Was ist Office 365 Delve? Ein Dokumentenverwaltungs-, Wissens- und Collaboration-Tool



Microsofts Office 365 Delve ist eine extrem fortschrittliche Anwendung zur Erleichterung der individuellen Wissensarbeit und der Zusammenarbeit im Team. Dabei handelt es sich einerseits um einen persönlichen, intelligenten und selbstlernenden Dokumentenverwaltungs- und Suchassistenten. Durch den Zugriff auf (alle freigegebenen Inhalte der) anderen Office-Delve-Assistenten Ihrer Kollegen, erhalten Sie aber zugleich auch ein sehr mächtiges Collaboration-Tool für die Projekt- und Teamzusammenarbeit. Im Ergebnis kann so nicht nur Wichtiges schneller gefunden und effizienter zusammengearbeitet werden. Der virtuelle Assistent kann Ihnen auch relevante Inhalte vorschlagen, die Ihnen bislang noch völlig unbekannt waren. Klingt kompliziert, ist aber ganz einfach. Denn die Rechenarbeit und das maschinelle Lernen erledigt der Computer, Sie profitieren lediglich davon!

Was ist das Problem?

Herkömmliche Dateiablagesysteme in Unternehmensnetzwerken besitzen in der Regel eine starre Architektur und wachsen häufig zu riesigen, verschachtelten Ordnerbäumen mit labyrinthartigen Strukturen aus. Das erschwert das Suchen und Finden beträchtlich – und wenn dann mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, kommt es zu Dateikonflikten mit verschiedenen Dateiversionen.

  • Ein Dateiablagesystem in der Cloud (z.B. OneDrive for Business oder Sharepoint in Office 365) ist demgegenüber wesentlich flexibler und bietet viele neue Möglichkeiten, wie z.B. das Synchronisieren für einen geräteübergreifenden und mobilen Dateienzugriff, das konfliktfreie gleichzeitige Bearbeiten derselben Dateien oder das wesentlich einfachere Teilen und Freigeben von Inhalten.
  • Office 365 Delve geht nun noch einen Schritt weiter. Es baut auf diesen beiden Microsoft Cloudspeicherlösungen auf und stellt ein neues Tool für ein fortschrittlicheres Dokumenten- und Dateienmanagement bereit, um die vielen neuen Möglichkeiten der Cloud noch besser und anwenderfreundlicher nutzen zu können.

So funktioniert es:

Was ist Office 365 Delve? Ihr persönlicher „Such- & Forschungs-Assistent”

Der englische Ausdruck „To delve into something” bedeutet auf Deutsch so viel wie → sich in etwas vertiefen oder → etwas durchforschen. Und genau das macht Office 365 Delve. Es durchforscht programmübergreifend die Dateiablage und bietet dabei, dank Cloudspeicher und maschinellem Lernen, gänzlich neue Möglichkeiten des Suchens und Findens von Inhalten und deren Darstellung. Microsoft selbst spricht von einem Datenvisualisierungs- und Discovery-Tool.

  • Das Ziel ist demnach nicht nur eine personalisierte und damit anwenderfreundliche Dateiverwaltung, sondern auch das „Entdecken” von für Sie neuen, aber dennoch relevanten Inhalten (Ihrer Kollegen) in Ihrem Unternehmensnetz (Cloud).
  • Sie können zudem auch auf die freigegebenen Office-Delve-Inhalte Ihrer Kollegen und Mitarbeiter zugreifen und z.B. sehen, woran diese arbeiten, zuletzt gearbeitet haben oder an wen wann E-Mails über Outlook versandt wurden. Das vereinfacht die Zusammenarbeit in Abteilungen und Projekten, die Mitarbeitereinführung oder die Vertretung bei Urlaub und im Krankheitsfall (dabei werden Ihnen jedoch immer nur die Dateien angezeigt, auf die Sie auch Zugriff haben, also keine als „privat” gekennzeichneten Inhalte).
  • Mit der Kombination aus intelligenter Such- und Discovery-Funktion und der Vernetzung der einzelnen, persönlichen Assistenten, bietet Office 365 Delve vollkommen neue Möglichkeiten für eine effizientere Wissensarbeit des Einzelnen sowie eine effizientere Teamarbeit.

