

  • Meine Regeln in Outlook 2016 funktionieren nur teilweise. Sie wurden alle gleich erstellt! Ich habe im Ansichtfenster „Regeln bearbeiten“ immer die „Werkzeuge“ rechts in der Übersicht angezeigt. Liegt es daran? Was muss ich denn noch tun? Habe alle Foren schon durch und keine gibt hierauf eine Antwort.
    Vielen Dank


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