Auch wenn Sie Outlook Regeln schon nutzen um E-Mails automatisch zu sortieren, Aufgaben zu delegieren und Termine zu koordinieren. Outlook kann noch viel, viel mehr für Sie machen!
Denn wussten Sie, dass Sie mit Outlook eine Art persönliches Sekretariat einrichten können? Und es ist erstaunlich einfach! Die Wunderwaffe Outlook Regeln ist vielseitig, flexibel und schon bald für Sie absolut unerlässlich!
Outlook ohne Regeln – wie ein stumpfes Messer
Stellen Sie sich einmal vor, sie besäßen ein Multifunktionswerkzeug. Es kann hämmern, schrauben, sägen und vieles mehr. Würden Sie es etwa nur für eine Aufgabe einsetzen? Nein, natürlich nicht, denn wofür sonst hätte es denn all die anderen tollen Funktionen?
Genauso verhält es sich mit dem Computer. Computer sind fantastisch, sie können eigentlich fast alles und haben unseren Büroalltag in jeglicher Hinsicht verbessert. Warum verwenden wir sie dann nicht ideal?
1. Das Problem – Meetingflut
Ich zeige Ihnen das an einem Beispiel:
Sie sind für eine gewisse Zeit auf einer Tagung und werden nicht regelmäßig Ihre E-Mails bearbeiten können. Allerdings haben Sie grade ein wichtiges Projekt mit dem Namen „Exemplum“. Es werden viele E-Mails ankommen die in irgendeiner Art mit dem Projekt zu tun haben. Diese Mails sollten natürlich auch bearbeitet werden. Sie wollen folgendes:
- Die Projekt-Mails automatisch an einen Kollegen weiterleiten
- Die Projekt-Mails automatisch in einem Ordner sammeln
Das klingt zwar sehr kompliziert, ist jedoch unglaublich einfach einzurichten!
Die Lösung – Ordnung statt Panik durch Outlook Regeln
Vermutlich wird im Betreff oder im Text der Mails das Wort „Exemplum“ oder ähnliches auftauchen. Sie werden also eingehende Mails nach diesen Worten durchsuchen lassen.
Eine Weiterleitung muss definiert werden.
Eine Benachrichtigung an den Absender muss verfasst werden.
All das erreichen Sie ganz leicht über die sogenannten Outlook Regeln!
Checkliste: So richten Sie die Outlook Regeln in 11 einfachen Schritten ein!
1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf Start
2. Klicken Sie im Menü Extras auf Regeln und Benachrichtigungen verwalten
3. Wählen Sie den gewünschten Posteingang aus
4. Klicken Sie auf Neue Regel
- a. Hier könnten Sie auch eine der vielen Vorlagen auswählen
5. Wählen Sie Regel ohne Vorlage erstellen und Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden
Hier stellen Sie jetzt die Bedingungen ein
6. Setzen Sie ein Häkchen bei die nur an mich gesendet wurden (so schließen Sie CC-Nachrichten und Mails von Mailing-Listen aus) und mit bestimmten Wörtern im Betreff oder Text
7. Um die betreffenden Wörter, also vielleicht Projekt Exemplum einzutragen, müssen Sie nun im unteren Teil des Fensters auf das unterstrichene „bestimmten Wörtern” klicken. Dort tragen Sie die Schlüsselwörter ein. Im Zweifelsfall empfiehlt es sich alle denkbaren Varianten aufzunehmen.
8. Wenn Sie auf weiter klicken, erscheint ein Fenster, in dem Sie festlegen können was mit der Mail denn nun passieren soll.
9. Setzen Sie 2 Häkchen: diese in den Ordner Zielordner verschieben (um alle der Outlook Regeln entsprechenden Mails in einen Ordner zusammenzufassen), diese an eine Person/öffentliche Gruppe weiterleiten (damit jemand anders die Mails bearbeiten kann).
10. Nun müssen die Details ausgefüllt werden. In welchen Ordner soll alles verschoben werden? An welche E-Mail Adresse sollen die Nachrichten weitergeleitet werden?
11. Nach dem Festlegen eventueller, hier nicht benötigter Ausnahmen, geben Sie der Outlook Regel noch einen Namen und aktivieren Sie diese. Schließlich klicken Sie auf fertigstellen.
Das oben beschriebene System können Sie auf beliebige Art verändern und an Ihre persönlichen Wünsche anpassen. Es empfiehlt sich noch die Outlook Regel zu testen. Schicken Sie sich selbst eine Mail mit den definierten Schlüsselwörtern und prüfen Sie ob das Ergebnis Ihren Erwartungen entspricht.
Wenn alles funktioniert, können Sie unbesorgt zu Ihrer Tagung aufbrechen und das alles durch Ihre persönlichen Outlook Regeln!
Würden Sie ein Multifunktionswerkzeug für nur eine Aufgabe verwenden? Klick um zu Tweeten
Also: Ihr Computer ist ein Multifunktionswerkzeug! Machen Sie sich mit den Funktionen der Outlook Regeln vertraut und werden Sie zum Herrn über die Maschine!
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Schreiben Sie doch in die Kommentare welche Outlook Regeln Sie sich ausgedacht haben! So helfen Sie anderen in einen produktiven Büroalltag!
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