Was ist Office 365 Delve? Ein Dokumentenverwaltungs-, Wissens- und Collaboration-Tool

Microsoft Office 365 Delve ist ein intelligenter Assistent für die Dokumentenverwaltung und Teamarbeit. Er hilft Ihnen, Inhalte schneller zu finden und schlägt Ihnen relevante Informationen vor. Darüber hinaus erleichtert er die Zusammenarbeit, indem er auf freigegebene Daten Ihrer Kollegen zugreift. So entdecken Sie auch Inhalte, die für Sie wichtig sein könnten, aber bisher unbekannt waren.

1. Wieso Microsoft Office Delve?

Herkömmliche Dateiablagesysteme in Unternehmensnetzwerken besitzen in der Regel eine starre Architektur und wachsen häufig zu riesigen, verschachtelten Ordnerbäumen mit labyrinthartigen Strukturen aus. Das erschwert das Suchen und Finden beträchtlich – und wenn dann mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, kommt es zu Dateikonflikten mit verschiedenen Dateiversionen.

• Ein Dateiablagesystem in der Cloud (z.B. OneDrive for Business oder Sharepoint in Office 365) ist demgegenüber wesentlich flexibler und bietet viele neue Möglichkeiten, wie z.B. das Synchronisieren für einen geräteübergreifenden und mobilen Dateienzugriff, das konfliktfreie gleichzeitige Bearbeiten derselben Dateien oder das wesentlich einfachere Teilen und Freigeben von Inhalten.
• Office 365 Delve geht nun noch einen Schritt weiter. Es baut auf diesen beiden Microsoft Cloudspeicherlösungen auf und stellt ein neues Tool für ein fortschrittlicheres Dokumenten- und Dateiemanagement bereit, um die vielen neuen Möglichkeiten der Cloud noch besser und anwenderfreundlicher nutzen zu können.

2. Was ist Office 365 Delve? Ihr persönlicher „Such- & Forschungs-Assistent”

Der englische Ausdruck „To delve into something” bedeutet auf Deutsch so viel wie → sich in etwas vertiefen oder → etwas durchforschen. Und genau das macht Office 365 Delve. Es durchforscht programmübergreifend die Dateiablage und bietet dabei, dank Cloudspeicher und maschinellem Lernen, gänzlich neue Möglichkeiten des Suchens und Findens von Inhalten und deren Darstellung. Microsoft selbst spricht von einem Datenvisualisierungs- und Discovery-Tool.

• Das Ziel ist demnach nicht nur eine personalisierte und damit anwenderfreundliche Dateiverwaltung, sondern auch das „Entdecken” von für Sie neuen, aber dennoch relevanten Inhalten (Ihrer Kollegen) in Ihrem Unternehmensnetz (Cloud).
• Sie können zudem auch auf die freigegebenen Office-Delve-Inhalte Ihrer Kollegen und Mitarbeiter zugreifen und z.B. sehen, woran diese arbeiten, zuletzt gearbeitet haben oder an wen wann E-Mails über Outlook versandt wurden. Das vereinfacht die Zusammenarbeit in Abteilungen und Projekten, die Mitarbeitereinführung oder die Vertretung bei Urlaub und im Krankheitsfall (dabei werden Ihnen jedoch immer nur die Dateien angezeigt, auf die Sie auch Zugriff haben, also keine als „privat” gekennzeichneten Inhalte).
• Mit der Kombination aus intelligenter Such- und Discovery-Funktion und der Vernetzung der einzelnen, persönlichen Assistenten, bietet Office 365 Delve vollkommen neue Möglichkeiten für eine effizientere Wissensarbeit des Einzelnen sowie eine effizientere Teamarbeit.

3. Wie funktioniert der selbst lernende Office-Graph-Algorithmus für Delve?

Office 365 Delve basiert auf dem Office Graph Algorithmus. Dieser analysiert die Art und Weise, an welchen Dokumenten, Dateien und Inhalten Sie und Ihre Kollegen wie oft arbeiten und zuletzt gearbeitet haben, wer dieselben oder ähnliche Themen bearbeitet und wer mit wem wie oft interagiert.

