Microsoft Planner: Kanban, Scrum – und dann? Wie man Projektaufgaben visuell organisiert

Microsofts Aufgaben-Planungstool Planner ermöglicht das visuelle Organisieren von kleinen und mittleren Projekten nach der Kanban- und Scrum-Methode. Was das genau bedeutet, und wie Sie das Kanban-Board und die Scrum-Methode in Microsoft Planner für die Visualisierung Ihrer Aufgabenorganisation richtig nutzen, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen Blogbeitrag.

Lesedauer ca. 4 Minuten

1. Einführung: Warum Sie Kanban oder Scrum in Microsoft Planner nutzen sollten

Die meisten Projekte sind zu komplex, als dass von Beginn an ein komplett fertiger Projektplan erstellt werden kann. Viele Punkte, und auch Lösungswege, sind einfach noch unbekannt. Mit dem Microsoft Planner können Sie das Projekt nun in Teilprojekten sowie die einzelnen Aufgaben in ihren verschiedenen Bearbeitungsphasen visualisieren. Diese visuelle Organisation des Projektmanagements nach der Kanban- und Scrum-Methode verbessert die Übersichtlichkeit erheblich.

2. Was ist Kanban und wie funktioniert das Kanban-Board im Microsoft Planner?

Kanban wurde ursprünglich für die interne Produktionsprozesssteuerung bei dem Automobilhersteller Toyota entwickelt. Das Vorgehen wurde aber mittlerweile für die verschiedensten Branchen adaptiert. Bei einer Kanban-Tafel (Board) durchlaufen alle Aufgaben eines Projekts verschiedene Spalten. Je nach Branche, Abteilung und Projektthema können die Spalten individuell benannt werden, so dass alle Schritte von der Planung bis zur Realisierung durchlaufen werden.

• Im klassischen Anwendungsfall gibt es die drei Spalten „Zu tun“, „In Arbeit“ und „Fertig“. Ein weiteres bekanntes Kanban-Board-Beispiel stammt aus der agilen Softwareentwicklung und nutzt die sechs Spalten Backlog, Bereit, Coding, Test, Bestätigung und Erledigt.
• Im Planner lassen sich ebenfalls beliebig viele Spalten anlegen (die sogenannten Buckets), individuell benennen und die einzelnen Aufgaben hinzuordnen. Jede Aufgabe ist dann eine einzelne Kachel (eine Kanban-Karte) und kann per Drag&Drop von Spalte zu Spalte weitergeschoben werden, abhängig vom jeweiligen Bearbeitungsstatus.
• Durch die Spalten, Aufgaben und Checklisten (also Aufgaben in den Aufgaben) lässt sich eine tiefe Prozess-Struktur entwickeln. Die Bearbeitungsfortschritte können dann sofort im Kanban-Board des Planners eingesehen werden. (Alternativ stehen auch Fortschritts-Diagramme und der Zeitplan im programmeigenen Planner-Kalender zur Verfügung – alle Aufgaben können dort ebenfalls per Drag&Drop verschoben und gegebenenfalls umgeplant oder neu zugewiesen werden).
• Das Kanban-Board kann für das gesamte Planner-Team und die Visualisierung aller Projektaufgaben genutzt werden (= Team Board). Die Kanban-Methode kann aber auch von jedem einzelnen Planner-Mitglied angewendet werden, um den Überblick über alle eigenen, zur Bearbeitung zugewiesenen Aufgaben zu erleichtern (= Personal Kanban).

Kanban-Board mit Microsoft Planner erstellen (Anleitung)

• Öffnen Sie die Planner-Anwendung in Microsoft Teams.
• Wählen Sie den gewünschten Planner Plan aus, den Sie als Kanban-Board organisieren möchten.
• Klicken Sie rechts auf den Pfeil bei → Gruppieren nach und wählen Sie dort → Status aus.
• Nun werden Ihnen gemäß des Kanban-Prinzips die Aufgaben nach den Buckets  → Nicht begonnen, → In Arbeit und → Erledigt angezeigt bzw. sortiert.

3. Wie funktioniert die Scrum-Methode und wie wird das im Planner umgesetzt?

Scrum ist eine agile Projekt- und Produktmanagementmethode, deren Ursprünge in der Softwareentwicklung liegen. Der Kerngedanke ist, dass sich komplexe Prozesse aufgrund von Unwägbarkeiten und Unbekanntem nicht bereits zu Beginn am Anfang vollständig beschreiben und planen lassen. Das macht die Erstellung eines vollumfassenden Projektplans unmöglich. Daher werden unübersichtliche Projekte in sogenannte Sprints heruntergebrochen, die immer nur das nächste Teilstück anvisieren. Jeder dieser Sprint-Zyklen dauert in der Regel 1-4 Wochen.

