Anleitung für eine Microsoft Teams Videokonferenz: Funktionen für Online-Besprechungen im Überblick (mit Video-Tutorial)

Eine der meistgenutzten Funktionen in Microsoft Teams ist ganz klar die Videokonferenz (wahlweise auch als Online-Meeting oder Online-Besprechung bezeichnet). Dabei besitzt Microsoft Teams einige sehr praktische Funktionen rund um die Videokonferenzen, die den Business-Einsatz im Berufsalltag spürbar erleichtern. Wie Sie nun eine Teamskonferenz planen, starten, aufzeichnen und auch die weiteren Besprechungsfunktionen nutzen können, erfahren Sie hier in dieser Büro-Kaizen-Anleitung sowie in unserem Video-Tutorial am Ende dieses Beitrags.

1. Was ist und was kann Microsoft Teams überhaupt?

Microsoft Teams wurde im Frühjahr 2017 veröffentlicht und ist der offizielle Nachfolger von Skype for Business. Genau wie bei Skype liegt ein wesentlicher Fokus auf den Kommunikationsfunktionen (Chatten, Telefonie, Audio-Gruppengespräche und Videokonferenzen). Darüber hinaus besitzt Teams aber auch das „genetische Erbe“ von Microsoft Groups. Dies ist ein Gruppenwerkzeug, mit dem andere Office-365-Tools aus einer einzigen Bedienoberfläche heraus bedient werden können. Dementsprechend lassen sich viele weitere Anwendungen (auch von Drittanwendern) in Teams einbinden und gemeinsam nutzen, bearbeiten und dabei auch gleich in einem eigenen Chat kommentieren.

• Auf Basis dieser Doppelfunktion hat sich Teams zu der zentralen Kommunikations- und Kollaborationsplattform innerhalb der Microsoft-/Office-365-Suite entwickelt.
• Hier erfahren Sie → mehr zu den Grundlagen von Microsoft Teams.

2. Anleitung: Eine Videokonferenz in Microsoft Teams planen und starten

Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten, eine Videokonferenz in Microsoft Teams zu planen. Entweder direkt aus der Teams-Anwendung heraus oder aus dem Office-Partnerprogramm Microsoft Outlook.

2.1. Eine Videokonferenz aus Microsoft Teams heraus planen und starten:

Öffnen Sie Microsoft Teams und melden Sie sich mit Ihren Anmeldedaten an. Öffnen Sie den gewünschten Teams-Kanal, für den Sie eine Online-Besprechung planen wollen, und klicken Sie dann oben rechts auf die Schaltfläche → Besprechungen. Nun haben Sie die Wahl, ob Sie eine Sofort-Besprechung starten wollen (→ Jetzt besprechen) oder eine Besprechung für ein konkretes, künftiges Datum planen wollen (siehe Abb. 1). Mehr Details hierzu lesen Sie in unserer separaten → Anleitung zur Planung von Videokonferenzen in Teams.

2.2. Ein Online Meeting aus Outlook heraus planen:

Microsoft hat auch in seinem E-Mail-Verwaltungsprogramm Outlook eine eigene Schaltfläche für das Planen von Teams-Besprechungen integriert. Öffnen Sie dafür Ihren Outlook-Kalender und klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche → Neue Besprechung. In dem Aufklappmenü finden Sie nun ziemlich weit unten den Menüpunkt → Teams-Besprechung (siehe Abb. 2). Auf einen Klick hin öffnet sich eine E-Mail-Vorlage, in der Sie lediglich noch die Empfänger, das Datum und die Uhrzeit, sowie optional noch weitere Hintergrundinformationen eingeben müssen (z.B. die Tagesordnung). Die Empfänger erhalten dann eine Einladungs-E-Mail mit einem integrierten Teilnehmungs-Link, der zum angegebenen Zeitpunkt direkt zur Video-Konferenz in Microsoft Teams führt (siehe Abb. 3).

3. Die Bedienfunktionen während einer Microsoft Teams Videokonferenz: Teilnehmerliste, Spotlight, Besprechungschat, Handheben und Emojis

Microsoft Teams besitzt zahlreiche praktische Funktionen und Features für die Online-Besprechungen. Ganz links oben in der Kopfzeile läuft eine Uhr mit, die anzeigt, wie lange die Videokonferenz schon andauert. Das Symbol mit den beiden Personen etwas weiter rechts daneben öffnet die Teilnehmerliste. Hier können Sie einsehen, welche Personen alles eingeladen wurden und welche bereits an der Besprechung teilnehmen. Zudem können Sie hier spontan weitere Teilnehmer einladen sowie auch einzelne (oder alle) Teilnehmer stummschalten. Eine wichtige Zusatzfunktion für den Konferenzleiter (z.B. den Moderator oder Präsentierenden) ist das sogenannte „Spotlight“. Dann wird Ihr Video für alle Teilnehmer in Groß hervorgehoben (siehe Abb. 4).