• Daraus können die vielfältigsten Beziehungsmuster abgeleitet werden, z.B. wer alles für welche Projekte zusammenarbeitet, wer der Vorgesetzte ist und wer noch alles an und mit denselben Dokumenten arbeitet.
• Auf Basis dieser Beziehungen und Schlussfolgerungen können Ihnen nun für Sie relevante Inhalte und Dokumente angezeigt werden, z.B. die sich mehrere Kollegen, mit denen Sie eng in einem Projekt zusammenarbeiten, bereits angesehen haben und die demzufolge auch für Sie relevant und interessant sein dürften.
• Die Informationen, warum ein Inhalt für Sie als relevant angezeigt wird, werden Ihnen übrigens auf einer Inhaltskarte angezeigt, so dass Sie den Ursprung und die Verknüpfung schnell und einfach nachvollziehen können (z.B. dass ein Dokument, an dem Sie häufig arbeiten, von einer anderen Person geändert wurde).

4. Ist OneDrive oder SharePoint besser für Office Delve geeignet?

Der intelligente und selbstlernende Office-Assistent Delve benötigt eine der beiden Microsoft Cloudlösungen OneDrive for Business oder SharePoint in Office 365, um operieren zu können. Je häufiger Sie und Ihr Team eine der beiden Cloudlösungen verwenden, desto mehr Informationen stehen dem Office Graph Algorithmus auch zur Verfügung. Und je mehr Informationen Delve für die Analyse zur Verfügung stehen, desto mehr relevante Inhalte können Ihnen und Ihren Kollegen und Mitarbeitern angezeigt werden. Unsere Empfehlung lautet dabei für die allermeisten Anwenderszenarien klar OneDrive for Business. Dies ist nicht nur eine Weiterentwicklung der SharePoint-Technologie, sondern zudem auch ein Hybridcloudspeicher. Das heißt, dass Sie somit jederzeit auch einen Offlinezugriff auf Ihre Dokumente und Dateien haben – und das ist beispielsweise bei Internetproblemen, einer schlechten Internetverbindung auf Geschäftsreisen oder im Flugzeug extrem praktisch und hilfreich!

• Einen detaillierten Vergleich zwischen OneDrive for Business und SharePoint lesen Sie in unserem Blogbeitrag → „Darum ist OneDrive besser als SharePoint oder Fileserver”.
• Alles Wissenswerte rund um die OneDrive-Cloudlösung erfahren Sie zudem auf unserer Sonderseite → Microsoft OneDrive: Das müssen Sie wissen!

5. Alternativen für Office Delve

Delve Web wurde im Dezember 2024 eingestellt. Seitdem ist es nicht mehr in Microsoft 365 enthalten und wird nicht mehr unterstützt. Um den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten, können Sie auf der Microsoft-Website nachlesen, welche Alternativen es gibt.

6. Der Büro-Kaizen Blog: Tipps & Anleitungen für Microsoft Office 365 und seine Programme

Microsoft 365 bietet zahlreiche Tools und Anwendungen, die Ihre Effizienz und digitale Zusammenarbeit steigern. Damit Sie den Überblick behalten, finden Sie auf unserem Blog zahlreiche Beiträge, die Sie durch die Welt von Microsoft führen.

• Lizenzmodelle im Überblick: Vergleich der Office 365 „Pläne” für Unternehmen inkl. Tarife, Preise und Lizenzen
• Themenseite Microsoft 365: Da Microsoft 365 immer mehr in den Unternehmen verbreitet ist, finden Sie hier einen Übersicht über alles Wissenswerte und die einzelnen Tools.
• Büro-Kaizen Download-Center: Hier finden Sie Tipps, Checklisten und Whitepapers für mehr Effizienz in der alltäglichen Büroarbeit.
• Büro-Kaizen Digital: Auch auf unserem YouTube-Kanal finden Sie verschiedene Tutorials und Tipps zu den Microsoft Office Programmen.