Wie funktioniert der selbstlernende Office-Graph-Algorithmus für Delve?

Office 365 Delve basiert auf dem Office Graph Algorithmus. Dieser analysiert die Art und Weise, an welchen Dokumenten, Dateien und Inhalten Sie und Ihre Kollegen wie oft arbeiten und zuletzt gearbeitet haben, wer dieselben oder ähnliche Themen bearbeitet und wer mit wem wie oft interagiert.

  • Daraus können die vielfältigsten Beziehungsmuster abgeleitet werden, z.B. wer alles für welche Projekte zusammenarbeitet, wer der Vorgesetzte ist und wer noch alles an und mit denselben Dokumenten arbeitet.
  • Auf Basis dieser Beziehungen und Schlussfolgerungen können Ihnen nun für Sie relevante Inhalte und Dokumente angezeigt werden, z.B. die sich mehrere Kollegen, mit denen Sie eng in einem Projekt zusammenarbeiten, bereits angesehen haben und die demzufolge auch für Sie relevant und interessant sein dürften.
  • Die Informationen, warum ein Inhalt für Sie als relevant angezeigt wird, werden Ihnen übrigens auf einer Inhaltskarte angezeigt, so dass Sie den Ursprung und die Verknüpfung schnell und einfach nachvollziehen können (z.B. dass ein Dokument, an dem Sie häufig arbeiten, von einer anderen Person geändert wurde).

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Abbildung I: So funktioniert die Office-Graph-Analyse für Office 365 Delve, Microsoft, Büro Kaizen

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Abbildung II: Die Office-Graph-Analyse wird Ihnen dann im Delve übersichtlich und nach verschiedenen Kriterien sortierbar dargestellt, Microsoft, Büro Kaizen

Darauf kommt es an: Ist OneDrive oder SharePoint besser für Office Delve geeignet?

Der intelligente und selbstlernende Office-Assistent Delve benötigt eine der beiden Microsoft Cloudlösungen OneDrive for Business oder SharePoint in Office 365, um operieren zu können. Je häufiger Sie und Ihr Team eine der beiden Cloudlösungen verwenden, desto mehr Informationen stehen dem Office Graph Algorithmus auch zur Verfügung. Und je mehr Informationen Delve für die Analyse zur Verfügung stehen, desto mehr relevante Inhalte können Ihnen und Ihren Kollegen und Mitarbeitern angezeigt werden. Unsere Empfehlung lautet dabei für die allermeisten Anwenderszenarien klar OneDrive for Business. Dies ist nicht nur eine Weiterentwicklung der SharePoint-Technologie, sondern zudem auch ein Hybridcloudspeicher. Das heißt, dass Sie somit jederzeit auch einen Offlinezugriff auf Ihre Dokumente und Dateien haben – und das ist beispielsweise bei Internetproblemen, einer schlechten Internetverbindung auf Geschäftsreisen oder im Flugzeug extrem praktisch und hilfreich!

Und Sie?

Office 365 ist weit mehr als nur die Web-Anwendungen der Bürosoftware Access, Excel, OneNote, Outlook, PowerPoint, Publisher und Word. Office 365 bietet Unternehmen zudem auch die optionale Möglichkeit, den gesamten Serverpark inklusive Netzwerkkomponenten in die Cloud auszulagern! Darüber hinaus beinhaltet es auch noch weitere Lösungen und Anwendungen für eine leichtere und effizientere Teamzusammenarbeit, neben Office Delve sind das z.B. Dynamics, Flow, Groups und Yammer. Diese bislang noch weitgehend unbekannten Office-Lösungen stellen wir Ihnen in den nächsten Blogbeiträgen auf Büro Kaizen vor.

  • Die Vorteile von Office 365 für Unternehmen: IT-Infrastruktur und Software einfach mieten statt kaufen!
  • „Völlig planlos…!?” Vergleich der Office 365 „Pläne” für Unternehmen – Tarife, Preise und Lizenzen
  • Viele weitere praktische Tipps, Checklisten und Whitepapers für mehr Effizienz in der alltäglichen Büroarbeit finden Sie in unserem kostenlosen Downloadcenter!

Büro Kaizen digital: Video-Tutorial Expertentipp von Jürgen Kurz:Priorisierung und Jahresplanung mit OneNote

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