• Die Sprechblase in dem Menüband rechts neben der Teilnehmerliste öffnet und schließt den Besprechungschat. Hier können Sie kurze Nachrichten eingeben, Unterhaltungen führen, die Teilnehmer können Fragen eintippen und es können auch Links oder Bilder geteilt werden.
• Neben der Sprechblase für den Besprechungschat sehen Sie ein Emoticon mit einer gehobenen Hand. Hierüber kann jeder Teilnehmer das Handzeichen anklicken, um mit einer gehobenen Hand um Redezeit zu bitten („sich melden“). Das Handheben wird dann zugleich auch in der Teilnehmerliste hinter der betreffenden Person angezeigt, damit der Moderator diese mit Namen aufrufen kann. Die weiteren Emojis sind dafür da, um Applaus anzuzeigen, ein Lachen, gefällt mir oder auch ein Herz zu signalisieren – um so auch bei einer digitalen Videokonferenz ein emotionales Feedback geben zu können.

4. Weitere Bedienfunktionen in einer Microsoft Teams Online-Besprechung: Gruppenräume (Breakout-Rooms), Hintergrund ändern und als Video aufnehmen

Das letzte Symbol in der Kopfzeile vor den drei Punkten – das kleine Quadrat in einem größeren Quadrat – ist für sogenannte „Gruppenräume“ (engl. Breakout-Rooms). So können Sie während einer Teams-Konferenz weitere separate Gruppenräume erstellen, auf die Sie dann die Besprechungsteilnehmer aufteilen. Dies eignet sich beispielsweise für kleinere Arbeitsgruppen, die separat getrennte Lösungswege erarbeiten sollen, für Online-Workshops oder Diskussionsrunden. Mehr Details zu den Gruppenräumen in einer Microsoft Teams Videokonferenz finden Sie in unserer Anleitung → Breakout-Rooms für separate Gruppenräume in Microsoft Teams einrichten (mit Video-Tutorial!). Unter den drei Punkten „weitere Aktionen“ verbergen sich schließlich die restlichen Funktionen für eine Teams-Besprechung (siehe Abb. 5), wie zum Beispiel:

• Geräteeinstellungen: Hier können Sie Ihre Lautsprecher, Bildschirme, Mikrofon und Kamera auswählen und einstellen.
• Besprechungsoptionen: Hier kann der Besprechungsorganisator festlegen, ob es einen Wartebereich für die Teilnehmer gibt oder wer überhaupt alles in der Video-Konferenz präsentieren darf.
• Besprechungsnotizen: Dies dient entweder persönlichen Notizen oder dem Erstellen eines Besprechungsprotokolls.
• Besprechungsdetails: Hier finden Sie noch einmal den Teilnehmungslink für die Videokonferenz sowie auch allgemeinen Informationen, die der Teams-Organisator für die Gruppenbesprechung hinterlegt hat (z.B. die Tagesordnungspunkte).
• Galerie (und Zusammen-Modus): Hier können Sie einstellen, wie Ihnen Microsoft Teams die Teilnehmer der Videokonferenz anzeigen soll. Ab neun Teilnehmern ist eine größere Galerie möglich, ab fünf Teilnehmern können alle zusammen in einem Raum dargestellt werden (der Zusammen-Modus).
• Hintergrundeffekte anwenden: Bei den Hintergrundeinstellungen können Sie Ihren Hintergrund ändern und zum Beispiel ein eigenes Bild oder ein frei verfügbares Bild von Microsoft Teams auswählen. Hier finden Sie auch die Funktion für das Weichzeichnen des Hintergrunds, damit die anderen Konferenzteilnehmer nur Sie aber nicht das sehen können, was sich hinter Ihnen abspielt (mehr Details hierzu erfahren Sie in unserer Anleitung → Microsoft Teams: Den Hintergrund in Videokonferenzen ändern – mit Video-Tutorial!).
• Liveuntertitel aktivieren: Mit dieser Speech-to-text Funktion fertigt Microsoft Teams automatisch einen Untertitel des Gesprochenen an, beispielsweise für Hörgeschädigte. Die Funktion ist allerdings aktuell leider nur erst für Englisch verfügbar.
• Aufzeichnung beginnen: Über diese Funktion können Sie die Videokonferenz in Microsoft Teams aufzeichnen und das Video dann zum Beispiel Personen zur Verfügung stellen, die zum Zeitpunkt des Online-Meetings terminlich verhindert waren.
• Wähltastatur: Dies öffnet eine Wähltastatur für die Eingabe von Telefonnummern.
• Eingehendes Video deaktivieren: Sollten Sie per Mobilgerät (Tablet oder Handy) an der Microsoft Teams Videokonferenz teilnehmen, könnte Ihre mobile Datenrate zu einem Nadelöhr werden. Falls Sie zu dem Zeitpunkt nur eine langsame Internetverbindung besitzen, können Sie über diesen Menüpunkt die Videos der anderen Teilnehmer deaktivieren, um damit das zu übertragende Datenvolumen zu reduzieren.