• Die Umsetzung von Scrum ist etwas komplizierter als die Kanban-Methode, da das Scrum-Regelwerk einen engeren Rahmen vorgibt. Es gibt drei gesonderte Rollen (Product Owner, Entwicklungsteam und Scrum Master), vier Ereignisse (von der Sprint-Planung über den täglichen Daily-Scrum bis zum Sprint-Review) und drei Artefakte (diese sind mit einem Lastenheft vergleichbar, also aufgelistete Soll-Anforderungen für das Produkt oder den nächsten Sprint).
• Alle Aufgaben, die in einem Sprint erledigt werden sollen, werden vorab geplant und dürfen dann innerhalb eines Sprints auch nicht mehr verändert werden. Alle Änderungen müssen auf den nächsten, darauffolgenden Sprint warten – oder der aktuelle Sprint wird vom Scrum Master vorzeitig abgebrochen, damit der nächste Sprint geplant und die Aufgaben neu festgeschrieben werden können.
• Die Scrum-Methode können Sie auch für Ihr Projektteam im Planner nutzen. Jeder Sprint erhält dann eine eigene Spalte (Bucket). So wird die Planner-Übersicht zu Ihrem Scrum-Board und die anstehenden Aufgaben werden übersichtlich visualisiert und können den einzelnen Mitglieder zugewiesen werden.
• Die visuelle Organisation agiler Projekte in einem Kanban- und Scrum-Board lässt sich also hervorragend mit dem Planner realisieren. Dabei werden in der Alltagspraxis häufig Elemente aus beiden Methoden miteinander kombiniert.

Anleitung: Scrum-Board mit Microsoft Planner erstellen

• Öffnen Sie die Teams-App.
• Wählen Sie das Team und anschließend den Kanal aus, in dem Sie das Scrum Board erstellen wollen.
• Klicken Sie nun im oberen Menü auf das Plus-Symbol → Registerkarte hinzufügen.
• Wählen Sie nun → Planner aus und geben Sie dem Plan eine treffende Bezeichnung und → Speichern Sie diesen Plan.
• Nun sehen Sie das neue Planner-Board, das zum Scrum-Board umfunktioniert wird.
• Über → Neuen Bucket hinzufügen, werden die verschiedenen Sprints angelegt.
• Anschließend werden die verschiedenen → Aufgaben hinzugefügt, die dann auf die Sprints (Buckets) per Drag-and-Drop verteilt werden.
• Die wichtigsten Aufgaben werden oben angeordnet und die weniger relevanten weiter unten.
• Sie können für eine bessere Übersicht über die drei Punkte → Weitere Optionen auch → Bezeichnungen anlegen. (hier: Wichtig, Normal)
• Am Schluss sollten Sie die verschiedenen Aufgaben Ihren Mitarbeitern → Zuweisen.

4. Tipps und Tutorial: Wie Sie den Microsoft Planner für Ihr digitales Kanban- & Scrum-Board richtig nutzen!

Egal ob Kanban oder Scrums, Hauptsache eine agile Methode! Das Planner-Board ermöglicht in jedem Fall eine übersichtliche Visualisierung aller anstehenden Projektaufgaben. Wie Sie den Planner nun konkret für Ihre Projektorganisation und Aufgabenverwaltung nutzen, haben wir Ihnen in folgenden Büro-Kaizen Anleitungen zusammengefasst.

• Microsoft Planner Tutorial: Anleitung für das praktische Projektmanagement-Tool
• Microsoft Planner in Teams Kanal integrieren: Zentrale Planung von Aufgaben und Projekten (Anleitung)
• Microsoft Planner mit Outlook verbinden und Aufgabenkalender synchronisieren (Anleitung)
• Microsoft Planner: Ressourcenplanung neuer Projekte leicht gemacht! (Anleitung + Tutorial)

😎 10 produktive Planner Tipps, die du ausprobieren musst

(Dauer 11:39 Minuten)

Inhalt des Video-Tutorials zu Microsoft Planner:

1. Einleitung 00:00
2. Erstelle neue Pläne nur über diesen Weg 00:18
3. Zwei Ebenen zur Strukturierung Deines Plans 00:47
4. So wirst Du über Kommentare benachrichtigt 03:45
5. Der richtige Weg, um Dateien anzuhängen 05:05
6. Erstelle Planner-Aufgaben aus Teams-Nachrichten und Beiträgen 05:57
7. Nutze wiederkehrende Aufgaben (Jour Fixe) 07:08
8. Erstelle und nutze Pläne als Vorlagen 07:47
9. Kopiere/verschiebe Aufgaben in andere Pläne 08:36
10. Gesamte Aufgabenübersicht 09:12
11. Die wichtigste Frage 11:12