5. Die Schnellzugriffsbuttons für Kamera, Mikrofon, Uploads und Auflegen

Im oberen rechten Bereich Ihrer Videokonferenz in Microsoft Teams finden Sie vier weitere Schnellzugriffsschaltflächen (siehe Abb. 6) mit folgenden Funktionen:

• Kamera an/aus: Hier können Sie Ihre eigene Kamera deaktivieren, zum Beispiel wenn Sie mal eben den Arbeitsplatz kurz verlassen müssen.
• Mikrofon an/aus: Falls Sie außerhalb der Videokonferenz in Teams etwas gefragt werden oder auf dem Handy einen wichtigen Anruf erhalten, können Sie mit einem Klick auf diese Schaltfläche Ihr Mikrofon deaktivieren und wieder aktivieren, so dass kein Konferenzteilnehmer Ihr Gespräch vor dem Bildschirm mithören kann.
• Upload von Dateien: Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, bietet Ihnen Microsoft Teams vier verschiedene Optionen für den Upload an. Sie können (1.) entweder den gesamten Bildschirm/Desktop teilen (inklusive optionaler Freigabe der Steuerung) oder auch nur (2.) ein bestimmtes einzelnes Anwendungsfenster freigeben. Möglichkeit Nr. 3 ist der Upload eines virtuellen Whiteboards, auf dem alle Teilnehmer der Online-Besprechung ihre Ideen gleichzeitig skizzieren können (z.B. für ein Brainstorming). Die 4. Upload-Funktion ist für das Hochladen von PowerPoint-Präsentationen. Die Teams-Teilnehmer der Videokonferenz sehen die Präsentation dann im Präsentiermodus, also nur die Folien, während der Referent den Referentenmodus inklusive seiner/ihrer Notizen sieht (mehr Details hierzu finden Sie in unserer Anleitung für → PowerPoint-Präsentationen in einer Teams-Videokonferenz).
• Auflegen/Verlassen: Über diesen Button kann jeder Teilnehmer die Online-Besprechung selbstständig verlassen. Alternativ kann der Organisator über diese Schaltfläche das Meeting auch global für alle beenden.

6. Mehr Tipps zu Microsoft Teams, Office 365 und mehr Effizienz im Büro!

Bei Videokonferenzen in Microsoft Teams kommt es häufig vor, dass man eine Umfrage oder Abstimmung unter den Teilnehmern durchführen will. Hierfür hat Microsoft ebenfalls eine praktische Lösung implementiert. Das Office-Schwesterprogramm „Forms“ (Formulare). Damit lassen sich schnell und einfach Quick-Polls bis hin zu umfangreichen Fragebögen erstellen, die dann automatisch in Echtzeit ausgewertet werden. Wie Sie Forms in Teams integrieren, erfahren Sie in unserer Anleitung → Microsoft Teams: Umfragen mit Forms erstellen und einbinden.

• Alle Büro-Kaizen-Anleitungen für Microsoft 365: Hier finden Sie alle unseren kostenlosen Anleitungen für Office 365, wie zum Beispiel Teams, SharePoint, OneDrive, Planner, Delve, Dynamics, Power Automate (ehemals Microsoft Flow), Forms, Groups, Publisher, ToDo und Yammer auf einer Seite!
• Tipps, Vorlagen & Checklisten für ein effizienteres Büro: Sie suchen weitere Tipps, Tricks, Vorlagen und Checklisten rund um mehr Effizienz in der modernen Büroarbeit, vom Schreibtisch über die Personalarbeit bis zum Vertrieb? Dann schauen Sie einfach in unserem kostenlosen Büro-Kaizen Download-Center vorbei!

Büro-Kaizen Video-Anleitung: Microsoft Teams Videokonferenzen erstellen, teilnehmen & Funktionen

(Dauer 09:35 Minuten)

Inhalt dieses Video-Tutorials zu den Microsoft Teams Videokonferenzen:

1. Einleitung 00:00
2. Teams-Besprechung planen & zum Meeting einladen 00:13
3. Bedienelemente im Meeting 00:55
4. Teilnehmer anzeigen und verwalten 01:08
5. Besprechungschat 01:53
6. Reaktionen und Hand heben 02:24
7. Breakout Rooms 03:01
8. Geräteeinstellungen, Besprechungsoptionen uvm. 03:26
9. Kamera und Mikrofon aktivieren/deaktivieren 06:30
10. Bildschirm teilen 06:45
11. Videokonferenz verlassen/beenden 08:44